Sammanfattning av lägesrapporten:

Transkript

1 Sammanfattning av lägesrapporten: Kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till 14 myndigheter N 2011/5884/ENT

2 Innehåll Sammanfattning sid. 4-5 Slutsatser och rekommendationer sid Den översiktiga kartläggningen sid. 6-7 Den fördjupade kartläggningen om grundläggande uppgifter sid Arbete i nästa steg sid Komplett lägesrapport Den kompletta lägesrapporten Kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till 14 myndigheter med slutsatser och förslag kan laddas ned på: En webbpresentation med aktuell data från kartläggningen finns på: För mer information kontakta: Helena Morgonsköld, avdelningschef, , helena.morgonskold@bolagsverket.se Annika Bränström, generaldirektör, , annika.branstrom@bolagsverket.se Myndigheterna som deltagit i arbetet: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Statistiska Centralbyrån, Statens Jordbruksverk, Tillväxtverket, Trafikanalys, Transportstyrelsen, Trafikverket och Tullverket.

3 Kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till 14 myndigheter Totalt har Bolagsverket och 13 andra myndigheter kartlagt uppgiftskrav och sammanlagt över 94 miljoner ärenden. Kartläggningen visa att: 30 av 38 grunduppgifter som myndigheter samlar in från företagen kan återanvändas mellan myndigheter. Det finns goda möjligheter till förenkling för företag när de lämnar uppgifter till myndigheter med utgångspunkten en uppgift en gång. E-tjänster sänker företagens kostnader för administration. 371 myndighetskrav kan lämnas elektroniskt, vilket motsvarar 90 % av alla ärenden. Fler e-tjänster och en ökad användning av redan etablerade e-tjänster skulle spara miljoner åt både företag och myndigheter. EU står för mer än hälften av myndigheternas krav. 55 % av uppgiftskraven från myndigheterna bygger på EU. Flest EU-krav finns hos Jordbruksverket. Flest myndighetskrav finns inom jordbruket och transportnäringen som står för nästan hälften av alla uppgiftskrav som samlas in av myndigheter. Finanssektorn lämnar flest uppgifter till myndigheter. Över 15 miljoner ärenden per år.

4 Sammanfattning I den här sammanfattningen beskrivs resultat från den kartläggning av näringsidkares uppgiftslämning som genomförts av 14 myndigheter 1 under våren Sammanfattningen innehåller också rekommendationer och förslag på fortsatt arbete. Resultatet av det gemensamma arbetet är att det nu finns en samlad kunskap om hur näringsidkares uppgiftslämnande ser ut till dessa myndigheter, en kunskap som möjliggör ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande. Uppdraget har satt fokus på och höjt prioriteten för arbetet med förenkling. Det har gett en ökad kunskap om möjligheterna att återanvända uppgifter inom och mellan myndigheter istället för att begära in dem från företagen. Det har även visat den potential som finns och de åtgärder som kan vidtas framöver. Kartläggningen har delats in i två nivåer: en översiktlig kartläggning över hela uppgiftslämnandet en fördjupad kartläggning som rör vissa grundläggande uppgifter. Den översiktliga syftar till att ge en samlad bild om den uppgiftslämning som sker men också till att se om det finns särskilda mönster i uppgiftslämningen, till exempel för branscher eller när på året som uppgiftslämnandet sker. Den fördjupade kartläggningen används som grund för att kunna bedöma möjligheterna till återanvändning av vissa grundläggande uppgifter 2 mellan myndigheterna. Sammanlagt har 1164 uppgiftskrav kartlagts och den redovisade ärendevolymen uppgår till ärenden. Jordbruksverket har i kartläggningen flest antal uppgiftskrav, 388 st. och Trafikanalys är den myndighet som har minst antal med fem uppgiftskrav. Sett till ärendevolym så står Skatteverket för den absolut största insamlingen nämligen 73 % av den totala volymen. Den översiktliga kartläggningen visar på områden att undersöka vidare. Exempelvis riktar sig ett stort antal uppgiftskrav sig mot specifika branscher och det finns förutsättningar att närmare utreda om dessa kan samordnas. Många uppgiftskrav innebär att uppgifter lämnas till följd av en viss händelse vilket kan analyseras vidare för att skapa stöd till företagens process. I dessa vidare analyser kan fler aktörer behöva delta, såsom regionala och lokala myndigheter, branschorganisationer och fler statliga myndigheter. Resultatet av den fördjupade kartläggningen av grundläggande uppgifter innehåller följande perspektiv: insamling av grundläggande uppgifter från företag per uppgiftskrav återanvändning av grundläggande uppgifter som redan sker vilka myndigheter som är lämpliga källor för vilka grundläggande uppgifter Kartläggningen av grundläggande uppgifter visar att det redan nu sker en hel del återanvändning 1 Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket, Statistiska Centralbyrån, Tullverket, Livsmedelsverket, Skogsstyrelsen, Statens Jordbruksverk, Bolagsverket, Tillväxtverket, Trafikanalys, Transportstyrelsen och Trafikverket. 2 Med grundläggande uppgifter menas sådana uppgifter som används för att identifiera och kontakta företaget men också uppgifter som krävs för att kontrollera behörighet och få information om verksamheten. Under förarbetet identifierades 38 sådana uppgifter som definierades och fastställdes att ingå i kartläggningen. 4

