Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter

Transkript

1 AD 1638/2012 Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter N2012/311/ENT Slutrapport Datum: Version: 1.0 Upprättad av: Monica Ljungmark Åfeldt Mattias Ekhem Jimmy Everitt Viktoria Hagelstedt Jan Westerberg

2 AD 1638/2012 Innehållsförteckning Figurförteckning... 4 Tabellförteckning... 4 Sammanfattning Inledning Bakgrund Genomförande av uppdraget Samverkansformer och arbetssätt Utbyte med Uppgiftslämnarutredningen Intressenter till uppdraget Information och kommunikation 11 2 Metod för kartläggning av företagens uppgiftslämnande Avgränsningar Kartläggningen Översiktlig kartläggning Fördjupad kartläggning Uppdaterad kartläggning Nya frågor Möten och andra kontakter Felkällor Genomförda analyser av kartläggningsresultatet Uppgiftskrav som beror av storlek på företag Administrativ kostnad för kalenderstyrda uppgiftskrav Händelser för företag 18 3 Utvalda resultat från kartläggning av företagens uppgiftslämnande Utvalda resultat från kartläggningen Utvalda resultat från uppdaterad kartläggning Jämförelser av kartläggningen 2012 och den uppdaterade kartläggningen Resultat från fördjupade analyser Uppgiftskrav som beror av storlek på företaget Administrativ kostnad för kalenderstyrda uppgiftskrav Händelser för företag Fortsatt förvaltning av register över uppgiftskrav 37 4 Analyser av kartläggningsresultatet ur ett företagsperspektiv Ett exempel på en företagares vardag Små företag drabbas hårdare än stora företag Företag drabbas av större administrativa kostnader vissa månader under året Händelser för företag innebär uppgiftslämnande till flera myndigheter 41

3 AD 1638/ Uppnådda effekter Myndigheternas aktuella insatser för förenklat och minskat uppgiftslämnande Förändringar i blanketter Nya och förbättrade e-tjänster Insatser i samverkan mellan myndigheter Återanvändning av uppgifter Myndighetsgemensamma arbetsgrupper 47 6 Potential för förenklat och minskat uppgiftslämnande Behov av insatser till följd av kartläggningens resultat Förutsättningar för förenklat och minskat uppgiftslämnande Det myndighetsinterna Det myndighetsgemensamma Det övergripande Hinder för återanvändning Finansiella hinder Juridiska hinder Tekniska hinder 53 7 Rekommendationer för ett fortsatt arbete Ett framtida uppgiftskravsregister Fortsatt arbete för de kartläggande myndigheterna Kartläggning av ytterligare myndigheters uppgiftskrav Behovet av resurser Behov av myndighetsövergripande samordning 56 8 Förteckning över bilagor Bilaga 1: Förteckning över medverkande personer och myndigheter 57 Bilaga 2: Förklaring till inrapporteringsformuläret Bilaga 3: Resultat uppdaterad kartläggning 2013, alla myndigheter 57 Bilaga 4: Resultat uppdaterad kartläggning 2013, per myndighet 57

4 AD 1638/2012 Figurförteckning Figur 1 Samtliga myndigheter, uppgiftskrav Figur 2 Samtliga myndigheter, Figur 3 Tio uppgiftskrav med flest antal Figur 4 Regelursprung. Den vänstra bilden visar antal uppgiftskrav och den högra antal Figur 5 Kalender- och händelsestyrt. Den vänstra bilden visar antal uppgiftskrav och den högra antal Figur 6 Kalenderstyrt, antal uppgiftskrav per månad Figur 7 Initierande part. Den vänstra bilden visar antal uppgiftskrav och den högra antal Figur 8 Bransch. Den vänstra bilden visar antal uppgiftskrav och den högra antal Figur 9 Uppgiftskrav där antal företag som omfattas är fler än eller lika med företag Figur 10 Har myndigheterna e-tjänster? Den vänstra bilden visar antal uppgiftskrav och den högra antal Figur 11 E-tjänstanvändning, antal. För "E-tjänst används kanske" gäller att svar inte lämnats om användningen Figur 12 Ärenden där företagen inte använt e-tjänst, Figur 13 Tillagda och borttagna uppgiftskrav i den uppdaterade kartläggningen Figur 14 Kalenderstyrda uppgiftskrav med administrativ kostnad i Malin-databasen, fördelning av administrativ kostnad per månad för de kalenderstyrda uppgiftskraven Figur 15 Kalenderstyrda uppgiftskrav med administrativ kostnad i Malin-databasen, fördelning av administrativ kostnad per myndighet Figur 16 Kalenderstyrda uppgiftskrav med administrativa kostnader i Malin-databasen, andel som berör specifika företagsformer eller alla företagsformer Figur 17 Kalenderstyrda uppgiftskrav med administrativa kostnader i Malin-databasen, fördelning per företagsform Figur 18 Kalenderstyrda uppgiftskrav med administrativ kostnad i Malin-databasen, andel som berör specifika branscher respektive gäller alla branscher Figur 19 Kalenderstyrda uppgiftskrav med börda i Malin, fördelning per bransch Figur 20 Fördelning mellan händelsekategorier. Ett uppgiftskrav kan ingå i flera kategorier. Den vänstra bilden visar antal uppgiftskrav och den högra antal Figur 21 Visar några uppgiftskrav från de olika myndigheterna som kan drabba den fiktive butikägaren i exemplet Tabellförteckning Tabell 1 Uppskattad svårighet att lämna uppgiftskravet, kombinerade svar Tabell 2 Storlek, svar i kartläggning samt klassificering av uppgiftskrav utifrån vilken storlek på företagen som berörs... 30

