Dialogmöten Företag och företagande

Transkript

1 AD 340/2011 Dialogmöten Företag och företagande Rapport från genomförda dialogmöten hösten 2011 Datum: Version: 1.0 Upprättad av: Monica Grahn och Daniel Sjöberg

2 AD 340/2011 Innehållsförteckning Sammanfattning...1 Dialogmöten hösten Deltagande aktörer 2 Resultat från dialogmöten hösten Identifierade behov 3 Regelverk 3 En väg in och en uppgift en gång 4 Infrastruktur 4 Samordning och styrning 4 Vad vill företagaren 5 Återkommande arena för dialog...5 Bakgrund...5 Utvecklingsområdet Företag och företagande 6 Bilagor...7 Bilaga 1 Bildspel från dialogmöten hösten Bilaga 2 - Regeringsuppdrag 1

3 (7) Sammanfattning Regeringen har utsett Bolagsverket till utvecklingsmyndighet för e-förvaltning inom området företag och företagande. Bolagsverkets roll är att samordna och skapa en arena för att identifiera behov och hitta lösningar. Resultatet ska bli en handlingsplan. Ett första steg togs under hösten 2011 då en dialog med myndigheter och andra aktörer som möter företagaren i dess vardag startade. Vid fyra dialogmöten utkristalliserades några områden där förbättringar är önskvärda för företagaren och för oss som levererar den offentliga servicen. Många goda tankar dryftades och dessa är tillsammans med det kontaktskapande som dialogformen utgör den grund som nu ska leda arbetet vidare. De områden som utkristalliserades var: Regelverk, En väg in och en uppgift en gång, Infrastruktur, Samordning och styrning och Vad vill företagaren. Det konstaterades att flera goda insatser redan pågick och att den stora potentialen till ytterligare förbättringar ligger i att ibland ytterligare förstärka dessa insatser samt att få dem att samspela i en helhet. Därför ska samarbetet och dialogen för att på bästa sätt förbättra förutsättningarna för företag och företagande genom en effektivare e-förvaltning fortsätta. Dialogmöten hösten 2011 Bolagsverkets har en roll som utvecklingsmyndighet att samordna och skapa en arena för att identifiera behov och hitta lösningar. Därför genomfördes under hösten 2011, mellan den 29 september och 24 oktober, sammanlagt fyra dialogmöten. Deltagare på dessa möten var ledande personer inom de inbjudna myndigheterna och organisationerna. Totalt var 43 myndigheter och organisationer representerade. Inför respektive dialogmöte sändes det ut ett antal frågor i syfte att fungera som diskussionsunderlag: o Vad är den viktigaste insatsen som skulle underlätta i företagens vardag? Kan vi samordna det inom e-förvaltningen? o Hur säkerställer vi en kund- och behovsdriven utveckling? o Hur ska samordning och stöd för e-förvaltningsarbetet ske? o Finns det gränsdragningsfrågor till andra verksamheter och uppdrag hos andra myndigheter med anledning av detta regeringsuppdrag? I så fall vilka och hur kan de lösas? o För e-förvaltningen och i regeringsuppdraget talas det om infrastrukturtjänster, bastjänster för information och e-tjänster. Är det en relevant modell? Vilka system finns, men underutnyttjas idag? Vilka system saknas helt? o Hur går vi vidare med idéer? o Vad kan du bidra med i nästa steg?

4 (7) Deltagande aktörer Med utgångspunkt i erfarenheten från pågående och tidigare samarbeten så bjöd Bolagsverket in totalt närmare 60 organisationer och aktörer till samtalen varav representanter för följande 43 slutligen deltog: ALMI Företagspartner AB Arbetsförmedlingen Bolagsverket Domstolsverket E-delegationen Far Finansinspektionen Föreningen Sambruk Företagarförbundet Företagarna Försäkringskassan Handelsbanken Kammarkollegiet Kommerskollegium Kronofogdemyndigheten Lantbrukarnas Riksförbund Lantmäteriverket Livsmedelsverket Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen i Skåne län Länsstyrelsen i Stockholms län (genom Upplands Väsby Promotion) Länsstyrelsen i Västra Götalands län (genom Business Region Göteborg AB) Nordea Nyföretagarcentrum Sverige Näringslivets Regelnämnd Patent- och registreringsverket Regelrådet SEB Skatteverket Skogsstyrelsen Statens energimyndighet Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån Stockholms handelskammare Sundsvalls kommun Swedbank Svenska Bankföreningen Svenskt Näringsliv Sveriges Kommuner och Landsting Tillväxtverket Transportstyrelsen Tullverket Vinnova

