Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning

Transkript

1 Vägledning Version Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning Vad vill E-delegationen uppnå med vägledningen? Mål: Att bidra till att offentlig förvaltning planerar så att de förvaltningspolitiska målen uppfylls. Syfte: Att ge råd om vad man behöver tänka på i den strategiska respektive årliga verksamhetsplaneringen, med avseende på e-förvaltning. Innehåll Sammanfattning Inledning och bakgrund Generella utgångspunkter E-förvaltning i den strategiska planeringen E-förvaltning i den årliga verksamhetsplaneringen Uppföljning

2 Sammanfattning Det är mycket angeläget att utvecklingen av e-förvaltningen ingår som en central del av varje myndighets verksamhetsplanering. Målet med denna vägledning är att bidra till att de förvaltningspolitiska målen uppnås. Vägledningen för verksamhetsplanering tar upp vad varje myndighet behöver tänka på med avseende på e-förvaltning när man planerar på lång och kort sikt. Även kommuner och landsting kan dra nytta av vägledningen. Verksamhetsplaneringen bör utgå från myndighetsuppdraget, myndighetens långsiktiga mål, behov som analyserats fram, samt från regeringens mål med e-förvaltning och från målsättningar som beskrivs i E-delegationens betänkanden 1. Det är självklart att e-förvaltning ska vara en integrerad del av verksamheten. För att beakta detta måste därför också särskilda krav ställas i planeringen. För att lyckas med e-förvaltningen behövs samverkan både inom förvaltningen men även med andra aktörer och organisationer utanför förvaltningen. Planeringen bör ske med god framförhållning för att underlätta en samverkan. För att kunna skapa möjligheter till god samverkan behöver varje utvecklingsinsats avseende e-förvaltning markeras med vilka livshändelser eller verksamhetsprocesser hos målgrupperna som berörs, samt vilken eller vilka typer av tjänster det handlar om 2. Vidare tar vägledningen upp att mål bör formuleras inom e-förvaltningsområdet, exempelvis vad gäller självbetjäning via Internet och ärendeflödens automatiseringsgrad. Inledning och bakgrund Varför e-förvaltning? Det ska bli så enkelt som möjligt för så många som möjligt att tillvarata sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. Dessutom ska Sverige ha en enkel, öppen, tillgänglig, effektiv och trygg e-förvaltning 3. I första hand kommer efterfrågan på offentlig information största delen att omfatta elektroniskt utlämnande 4 och rätten att vidareutnyttja offentlig information regleras numera i svensk lag 5 Privatpersoners och företags behov behöver fångas för att säkerställa att service levereras med hjälp av hållbara, användbara och tillgängliga tjänster och genom det kunna skapa förväntade nyttor. Vidare bidrar automatisering av arbetsflödet inom och mellan myndigheterna till effektivitet, snabbare handläggningstider och ökad likabehandling. Det krävs slutligen en hög utvecklings- och omställningsförmåga för att snabbt kunna svara mot de nya förutsättningarna. Allt detta behöver man (bland annat) ta hänsyn till i verksamhetsplaneringsarbetet. 1 Se för E-delegationens betänkanden. 2 E-delegationens betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) beskriver fyra olika tjänstenivåer. 3 Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (Prop. 2009/10:175). 4 Se E-offentlighetskommitténs betänkande Allmänna handlingar i elektronisk form - offentlighet och integritet (SOU 2010:4). 5 Lag (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. 2

3 Syfte och avgränsningar Syftet med den här vägledningen är att på en övergripande nivå beskriva den del av verksamhetsplaneringen som har med e-förvaltning att göra. Vägledningen omfattar inte hur verksamhetsplaneringen som sådan ska gå till. Den tänkta målgruppen för vägledningen är främst de ansvariga för verksamhetsplaneringsarbetet, samt de som bistår de verksamhetsplaneringsansvariga. Innebörden av e-förvaltning E-förvaltning omfattar verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisatoriska förändringar och tar hänsyn till långsiktig kompetensförsörjning. Exempel på hur andra gjort Exempel på myndigheters verksamhetsplaner kommer att finnas tillgängliga via Tänk gärna på att bidra med exempel från er egen organisation. Generella utgångspunkter Regeringens mål med e-förvaltning Regeringens handlingsplan för e-förvaltning från 2008 (dnr Fi 2008/491) fastslog att de ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att tillvarata sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. Sedan dess har ytterligare steg tagits. I början av 2009 inrättades E-delegationen på uppdrag av regeringen (dir. 2009:19) och fick i april 2010 ett tilläggsdirektiv med anledning av den nya lagen om rätten till vidareutnyttjande av allmänna handlingar och behovet av att se över policy för sociala medier (dir. 2010:32). Riksdagen beslutade den 2 juni 2010 i enlighet med den förvaltningspolitiska propositionen Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (prop. 2009/10:175) att det förvaltningspolitiska målet nu är: En innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till Sveriges utveckling och ett effektivt EU-arbete. Under sommaren 2010 beslutade Regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting om en ny nationell strategi för ehälsa Nationell ehälsa strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg (S ). Strategin beskriver hur vi kan använda modern teknik för att skapa konkret nytta för invånare, personal och beslutsfattare och hur IT kan användas som katalysator för att reformera och förbättra hälso- och sjukvård och socialtjänst. Utöver regeringens mål behöver många myndigheter även ta hänsyn till ambitioner som finns i det internationella samarbetet. 3