5 (57) AD 1638/2012 Sammanfattning Sveriges företag har många krav på sig att lämna uppgifter till statliga myndigheter. Varje uppgiftskrav kan i sin tur leda till att flera olika uppgifter behöver lämnas in. För att kunna fullgöra sina skyldigheter lämnar företagen ibland samma uppgifter till flera olika statliga myndigheter. Det väcker irritation och kostar pengar för både företag och myndigheter. Att förenkla vardagen för företag är centralt i regeringens arbete med att skapa förutsättningar för fler och växande företag. Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande är därför en prioriterad åtgärd. Uppdraget Den 20 oktober 2011 fick 14 statliga myndigheter regeringens uppdrag att kartlägga företags uppgiftslämnande. Bolagsverket fick också i uppdrag att koordinera och leda arbetet. Uppdraget avslutas den 29 november 2013 i samband med denna slutrapportering. Under genomförandet och efter beslut av regeringen i april 2012 tillsattes en särskild utredare, som ska utreda och föreslå lösningar som leder till ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. Utredningen, kallad Uppgiftslämnarutredningen, och detta kartläggningsuppdrag har pågått parallellt och haft kontinuerliga utbyten. Kartläggning av företags uppgiftslämnande Myndigheterna i uppdraget har kartlagt de uppgiftskrav som riktas mot företag till följd av lag, förordning eller föreskrift. Kartläggningen har genomförts i två omgångar, den första under våren 2012, och en uppdaterad under våren Kartläggningen delades in i två nivåer, en översiktlig över hela uppgiftslämnandet, och en fördjupad avseende vissa grundläggande uppgifter. Syftet med den översiktliga kartläggningen var att få en samlad bild av företagens uppgiftslämnande och för att se om det finns särskilda mönster i uppgiftslämningen. Den fördjupade kartläggningen tog reda på vilka grundläggande uppgifter som företagen lämnade in i uppgiftskraven och om återanvändning skedde. Exempel på dessa uppgifter är personnummer, organisationsnummer, företagsnamn samt postadress till företaget. Resultatet av kartläggningen De 14 myndigheterna har kartlagt uppgiftskrav, omfattande mer än 95 miljoner. Jordbruksverket har flest uppgiftskrav, 351 st. och Trafikanalys är den myndighet med minst antal krav, 6 st. Skatteverket står för den största insamlingen med 76 procent av alla och på andra plats kommer Försäkringskassan med motsvarande 8 procent. De flesta uppgiftskraven är händelsestyrda, vilket innebär att företagens uppgiftslämnande ska ske vid en viss händelse. Det finns också kalenderstyrda uppgiftskrav, där uppgiftslämnandet sker vid en viss tidpunkt. De flesta kalenderstyrda kraven lämnas i april. Många uppgiftskrav sett till antal omfattar specifika branscher. Branscher med flest uppgiftskrav är jordbruk, skogsbruk och fiske samt transport och magasinering. Om man däremot ser till antalet, omfattar största delen av kraven alla branscher, och inte en bestämd bransch.

6 (57) AD 1638/2012 För de uppgiftskraven finns e-tjänst för 308 av dem, medan uppgifter i 988 uppgiftskrav inte kan lämnas in via e-tjänst. Däremot finns e-tjänst i mer än 96 procent av den totala mängden. Det kan tolkas som att myndigheterna satsat på att utveckla e- tjänster för stora ärendevolymer, medan uppgiftskrav med mindre ärendevolymer inte kan lämnas in via e-tjänst. Även användningen av e-tjänster har kartlagts. Lösningar med maskin-till-maskin och e- tjänster används till drygt 81 procent av den totala mängden. För cirka 10 procent av den totala mängden använder företagen inte e-tjänster. Den fördjupade kartläggningen visar att grundläggande uppgifter lämnas in av företag i nästan alla. Uppgifter som är frivilliga för företagen att lämna och som inte krävs för ärendets handläggning, samlas in. Resultatet visar även att myndigheter hämtar dessa uppgifter från andra myndigheter och aktörer, men samtidigt begär in dem från företag. Kartläggningens 30 av 38 grundläggande uppgifter borde kunna återanvändas redan idag, genom att hämtas från en myndighet som redan har samlat in uppgiften istället för att begära in den från företag. Analyser ur ett företagsperspektiv För att få ett företagsperspektiv på det nuläge som kartläggningen visar har vi gjort ett urval av analyser av kartlagt material. Analyserna åskådliggör även vilka användningsområden kartläggningen kan ha. Vi ser att små företag drabbas hårdare av uppgiftslämnande till myndigheter än stora företag, särskilt som de troligen saknar möjligheten att anställa personal för att fullgöra sina uppgiftskrav. Små företag undantas endast från mycket få uppgiftskrav, och här finns möjlighet för ytterligare förenklingar. Företag drabbas av större administrativ kostnad vissa månader under året. Även om uppgifter i de flesta uppgiftskraven lämnas in i april, ses den största administrativa kostnaden för företag i juni. Det aktualiserar frågan om när företags uppgiftslämnande till myndigheter lämpligast sker. Företags händelser innebär uppgiftslämnande till flera myndigheter vid samma händelse. Flest uppgiftskrav uppstår när en företagare vill börja med en viss verksamhet eller aktivitet. Även här finns möjligheter för myndigheter att utöka sin samordning för att förenkla för företagen. Uppnådda effekter Regeringens uppdrag att kartlägga uppgiftskrav har satt fokus på företags uppgiftslämnande och myndigheternas insamling. Resultatet från kartläggningen används i viss utsträckning redan idag som underlag för olika insatser. Myndigheternas aktuella åtgärder för att förenkla och minska uppgiftslämnandet omfattar i huvudsak förändringar i blanketter, utveckling av e-tjänster samt återanvändning av uppgifter. Som exempel på det sistnämnda, har myndigheterna startat arbeten för att öka förutsättningarna för återanvändning inom områden som enligt kartläggningen bedöms ha särskilt stor betydelse.

