Metodbeskrivning Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Metodbeskrivning Förfrågningsunderlag

2 Metodbeskrivning Syfte Att ge stöd som främjar och underlättar det konkreta arbetet med att ta fram ett förfrågningsunderlag. Målsättning Att arbeta tillsammans på ett metodiskt och strukturerat sätt. Resultat Ett väl bearbetat första utkast till ett förfrågningsunderlag. 2 Att ta fram ett förfrågningsunderlag är ett hantverk!

3 Metodbeskrivning Fas 1 Planering och strategi Steg 1: Analys av förutsättningar Steg 2: Strategiska frågeställningar Fas 2 Kravställningsmetodik Moment A: Kravinsamling (steg 1-6) Moment B: Kravsortering (steg 1-2) Moment C: Kravarbete (steg 1-3) Fas 3 Utvärderingsmetodik Utvärderingskriterier (steg 1-3) Utvärderingsmodeller 3 Fas 4 Kommersiella villkor Steg 1: Ta fram Steg 2: Analysera Steg 3: Reglera Steg 4: Disponera

4 Metodbeskrivning Fas 1 Planering och strategi Syfte Att fastställa en strategi för upphandlingen. Målsättning Att samtliga berörda personer ska vara delaktiga, ha samsyn kring upphandlingens mål och vägen dit. Resultat En väl förankrad upphandling och väl underbyggda beslut Upphandlingsstrategi. 4

5 Analys av förutsättningar Frågeställning: Status idag och hur ser våra förutsättningar ut? Metod: Möte/workshop, intervjuer, enkäter, rapporter etc. Bakgrund och historik Erfarenheter och lärdomar (bra och dåliga) Förutsättningar och beroenden (internt) Omvärldsfaktorer och förändringar (externt) Budget och ekonomi 5 Samla in Sammanställ Analysera Dokumentera

6 Intressentanalys Frågeställning: Vilka påverkas av upphandlingen och på vilket sätt behöver de engageras och när? Metod: Brainstorming, Möte/workshop. Internt Beställare Projektledare Referensgrupp Specialistkompetenser Anställda/Brukare Förvaltare Engagemang Tilldela resurser och fatta beslut Genomföra upphandlingen Förankring och input Teknik, juridik, miljö etc. Sakkunskap, förankring och input Uppföljning 6 Externt Leverantörer Branschförening Specialistkompetenser Engagemang Förankring och input Förankring och input Teknik, juridik, miljö etc.

7 Behovsanalys Frågeställning: Vad är behovet? Metod: Möten, intervjuer, enkäter, rapportsammanställningar etc. Input Processer och flöden Statistik - Köpmönster (när, vad och hur) - Inköp per leverantör (volymer och värde) - Inköp per vara/tjänst (volymer och värde) Uppföljning av avtal - Kvalitativa och/eller kvantitativa undersökningar - Avvikelser och reklamationer - Avtalstrohet Analyser Hur fungerar det idag? Hur vill vi att det ska fungera imorgon? Centrala och/eller egna avtal Omfattning och volymer Avtalsperiod Framgångsfaktorer 7 Samla in Sammanställ Analysera Dokumentera

8 Marknadsanalys Frågeställning: Hur ser marknaden och dess utbud ut? Metod: Möten, intervjuer, enkäter, register, rapporter, RFI, remiss etc. Input Vilken är marknaden? - Branschförening - Leverantörskonstellationer Hur ser utbudet ut? - Produktområden och produktcykler - Tjänsteområden och nivåer Hur ser prisbilden ut - Produkter/tjänster Analysera Behov i förhållande till marknad och utbud Budget i förhållande till marknad och utbud Potentiella leverantörer Trender och utveckling inom - Marknaden - Utbud - Pris 8 Samla in Sammanställ Analysera Dokumentera

9 Målanalys Frågeställning: Vilka mål har vi med upphandlingen? Metod: Brainstorming Exempel på mål: En bra affär Hög kvalité Bra leverantörer Bra uppföljning Bra priser Kostnadskontroll 9 Ta fram Analysera Modellera Formulera Följ upp