4 E-delegationens strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning E-delegationens strategi för myndigheternas arbete från 2009 (SOU 2009:86) 6 bygger vidare på regeringens formulering så enkelt som möjligt för så många som möjligt och lägger till målet att stärka samhällets samlade utvecklingsförmåga och innovationskraft. Det sistnämnda ska förstås mot bakgrund av att företag och privatpersoner nu ges laglig rätt att vidarenyttja information som tillhandahålls enligt offentlighetsprincipen i Tryckfrihetsförordningen, så länge vidarenyttjandet inte står i strid med värnandet om den personliga integriteten eller av andra skäl är undantagen i författning. Vidare baseras strategin för myndigheternas arbete med e-förvaltning på målsättningen en flexibel e-förvaltning utifrån användarnas behov och att användning av öppen programvara och öppna standarder ska främjas. Planeringsår som liknar varandra Med framtidens e-förvaltning blir myndigheterna (m.fl.) allt mer beroende av att samverka och koordinera med varandra i delar av planeringsarbetet. Här följer en generell beskrivning av hur det skulle kunna gå till. I början av planeringsåret genomförs myndighetens egna strategiska planeringsaktiviteter. I februari lämnar myndigheten in sitt budgetunderlag till regeringen. Under våren beslutas myndighetens strategiska planering. Innan sommaren är planeringsdirektiven för den kortsiktiga verksamhetsplaneringen framtagna. Under hösten genomförs myndighetens verksamhetsplanering inför det kommande verksamhetsåret. I december beslutar regeringen myndigheternas regleringsbrev och budget. Myndighetens egen verksamhetsplan justeras, liksom även eventuella myndighetsgemensamma planer och serviceåtaganden. Verksamhetsåret startar. Här följer ett mer detaljerat exempel på hur ett planeringsår kan se ut, från Bolagsverket: -Budget och VP fastställs -Revidering av serviceåtagande Regleringsbrev -Avdelningarnas VP o budget klara - Prioritering av projekt - Strategisk planering - Budgetunderlag -Översyn av avdelningarnas styrkort -Avdelningarnas budget & VP-arbete Chefsmöte om styrkort, VP- och budgetanvisningar, -Översyn av styrkort, serviceåtagande och övergripande prioriteringsgrunder för utvecklingsprojekt -Prognos intäkter Fastställande av VP-anvisningar -Intern kunddialog -Fastställande av intäktsbudget och budgetramar för linje, projekt och förvaltning - Budgetanvisningar 6 E-delegationens betänkanden finns tillgängliga på 4

5 E-förvaltning i den strategiska planeringen Myndigheternas strategiska planering med avseende på e-förvaltning bör utgå från myndighetens långsiktiga mål och regeringens mål med e-förvaltning. Hänsyn bör även tas till E-delegationens delbetänkanden, som publiceras i mars och oktober varje år. Den strategiska planen görs med cirka fem års planeringshorisont. E-förvaltning ingår som en integrerad del av den strategiska planeringen. Planeringsdokumenten bör åtminstone bestå av en - Strategisk (verksamhets-)utvecklingsplan, - Kanalstrategi, - Sourcingstrategi och en - Kompetensförsörjningsstrategi. En översiktsbild över den strategiska planeringen följer här: Förutsättningar: - Regeringens mål - E-delegationens delbetänkanden - Regeringsbeslut - Andras planer Myndighetens långsiktiga mål för e-förvaltningsområdet Myndighetens strategiska plan (m.a.p. e-förvaltning) se mall för Kanalstrategi Innehåll: - Strategisk utvecklingsplan - Kanalstrategi - Sourcingstrategi - Kompetensförsörjningsstrategi Strategisk utvecklingsplan: -Långsiktig, övergripande -Nyttor (grova uppskattningar) -Livshändelse/verksamhetsprocess -Typ av tjänster -Myndighetsgemensam del? Den strategiska utvecklingsplanen bör på en övergripande nivån tydliggöra den utveckling inom e-förvaltningsområdet som är tänkt att genomföras. Initiativen i den strategiska utvecklingsplanen bör på en övergripande nivå nyttokalkyleras, med grova uppskattningar, för att kunna styra den effekthemtagning som utvecklingen ska resultera i. Det är en fördel om man per e-förvaltningsprojekt (eller övergripande utvecklingsinsats) anger vilken livshändelse eller verksamhetsprocess hos den externa målgruppen som berörs. På det sättet förstår även externa läsare vad utvecklingsinsatserna handlar om. Man bör även på en grov nivå markera vilka tjänstetyper som ingår, exempelvis om en utvecklingsinsats inkluderar basinformationstjänster 7. Kanalstrategin är tänkt att beskriva myndighetens prioriteringar av framtida kontaktsätt med privatpersoner, företagare och andra målgrupper, eventuellt uppdelat per tjänst eller grupp av tjänster som myndigheten tillhandahåller. En vägledning för kanalstrategi har tagits fram av E-delegationen 8. Sourcingstrategin används för att beskriva hur myndighetens verksamhet, främst stödprocesserna, ska tillhandahållas. Ska man exempelvis upphandla färdiga tjänster för respektive verksamhetsprocess, bemanna med egen personal, eller lösa detta på något annat sätt? 7 Se Vägledning för automatiserad samverkan för att få en närmare beskrivning av vilka tjänstetyper som finns, den nås via 8 Se 5