5 men också att uppgifter i många fall samlas in både från företag och från annan källa. Utifrån svaren i kartläggningen kan 30 av de 38 grundläggande uppgifterna redan idag återanvändas mellan myndigheterna. Möjligheten till denna återanvändning bygger på att den myndighet som ska återanvända uppgiften kan använda den insamlande myndighetens definition, format, kvalitetskriterier etc. om uppgiften. myndigheter, finns det ett behov av att fortsätta arbetet. Myndigheterna behöver gemensamt arbeta fram lösningar för att skapa en smidigare hantering av grundläggande uppgifter om företag men också för att hålla kartläggningens resultat uppdaterat. I rapporten presenteras förslag om nästa steg i ett fortsatt myndighetsgemensamt arbete. Skatteverket, SCB och Bolagsverket är de myndigheter av dem som ingått i kartläggningen som i flest fall är lämpade som källor till undersökta grundläggande uppgifter. Resultatet visar att en stor andel av insamlingen av grundläggande uppgifter är frivillig, dvs. uppgifterna samlas in men är inte nödvändiga för ärendets handläggning. Utifrån detta rekommenderas att myndigheterna slutar samla in sådana uppgifter och det är särskilt viktigt att det framgår till uppgiftslämnaren vilka uppgifter som måste lämnas in. Det finns olika anledningar till att myndigheterna samlar in dessa uppgifter och respektive myndighet behöver därför göra en egen översyn. Även om återanvändning redan sker i viss utsträckning och, utifrån kunskapen i kartläggningen, fler myndigheter redan idag kan börja återanvända uppgifter från andra 5

6 Slutsatser och rekommendationer Här finns slutsatser och rekommendationer avseende både den översiktliga och den fördjupade kartläggningen. Eftersom detta uppdrag är ett led i det mer långsiktiga arbetet med att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företag finns också förslag på fortsatt arbete som bör hanteras inom ramen för det förlängda uppdrag som Bolagsverket och de övriga myndigheterna har fått från regeringen (N2012/311/ENT). Den översiktliga kartläggningen Den översiktliga kartläggningen visar att det sker ett omfattande uppgiftslämnande från företag till dessa 14 myndigheter. Slutsatser kan dras utifrån kartläggningen men vissa områden behöver vidareförädlas och fördjupas för att kunna identifiera ytterligare förenklingar. Det har ibland varit svårt för myndigheterna att genomföra kartläggningen vilket visar på att kunskap om uppgiftsinsamlande inte finns sammanställd och tydlig hos varje myndighet, åtminstone inte utifrån de perspektiv som kartläggningen eftersökt. Vissa myndigheter har bättre samlad kunskap om företagens uppgiftslämnande än andra och för dem har inte kartläggningen varit lika svår att genomföra. Ett fortsatt löpande arbete med skapa tydlighet i uppgiftslämnandet behövs för att nå målen om märkbar positiv förändring i företagens vardag. Kartläggningen har satt fokus på att gå igenom företagens uppgiftslämnande och därmed har myndigheterna kunnat identifiera förenklingar. Det finns behov av att fördjupa sig i företagens upplevelse av bördan med det kalenderstyrda uppgiftslämnandet. Kartläggningen visar att det, både till antal och till volym näst största uppgiftslämnandet, sker i juni och här finns det mer att undersöka. Genom att använda resultatet av kartläggningen och undersöka företagens börda över året kan myndigheter se över om det kalenderstyrda uppgiftslämnandet på något sätt kan förändras för att skapa positiv förändring för företagen. Resultatet visar att mycket av uppgiftslämnandet kan ske elektroniskt men i kartläggningen finns inte svaret på hur stor del av insamlingen som faktiskt sker genom e-tjänsterna. I ett fortsatt arbete borde det vara intressant att göra en sådan jämförelse ur ett företagarperspektiv. Exempelvis, de allra största uppgiftskraven sett till volym är kontrolluppgifter som lämnas till Skatteverket. Enligt uppgift (E-delegationen, 2012) lämnas drygt 99 % av alla kontrolluppgifter elektroniskt. Ett annat exempel är inlämnadet av årsredovisningar till Bolagsverket som till mer än 99% lämnas in på papper fastän möjlighet att lämna in via e-tjänst finns. Om inte e-tjänster används av företagen behö- 6