7 (57) AD 1638/2012 Potential för förenklat och minskat uppgiftslämnande Även om insatser görs av myndigheterna för att öka återanvändning av uppgifter, istället för att samla in dem från företagen, visar kartläggningen att det går att göra mer. Myndigheterna behöver göra en översyn av de uppgifter som samlas in, vad som kan återanvändas och vad som inte är nödvändigt för ärendets handläggning. Det behöver bli tydligare för företagen vilka uppgifter som måste lämnas in och vilka som är frivilliga. Det finns även andra områden med utrymme för förbättringar. Exempel på det är de många uppgiftskrav som saknar information om kravet på myndighetens webbplats. Det behöver myndigheterna se över och i möjliga fall åtgärda för att företag ska kunna uppfylla sina plikter. Kartläggningen kring e-tjänster ger myndigheterna en möjlighet att se över de uppgiftskrav där e-tjänster inte finns eller se över varför vissa e-tjänster inte används. Rekommendationer för ett fortsatt arbete Erfarenheterna från uppdraget visar vikten av att dels kartlägga och beskriva den information som samlas in, dels att arbeta med åtgärder. Det senare för att hitta lösningar som leder till ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag utifrån kartläggningens resultat. Utöver det som myndigheterna enskilt och gemensamt kan förbättra, behövs förutsättningar på ett mer övergripande plan. Det är insatser som myndigheterna själva inte kan genomföra, men som skulle ge möjligheter att ta ytterligare steg framåt. Även i detta uppdrag har behovet lyfts fram av att undanröja de hinder som finns för återanvändning av uppgifter. Finansiella hinder, där myndigheter tar betalt av andra myndigheter för informationsutlämning, är ett sådant område. Juridiska hinder är ett annat, med hänvisning till nuvarande sekretess- och registerlagstiftning. Tekniska hinder med fördyringar för att anpassa system förekommer. Förutom att myndigheter behöver ges ett formellt uppdrag att kartlägga sina uppgiftskrav, förordar vi att den återanvändning av uppgifter och samverkan som eftersträvas mellan myndigheter har sin grund i regleringsbrev, lag eller liknande. Genom kartläggningen finns nu en aktuell källa, som med fördel kan vara grunden för ett uppgiftskravsregister. I registret kan det framgå vilka uppgifter som samlas in och när en uppgift lämnas fler än en gång. De kunskaper och erfarenheter som nåtts inom kartläggningsuppdraget kan med fördel användas i det arbete som nu ska ta vid efter detta uppdrags slut.

8 (57) AD 1638/ Inledning I denna slutrapport beskrivs det samlade resultatet från den kartläggning av företags uppgiftslämnande, som genomförts av 14 myndigheter 1 under åren 2012 och Slutrapporten innehåller även en beskrivning av de kunskaper och erfarenheter som vunnits i genomförandet, insatser som pågår inom området samt rekommendationer som kan lämnas för det arbete som tar vid efter uppdragets slut. 1.1 Bakgrund Att förenkla vardagen för företag och företagare i Sverige är centralt i regeringens arbete med att skapa förutsättningar för fler och växande företag. Företagare måste ibland lämna samma uppgift till flera olika statliga myndigheter för att kunna fullgöra sina skyldigheter. Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande är därför en prioriterad åtgärd för regeringen. Regeringen gav den 25 september 2008 Bolagsverket i uppdrag att utarbeta ett förslag till minskat uppgiftslämnande för företag i syfte att minska de administrativa kostnaderna för företagen (N2007/8915/MK). Den rapport 2 som Bolagsverket lämnade till Regeringskansliet i maj 2009 innehöll flera förslag för det fortsatta arbetet med att minska företagens uppgiftslämnande. Ett av dessa var att kartlägga vilka uppgiftskrav som statliga myndigheter riktar mot näringslivet, ändamålet med dessa, vilka myndigheter som samlar in uppgifterna, hur informationen samlas in och när insamlingen sker över tid. Den 20 oktober 2011 fick 14 myndigheter i uppdrag av regeringen att genomföra en kartläggning av företags uppgiftslämnande. Bolagsverket fick också i uppdrag att koordinera och leda arbetet. 3 När detta kartläggningsuppdrag skulle avslutas den 20 juni 2012 såg myndigheterna och Näringsdepartementet ett behov att arbeta vidare för att ha ett aktuellt underlag. Det skulle även bidra till regeringens beslut i april 2012, om att tillsätta en särskild utredare, som ska utreda och föreslå lösningar som leder till ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. 4 Denna utredning, kallad Uppgiftslämnarutredningen, ska bland annat: Lämna förslag på hur ett effektivt informationsutbyte mellan myndigheter faktiskt och tekniskt kan utformas. Lämna förslag på hur samordning, samråd, referensregister, informationsutbyte och tillgång till statistik kan organiseras. 1 Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Jordbruksverket, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Statistiska centralbyrån (SCB), Tillväxtverket, Trafikanalys, Trafikverket, Transportstyrelsen och Tullverket. 2 Förslag till minskat uppgiftslämnande för företag, AD /2008, se 3 Uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande, N2011/5884/ENT. 4 Kommittédirektiv Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företag, Dir. 2012:35.