10 Målanalys Frågeställning: Hur förhåller sig målen i förhållande till varandra? Metod: Modellering Målhierarki, se även SMART - målformulering En bra affär Hög kvalité Bra priser Bra leverantörer Bra uppföljning Kostnadskontroll 10

11 Upphandlingsanalys Frågeställning: Hur ska upphandlingen genomföras? Metod: Utredning och analys mot bakgrund av tidigare analyser. Anbudsområden (inkl. optioner) Upphandlingsförfarande Avtalskonstruktion Ramavtal och avropsmekanism Generella kravområden Särskilda kravområden Tidplan Resurser 11 Ta fram alternativ Lista fördelar resp. nackdelar Analysera Rekommendera

12 Riskanalys Frågeställning: Vilka risker (händelser) finns det och vilka konsekvenser medför de? Metod: Brainstorming (avgränsad SWOT-analys). Risker 1. Överprövning 2. Fel anbud 3. Inga anbud 4. För höga priser 5. Ingen uppföljning av avtalet Konsekvenser Förseningar och merkostnader eller rätta/gör om Avbryta, FF eller Fel vinnare Förseningar och merkostnader och göra om eller FF Avbryta, gör om och budget saknas Ingen kontroll 12 Ta fram Analysera Prioritera Hantera Följ upp

13 Prioriteringsmatris Frågeställning: Hur stor sannolikhet är det att det inträffar och vilken effekt får det om det inträffar? Metod: Analysera i grupp, diskutera och prioritera tillsammans. Hög 1 Risker 1. Överprövning SANNOLIKHET 2. Fel anbud 3. Inga anbud För höga priser 5. Ingen uppföljning av avtalet Låg 4 Låg EFFEKT Hög 13 Åtgärdslista: Vem ansvarar för att göra vad och när? 1) Att göra för att motverka att det inträffar promotiva åtgärder 2) Att göra om det inträffar - skadebegränsning

14 Uppföljningsstrategi Frågeställning: Vad ska följas upp, när, hur och av vem? Metod: E-handelssystem/ekonomisystem, rapporter, avvikelser, enkäter etc. Vad När Hur Vem Mål Löpande och per år Se Målanalys X Upphandlings- strategi Löpande och efter avtal Rapport Y Avtalet Löpande och per månad Kvalité Z och år Priser Å Övriga villkor Ä 14 Ta fram Följ upp Analysera Åtgärda

15 Beslutspunkter Beslutsunderlag Analys av förutsättningar Behovsanalys Marknadsanalys Riskanalys Prioriteringsmatris Verktyg Åtgärdslistor Uppföljningsstrategi Verktyg Beslut Beslutsunderlag 15 Beslutspunkter Målanalys Upphandlingsanalys Uppföljningsstrategi Upphandlingsstrategi

16 Metodbeskrivning Fas 2 Kravställningsmetodik Moment A-C A. Kravinsamling Ta fram en bruttolista av krav (steg 1-6) B. Kravsortering Steg 1: Gruppera kraven inom kravområden Steg 2: Disponera kraven inom resp. kravområde C. Kravarbete Steg 1: Bearbeta Steg 2: Dokumentera Steg 3: Kontrollera 16

17 Moment A - Kravinsamling Brainstorming 1. Ta fram Brainstorming - arbeta med post-it lappar 2. Läs upp Skapa delaktighet - arbeta med ett krav i taget 3. Förtydliga Säkerställ samsyn kring respektive kravs innebörd 4. Sätt upp Sätt upp på väggen 5. Komplettera Finns det relaterande krav? Diskutera! 6. Gruppera Gruppera krav som "hör ihop" med varandra. Överlappa likadana krav 17 Dynamik, delaktighet och samsyn!

