Fler affärsmöjligheter i Östersund

Transkript

1 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Fler affärsmöjligheter i Östersund 23 maj, kl

2 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Program Hur tillämpas upphandling i kommunen? Fredric Kilander, Upphandlingschef Östersunds kommun Företagens deltagande i offentliga upphandlingar Anna Nyström, Tillväxtverket Fler anbud från småföretag, Niklas Tideklev, Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet Fika 2

3 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Program fortsätter Erfarenheter av att underlätta för små och medelstora företag Thomas Axelsson, Säffle kommun Ett företags erfarenheter som leverantör Marja Witt med erfarenheter från bland annat Vikariepoolen AB och Vikarieförmedlingen AB Panelsamtal. Hur skapar vi förutsättningar för att få fler anbud från mindre företag? 3

4 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Film 4

5 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Hur tillämpas upphandling i kommunen? Fredric Kilander, Upphandlingschef Östersunds kommun 5

6 Offentlig upphandling för bättre affärer! Östersund Fredric Kilander Upphandlingschef Upphandlingskontoret

7 Upphandlingskontoret

8 Upphandlingspolicy Gäller för samtliga kommuner som beslutat samarbeta inom ramen för gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Säkerställa att varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med högt miljömedvetande. Tydliggöra och ge vägledning för kommunernas upphandling. Långsiktligt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens. Säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning. Underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer.

9 Små och medelstora företag De små företagen (0-49 anställda) utgör 99 % av alla företag i Sverige De små företagen är betydelsefulla för konkurrensen vid offentlig upphandling De små företagen kan skapa bättre möjligheter till goda affärer för offentlig sektor

10 Dialog Branschorganisationer (Företagarna, Svenskt Näringsliv, LRF m.fl.) Allmänna och branschspecifika dialogmöten Upphandlingskontoret / Beställare - Leverantörer Behovsinventering och marknadsundersökningar (bl.a. RFI) Använder olika upphandlingsformer och metoder Förhandling Uppföljningsenkät

11 Uppföljningsenkät 1. Det var lätt att hitta annonsen 2. Det var enkelt att delta i upphandlingen 3. Det var lätt att få svar på frågor om upphandlingen under anbudstiden 4. De krav som ställdes i upphandlingen var relevanta för uppdragets utförande 5. Upphandlingen öppnade upp för nya idéer från er på leverantörsidan 6. Samarbetet mellan dig som leverantör och upphandlingskontoret i Jämtlands län som beställare har fungerat bra under avtalstiden 7. Det har varit lätt att komma i kontakt med den inom upphandlingskontoret i Jämtlands län som är ansvarig för avtalet 8. Uppföljningen av ert avtal har fungerat bra 9. Kommunen har köpt i enlighet med ert avtal

12 Information Informerar och utbildar leverantörer inom offentlig upphandling Informerar och utbildar upphandlande myndigheters politiker och tjänstemän inom offentlig upphandling Informerar och utbildar beställare Informerar via webben om bl.a. pågående och kommande upphandlingar (kommunen + länet)

13 Kompetensutveckling Upphandlingskontorets medarbetare Kommunernas beställare Kommunerna (politik och tjänstemän) Leverantörer

14 Förenklingar Standardiserade processer Elektronisk upphandlingsprocess Proportionerliga och relevanta krav på leverantör och vara/tjänst Förenklat språkbruk (enkelhet och tydlighet) Tidsfrister

15 Uppdelningar Omfattande volymer! Delar upp upphandlingar i dels produkt-/tjänstområden, dels i geografiska områden Gör de flesta upphandlingarna själva

16 Den goda affären Får en byråkrat som jag vara affärsmässig? Mindre juridik Kompetens Dialog Informera Utbilda

17 Offentlig upphandling enorm potential, se möjligheterna! Kontaktuppgifter Fredric Kilander Upphandlingschef Upphandlingskontoret Telefon: Mail:

18 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Företagens deltagande i offentliga upphandlingar? Anna Nyström, Tillväxtverket 18

19 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH 19

20 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH VARFÖR SKA VI BRY OSS? 20

22 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH x 1,3 x 7 x 5000! 22

23 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH FÖRETAG MED FÄRRE ÄN 50 ANSTÄLLDA ÄR 99 PROCENT FÖRETAG MED MER ÄN 50 ANSTÄLLDA ÄR 1 PROCENT FÖRETAG MED FÄRRE ÄN 10 ANSTÄLLDA ÄR 96 PROCENT 23

24 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH HUR SER DET UT I DITT LÄN? Västerbottens län Norrbottens län Gävleborgs län Östergötlands län Värmlands län Västernorrlands län Jämtlands län Gotlands län Dalarnas län Kronobergs län Stockholms län Västra Götalands län Blekinge län Skåne län Örebro län Hallands län Uppsala län Kalmar län Västmanlands län Södermanlands län Jönköpings län 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Medelstora företag Små företag 24