5 (7) Resultat från dialogmöten hösten 2011 Respektive möte inleddes med att Bolagsverket gav en kort presentation kring uppdraget samt pågående verksamhet inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag samt inom E-delegationen. Se presentationsmaterialet i bilaga 1. Därefter fick respektive deltagande organisation, utifrån de i förväg utsända frågorna, reflektera kring frågeställningen: Vad är den enskilt mest väsentliga insatsen för att skapa en enklare vardag för företagaren? Efter det fördes en dialog och ett samtal kring de insatser som identifierats under den första rundan kring bordet. Samtalen kretsade kring vilka problem som finns idag som förväntas lösas med en insats och vilka krav det ställer på utveckling och förändringar utifrån flera aspekter. Under dialogen framkom mycket goda tankar och idéer. Det var slående att oavsett myndighet eller organisation så var många kommentarer och behov väldigt samstämmiga. Även om benämndes eller formulerades olika så återkom reflektioner med samma innebörd ett flertal gånger. Återkommande var också påpekanden om insatser som redan pågår inom flera av dessa områden. Det ligger möjligheter i till önskade förbättringar genom att samlas kring dessa, förstärka dem och att få dem att samspela i en helhet. Identifierade behov De svar och förslag som kom fram utifrån frågan om den mest väsentliga insatsen har vi sammanfattat och grupperat i fem områden. Det är ingen inbördes rangordning i grupperingen av de identifierade behoven. De identifierade behoven rörde: Regelverk En väg in och en uppgift en gång Infrastruktur Samordning och styrning Vad vill företagaren Regelverk Dagens regelverk harmonierar inte med dagens behov av utveckling. I mångt och mycket så grundar sig utvecklingsbehov i ett behov av att i högra grad tillgängliggöra den information som återfinns hos olika myndigheter. Det handlar om elektroniskt informationsutbyte och då inte bara till den externe brukaren utan även myndigheterna emellan. Det finns ett behov av att erforderlig information återfinns elektroniskt i aktuella processer och de system som stödjer dessa. På så sätt skapas en effektivitet genom att informationen inte måste efterfrågas.

6 (7) Utöver behov av att möjliggöra ett elektroniskt informationsutbyte så måste dagens regelverk ses över med anledning av att göra det mindre komplext. Det är inte sällan att det regelverk som företagaren har att följa är alltför svårt att ta till sig och förstå. Det är en stor mängd lagar och regler som företagaren har att förhålla sig till, såväl gentemot statliga myndigheter, kommuner som mot länsstyrelser. Det är komplexa regelverk som inte heller alltid harmonierar med varandra, varav olikheter gällande tidpunkt för insamlande av information är ett problem och i vissa fall tillämpas regelverket olika beroende på instans. Det medför en tidsmässigt stor börda för den enskilde företagaren men även en oro och stress för att inte göra rätt samt att det finns risk för att det sker ett icke avsett felaktigt agerande från företagaren. En väg in och en uppgift en gång Det är inte helt okomplicerat, i vissa fall omöjligt för en företagare att alltid veta vilken aktör den ska vända sig till i olika situationer. Oavsett om det gäller att fullgöra sina skyldigheter eller ta del av sina rättigheter. För att skapa en tydligare bild och process som stöd för företagaren finns det behov av, där så är möjligt, skapa en väg in till de aktörer som företagaren möter i sin vardag. Det behöver inte vara ordagrant en väg in utan kan snarare konstrueras på så sätt att oavsett vilken ingång företagaren väljer så får den tillgång till aktuella aktörer, kan även kallas no wrong door. Företagaren sänder in en stor mängd med information och uppgifter till olika myndigheter. Det är relativt vanligt att det är, om inte samma men liknande information till olika aktörer. Detta skapar en onödigt tung administrativ börda för företagaren och är en ineffektiv hantering för myndigheterna. För att råda bot på detta måste det ske en utveckling som möjliggör att en uppgift endast ska sändas in en gång. Berörda aktörer ska därefter återanvända eller dela informationen på så sätt att de respektive myndighets behov av information tillfredsställs. Hanteringen skulle totalt sett leda till en effektivisering av hela processen men allra främst skulle det innebära ett förenklat uppgiftslämnande för företagaren. Infrastruktur För att möjliggöra en smidig hantering av e-tjänster mot såväl privatpersoner som företagare finns ett behov av infrastrukturella komponenter. Dessa är inte unika, myndighetsspecifika utan myndighetsövergripande. Några exempel på sådana är Mina meddelanden och mina fullmakter. Dessa komponenter ska inte utvecklas inom respektive myndighet och inte heller inom respektive process eller sektor utan ska tas fram utifrån ett myndighetsövergripande behov. Detta ställer krav på en gemensam finansiering av utveckling och förvaltning, nyttjande av standarder och ett möjliggörande regelverk. Samordning och styrning En konsekvens av och möjliggörare för många av de behov och lösningar som identifierats är en högre grad av samordning av de olika aktörerna än vad som är fallet idag. För att åstadkomma nödvändig myndighetsgemensam utveckling som bland annat ställer krav på standardisering så krävs det att arbetet samordnas samt att det krävs viss mån av styrning. Detta gäller inte enbart statliga myndigheter utan inte minst de kommunala myndigheterna samt länsstyrelser.