6 Kompetensförsörjningsstrategin beskriver bl.a. framtida kompetensutvecklingsinsatser, rekrytering och avveckling i syfte att klara av de krav på snabb utvecklingsoch omställningsförmåga som samhällets utveckling och arbetet med e-förvaltning ställer. I den strategiska planeringen kan det också vara bra att inkludera en övergripande e-strategi. E-förvaltning i den årliga verksamhetsplaneringen Planeringsförutsättningar När planeringsförutsättningarna tas fram bör man tänka på att verksamhetsplanen inför det kommande året bl.a. bör ta hänsyn till behov som fångats och analyserats, bl.a. tillgänglighets- och miljöaspekter, långsiktiga mål och strategisk planering, även med hänsyn till eventuell gemensam planering med andra parter, mål inom e-förvaltningsområdet från EU, riksdagen, regeringen och departement, delbetänkanden från E-delegationen. 9 Verksamhetsplanering Den ettåriga verksamhetsplaneringen kan sammanfattas i följande bild: Förutsättningar: - Mål för e-förvaltningen - Myndighetens långsiktiga e-förvaltningsmål och strategier - Kända övriga behov o nyttor Myndighetens verksamhetsplan: Ordinarie verksamhetsplan inkl. kortsiktiga e-förvaltningsmål Utvecklingsplan Uppföljning: - Intern uppföljning - E-delegationens uppföljning - Andra externa uppföljningar Innehåll i utvecklingsplanen, exempel: - Myndighetens planerade utveckling inom e- förvaltningsområdet för det närmsta året - Livshändelse/verksamhetsprocess - Tjänstetyper När planeringsförutsättningarna är klara startar verksamhetsplaneringen. Den resulterar i en verksamhetsplan, som bl.a. innehåller en utvecklingsplan. I arbetet ingår även att planera för intern uppföljning. Verksamhetsplanens innehåll Myndighetens ettåriga verksamhetsplan bör inkludera en utvecklingsplan som bl.a. beskriver aktiviteter som har med e-förvaltning att göra, dvs. utvecklingsinsatser 9 Se 6

7 som realiserar lösningar inom e-förvaltningsområdet. Dessa benämns e-förvaltningsprojekt 10 i E-delegationens beskrivningar. Verksamhetsplanen bör även innehålla kortsiktiga e-förvaltningsmål kopplat till strategier och nyckeltal. Målen kan exempelvis avse kundnöjdhet med service via internet, e-tjänsternas användningsgrad, grad av automatisering av rutinärenden, hur mycket portokostnaderna ska minskas och hur utbyggd självbetjäningen är. Utvecklingsplanens innehåll Utvecklingsplanen bör följa den strategiska utvecklingsplanen, kanalstrategin, sourcingstrategin, m.fl. och ses som en del av verksamhetsplanen. Utvecklingsplanen bör innehålla de e-förvaltningsprojekt som planeras under det kommande året. Planen kan innehålla hänvisningar till behovsanalyser, förstudier, nyttokalkyler etc. Utvecklingsinsatserna i planen bör markeras med vilken livshändelse hos privatpersonen eller verksamhetsprocess hos företaget som utvecklingsinsatsen kommer att beröra. Vilka tjänstetyper som ingår markeras. På så sätt görs utvecklingsplanen begriplig även för externa läsare. Utvecklingsplanen utgör underlag för planering av vidareutbildning av medarbetare, kopplat till den övergripande kompetensförsörjningsstrategin. Utvecklingsplanen kan även innehålla en plan över e-tjänsternas överlämning till drift och förvaltning. Uppföljning Uppföljning av lång- och kortsiktiga mål bör följa en genomtänkt process under året, i syfte att ge verksamheten återkoppling på utfört arbete och skapa kvalitet i kommande planering. Det gäller inte minst uppföljning av e-förvaltningsmålen på lång och kort sikt. Utöver myndighetens interna uppföljning och redan existerande andra uppföljningar avser E-delegationen att genomföra och publicera en myndighetsgemensam årlig uppföljning, gällande e-förvaltning och dess effekter Utveckling brukar bedrivas med hjälp av projekt som organisationsform, men kan även organiseras som linjeaktiviteter. Flera projekt kan drivas i ett gemensamt program. En viss utvecklingsinsats kanske realiseras av ett visst delprojekt, etc. I det myndighetsgemensamma e-förvaltningsarbetet förenklar vi terminologin till ordet e-förvaltningsprojekt oavsett hur utvecklingsinsatsen de facto är organiserad internt hos myndigheten. 11 För mer information, se 7