18 Moment A - Kravinsamling Brainstorming - Vy 18

19 Moment B - Kravsortering 1. Gruppera Formalia Krav på leverantörer Kravspecifikation Kommersiella villkor 2. Disponera Disponera kraven inom respektive kravområde 19

20 Moment B - Kravsortering Steg 1 Gruppera: Vy Formalia Krav på lev. Kravspecifikation Kommersiella villkor 20

21 Moment B - Kravsortering Steg 2 Disponera: Exempel 1 Kravområde Kompetens Varför? Kravnivå 1 Erfarenhet Utbildning Hur? Kravnivå 2 Uppdrag Anställning Högskola 21

22 Moment B - Kravsortering Steg 2 Disponera: Exempel 2 Kravområde Funktion Kravnivå 1 Flexibel Säker Snabb Varför? Kravnivå 2 Påbyggbar Utvecklingsbar Övervakning Back up Hur? Kravnivå 3 Moduler Rapporter Larmfunktion 22

23 Moment B - Kravsortering Steg 2 Disponera: Vy Formalia Krav på lev. Kravspecifikation Kommersiella villkor 23

24 Moment B - Kravsortering En bra leverantör Användarvänligt Rätt kompetens 24

25 Moment C - Kravarbete 1. Bearbeta Definiera och validera 2. Dokumentera Formulera och fastställ 3. Kontrollera Är respektive kravområde komplett? 25

26 Moment C - Kravarbete Steg 1 - Bearbeta 1. Definiera Nytta Vad Vem När Bevis Verifikat 2. Validera Proportionalitetsprincipen Icke-diskrimineringsprincipen Likabehandlingsprincipen Transparensprincipen Principen om ömsesidigt erkännande 26

27 Moment C - Kravarbete Steg 1 och 2: Exempel 1 (Administrativt krav) Anbudet skall vara bindande t o m den 31 augusti Kravet accepteras i sin helhet: Ja Nej Definiera Check (Ja/Nej) Nytta Säkerställa ett giltigt anbud vid tidpunkten för TB Ja Vad X antal månader Ja Vem Anbudsgivaren Ja När Vid tidpunkten för anbudets lämnande Ja Bevis Kryss i Ja -rutan Ja Verifikat Okulär besiktning av anbud Ja Validera LOU 1 kap. 9 Ja Steg 1 Steg 2 27

28 Moment C - Kravarbete Steg 1 och 2: Exempel 2 (Krav på leverantörer) Anbudsgivaren skall ha genomfört minst två (2) uppdrag av motsvarande karaktär under perioden Med motsvarande karaktär avses uppdrag inom systemutveckling som omfattat minst två (2) olika roller, tagit minst tre (3) månader att genomföra och med en tidsåtgång på minst 200 timmar. Till styrkande av ovanstående skall anbudsgivaren ange två (2) referensuppdrag, inklusive referensperson med kontaktuppgifter. 28 Definiera Check (Ja/Nej) Nytta Säkerställa tidigare erfarenhet Ja Vad Två uppdrag av ovan angiven omfattning under Ja perioden Vem Anbudsgivaren Ja När Vid tidpunkten för anbudets lämnande Ja Bevis Referensuppdrag Ja Verifikat Referensperson Ja Validera LOU 1 kap. 9 Ja Steg 1 Steg 2

29 Moment C - Kravarbete Steg 1 och 2: Exempel 3 (Kravspecifikation) Systemet skall kunna presentera status för felanmälningar via ett webbgränssnitt enligt nedan: a) Mottagning av felanmälan b) Påbörjad felavhjälpning c) Avhjälpt fel Till styrkande av ovanstående skall anbudsgivaren ange hänvisning till specifikation eller ref installation, inklusive referensperson med kontaktuppgifter. 29 Definiera Check (Ja/Nej) Nytta Säkerställa webbgränssnitt för felanmälningar Ja Vad Status för a-c Ja Vem Anbudsgivaren - systemet Ja När Vid tidpunkten för anbudets lämnande Ja Bevis Specifikation eller referensinstallation Ja Verifikat Specifikation samt ev. kontroll med referensperson Ja Validera LOU 1 kap. 9 Ja Steg 1 Steg 2

30 Moment C - Kravarbete Steg 2 - Dokumentera Formulera kraven. Steg 3 Kontrollera Är varje kravområde komplett och heltäckande? Formalia Krav på leverantörer Kravspecifikation Kommersiella villkor 30