9 (57) AD 1638/2012 Analysera sekretessfrågor och integritetsfrågor som uppkommer i samband med de av utredaren lämnade förslagen och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga. Det ursprungliga uppdraget till myndigheterna förlängdes 5 av regeringen till och med den 29 november 2013, då också Uppgiftslämnarutredningen ska lämna sitt slutbetänkande. Bolagsverket har lämnat tre delredovisningar till Regeringskansliet i form av lägesrapporter den 20 januari 2012, den 19 juni 2012 och den 28 februari Uppdraget slutredovisas och avslutas i samband med denna slutrapport. 1.2 Genomförande av uppdraget Bolagsverket har drivit arbetet som ett projekt och haft koordineringsansvar för berörda myndigheter under hela perioden för uppdraget. Nedlagda resurser för koordineringsarbetet är totalt cirka timmar. Projektet har följt en myndighetsgemensam plan, antagen av projektets styrgrupp i dialog med medverkande myndigheter. Planen innehåller tre delar: Ett ramverk, som tydliggör uppdragets inriktning och förväntad medverkan från myndigheterna. En aktivitetsplan, som mer i detalj specificerar uppgifter med tidplan och resurser. En intressentanalys, med beskrivning av intressenter, deras relation till uppdraget och behov av samverkan med hänsyn till påverkan på uppdraget Samverkansformer och arbetssätt Arbetssättet som har tillämpats i uppdraget är en nätverksbaserad samverkan, med dialog och förankring mellan Bolagsverket som koordinator och de medverkande myndigheterna. Strukturen för uppdragets genomförande har bestått av en styrgrupp, en utförargrupp och Bolagsverkets koordinerande funktion samt en referensgrupp. I bilaga 1 finns en förteckning över deltagarna i grupperna Myndighetsgemensam styrgrupp Styrgruppen har bestått av en representant och en ersättare från varje myndighet. Bolagsverkets beställare har varit ordförande. Styrgruppen har ansvarat för att: 5 Begäran om förlängd tid för redovisning av uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande, N2012/311/ENT. 6 Uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande, AD 1871/2011, Kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till 14 myndigheter, AD 1871/2011, och Uppdraget om ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag, AD 1638/2012.

10 (57) AD 1638/2012 Besluta om en myndighetsgemensam inriktning för uppdraget. Säkra resurser för genomförande. Följa upp uppdragets resultat och göra förändringar vid behov. Sprida information och lärande mellan uppdraget och den egna myndigheten Myndighetsgemensam utförargrupp Utförargruppen har bestått av minst en representant från varje myndighet och samordnats av Bolagsverkets koordineringsgrupp. Utförargruppen har ansvarat för att: Samordna uppdragets genomförande på den egna myndigheten. Rapportera in underlag till Bolagsverket. Medverka i möten samt informations- och erfarenhetsutbyten. Bevaka området och sprida information om uppdraget och relaterade nyheter inom den egna myndigheten. Identifiera och rapportera in åtgärder samt goda exempel för spridning av resultat, bland annat i de uppföljningar som Bolagsverket gjort från kartläggningens genomförande Bolagsverkets koordineringsgrupp Koordineringsgruppen har övergripande samordnat uppdragets genomförande genom följande huvudaktiviteter: Planera, ta fram anvisningar och ge stöd till medverkande myndigheter. Anordna enskilda och myndighetsgemensamma möten för informations- och erfarenhetsutbyten. Hämta in och kanalisera frågor mellan utförargrupp och styrgrupp. Samla in, sammanställa och rapportera resultat inklusive lägesrapporter och slutrapport för uppdraget. Övergripande informera om och kommunicera uppdraget Referensgrupp I uppdraget och enligt beslutet (N2011/5884/ENT), ska samråd ske med en referensgrupp som innehåller parter utsedda av regeringen. 7 Majoriteten av parterna har aktivt medverkat i uppdraget och därmed fått kontinuerlig information. Övriga parter: Datainspektionen, E-delegationen, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), har informerats på andra sätt och bland annat genom medverkan i gemensamma forum. 7 Datainspektionen, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket, Statistiska centralbyrån, Tullverket, Jordbruksverket, Tillväxtverket, E-delegationen, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt andra intressenter av betydelse för uppdraget.