28 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH HUR BLIR DET BÄTTRE? 28

30 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH VAD BEHÖVER VI GÖRA? 30

32 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH TACK FÖR ER UPPMÄRKSAMHET ANNA NYSTRÖM

33 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH 4 minuters workshop - Varför har du kommit hit idag? - Diskutera fram en frågeställning som kan lyftas fram under panelsamtalet 33

34 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Fler anbud från småföretag Niklas Tideklev, Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet 34

35 Fler anbud från småföretag Niklas Tideklev

36 Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet Start: 1 januari 2009 Uppdragsgivare: Socialdepartementet Uppdrag: Att främja offentlig upphandling Målgrupper: Upphandlare, leverantörer och beslutsfattare Sid 36

37 Vad är offentlig upphandling? Inköpsprocessen när det offentliga köper varor, tjänster eller byggentreprenader Regleras av speciella lagar och regler Omsätter ca miljarder kronor per år i Sverige Olika upphandlingsförfaranden direktupphandling upp till 284 tkr Sid 37

38 Varför finns upphandlingsreglerna? Främja fri rörlighet inom EU Se till att skattemedlen används på bästa sätt Tillvarata konkurrensen på marknaden

39 Spelregler vid offentlig upphandling 5 grundläggande principer: Likabehandling Icke-diskriminering Öppenhet Proportionalitet Ömsesidigt erkännande 39

40 Sid 40 Vilket stöd kan du få?

41 Sid 41 41

42 Praktiska tips före en upphandling var förberedd och aktiv Skaffa kunskap om hur/när din vara/tjänst köps in Bevaka upphandlingar via databaser och webbsidor Ta gärna kontakt och för dialog med den offentliga sektorn Anpassa och utveckla eventuellt din vara eller tjänst Ev. samarbete med andra leverantörer? ü åberopa ett annat företags kapacitet ü lämna ett gemensamt anbud Sid 42

43 Praktiska tips under en upphandling Var noggrann och svara på det som efterfrågas Tänk på att det är skillnad mellan krav, utvärderingskriterier och önskemål Ställ frågor på angivet sätt vid oklarheter Begär sekretess för känslig information i anbudet och ange motiv Lämna in komplett anbud i tid Sid 43

44 Praktiska tips efter att beslut om vinnande anbud har fattats Ø Om du vann Grattis! Avtalet tecknas efter att avtalsspärren har löpt ut. Ø Om du inte vann Ställ frågor för att förstå varför ditt anbud inte vann Begär eventuellt ut vinnande anbud Ø Dela med dig av erfarenheter och ev. förbättringsförslag Sid 44

45 Är det lämpligt att ansöka om överprövning? Ta kontakt med myndigheten i första hand Både faktiska och potentiella anbudsgivare kan överpröva Du måste ha lidit skada eller riskerat att lida skada p.g.a. att myndigheten har brutit mot LOU Vardera part står för sina rättegångskostnader Sid 45

46 Hur överprövar man? Ska göras skriftligt innan avtalsspärren på 10 eller 15 dagar har löpt ut Skickas till den förvaltningsrätt där myndigheten har sitt säte Ska innehålla klagandens kontaktuppgifter och ska undertecknas Ska innehålla information om vad som överklagas med beskrivning av vad som anses vara felaktigt och önskad åtgärd Sid 46

47

48 Frågor?

49 TACK! Niklas Tideklev Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet

50 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Fika 50

51 Vart är vi på väg?

52 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Erfarenheter av att underlätta för små och medelstora företag Thomas Axelsson, Säffle kommun 52

53 Innovativ upphandling Säffle kommun Thomas Axelsson

54 Säffle kommun Ca Stadsprivilegier Jordbruk Ett Kommunen Omsättning Köper rikt varor kulturliv och invånare ca största och industrisektorn 1100 och 1951 tjänster många arbetsgivare, MSEK för aktiva ca utger 400 en MSEK stor föreningar ca 1400 del av anställda näringslivet

55 Näringsliv Säffle har historiskt sett haft ett till ortens storlek bra antal medelstora företag

56 Näringsliv dessa är 450 st. s.k. Av är stark ocheller det finns ca IJordbruksnäringen Säffle kommun finns camicro2000 st. småföretag med färre än 10i kommunen anställda 1200 registrerade jordbruk registrerade företag

57 Upphandlingsorganisation En person ansvarig för upphandling i kommunen Upphandling Referensgrupper Processutveckling Strategi Projektledning Systemutveckling - Systemförvaltning Samarbete med Dalslandskommunerna via Dalslandskommunernas kommunalförbund

58 Projekt Innovativ upphandling Bakgrund Endast 27% av rikets småföretag deltog vid offentliga upphandlingar Endast 9% av företagen i Säffle deltog i offentliga upphandlingar Anledning Komplicerat, svårt att hitta upphandlingar Svårt att förstå förfrågningsunderlag Tar lång tid att utforma anbud

