Vägledning i Nyttorealisering Introduktion

Transkript

1 Vägledning i Nyttorealisering Introduktion Seminarium kring nyttorealisering i praktiken SKL 14 mars 2013 Lars Dannemann

2 Vad gör E-delegationen?

3 E-delegationens strategiska mål Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet.

4 Vägledningar framtagna av E-delegationen Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning Vägledning för kanalstrategi Vägledning för automatiserad samverkan Vägledning för webbutveckling Vägledning för införande av IPv6 Vägledning för införande av DNSSEC Terminologi Vägledning för behovsdriven utveckling Vägledning i nyttorealisering Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier Vägledning för vidareutnyttjande av information Utlämnande på medium för automatiserad behandling Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter

5 Vägledningar framtagna av E-delegationen Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning Vägledning för kanalstrategi Vägledning för automatiserad samverkan Vägledning för webbutveckling Vägledning för införande av IPv6 Vägledning för införande av DNSSEC Terminologi Vägledning för behovsdriven utveckling Vägledning i nyttorealisering Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier Vägledning för vidareutnyttjande av information Utlämnande på medium för automatiserad behandling Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter

6 Följande organisationer har deltagit i framtagningen av vägledning för nyttorealisering (i arbetsgruppen eller referensgrupper)

7 Krav på Statsförvaltningen Myndighetsförordningen: 3 Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. 6 Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten. Myndigheten skall verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet.

8 Problembeskrivning Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser - förvaltningsgemensamma lösningar Många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten Om K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att säkerställa finansiering. Analysen används inte för att styra satsningens genomförande Fokus på att identifiera och värdera interna nyttor Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag) Fokus idag är på att hålla budget och att leverera i tid Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att realisera nyttor av verksamhetsutveckling

9 Varför behövs nyttorealisering? Det viktigaste kriteriet för att värdera en satsning är inte leverans på tid, kostnad och budget utan på vilken verksamhetsnytta den realiserar. (E-delegationen)

10 Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering Vem ansvarar för Uppföljning? Vilka Mätetal? Hur ska Nyttan följas upp Vad är nyttan? Hur ska Den Realiseras? När Uppkommer Nyttan? Vem ska Realisera nyttan? NYTTOREGISTER

11 Nyttorealiseringsprocessen Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar Behov & problem Krav Möjligheter & Risker Verifierad nyttorealisering Avslutad satsning Tillvaratagna erfarenheter Identifiera verksamhetsmål och nyttor Följ upp nyttorealisering Styrning av processen för nyttorealisering Beskrivna motiv Önskat börläge Identifierade mål Specificera Specificera nyttor nyttor Planera nyttorealisering nytto- Genomförd nyttoanalys Verifierat beslutsunderlag (Business Case) Levererade möjliggörare Realiserade nyttor Reviderad nyttorealiseringsplan Realisera nyttor Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan

12 Nyttorealiseringsprocessen och andra processer Program- och portföljstyrning Projektledning Rapportering och prognostisering Kravhantering och systemutveckling Budget- och verksamhetsplanering Strategisk styrning Upphandling och leverantörsstyrning Verksamhetsarkitektur Behovsinventering Resultatredovisning Verksamhetsutvecklingsprocessen Investeringsprocessen

13 Nytta måste balanseras mot kostnad, angelägenhet och genomförbarhet ekonomisk nytta kvalitativ nytta intern nytta extern nytta säker nytta osäker nytta NYTTA Risker för genomförbarhet avseende t ex: -kompetens -resurser -arkitektur -tidplan -tekniska förutsättningar -juridiska förutsättningar KOSTNADER GENOMFÖRBARHET utvecklingskostnader driftskostnader förvaltningskostnader ANGELÄGENHET måluppfyllnad strategier politisk angelägenhet teknisk angelägenhet organisatorisk angelägenhet

14 Vad vi har sett... Mycket leveransfokus - tid, kostnad, kvalitet OM nyttofokus, så för projekt - mindre på utveckling i linje Löpande uppdatering av beslutsunderlag... Portföljstyrning driver mognad Det är svårt att värdera och följa upp kvalitativa nyttor Svaga på mätning och uppföljning Och mäter vi rätt saker?...och styrningen på dessa brister Koppling till verksamhetsmål behövs De som har roller för nyttorealisering har kommit längre Få som är insatta info/utbildning behövs Ledningens engagemang är (som alltid!) avgörande för hur långt man kommit

15 Reflektioner?

16 Ledning/Styrning Verksamhet (Förändringsledning) Tullverkets uppdrag Behov Värderealisering Realiserat värde Förordning Regleringsbrev Mål Målbild 2015 Möjlighet Möjliggörare Förändringsaktivitet