31 Metodbeskrivning Fas 3 Utvärderingsmetodik Syfte Att identifiera och definiera krav som skapar ett mervärde. Målsättning Att definiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån egna och marknadens förutsättningar. Resultat Ändamålsenliga kriterier 31

32 Input från Fas 2 Kravställningsmetodik Konsten att våga ställa dumma frågor: Nytta Vad Vem Bevis Verifikat 1 kap 9 LOU 32

33 Utvärderingskriterier Steg Säkerställ Relevant Konkret Differentierande 2. Bearbeta Värdera Motivera Bedöma Vikta 1 3. Utforma Gruppera Vikta 2 Simulera 33

34 Utvärderingskriterier Poängkriterier Det måste på ett tydligt sätt framgå hur kriterierna kommer att utvärderas, dvs. vad som kommer att tillmätas betydelse, hur det kommer att mätas och på vilket sätt det kommer att motiveras. Priskriteriet Vid ekonomiskt mest fördelaktiga måste säkerställas en rättvis bedömning på lika villkor. I detta ligger att utforma en priskorg så att den ger ett representativt och relevant utfall i förhållande till det som ska upphandlas. Vid lägsta pris är det huvudsaken att priskriteriet utvärderas på det sätt som angivits i underlaget. 34 Samtliga kriterier måste utvärderas på det sätt som angivits i underlaget!

35 Poängkriterier teknik Vad, hur och på vilket sätt? Svar i anbud vs svarsformulär Poängsättning och motivering Binär poängsättning Poäng efter en på förhand angiven skala eller egenskap. Exempel: 1-5p och 1/3/5p Binär bedömning Poäng efter en bedömning utifrån en på förhand angiven skala eller egenskap Exempel: 1-5p och 0/5p 35

36 Exempel 1 Utvärderingskriterier Exempel: En bra utbildning Steg 1 Säkerställ: Relevant Är det ett relevant kriterium? Konkret Kan vi göra det konkret Differentierande Är det möjligt att premiera mervärden? 36

37 Exempel 1 frågeställningar Kriterium: En bra utbildning Fråga: Vad är en bra utbildning? Svar: Ett pedagogiskt upplägg som är anpassat utifrån vår verksamhet. Fråga: Vad är syftet med utbildningen? Svar: Alla deltagare ska 1) få en ökad förståelse för utvärderingsmetodik 2) en möjlighet att diskutera frågeställningar och 3) även öva praktiskt på att bearbeta utvärderingskriterier. Fråga: Vad är målsättningen med utbildningen? Svar: Att öka deltagarnas kunskaper om utvärderingsmetodik 37

38 Exempel 1 Utvärderingskriterier Exempel: En bra utbildning Steg 2 Bearbeta: Värdera Hur många poäng är det värt? Motivera Hur ska vi motivera mervärden? Bedöma Hur ska vi bedöma skillnader i anbud? Vikta 1 Hur ser den inbördes vikten ut? 38

39 Exempel 1- nedbrytning av kriterium Binär bedömning poäng utifrån en på förhand angiven skala Utbildningen bör vara väl sammansatt utifrån vår verksamhet. (0/1/3/5p) 5p - Mycket väl sammansatt utbildning 3p Bra sammansatt utbildning 1p Mindre väl sammansatt utbildning 0p Dåligt sammansatt utbildning, alternativt beskrivning saknas Utbildningen bör vara väl sammansatt utifrån utbildningens syfte och mål. (0/1/3/5p) 39 5p - Mycket väl sammansatt utbildning 3p Bra sammansatt utbildning 1p Mindre väl sammansatt utbildning 0p Dåligt sammansatt utbildning, alternativt beskrivning saknas

40 Exempel 1 alternativ poängsättning Binär bedömning poäng efter en bedömning utifrån en på förhand angiven egenskap Utbildningen bör ha ett pedagogiskt upplägg som är väl anpassat utifrån vår verksamhet. (0/5p) Upplägget är pedagogiskt och väl anpassat utifrån vår verksamhet. (0/5p) Utbildningens upplägg bör vara väl sammansatt utifrån utbildningens syfte och mål. (0/5) Upplägget är väl sammansatt utifrån utbildningens syfte och mål. (0/5p) 40