7 ver myndigheter förstå varför och arbeta för att ge bättre förutsättningar att lämna elektroniskt. Vad gäller regelursprung visar kartläggningen att den största delen av insamlandet när det gäller antal ärenden per år, sker på grund av nationella regelverk. Därmed borde också stora förenklingarna för företag kunna åstadkommas genom nationella insatser. Då ett stort antal uppgiftskrav riktar sig mot specifika branscher finns det förutsättningar att utreda närmare om dessa kan samordnas. Finans- och försäkringsverksamhet, Jordbruk, skogsbruk och fiske, Vård och omsorg samt Transport och magasinering kan särskilt nämnas. För att en sådan samordning ska bli lyckad krävs att fler än de hittills 14 medverkande myndigheterna deltar. Även regionala och lokala myndigheter, branschorganisationer och fler statliga myndigheter behöver involveras. Kartläggningen visade att många uppgiftskrav uppkommer vid händelser. Materialet i kartläggningen kan användas för att analysera de händelser som leder till uppgiftslämnande från företag. En djupare genomgång av uppgiftskraven kan ge kunskap om huruvida det finns händelser som leder till att flera olika myndigheter är inblandade. Vid sådana tillfällen finns särskild potential för samordning mellan myndigheter vilket skulle kunna förenkla för företag. Verksamt.se har visat intresse för att göra en analys som skulle kunna användas för att utveckla processtöd för företag. ingår i kartläggningen säger inget om hur många företag som omfattas utan svarar enbart på hur många ärenden som kommer in varje år. Det säger inte heller något om hur betungande uppgiftskraven är för företagen. Viss ledning härom kan man få i Malin-databasen men det finns behov av att ytterligare kartlägga upplevd börda hos företagen. Det finns många perspektiv som behöver belysas för att säga om uppgiftslämnandet är betungande eller inte. Ett uppgiftslämnande som sker varje vecka, och där företagaren vet exakt vad som ska göras, är enklare än ett som sker vart tredje år och som kanske aldrig gjorts förr. Att kunna lämna uppgifter från det egna ekonomisystemet är enklare än att fylla i en struktur och räkna ut summor som är specifika för en myndighets behov. Vi föreslår att kartläggningens resultat analyseras tillsammans med de uträkningar av administrativ börda som finns i databasen Malin för att därmed få fram ett intressant beslutsunderlag för att prioritera framtida förenklingar. En annan intressant aspekt är hur mycket resurser som myndigheterna använder för att samla in, kvalitetssäkra, uppdatera och lagra, i vissa fall samma, företagsuppgifter. En effektivisering i användandet av uppgifter inom och mellan myndigheter skulle kunna frigöra resurser till annat. Den totala redovisade volymen ärenden per år är omfattande men enligt projektets slutsatser knappast överdriven. Resultatet om volymer som 7

