Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande (SOU 2013:80)

Transkript

1 YTTRANDE N Fi2009:01/2014/1 E-delegationen N Fi 2009:01 Näringsdepartementet Stockholm Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande (SOU 2013:80) Sammanfattning: E-delegationen anser att det är angeläget att offentlig sektor arbetar aktivt med förenklingar som minskar företagens administrativa börda och ökar återanvändning av information. E-delegationen har erfarenheter och bidrar gärna till att målen uppnås. E-delegationen anser inte att utredningen i tillräcklig utsträckning tagit tillvara resultatet av det myndighetssamarbete som pågår inom Verksamt.se och Mina Meddelanden, särskilt när det gäller redan uppbyggd infrastruktur och samverkansformer. Resultatet blir att parallella infrastrukturer byggs upp. Det finns också relevanta vägledningar som inte beaktats. E-delegationen avstyrker förslaget om ett centralt uppbyggt register. Den föreslagna lösningen följer inte modern teknikutveckling, medför oklara ansvarsförhållandet och ger ökade kostnader. E-delegationen föreslår istället användningen av en distribuerad lösning där informationsutbyte sker via tjänster och att redan framtagna förvaltningsgemensamma lösningar återanvänds. Den länksamling som föreslås i servicetjänsten riskerar att bli svåröverskådlig för användarna. I den föreslagna servicetjänsten saknas kompletterande möjligheter till vägledning och guidning som många företag efterfrågar. En storskalig centraliserad lösning för företagens uppgiftslämnande som inte omfattar även uppgifter som ska lämnas till kommunerna saknar vitalt stöd för företagen. Postadress Besöksadress Telefonväxel Stockholm Karlavägen

2 2 Den föreslagna servicetjänsten utgår inte från företagens livshändelser och blir därmed inte tillräckligt flexibel. Det är av största vikt att belysa orsakerna till den låga användningen av det befintliga företagsregisteret innan den föreslagna lösningen om en utbyggnad av detta register genomförs. Dessutom måste behovet av ytterligare uppgifter i registret klaras ut för att lösningen ska blir långsiktigt hållbar. En informationsförsörjningsstrategi bör därför tas fram. Kostnaderna för myndigheterna att anpassa sig till utredningens förslag måste beräknas. De kan bli mycket höga. Avseende den föreslagna företagsdatamyndigheten anser E- delegationen att frågan bör lösas utan att etablera en ny myndighet. Det är viktigt att utvecklingen av e-förvaltningen hålls ihop och inte sprids på för många myndigheter/organisationer. Allmänt E-delegationen har under fem år arbetat med att driva på e-utvecklingen inom offentlig sektor. Enligt regeringens direktiv har delegationen i uppdrag att arbeta med e-förvaltning, sociala medier och vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet). Utöver dessa uppgifter ska delegationen även göra en behovsinventering beträffande it-standarder inom vård och omsorg. Delegationen arbetar med att ta initiativ till och koordinera förstudier och projekt som leder till förvaltningsgemensamma tjänster som utgår från privatpersoners och företags behov, att koordinera andra strategiska projekt, det vill säga identifiera gemensamma beröringspunkter för att undvika dubbelarbete, bidra till erfarenhetsutbyte och sprida goda exempel, interoperabilitet (digital samverkan), dvs. hur myndigheters olika datasystem ska kunna fungera tillsammans och kommunicera med varandra, att ta fram vägledningar och riktlinjer och att följa upp utvecklingen av myndigheternas arbete med e-förvaltning. Ett mål i detta arbete är att offentlig sektor uppnår förenklingar som minskar företagens administrativa börda och ökar återanvändning av information. I betänkandet Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande

3 3 för företagen finns flera kopplingar till denna verksamhet. E-delegationen vill, mot den bakgrunden, bidra till att bra lösningar uppnås. Det finns idag många olika initiativ och samarbeten, inom bland annat E- delegationen, för att effektivisera och förenkla för företagen samt för att återanvända uppgifter. Dessa initiativ och samarbeten involverar myndigheter, kommuner, landsting och privata aktörer. Arbetet utgår från företagens behov och resultatet blir också tjänster som tillgodoser dessa behov. E-delegationen beskriver i olika sammanhang ett digitalt möte. När det gäller mötet med företagen kan det ske på ett flertal sätt och via olika kanaler. Den myndighetsgemensamma portalen Verksamt.se stöttar företagen genom myndighetsövergripande processer, till exempel starta företag, och kan erbjuda relevanta tjänster anpassade efter företagens processer i deras kontakter med myndigheter och kommuner. Enligt delegationens mening bör Verksamt.se vara den plattform som används för att stötta företagen i de myndighetsövergripande processerna. Verksamt gör inte anspråk på att vara den enda dörren in utan är en av flera vägar för företagen. Det bör vara företagens behov och villkor som är styrande i företagens digitala möte. För att hantera företagens digitala kommunikation under hela ärendeprocessen, och inte bara vid ingivande, är Mina Meddelanden en central tjänst. E-delegationen anser att Mina Meddelanden har en infrastruktur som bör återanvändas för att hantera delar av det som utredningen vill åstadkomma med att göra-listor, till exempel påminnelser, kalenderhändelser och ärendestatus. E-delegationen uppfattar det som att utredningen föreslår en helt annan väg för myndigheterna vad gäller uppgiftslämnande och informationssamverkan än de som används idag. Utredningen föreslår en centralstyrd utveckling utifrån en idé om att alla företag bara ska ha en väg in och att information ska lämnas på ett ställe. Det kräver att helt nya infrastrukturer byggs upp parallellt med de som finns idag. Med den lösningen kommer ändamålsenliga befintliga tjänster som myndigheter i offentlig sektor använder vid informationssamverkan av företagsinformation till stora delar att bli oanvända när mycket kan vinnas genom att återanvända och vidareutveckla dessa.