7 (7) Vad vill företagaren Det är högst väsentligt att den utveckling som sker utgår från företagarens behov. Det har dock visat sig vara inte helt lätt att få till sig en rättvisande behovsbild. En bild som speglar såväl de grundläggande behoven för den stora gruppen företagare till de mer branschspecifika behoven. För att möta detta bör det skapas en myndighetsövergripande metod för att inhämta synpunkter från företagaren. På så sätt kan de mer övergripande och gemensamma frågeställningarna identifieras. Återkommande arena för dialog Dialogen som startade under 2011 ska fortsätta under 2012 och framåt. Det finns anledning att följa de insatser som pågår och de utvecklingsarbeten som startats sedan senast. Bland annat har Bolagsverket ett nytt regeringsuppdrag kring minskat och förenklat uppgiftslämnande och Sveriges Kommuner och Landsting har inlett projekt kring tillståndsärenden. En koordinering av identifierade behov och förslag på insatser ska också göras med de övriga utvecklingsmyndigheterna och de sektorerna. Som ett nästa steg så planerar Bolagsverket att bjuda in till ett större samlande dialogmöte den 24 april På mötet ska de identifierade behoven belysas ytterligare dels genom information från pågående arbeten och dels genom fördjupade diskussioner. I första hand kommer de som deltog i höstens dialogmöten att bjudas in. Planen är att skapa en återkommande arena för samtal och samordning inom utvecklingen av e-förvaltningen inom området företag och företagande. Förutom de möten och dialoger som sker inom ramen för olika utvecklingsprojekt och förstudier inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag och inom e-delegationen så kommer Bolagsverket också ha fördjupade dialoger med några enskilda aktörer. Bakgrund Regeringen har satt som mål för utvecklingen av e-förvaltningen att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och utföra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. För att stödja det fortsatta arbetet inom e-förvaltning har regeringen utsett fyra utvecklingsmyndigheter, Bolagsverket inom området företag och företagande, Lantmäteriet avseende geografisk information och fastighetsinformation, Skatteverket avseende privatpersoner och Transportstyrelsen avseende fordon och förare. Enligt uppdraget (N2011/1368/ITP), se bilaga 2, ska utvecklingsmyndigheterna inom dess respektive område (sektor): Identifiera relevanta aktörer och myndighetsövergripande processer Identifiera myndighetsövergripande behov av e-tjänster som stödjer brukaren i dess kontakt eller informationsutbyte med det offentliga Ta fram handlingsplan, som grundar sig på ingående aktörers verksamhetsplaner, som identifierar möjligheter till besparingar och ökade nyttor genom en högre grad av samverkan inom e-förvaltningsområdet