8 Den fördjupade kartläggningen om grundläggande uppgifter Utifrån svaren i kartläggningen bedöms att 30 av de 38 grundläggande uppgifterna redan idag skulle kunna återanvändas. Möjligheten till denna återanvändning bygger på att den myndighet som ska återanvända uppgiften kan använda den insamlande myndighetens definition, format, kvalitetskriterier etc. om uppgiften. I bedömningen av om uppgifter kan återanvändas har flera kriterier analyserats, bland annat för vilken population företag som uppgiften samlas in, elektronisk åtkomst, om uppgiften är obligatorisk, hur den uppdateras och livslängd på uppgiften. För de grundläggande uppgifter där en lämplig källa har pekats ut föreslår vi att denna källa används istället för att samla in från företag vilket skulle minska företagens dubbelrapportering. Om återanvändning redan sker från en annan källa än de utpekade, och det fungerar tillfredställande, kan denna återanvändning fortsätta. Skatteverket, SCB och Bolagsverket tillhandahåller redan idag tjänster för grundläggande uppgifter. För den mydighet som vill återanvända uppgifter kan tjänsterna innebära kostnader. Dessutom levereras uppgifterna i paket som kan innehålla mer information än vad som efterfrågas. Deltagande myndigheter lyfter fram detta som en förklaring till varför uppgifter i stället samlas in från företagen eller köps från privata aktörer som säljer företagsinformation. Hos dessa privata aktörer kan myndigheterna få uppgifterna anpassade och de slipper därmed köpa in uppgifter från olika myndigheter för att sedan själva sammanställa dem. En risk med detta förfarande är att myndigheterna får andrahandsinformation och därmed kvalitetsproblem samt att företagen kan få lämna uppgifter flera gånger. Resultatet visar att en stor andel av insamlingen av grundläggande uppgifter är frivillig, dvs. uppgifterna samlas in men är inte nödvändiga för ärendets handläggning. Utifrån detta rekommenderas att myndigheterna slutar samla in sådana uppgifter och det är särskilt viktigt att det framgår till uppgiftslämnaren vilka uppgifter som måste lämnas in. Det finns olika anledningar till att myndigheterna samlar in dessa uppgifter och respektive myndighet behöver därför göra en egen översyn som också inkluderar en översyn av lagtexter. Vid kartläggningen efterfrågades icke ärendespecifika grundläggande uppgifter om företag. I specifika ärenden kan det finnas behov av till exempel kontaktuppgifter till en viss person på ett företag som är svåra att återanvända mellan myndigheter. Företag kan ha ett intresse av att lämna ärendespecifika kontaktuppgifter eftersom dessa ofta förenklar handläggningen. Identifierat behov av fördjupat arbete Även om återanvändning redan sker och fler myndigheter kan börja återanvända uppgifter från andra myndigheter redan idag, finns det ett behov av att fördjupa arbetet för att öka återanvändningen av grundläggande uppgifter. Några problem som framkommit är till exempel att det idag inte finns en myndighet som kan vara källa för en samling grundläggande uppgifter för alla företagsformer, olikheter i definitioner av uppgifter, att uppgifter säljs i paket, kostnaderna för uppgifter, problem med uppdatering, gamla 8