11 (57) AD 1638/ Utbyte med Uppgiftslämnarutredningen Under hela perioden för det förlängda kartläggningsuppdraget har det funnits kontinuerlig dialog och utbyte med Uppgiftslämnarutredningen. Det har handlat om avgränsningar, pågående arbeten samt synpunkter på det material som tagits fram inom respektive uppdrag. Uppgiftslämnarutredningen har deltagit på möten med den myndighetsgemensamma styrgruppen och utförargruppen. Några av myndigheterna i kartläggningsuppdraget har också representanter i utredningens expertgrupp, vilket i sig medfört ett utbyte. Koordineringsgruppen deltog vid ett av utredningens inledande expertmöten, för att informera om genomfört och planerat arbete samt inhämta synpunkter. Bolagsverket har lämnat synpunkter på det material som utredningen tagit fram, bland annat om hur förslagen som lämnats kan påverka företagens uppgiftslämnande och myndigheternas informationsutbyte, som juridiska frågeställningar och frågor om metoden för genomförande Intressenter till uppdraget Inom uppdraget har ett antal intressenter identifierats. Det är andra statliga myndigheter, länsstyrelser och kommuner, men även projekt och uppdrag som drivs i samverkan inom området, exempelvis Tillväxtverkets förenklingsuppdrag, myndighetssamarbetet Starta och driva företag, Vinnova/Öppna data-portalen samt Dukat för restaurangföretagare. Även företag, bransch- och näringslivsorganisationer har varit viktiga intressenter, inte minst för att öka kännedomen om pågående uppdrag och ge möjlighet till dialog kring aktiviteter och resultat. Bolagsverkets existerande samarbete med den norska myndigheten Brønnøysundregistrene, och den norska samhandlingsarenan Semicolon, har varit till stor hjälp i detta uppdrag. Utbytet har bland annat behandlat lämpliga frågor att ställa i kartläggningen samt ett gemensamt begrepps- och informationsarbete. I oktober 2012 arrangerade koordineringsgruppen ett seminarium på temat förenklat och minskat uppgiftslämnande. Förutom deltagare från Bolagsverket medverkade även representanter från Brønnøysundregistrene och Semicolon, för ett fortsatt utbyte av erfarenheter länderna emellan Information och kommunikation Bolagsverket har övergripande ansvarat för att kommunicera och sprida information om arbetet, med utgångspunkt från en kommunikationsplan. Uppdraget har kommunicerats bland de medverkande myndigheterna. Den huvudsakliga kanalen har varit uppdragets gemensamma yta på projectplace.com. För att sprida erfarenheter och goda exempel, har Bolagsverket publicerat händelser inom förenklingsområdet samt informerat om uppdragets händelseförlopp Den externa kommunikationen av uppdraget har i hög grad varit målgruppsanpassad. Prioriterade målgrupper har varit företagare, men även aktörer och intressenter inom förenklingsområdet. De har nåtts av aktuella händelser och information via exempelvis pressmeddelanden samt Bolagsverkets

12 (57) AD 1638/2012 nyhetsbrev och webbplats. Det som kommunicerats har generellt väckt ett intresse hos media, vilket vi har sett i nyhetsmedia och i branschtidningar. Koordineringsgruppen har spridit information om uppdraget i flertalet referensgrupper och forum av relevans för uppdraget. Som exempel kan nämnas Rådet för den officiella statistiken (ROS), Näringsdepartementets Förenklingsdag 2012, Nordiska e-konferensen och Bolagsverkets Kontaktkommitté. Den 15 oktober 2013 anordnades en avslutskonferens i Sundsvall för uppföljande dialog om kartläggningens resultat. På konferensen deltog olika representanter från myndigheterna, Uppgiftslämnarutredningen och den norska samhandlingsarenan Semicolon. Utöver information om och rapportering av kartläggningen, har en webbpresentation 8 tagits fram inom uppdraget. Den syftar till att presentera kartläggningen och göra resultatet tillgängligt. 8 Se

13 (57) AD 1638/ Metod för kartläggning av företagens uppgiftslämnande Kartläggningen av uppgiftskrav har genomförts i två omgångar. Den första kartläggningen skedde under våren 2012, och uppdaterades under våren I kapitlet följer information om metod för arbetet, liksom de fördjupningar som gjorts av det kartlagda materialet. 2.1 Avgränsningar Kartläggningsarbetet skulle avse näringsidkares uppgiftslämnande till myndigheter. För att avgränsa vad som skulle kartläggas definierades tidigt begreppet näringsidkare, även kallad företag i denna rapport: Fysisk eller juridisk person som bedriver näringsverksamhet i Sverige. I begreppet innefattas även fysiska eller juridiska personer som avser att bedriva näring, vilande företag samt företag/näringsidkare som är i processen att avveckla näringsverksamheten. Näringsidkare och företag används synonymt. (Projektets definition, ). Till den uppdaterade kartläggningen förtydligades också att myndigheter som stat, kommun och landsting, inte avses. 2.2 Kartläggningen 2012 Kartläggningen som genomfördes under våren 2012 delades in i två nivåer; en översiktlig kartläggning över hela uppgiftslämnandet och en fördjupad kartläggning avseende vissa grundläggande uppgifter. Inrapporteringen av myndigheternas kartläggning skedde genom att myndigheterna fyllde i ett inrapporteringsformulär (Excel-format). Formuläret bestod av ett antal flikar med både förifyllda uppgifter och celler som fylldes i av myndigheten. Den förifyllda informationen har hämtats från Tillväxtverkets databas över företagens administrativa kostnader, kallad Malin 9. De celler som myndigheterna fyllde i innehöll uttömmande förslag på innehåll eller var öppna för fritext. På varje flik i inrapporteringsformuläret fanns en övergripande beskrivning av syftet med de frågor som ställdes. De olika cellerna försågs också med förklarande kommentarer. Myndigheterna meddelade koordineringsgruppen när de var klara med sin kartläggning. Koordineringsgruppen kvalitetssäkrade inlämnad kartläggning för att se att alla svar fanns med. Om det fanns brister ombads myndigheterna att rätta till dessa Översiktlig kartläggning Den översiktliga kartläggningens syfte var att ge en samlad bild av företagens uppgiftslämnande och för att se om det finns särskilda mönster i uppgiftslämningen, till exempel för branscher eller när på året som uppgiftslämnandet sker. 9 Databasen Malin, se