59 Projektidé Samarbete mellan Säffle kommun, företag och näringslivsorganisationer Finna åtgärder som förenklar upphandlingsprocessen Förenkla förfrågningsunderlag genom utbildning av egen personal Utbilda företagare nära samarbete Projektbudget :- Projektet delfinansierat av Tillväxtverket

60 Förankring och organisation Projektet förankrat hos såväl politiker som kommunledning. Organisation Projektledare Landsbyggdrådgivare Näringslivsutvecklare Extern kursledare

61 Utbildning av företagare 1. Introduktion till offentlig upphandling (nybörjare) lagar och regler, terminologi, krav, grundläggande principer. 2. Så går en upphandling till en stegvis genomgång av processen ur ett leverantörs-perspektiv. 3. Att läsa och förstå förfrågningsunderlag utgå från verkliga upphandlingar och skriva anbud

62 Utbildning av kommunens tjänstemän 1. Introduktion till offentlig upphandling (nybörjare) lagar och regler, terminologi, krav, grundläggande principer. 2. Så går en upphandling till en stegvis genomgång av processen ur ett upphandlarperspektiv 3. Offentlighet och sekretess vid upphandling -formulera enkla och välstrukturerade förfrågningsunderlag

63 Utbildning av kommunens politiker m.fl. Politiker och förvaltningschefer har fått en grundläggande utbildning i LOU Beslutsattestanter har fått grundläggande utbildning om ramavtal

64 Elektronisk upphandling I samband med projektet infördes elektronisk upphandling Företagare och tjänstemän från kommunen fick en introduktion och man fick även prova på att arbeta med systemet.

65 Inspirationsdag om upphandling Projektet avslutades med en inspirationsdag för att lyfta entreprenörskapet Företagare och tjänstemän från kommunen fick mötas och knyta nya kontakter Företagarmässa Föreläsningar

66 Mål och utfall Resultatmål Utfall/Resultat Kommentar 50 personer från privata näringslivet deltar i kompetensutveckling inom offentlig upphandling 30 företagare varav 14 landsbygdsföretag Målet var för högt satt, svårt att nå landsbygdsföretagen t ex LRFs medlemmar. Ytterligare 5-10 företag har varit anmälda men kom inte till utbildningarna. 20 kommunala tjänstemän deltar i kompetensutveckling inom offentlig upphandling 38 kommunala tjänstemän Intresset för och behovet av utbildningen var större än förväntat. En arbetsmodell för långsiktig samverkan har utvecklats Presentationsbroschyr Att leverera till Säffle kommun Inköpsgrupp En manual för att lämna anbud finns på kommunens hemsida Grupp med uppgift att samordna upphandling och inköp över förvaltningsgränserna. Istället för att trycka en broschyr läggs en manual Viktigt att tänka på på kommunens hemsida (enkelt att ändra om det skulle behövas. Enkelt för företagen att hitta information när det är dags att lämna ett anbud). Lathund/manual Mallar för förfrågningsunderlag finns i det elektroniska upphandlingssystemet Upphandlingsnätverk Pågår Innan ett upphandlingsnätverk bildas behövde kommunens inköps- och upphandlingsstrategier / policy uppdateras Det ska vara enkelt att hitta kommunens upphandlingar Annonseras på kommunens hemsida Prenumerationstjänst

67 Hur går vi vidare? Projektet gav inspiration och vägledning till förbättringsområden. Bl.a. ü Förenkla förfrågningsunderlag ü Prenumerationstjänst av kommunens upphandlingar ü Företagarfrukostar med teman, föredrag mm ü Informationsträffar inför större upphandlingar ü Ny inköpspolicy ü Utveckling av elektronisk upphandling ü Webbaserad avtalsdatabas (för att underlätta för den egna verksamheten och för att öka avtalstroheten) Inköpsorganisation - process

68 Effekter Stort intresse från lokala företagare vid upphandling av hantverkstjänster. Många anbud och lokala avtal Stort intresse från lokala företagare vid upphandling av fordon. Nästan samtliga kvalificerade, lokala/regionala leverantörer lämnade anbud och samtliga avtal hamnade lokalt.

69 Håll det enkelt fokus på bra affärer Externa krav Interna krav Fokus Upphandlingspolicy Lagen Affärer om offentlig upphandling

70 Projektet nominerat till pris Jordbruksverket nominerade projektet till pris som bästa landsbyggdsinnovation. En av tre kandidater vid landsbyggdsgalan på Stockholms Stadshus.

71 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Ett företags erfarenheter som leverantör Marja Witt med erfarenheter från bland annat Vikariepoolen AB och Vikarieförmedlingen AB 71

73 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Panelsamtal Hur skapar vi förutsättningar för att få fler anbud från mindre företag? 73

74 SWEDISH AGENCY FOR ECONOMIC AND REGIONAL GROWTH Tack för idag! 74