9 tekniker för informationsutbyte och att det saknas kunskap om vilka uppgifter som finns var och till vilken kvalitet. Lösningarna på dessa problem bör arbetas fram myndighetsgemensamt, i kapitel Arbetet i nästa steg finns en beskrivning av hur arbetet i nästa steg bör ske. Här följer de fyra områden som identifierats och där ytterligare myndighetsgemensamt arbete behöver ske: Identifikation av företag Person-/organisationsnummer är naturligt att använda som identifikation och därmed samla in. Det finns olika format på person-/organisationsnummer som skapar onödiga problem vid informationsutbyte. Ett standardiserat format behöver skapas för att underlätta informationsutbytet. Företagsnamn används ibland som komplement vid identifikation. Det finns mer att utreda kring vilket företagsnamn som används och om näringsidkaren förstår vad som ska lämnas in. Att vara eniga om vilka identifikationsuppgifter som ska användas är nödvändigt för att kunna utbyta uppgifter mellan myndigheter. Kontaktuppgifter Kvaliteten på postadresser till företag behöver förbättras. Det gäller också särskilda adresser och adresser till företrädare. Idag samlas många olika adresser in i olika syften och det är otydligt vad som gäller. För uppgifterna e-post, mobiltelefon, fax och webbadress saknas lämplig källa men dessa är viktiga uppgifter för att kontakta företaget. Därutöver finns behov av att veta var företag finns geografiskt, uppgifter om kommun och län bör därför kopplas till en översyn av kontaktuppgifter. Bolagsverket arbetar med en översyn av sin insamling av postadresser. Skatteverket ser över sin begreppsmodell och informationsarkitektur för grundläggande uppgifter. Både SCB och Skatteverket ser över och förändrar sina register för grundläggande uppgifter. Dessa insatser sker på eget initiativ av vardera myndigheten, och det finns starka beroenden mellan dem. Det finns mycket att vinna på att samordna inrapportering och återanvändning av kontaktuppgifter. En samordnad lösning för att rapportera in och uppdatera kontaktuppgifter skulle förenkla för företagen och myndigheterna skulle få tillgång till uppgifter med högre kvalitet. En samordnad lösning kräver en detaljerad översyn av vilka adresser och andra kontaktuppgifter som verkligen behövs och ska användas. Nu genomförd kartläggning kan användas som grund för att skapa en samordnad lösning. Mina meddelanden 3 är tänkt som en lösning för elektronisk tvåvägskommunikation mellan företag (även privatpersoner) och myndigheter. Lösningen innehåller möjlighet till kommunikation både via SMS och via e-post. Inom kort ska det bli möjligt att förmedla även sekretessbelagd information via säkra meddelanden. Användningen av Mina meddelanden bör ökas både med fler myndigheter som erbjuder kommunikation via tjänsten och att fler företag ansluter sig. Uppgifter för att klassificera företaget Uppgifter för att klassificera företaget är bland annat räkenskapsår, företagsform, SNI-kod och antal anställda. Resultatet visar att det finns många olika sätt att beräkna antalet anställda bland de kartläggande myndigheterna, vilket bland annat beror på skillnader i lagstiftning. En översyn om behovet av dessa olika beräkningssätt rekommenderas, både för att göra det enklare för företagen att förstå vilken uppgift som efterfrågas och för att uppgiften ska gå att återanvända mer. 3 Se 9

10 Vilka behov som finns av att företag ska beskriva sin verksamhet till myndigheter bör ytterligare utredas, bland annat i syfte att se om SNI-koden kan återanvändas i större utsträckning. Status- och kontrolluppgifter Det finns flera uppgifter som används för att kontrollera företaget ur olika perspektiv, såsom datum för registrering hos Bolagsverket, företagets status, näringslivsregistrering, F-skatt status, momsregistrering, momsregistreringsnummer och arbetsgivarregistrering. I vissa fall kanske dessa uppgifter används felaktigt för att återanvändande myndighet inte förstår uppgifterna korrekt eller att de inte finns att tillgå på ett användbart sätt. Behovet av dessa uppgifter borde ses över och återanvändningen förbättras mellan myndigheter för att förhindra att företagen måste begära ut olika typer av intyg från olika myndigheter för att klara kraven hos en annan myndighet. Detta bör ingå i arbetet med att förenkla kontroll vid offentlig upphandling som beskrivs ytterligare i kommande stycken. Arbete i nästa steg För det samlade resultatet av kartläggningen har deltagande myndigheter, under ledning och koordinering av Bolagsverket, lagt ner stora resurser. Varje myndighet har tillsatt de resurser och kompetenser som krävts för uppdraget, både för det egna och för det myndighetsgemensamma arbetet. Resultatet av det gemensamma arbetet är att det nu finns en samlad kunskap om hur näringsidkares uppgiftslämnande ser ut till dessa myndigheter, en kunskap som möjliggör ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande. Uppdraget har satt fokus på och höjt prioriteten för arbetet med förenkling. Det har gett en ökad kunskap om möjligheterna att återanvända uppgifter inom och mellan myndigheter istället för att begära in dem från företagen. Det har även visat den potential som finns och de åtgärder som kan vidtas framöver. Erfarenheterna och resultaten från uppdraget visar på ett stort behov av att fortsätta utvecklingsarbetet, dels för att säkerställa kartläggningens innehåll och dels för att vidta ytterligare åtgärder. För det behöver rätt förutsättningar och långsiktigt hållbara lösningar skapas. Säkerställa kartläggningens innehåll och värde De uppgifter som samlats in från myndigheter och den tekniska lösning som har utvecklats för ändamålet ger en god översikt över näringsidkares uppgiftslämnande. Kartläggningens innehåll utgör därmed en kunskapsbas för planering och genomförande av insatser. Därför behöver materialet finnas tillgängligt för ytterligare bearbetning och analys av resultat utifrån de behov som finns hos olika aktörer av att identifiera förenklingar. Arbetsformerna i kartläggningsarbetet har även utvecklat samverkan mellan myndigheter genom kunskaps- och erfarenhetsutbyten vilket ger goda förutsättningar för fortsatt samordning av initiativ och satsningar inom området. För att säkerställa de resurser som hittills lagts ned i kartläggningen, behålla värdet av materialet som 10