14 (57) AD 1638/2012 Kartläggningen har utgått från de informationskrav som finns i Malin-databasen. För varje informationskrav har myndigheterna fått ange om kravet leder till att företag ska lämna uppgifter till myndigheten. De informationskrav som leder till insamling av uppgifter från företag benämns uppgiftskrav och det är dessa som ingår i kartläggningen. Uppgiftskrav definieras som: Krav på näringsidkare att lämna uppgifter till myndigheter. Uppgiftskraven följer av lag, förordning eller föreskrift. Ett uppgiftskrav kan leda till att flera olika uppgifter behöver lämnas in. Det kan ske med viss regelbundenhet eller efter en viss händelse. Myndigheterna ombads att komplettera kartläggningen om de hade uppgiftskrav som inte kunde härledas från informationen i Malin-databasen. Allt uppgiftslämnande som skett i samband med ett uppgiftskrav har kartlagts. Det betyder att uppgifter som lämnats i kompletteringar, bilagor och liknande också har ingått i kartläggningen. Om uppgiftslämnandet har skett i flera steg, till exempel genom att först ansöka om ett tillstånd och sedan anmäla handläggning enligt tillståndet, har allt uppgiftslämnande som skett i ärendet kartlagts i samma uppgiftskrav Fördjupad kartläggning Den fördjupade kartläggningen tog reda på vilka grundläggande uppgifter som företagen lämnade in i uppgiftskraven och om återanvändning skedde. Dessa grundläggande uppgifter lämnas in ofta och i olika situationer. De används främst för att identifiera och kontakta företaget, men även för att kontrollera behörighet och få information om verksamheten. Kartläggningen skulle sedan kunna användas för att bedöma möjligheterna till återanvändning av vissa grundläggande uppgifter mellan myndigheter. Trettioåtta grundläggande uppgifter valdes ut och definierades för fördjupad kartläggning. Myndigheterna fick ange vilka av dessa grundläggande uppgifter de samlade in i uppgiftskraven och vilka av dessa uppgifter de redan återanvänder från en annan myndighet. 2.3 Uppdaterad kartläggning 2013 En uppdaterad kartläggning över uppgiftskrav inleddes i slutet av 2012 och genomfördes under våren De förifyllda uppgiftskraven och svaren från föregående kartläggning tillsammans med anvisningar var utgångspunkten för uppdateringen. Avgränsningarna och metodiken för kartläggningen var detsamma som 2012, med några modifikationer: I dialog med de medverkande myndigheterna och i samråd med Uppgiftslämnarutredningen om ett framtida uppgiftskravsregister, togs några frågor bort och nya tillkom (2.3.1). Vissa frågors anvisningar förtydligades för att ytterligare öka möjligheterna till likartade tolkningar av frågorna. Frågor rörande grundläggande uppgifter, ekonomiska uppgifter om företag och uppgifter om företagets anställda uppdaterades inte i kartläggningen för Bedömningen var att förändringarna inte är så stora att det motiverar en uppdaterad insats för just dessa frågor.

15 (57) AD 1638/2012 Förutom att besvara de nya frågorna ansågs det även viktigt att de svar som lämnades i kartläggningen 2012 återigen granskades så att eventuella fel kunde upptäckas och korrigeras. Uppgiftskrav som tillkommit eller inte angavs i kartläggningen 2012 skulle läggas till i den uppdaterade kartläggningen När myndigheterna lämnade över sina respektive kartläggningar arbetade Bolagsverkets koordineringsgrupp med att kvalitetssäkra dessa. Det skedde med uppföljande frågor till respektive myndighet när något saknades, med målet att få en komplett kartläggning. Trots detta saknas vissa svar som finns beskrivna som felkällor i När kvalitetssäkringen var klar sammanställdes den uppdaterade kartläggningen i både Excel-format 10 och i en Oracle-databas. Resultatsammanställningen i denna rapport och i genomförda presentationer utgår från den totala sammanställningen. I bilaga 2 finns förklaring till alla frågor i inrapporteringsformuläret och en modell som visar innehållet Nya frågor De nya frågorna som lades till i inrapporteringsformuläret rör författningsstöd, beskrivning, initierande part, antal företag som omfattas, volym som lämnas genom e-tjänst och uppskattad svårighetsgrad. Författningsstöd: Till stöd för uppdateringen togs författningsstöd från den tidigare kartläggningen med i inrapporteringsformuläret, men myndigheterna ombads kontrollera att det var korrekt angivet. Kort beskrivning av uppgiftskravet: För att underlätta möjligheten att förstå vad uppgiftskravet handlar om fick myndigheterna beskriva det kortfattat, så att företag förstår vad som ska göras och om det berör dem. Initierande part: Myndigheterna angav om myndigheten, företaget eller båda initierar uppgiftskravet första gången. företag som omfattas: Myndigheterna angav det antal företag som har haft hos myndigheten under 2012 till följd av uppgiftskravet. De som agerat ombud åt annat företag avses inte. 10 Den totala sammanställningen i Excel-format finns att tillgå via