4 4 7.2 En gång och till ett ställe Enligt uppdraget ska utredningen beakta det arbete som pågår inom myndighetssamarbetet Verksamt.se och E-delegationen. Det borde ha skett i större utsträckning. Utredningen har inte tillräckligt belyst hur redan framtagen infrastruktur och samverkansformer skulle kunna återanvändas för att på ett mer effektivt sätt kunna uppnå målen i direktivet. Att återanvända redan gjorda investeringar kan ge mer nytta för företagen, som redan använder dessa lösningar, och även vara mindre kostsamt för myndigheterna. Inom myndighetssamarbetet Verksamt.se finns till exempel delar av den infrastruktur som utredningen föreslår redan uppbyggd. E-delegationen anser att förslaget med att bygga upp en servicetjänst som fungerar som en länksamling mot myndigheternas e-tjänster endast ger en begränsad nytta. E-delegationen pekade i sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) på att alltför stora centrala initiativ i många fall visat sig vara en relativt svårframkomlig och kostsam väg. Ett tydligt exempel är sverige.se, en länksamling som lades ner Att göra-listor Utredningen föreslår att att göra-listor med uppgiftskrav presenteras för företagaren. Att enbart lista ett stort antal uppgiftskrav riskerar, enligt E-delegationens uppfattning, att bli svåröverskådligt utan att ge möjligheten till vägledning och guidning som många företag efterfrågar. För att upplevas som en service eller hjälp för företagen behövs mer än listor med uppgiftskrav. Uppgiftslämnande till myndigheter är i många fall komplext och ett resultat av krav i svåröverskådliga författningar. I detta sammanhang bör också nämnas att en stor del av företagens uppgiftslämnande sker till kommuner. En och samma livshändelse, såsom att starta ett företag, kan kräva att uppgifter ska lämnas till kommun, stat och privata aktörer. Utredningens förslag omfattar endast uppgiftslämnande från företag till statliga myndigheter. En storskalig centraliserad lösning för företagens uppgiftslämnande som inte omfattar även uppgifter som ska lämnas till kommunerna saknar vitalt stöd för företagen. 9.3 En servicetjänst En framtida lösning för uppgiftslämnande bör vara flexibel så att företagaren själv ska kunna välja sina digitala möten med myndigheter. Utredningens förslag om ett ställe riskerar, enligt delegationens uppfattning,

5 att tvinga in företagaren i en lösning snarare än att utgå från företagarens behov och situation. E-delegationen har tagit fram vägledningar för nyttorealisering 1 och behovsdriven utveckling 2 som kan användas för analyser av nytta och användarbehov. Arbetet inom E-delegationens, precis som Innovationsrådet 3, Sveriges kommuner och Landsting 4 och EU 5, visar att förvaltningsgemensam utveckling bör utgå från livshändelser för företag och privatpersoner, t.ex. starta företag, som leder till många kontakter med offentliga aktörer Användning av det allmänna företagsregistret och 7.4 Uppgifter som ofta krävs vid ett uppgiftslämnande Det allmänna företagsregistret infördes för 30 år sedan. Syftet var att det skulle leda till en uppgift ska samlas in en gång till ett ställe för att påtagligt förenkla företagens uppgiftslämnande. Utredningen konstaterar att det inte går att finna någon entydig förklaring till registrets begränsade användning men skriver att frågor som rör uppgifternas kvalitet och definitioner förefaller spela in. E-delegationen delar denna bild och anser att det är av största vikt att belysa orsakerna till den låga användningen av företagsregisteret innan den föreslagna lösningen om en utbyggnad av detta register genomförs. Utredningen konstaterar att uppbyggnaden av ett centralt register är förenligt med Statskontorets rapport (1981:11) och överensstämmer med införandet av de norska Enhetsregistret som inrättade för snart 20 år sedan. Teknikutvecklingen har emellertid tagit andra vägar därefter. Länder som Estland, som utvecklat sin infrastruktur 6 för informationssamverkan på senare tid, har valt den s.k. distribuerade modellen som även E-delegationens vägledning för digital samverkan 7 förespråkar. E- delegationen rekommenderar ett tjänstebaserat informationsutbyte. Det innebär att den information som ska utbytas tillhandahålls som tjänster. Tjänsterna bygger på lösa kopplingar mellan den som tillhandahåller information och den som använder informationen för att skapa tydliga gränssnitt för informationsutbytet. 1 Läs mer på 2 Läs mer på 3 Innovationsrådets slutbetänkande (SOU 2013:40) Att tänka nytt för att göra nytta om perspektivskiften i offentlig verksamhet 4 SKLs rapport: Förutsättningar för digital samverkan, Governo nov The European egovernment Action Plan Harnessing ICT to promote smart, sustainable & innovative Government SEC(2010) 1539 final 6 Läs mer på 7 Läs mer på