17 Projekt i Tullverket SFA BESLUT TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5 TULLNYTTA ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT

18 Värderealisering i förhållande till program SFA BESLUT TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5 (TG 6) IDENTIFIERA PLANERA REALISERA FÖLJA UPP TULLNYTTA ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT GENOMFÖRANDEUPPDRAG SYSTEMFÖRVALTNING

19 Beskrivning Värderealiseringsplan Tullverket VÄRDEREALISERINGSPLAN VERSION 1A Uppföljningsplan Resultat Projekt: Nytt avvikelsesystem Värderealiseringsansvarig: Birgitta Hyltén-Cavallius Nytta Kortfattad beskrivning av nyttan Värderealiserings- Nödvändiga förändringar Nyttoperiod Önskat resultat Underlag Mätparameter Mätsystem/verktyg Vem som mäter När mätningen Ursprungsvärde Startvärde Förväntat Målvärde Faktiskt Målvärde Avvikelse Förklaring Åtgärd ansvarig (länk) ska ske vid Är-läget vid Noll-läget vid Bör-läget vid Bör-läget (om annan än ovan) Nytt system som ska underlätta att Om alla förekommande tillbud/avvikelser Fler rapporterade/upptäckta Länk till Befintlig excel fil för Uppföljare på HR- Månadsvis Antal inrapporterade Antal Ingen differens mellan T ärenden i Viss ökning Viss försening med utökade info/utbildningsinsatser- avvikelser/tillbud rapporteras i större verkligen rapporteras in i systemet så ger det interna avvikelser som leder uppdragsspecifikation för internrapportering vid avdelningen avvikesler 34 st per inrapporterade inrapporterade avvikelser och snitt per månad men det finns driftsättning. Alla avdelningar insatser. Särskild riktad information utsträckning ett bättre underlag för att arbeta vidare med hanteringen av dessa genom att ta fram åtgärdsplaner etc, Användande av det nya verktyget som satts i skarp drift 1 jan 2012 till ärenden att arbeta vidare införande av systemet med avvikelser "avvikelsefilen". Samt uppföljningsrapport xxx i det nya systemet månad 2012 vilket är avvikesler f vid betydligt lägre än vad driftsättning av verkligheten visar enligt systemet en enkät bland antalet som angetss i undersökningen (ca70/månad) risk att ännu inte fullt insatta i det nya till de avdelningar som inte samtliga verktyget rapporterat in några avvikelser alls avvikelser inte (avd3 och avd5) fångats upp chefer/medarbetare Minska antalet tillbud på arbetsplatsen Bättre och säkrare arbetsmiljö. Bättre Minskat antal avvikelser Länk till Uppföljare på HR- Tertialvis. En uppskattning är att 70/månad Målsättningen är att verktyget ger arbetssituation för personalen. Minskade uppdragsspecifikation för avdelningen hälften av avvikelserna en förbättrad möjlighet att kostnader fr sjukskrivning, rehab etc. Detta införande av systemet inte rapporteras korrekt, identifiera fel och brister som sedan ska nås genom ett bättre underlag i form av vilket innebär att kan åtgärdas genom förebyggande inrapporterade avvikelser, för att sedan Att ovanstående nytta ursprungsvärdet 2013 arbete. I ett första steg handlar det kunna sätta in förebyggande åtgärder värderealiseras så att det ges uppsakttningsvis blir runt om att få inrapporterat samtliga bättre möjlighet att identifiera 70 ärenden avvikelser. Målet på lång sikt är att och hantera högriskområde halvera antalet avvikelser per månad 2015 jämfört med Målvärde 35 avvikelser /månad Effektivare handläggning vid Tydligare helhetsbild, Bättre arbetssituation, HR specialist kortare arbetsåtgång per Länk till rapporten: Hämtas ur Uppföljare på HR- Månadsvis 2012 = 50h per ärende 2012 = 50h per 40h per ärende vid utgången av T = 38h per Ingen Trots en inkörningsperiod så Med tanke på att avvikelsehantering Automatiserad rangordning av högrisk objekt. avvikelse som ska utredas Beräkning av uppföljningssystemet avdelningen ärende 2012 ärende är redan handläggningstiden handläggningstiden ytterligare borde Möjlighet att enkelt identifiera avdelningar med återkommande problem. Tydligare dokumentation samt möjlighet att koppla dokumet såsom åtgärdsplaner till systemet Användande av det nya verktyget som satts i skarp drift 1 jan 2012 arbetsåtgång vid avvikelsehantering xxx per ärende kortare än målsättningen. Effekterna med det nya systemet har antagligen undervärderats minska när medarbetarna är fullt inlärda på systemet så justeras årsmålet till 35h per ärende