16 (57) AD 1638/2012 Volym som lämnas genom e-tjänst: För de uppgiftskrav där inlämning kan ske genom e-tjänst, angav myndigheterna hur stor ärendevolym som lämnades på detta sätt under Uppskattad svårighet att lämna uppgiftskravet: Myndigheten uppskattade svårighetsgraden att lämna uppgifter i uppgiftskravet, enligt en skala som angavs i inrapporteringsformuläret. Det var svårigheten att lämna in uppgifterna, även specifikt via e-tjänst, som bedömdes, och inte svårigheten som var förknippad med sakfrågan Möten och andra kontakter I samband med den uppdaterade kartläggningen vidareutvecklades kontakten med myndigheterna inom uppdraget för att fungera så ändamålsenligt som möjligt Myndighetsbesök Efter inledande kontakter med myndigheterna, besökte Bolagsverkets koordineringsgrupp var och en av dem. Syftet med besöken var att återkoppla och följa upp resultatet från tidigare genomförd kartläggning, samt skapa förutsättningar för en uppdaterad kartläggning. Besöken ägde rum i oktober, november och december Vid besöken deltog ansvariga och samordnare för uppdraget inom myndigheterna, medarbetare som deltagit i kartläggningsarbetet samt nytillkomna personer. I vissa fall deltog även verksamhetsutvecklare, jurister och systemförvaltare/-utvecklare. Träffarna gav goda möjligheter att diskutera arbetet hittills och ta tillvara kunskaper och erfarenheter. Det fanns också möjlighet att introducera fler personer till uppdraget Uppstartsmöten Koordineringsgruppen erbjöd varje myndighet ett uppstartsmöte för att gå igenom utskickat inrapporteringsformulär och anvisningar tillsammans med dem, för att svara på eventuella frågor och förtydliga vad myndigheten skulle göra. Mötena ägde rum i december 2012 samt i januari och februari Avstämningsmöten Avstämningsmöten ägde sedan rum i april 2013 med kontaktpersonen på respektive myndighet, för att följa upp pågående arbete med uppdateringen av kartläggningen Summeringsmöten Summeringsmöten ägde rum i slutet av maj, där koordineringsgruppen gick igenom varje myndighets uppdaterade kartläggning, för att säkerställa att allt kommit med och var korrekt ifyllt.

17 (57) AD 1638/ Andra kontakter Utöver detta har utförargruppsmöten ägt rum den 14 november 2012, 5 februari, 11 april, 11 juni, 4 september samt 11 november Utförargruppens möten syftade till utbyten och förankring av uppdateringen av kartläggningen men också till att ta upp aktuella frågor, exempelvis inom Uppgiftslämnarutredningen. Löpande under kartläggningen har myndigheterna kontaktat koordineringsgruppen med frågor. Frågor och svar har publicerats så att alla myndigheter kunnat ta del av dem. Detta för att undvika fel och missförstånd under kartläggningsarbetet. Dessutom har styrgruppen haft möten den 21 februari, 15 maj, 17 september och 14 november Styrgruppsmötena syftade till att stödja kartläggningens genomförande Felkällor Några myndigheter har inte lämnat ett komplett underlag till den uppdaterade kartläggningen. Nedan följer en kortfattad beskrivning av dessa felkällor, detaljerade sammanställningar per myndighet och anledning till felkällorna finns i bilaga 4. Skatteverket har 65 uppgiftskrav som är bristfälligt ifyllda när det gäller nya frågor, och som helt saknar svar på frågorna Kort beskrivning av uppgiftskravet, Initierande part och Uppskattad svårighet att lämna uppgiftskravet ej e-tjänst samt i förekommande fall Varav volymer e-tjänst. Trafikverket har 22 uppgiftskrav som saknar svar på flera av de nya frågorna. Transportstyrelsen har 22 uppgiftskrav som inte är fullständigt genomgångna. Tullverket har i tre uppgiftskrav angett 0 i företag som omfattas samtidigt som det finns under 2012 för uppgiftskraven. Försäkringskassan saknar uppgift om företag som omfattas för två uppgiftskrav. I de flesta fall har myndigheterna för flera av sina uppgiftskrav uttryckt svårigheter att hitta exakta siffror för frågorna om antalet företag som omfattas, antalet som kallades volymer 2012 samt antalet som lämnas in via e-tjänster. Alla myndigheter uppmanades att så långt det är möjligt uppskatta dessa siffror, vilket de flesta gjorde. Dessa siffror är alltså i vissa fall kvalificerade uppskattningar. I flera fall var svaret 0 på dessa frågor, med angivelse om att det inte går att få fram siffran. 2.4 Genomförda analyser av kartläggningsresultatet För att åskådliggöra användningsområden och fördjupa förhållanden för kartlagt material, har Bolagsverkets koordineringsgrupp genomfört ett urval av analyser. Valet av analyser har gjorts i samråd med medverkande myndigheter och andra intressenter.