8 (7) Beakta utvecklingen inom EU Beakta utvecklingen inom det internationella standardiseringsarbetet Främja användningen av öppna standarder. Vidare ska i enlighet med uppdraget, utvecklingsmyndigheterna verka för att: Koordinera e-förvaltningsprojekt och då främst de som har som syfte att producera: o Infrastrukturella tjänster o Bastjänster för information o E-tjänster i samverkan Aktörer inom området har verksamhetsplaner som inkluderar insatser inom e- förvaltningsområdet Aktiv samverkan mellan relevanta aktörer för att främja en innovativ utveckling och tredjepartsutveckling av e-förvaltningstjänster Gemensam kravställning mot leverantörer Samordnat erfarenhetsutbyte vad gäller teknik och test Stärka informationssäkerheten. Den 15 september 2011 ska det lämnas en första rapport, som särskilt ska redovisa: o Vilka myndigheter som ingår i utvecklingsområdet o Vilka initiativ som ska tas för att identifiera myndighetsövergripande behov av e- tjänster o Initial planering för tillhandahållandet av bastjänster för informationsförsörjning. Därefter ska det årligen senast den 1 februari lämnas en redovisning av uppdraget till Regeringskansliet. Där ska det särskilt redovisas: Hur myndigheterna inom utvecklingsområdet lever upp till kravet i 6 myndighetsförordningen att genom samarbete med myndigheter och andra ta tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt och för staten som helhet Hur arbetet har bidragit till att uppnå regeringens mål att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter och att ta del av förvaltningens service Hinder för utvecklingen och lämna förslag till lösningar. Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 december Utvecklingsområdet Företag och företagande Bolagsverket ansvarar för utvecklingsområdet Företag och företagande. Enligt uppdraget består området av: o De myndigheter som har företag som målgrupp för sina e-tjänster eller ska främja företagande genom sina e-tjänster o De myndigheter som bidrar med uppgifter inom utvecklingsområdet företag och företagande.

9 (7) Områdets omfattning styrs av målgruppens behov av myndighetsövergripande e-tjänster och de offentliga aktörer som går att finna därinom. Enligt uppdraget ska Bolagsverket avgränsa utvecklingsområdet genom att identifiera målgruppernas och intressenternas behov av myndighetsövergripande e-tjänster. För att strukturera denna del av uppdraget har Bolagsverket tänkt utgå ifrån ett företags livscykel och nyttja ett antal redan pågående aktiviteter. En företagare, en befintlig eller en nyföretagare, möter och har kontakt med ett stort antal aktörer i sin vardag. Olika former av behov och kontakt uppstår allt från den allra första tanken på att starta ett företag till att driva, utveckla för att sedan eventuellt avsluta företagets verksamhet. Under företagarens s.k. livscykeln är det en stor mängd aktiviteter och information som ska lämnas till eller inhämtas från offentliga myndigheter. Bolagsverket har tillsammans andra myndigheter under lång tid arbetat med att förenkla och förbättra myndighetsservice riktad till blivande och befintliga företag. I myndighetssamarbetet Starta och driva företag ingår idag Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Tullen och Tillväxtverket. Samarbetet tillhandahåller flera bra produkter och e-tjänster; exempelvis företagarsajten verksamt.se. Starta företag-dagen och Starta företag-broschyren. I takt med ett allt mer ökat kundfokus har det blivit mer naturligt för myndigheterna att samverka runt myndighetsservice och allt fler tjänster tas nu fram i samverkan eller i samordning. Utvecklingen har under senare tid gått allt mer intensivt i riktning mot den elektroniska förvaltningen och inom det området har myndigheterna som utgör kärnan i myndighetssamarbetet Starta och driva företag, Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket, gemensamt utvecklat företagarsajten verksamt.se. Där samlas information och e-tjänster för den som driver företag eller som vill starta företag. Genomgående i verksamt.se och de övriga samverkansprodukterna är indelningen i faserna Fundera, Starta, Driva, Utveckla och Avveckla företag. Det är ett löpande och ständigt pågående arbete att identifiera myndighetsövergripande processer, nödvändiga aktörer samt de myndighetsövergripande e-tjänster som det finns behov av. Bilagor 1 Bildspel från dialogmöten Regeringsuppdraget (N2011/1368/ITP)