20 Beskrivning Projekt: Nytt avvikelsesystem Värderealiseringsansvarig: Birgitta Hyltén-Cavallius Nytta Kortfattad beskrivning av nyttan Värderealiseringsansvarig (om annan än ovan) Nytt system som ska underlätta att avvikelser/tillbud rapporteras i större utsträckning Om alla förekommande tillbud/avvikelser verkligen rapporteras in i systemet så ger det ett bättre underlag för att arbeta vidare med hanteringen av dessa genom att ta fram åtgärdsplaner etc, Nödvändiga förändringar Nyttoperiod Önskat resultat Underlag (länk) Användande av det nya verktyget som satts i skarp drift 1 jan Fler rapporterade/upptäckta interna avvikelser som leder till ärenden att arbeta vidare med Länk till uppdragsspecifikation för införande av systemet Minska antalet tillbud på arbetsplatsen Bättre och säkrare arbetsmiljö. Bättre arbetssituation för personalen. Minskade kostnader fr sjukskrivning, rehab etc. Detta ska nås genom ett bättre underlag i form av inrapporterade avvikelser, för att sedan kunna sätta in förebyggande åtgärder Att ovanstående nytta värderealiseras så att det ges bättre möjlighet att identifiera och hantera högriskområde Minskat antal avvikelser Länk till uppdragsspecifikation för införande av systemet Effektivare handläggning vid avvikelsehantering Tydligare helhetsbild, Bättre arbetssituation, HR specialist Automatiserad rangordning av högrisk objekt. Möjlighet att enkelt identifiera avdelningar med återkommande problem. Tydligare dokumentation samt möjlighet att koppla dokumet såsom åtgärdsplaner till systemet Användande av det nya verktyget som satts i skarp drift 1 jan kortare arbetsåtgång per avvikelse som ska utredas Länk till rapporten: Beräkning av arbetsåtgång vid avvikelsehantering

21 Uppföljningsplan Mätparameter Mätsystem/verktyg Vem som mäter När mätningen ska ske Antal rapporterade avvikelser Befintlig excel fil för internrapportering vid avvikelser "avvikelsefilen". Samt uppföljningsrapport xxx i det nya systemet Uppföljare på HRavdelningen Månadsvis Antal rapporterade avvikelser Uppföljningsrapport xxx i det nya systemet Uppföljare på HRavdelningen Tertialvis. Handläggningstid Hämtas ur uppföljningssystemet xxx Uppföljare på HRavdelningen Månadsvis

22 Resultat Ursprungsvärde vid Är-läget Startvärde vid Noll-läget Förväntat Målvärde vid Bör-läget Faktiskt Målvärde vid Bör-läget Avvikelse Förklaring Åtgärd Antal inrapporterade avvikesler 34 st per månad 2012 vilket är betydligt lägre än vad verkligheten visar enligt en enkät bland chefer/medarbetare Antal inrapporterade avvikesler f vid driftsättning av systemet Ingen differens mellan inrapporterade avvikelser och antalet som angetss i undersökningen (ca70/månad) T ärenden i snitt per månad Viss ökning men det finns risk att samtliga avvikelser inte fångats upp Viss försening med driftsättning. Alla avdelningar ännu inte fullt insatta i det nya verktyget utökade info/utbildningsinsatserinsatser. Särskild riktad information till de avdelningar som inte rapporterat in några avvikelser alls (avd3 och avd5) En uppskattning är att 70/månad hälften av avvikelserna inte rapporteras korrekt, vilket innebär att ursprungsvärdet 2013 uppsakttningsvis blir runt 70 ärenden Målsättningen är att verktyget ger en förbättrad möjlighet att identifiera fel och brister som sedan kan åtgärdas genom förebyggande arbete. I ett första steg handlar det om att få inrapporterat samtliga avvikelser. Målet på lång sikt är att halvera antalet avvikelser per månad 2015 jämfört med Målvärde 35 avvikelser /månad 2012 = 50h per ärende 2012 = 50h per ärende 40h per ärende vid utgången av 2012 T = 38h per ärende Ingen Trots en inkörningsperiod så är redan handläggningstiden per ärende kortare än målsättningen. Effekterna med det nya systemet har antagligen undervärderats Med tanke på att handläggningstiden ytterligare borde minska när medarbetarna är fullt inlärda på systemet så justeras årsmålet till 35h per ärende

23 Birgittas nyckelord INTE VAD, MEN HUR TIDIG FÖRANKRING = PÅVERKAN PÅ RESULTAT TIDIGT BESLUT VAD VI SKA FÖLJA UPP (NULÄGE) LEDA I FÖRÄNDRING

24 Reflektioner?