6 Utredningen skriver att det allmänna företagsregistret har en välbeprövad infrastruktur som är juridiskt och tekniskt verifierad eftersom den funnits i många år med syftet en uppgift en gång. E-delegationen menar istället att den av utredningen föreslagna lösningen ställer helt nya krav på det allmänna företagsregistret som inte är testade juridiskt eller tekniskt. Förslaget innebär en långt större användning av registret än idag och som också innefattar att företagarna själva gör sina uppdateringar direkt till registret via servicetjänsten. Det är också otydligt hur aviseringar av uppgifter ska ske mellan myndigheter och företagsregistret. En lösning med registerkopior förespråkas inte av E-delegationen då den leder till stora kostnader att förvalta och hålla uppgifterna aktuella. Utredningen beskriver tjänstebaserat informationsutbyte, där myndigheters digitala tjänster (bastjänst och fasader) görs tillgängliga via tjänstekataloger, som både juridiskt och tekniskt obeprövat. E-delegationen menar i stället att sådana lösningar fungerar väl både juridiskt och tekniskt och har använts under många år, bland annat inom vård- och omsorgssektorn. E-delegationens uppfattning är att det vanligaste kommunikationsmönstret för nya tjänster mellan myndigheter idag är via digitala tjänster (bastjänster). Ett annat exempel på fungerande lösningar som inte beaktats av utredningen rör behovet av försörjning av uppgift om en juridisk persons firmateckning. Det nämns som ett problem i betänkandet. Idag finns emellertid en välfungerande lösning i form av en digital tjänst (bastjänst) som Bolagsverket tillhandahåller och som anropas i ett flertal av Skatteverkets e-tjänster för att kontrollera firmateckningsrätten. Vidare anser utredningen att det finns ytterligare uppgifter som många myndigheter frågar företagen om men som idag inte finns i företagsregistret. E-delegationen delar denna uppfattning och vill lägga till att just företagsområdet är komplext med flera utsedda registerhållare för olika företagsformer och typer av uppgifter. Utredningen avgränsar sig emellertid till den information som idag finns i företagsregistret, (jfr även kap. 5) vilket gör att den valda lösningen blir otillräcklig i förhållande till myndigheternas behov av uppgifter. Det är oklart hur behovet av ytterligare uppgifter ska kunna tillgodoses. Detta gör att E-delegationen ifrågasätter om lösningen blir långsiktigt hållbar och möjlig att skala upp med fler uppgifter. E-delegationen anser att det behövs en informationsförsörjningsstrategi mellan myndigheter för att en mer långsiktig hållbar lösning ska kunna införas. För att öka informationsutbytet mellan myndigheter och på så sätt minska företagens uppgiftslämnande behöver ansvar, kvalitet, tillgänglighet och aktualitet hanteras. I annat fall finns det uppenbara risker 6

7 med att historien upprepar sig med en begränsad användandning av företagsregistret. E-delegationen menar att ett modernt tillvägagångsätt är att den som tillhandahåller information och den som ska använda den, gemensamt behöver komma överens om förutsättningar i form av t.ex. begreppsdefinitioner, kvalitets- och tillgänglighetskrav. Därefter kan digitala tjänster tillhandahålla informationen Organisation Utredningen föreslår att det inrättas en ny myndighet, Företagsdatamyndigheten, med den överordnade uppgiften att verka för att uppnå regeringens mål att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen. E-delegationen anser att frågan bör lösas utan att etablera en ny myndighet och vill i sammanhanget erinra om vikten av att utvecklingen av e-förvaltning hålls ihop och inte sprids på för många myndigheter/organisationer Kostnader för myndigheter För att skapa bästa möjliga förutsättningar för att lyckas med utveckling krävs ett aktivt arbete med att realisera och följa upp nyttor. Vår bedömning är att utredningens förslag kommer bli avsevärt mer kostsamt för offentlig sektor än vad utredningen tar upp i betänkandet. Även den administrativa kostnaden för företagen, som kan bli följden av utredningens förslag, kan bli höga. För att kunna bedöma förslagets nytta behöver nyttan ställas mot samtliga kostnader. I betänkandetsaknas en heltäckande beräkning av myndigheternas kostnader för att genomföra förslagen. För E-delegationens räkning Johan Bålman