18 (57) AD 1638/ Uppgiftskrav som beror av storlek på företag Här studerade vi de uppgiftskrav där myndigheterna har angett om företag av viss storlek berörs, för att få en uppfattning om företag av viss storlek är mer drabbade än andra. De storlekskriterier som myndigheterna angav för uppgiftskraven klassificerade vi utifrån om de berör mikro-, små- eller medelstora företag. Klassificeringen gjordes enligt EU:s definition Administrativ kostnad för kalenderstyrda uppgiftskrav Vi genomförde en analys av företagens administrativa kostnader, som uppstår endast på grund av kalenderstyrda uppgiftskrav, i syfte att undersöka om företag drabbas av större administrativa kostnader vissa månader under året. Administrativ kostnad för uppgiftslämnandet hämtade vi manuellt från motsvarande informationskrav i Tillväxtverkets databas Malin. De uppgiftskrav som finns med i kartläggningen, men som saknar administrativ kostnad i Malin, exkluderades ur analysen. Vi undersökte företagens administrativa kostnader för uppgiftskraven för företag av viss storlek, företagsformer och branscher Händelser för företag Vi analyserade händelser för företag på de uppgiftskrav som myndigheterna angett som händelsestyrda. De händelsestyrda uppgiftskraven delades in i händelsekategorier efter myndigheternas kartläggning. För att skapa en lämplig kategorisering av händelser sökte vi olika källor om livshändelser för företag. Vi fann ingen färdig indelning att använda. Som inspiration användes en bilaga om Life events från rapport 12 från Europakommissionen. De händelser som beskrivs i rapporten är tre prioriterade livshändelser för både privatpersoner och företag, nämligen förlora sitt arbete, starta ett företag och studera. Endast starta företag var relevant för denna händelseanalys av företagens uppgiftslämnande. På verksamt.se 13 används indelningen fundera, starta, driva, utveckla och avveckla som vi också har tagit hänsyn till i analysen. För att kunna gå vidare och dela in uppgiftskraven i fler händelser, studerade vi de kartlagda uppgiftskraven. Utifrån det gav vi de händelsestyrda uppgiftskraven en eller flera av följande händelsekategorier: Registrera sitt företag Anställa eller ha anställda Att börja med verksamhet eller aktivitet 11 innovation/eusdefinitionavsmfsme e4211fdba8c87b html 12 egovernment Benchmark Framework , Method Paper July 2012, European Commission DG Communications Networks, Content & Technology. 13

19 (57) AD 1638/2012 Finansiera sin verksamhet Kris, samhällssäkerhet och beredskap Sluta: lägga ner företaget eller verksamhet Kontrollerad Något har förändrats Några av dessa kan diskuteras om det är en händelse för företagen eller inte, då särskilt kategorierna kris, samhällssäkerhet och beredskap samt kontrollerad. Kategoriseringen av uppgiftskraven gjorde vi utifrån myndigheternas beskrivningar av sina uppgiftskrav och genom att i vissa fall ha läst mer om uppgiftskraven på myndighetens webbplats eller i Malin-databasen. Analysen har resulterat i en genomgång av varje händelsekategori, både sammantaget och per myndighet.

20 (57) AD 1638/ Utvalda resultat från kartläggning av företagens uppgiftslämnande I detta kapitel finns utvalda delar av resultatet från kartläggningen av företagens uppgiftslämnande, för samlat resultat och resultat per myndighet, se bilaga 3 och bilaga 4. I kapitlet redovisas även resultatet från de fördjupade analyserna vi gjort av myndigheternas kartlagda material. 3.1 Utvalda resultat från kartläggningen 2012 Sammanlagt kartlades uppgiftskrav. Den redovisade ärendevolymen uppgick till i kartläggningen Jordbruksverket hade flest antal uppgiftskrav, 388 st., och Trafikanalys var den myndighet med minst antal, 5 st. Sett till ärendevolym stod Skatteverket för den absolut största insamlingen, nämligen 73 procent av den totala volymen, eller Den fördjupade kartläggningen visade att: grundläggande uppgifter samlas in ofta, nästan i alla, grundläggande uppgifter som är frivilliga att lämna, det vill säga inte krävs för ärendets handläggning, samlas in, myndigheter hämtar dessa uppgifter från andra myndigheter och privata aktörer (företag som tillhandahåller företagsuppgifter, exempelvis UC), men samtidigt också begär in dem från företag vid uppgiftskraven, Bolagsverket, Skatteverket och SCB bedömdes vara lämpliga källor för grundläggande uppgifter, samt att 30 av de 38 grundläggande uppgifter som kartlades borde kunna återanvändas redan idag, och därmed skulle administrativa kostnader för företag kunna minska. När myndigheterna svarat att de grundläggande uppgifterna behövs för ärendets handläggning, det vill säga är obligatoriska för uppgiftskravet, visar resultatet att följande nio grundläggande uppgifter är mest vanliga att samla in, sett till både ärendevolym och antal uppgiftskrav: Personnummer/organisationsnummer Företagsnamn Enskild näringsidkares namn Enskild näringsidkares personnummer Enskild näringsidkares postadress Postadress till företaget Telefon Registrerat företagsnamn Firmatecknare