41 Exempel 1 alternativ nedbrytning av kriterium Binär bedömning poäng utifrån en på förhand angiven skala Utbildningen bör vara väl sammansatt utifrån vår verksamhet och utbildningens syfte och mål. Beskriv utbildningens upplägg och innehåll. (0-10p) Upplägg: Pedagogiskt upplägg, som är väl sammansatt utifrån vår verksamhet (0/2 poäng) Sammansättningen är väl anpassad utifrån utbildningens syfte och mål (0/3 poäng) Innehåll: Metoderna är väl beprövade och validerade (0/2 poäng) Arbetsmomenten är relevanta för utbildningens syfte och mål (0/2 poäng) Arbetsmomenten är varierade (0/1 poäng) 41

42 Viktning Poängkriteriers disposition, poängsättning och vikt: Utv. kriterium p 25% p 15% p 10% /5p 25% 77% /3p 15% /2p 10% Summa: 0-20p 100% Utv. kriterium /3p 50% p 50% 23% Summa: 0-6p 100% 42 Utv. kriterium 1+2 Totalt: 0-26p 100%

43 Utvärderingsmodeller Relativ utvärderingsmodell En beräkningsmodell som fastställer ett anbuds värde (pris/betyg/poäng) utifrån det i upphandlingen bästa värdet, dvs. lägsta pris eller högsta betyg/poäng. Absolut utvärderingsmodell En beräkningsmodell som fastställer ett anbuds värde (utvärderingspris) genom ett monetärt prispåslag alternativt prisavdrag baserat på anbudets kravuppfyllnad. Den anbudsgivare som därefter har lägst utvärderingspris tilldelas kontraktet. 43

44 Metodbeskrivning Fas 4 Kommersiella villkor Syfte Att definiera samtliga relevanta avtalsvillkor. Målsättning Att säkerställa ett ändamålsenligt avtalsutkast. Resultat Ett utifrån upphandlingen anpassat avtalsutkast. 44

45 Fas 4 Kommersiella villkor Steg 1 Ta fram Tillämpa samma metod som för Fas 2 Kravinsamling Brainstorming. Input från Fas 2 samt tidigare avtal. Se det ur olika perspektiv: - Avtalsperioden ur ett kronologiskt perspektiv. Följ produktens/tjänstens väg: in i organisationen, i organisationen, ut ur organisationen. - Beställarperspektiv - Leverantörsperspektiv - Förvaltningsperspektiv 45 Vad kan inträffa? Vad kan gå fel? Vad kan gå bra?

46 Fas 4 Kommersiella villkor Steg 2 Riskanalys H C A Sannolikhet D B L L Effekt H A: Stort behov av regleringar - kraftfulla sanktioner B: Visst behov av att reglera - kraftfulla sanktioner C: Visst behov av att reglera - mindre ingripande sanktioner D: Kanske inte behöver regleras? 46

47 Fas 4 Kommersiella villkor Steg 2 Konsekvensanalys A B C D 1) Vilka blir konsekvenserna? 2) Vad kan vi göra för att undvika att det inträffar? 3) Vad kan vi göra om det inträffar? Upprätta en åtgärdslista: - Vem ansvarar för att göra vad och när! 47

48 Fas 4 Kommersiella villkor Sanktioner Rättelse Omleverans Prisavdrag Vite Hävning, 30 dagar Omedelbar hävning Definition Sanktion Tidpunkt! 48

49 Fas 4 Kommersiella villkor Steg 3 Reglera Formulera villkor utifrån ovanstående dokumentation. Betänk: Definitioner och förkortningar Terminologi Enhetlighet Öppna villkor Hänvisningar Kvalitetssäkra! Steg 4 Disponera Inkorporera villkoren på lämplig plats i avtalet. 49

50 Kontaktuppgifter Johan Stern Ramberg Advokater AB Tfn Jakobsbergsgatan 13 Fax Box Stockholm 50