11 finns samlat och den myndighetssamverkan som etablerats krävs aktiva insatser på kort och lång sikt. I ett kortare perspektiv handlar det om att hålla kartläggningens resultat aktuellt, tillgängligt och användarstött samt att koordinera ett myndighetsgemensamt arbete genom att lagra redan insamlad data. revidera och uppdatera befintlig databas för aktualisering av uppgifter. möjliggöra nya sökningar och rapportuttag efter behov från intressenter. kanalisera kartläggningens resultat till andra satsningar för fler användningsområden. stödja ett erfarenhetsutbyte mellan myndigheter för arbetet med förenkling och minskning av företags uppgiftslämnande. För detta ändamål har Bolagsverket i samråd med deltagande myndigheter begärt och beviljats en förlängning av nuvarande uppdrag, N2011/5884/ ENT, till och med den 29 november I det längre perspektivet behövs långsiktigt hållbara lösningar som säkerställer kartläggningens innehåll, användning och vidareutveckling. Här är det nödvändigt med ett nära samarbete mellan det förlängda uppdraget och den tillsatta utredningen Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen, Dir. 2012:35. Det gäller exempelvis gemensamma beröringspunkter kring analys, samordning och informationsutbyten, men även behovet av att utveckla metoder som mäter effekter av insatser hos såväl företag som myndigheter. Genom ett samtidigt arbete mellan de båda uppdragen skapas förutsättningar som ger ett mervärde för det samlade resultatet. Fördjupa och genomföra insatser för ökad återanvändning Kartläggningens fördjupade del pekar på de möjligheter som finns till återanvändning av grundläggande uppgifter mellan myndigheter. Området kan ses utifrån tre perspektiv; den återanvändning som finns redan idag den återanvändning som i dagsläget är möjlig att genomföra den återanvändning som kräver ett mer fördjupat arbete för att främja gemensamma lösningar. Utifrån kartläggningens resultat finns konkreta aktiviteter att arbeta vidare med inom området grundläggande uppgifter, dessa finns beskrivna i den kompletta lägesrapporten. Flera myndigheter i samarbetet initierar redan nu ett fortsatt och fördjupat utvecklingsarbete för att öka återanvändning av grundläggande uppgifter och Skatteverket, Bolagsverket och SCB kommer att vara särskilt engagerade i detta arbete. Utöver grundläggande uppgifter finns intresse av att utveckla nya initiativ för ökad återanvändning av uppgifter inom områdena ekonomisk information, offentlig upphandling och ärendeinformation. Bolagsverket föreslår att de myndigheter som antingen är stora insamlare av uppgifter eller som har ett uppdrag att tillhandahålla uppgifter till andra aktörer ansvarar för insatserna. Övriga myndigheter i kartläggningsuppdraget deltar efter behov genom deltagande i referensgrupper, som kravställare etc. I insatserna ingår även att förädla och vidareutveckla kartläggningens innehåll för de uppgifter som krävs. Här behöver också fler myndigheter och aktörer på lokal samt regional nivå (kommuner och länsstyrelser) involveras för att få en mer komplett bild av företags uppgiftslämnande. 11

12 Sundsvall Tfn: Fax: