Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen, SOU 2013:80

Transkript

1 Datum Beteckning Ert datum Dnr 2014/52 Er beteckning Avdelningen för N2013/5588/ENT Datainsamling från företag och organisationer Cecilia Hertzman , (6) Regeringskansliet Näringsdepartementet Stockholm Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen, SOU 2013:80 1. Sammanfattning Statistiska centralbyrån (SCB) lämnar sitt yttrande med utgångspunkt ur myndighetens verksamhet som statistikproducent och som ansvarig för det Allmänna företagsregistret. Nedan följer en sammanfattning av SCB:s synpunkter: SCB är sammantaget positiv till utredningens målsättning att företag som huvudregel bara ska behöva lämna uppgifter en gång och till ett ställe. SCB är positiv till införandet av en Servicetjänst men det är otydligt hur E-delegationens Mina meddelanden, Mina sidor på verksamt.se respektive Servicetjänsten samspelar som kontaktytor ut mot företagen. SCB stödjer förslaget om inrättande av en ny myndighet, Företagsdatamyndigheten, framför alternativet att inordna den inom ramen för en befintlig myndighet. Liksom utredningen tycker SCB att det är viktigt med en oberoende myndighet i förhållande till de myndigheter som ska samordnas. SCB instämmer inte i utredningens bedömning att en vidareutveckling av det Allmänna företagsregistret kan rymmas inom ramen för den befintliga verksamheten och efterlyser därför en kalkyl över förväntade kostnadsökningar. Även avgiften för anslutningen till Servicetjänsten bör ses över ytterligare. SCB är positiv till förslaget om att använda det Allmänna företagsregistret som källa för de grundläggande uppgifterna. SCB vill uppmärksamma utredningen på att förslaget om att företagen själva ska kunna ändra de grundläggande uppgifterna i Servicetjänsten och att ändringarna får direkt genomslag i det Allmänna företagsregistret får konsekvenser. Ändringar som kommer via Servicetjänsten måste ställas mot andra källor för att Postadress Besöksadress Telefon Fax Box , STOCKHOLM Karlavägen ÖREBRO Klostergatan E-post: scb@scb.se Organisationsnummer: Momsregnummer: SE

2 2(6) man ska kunna avgöra vilka uppgifter som behöver följas upp och vilka som kan få direkt genomslag. SCB anser att den komplettering och kvalitetssäkring av befintligt registerunderhåll som utredningen föreslår behöver utredas vidare och att det behöver förtydligas vad det är som avses. 2. SCB:s synpunkter SCB inleder med att övergripande kommentera förslaget om en Servicetjänst, Företagsdatamyndigheten, finansieringen och det Allmänna företagsregistret för att sedan särskilt ge synpunkter på några av avsnitten i betänkandet. 2.1 Förslag om inrättande av Servicetjänsten SCB anser att förslaget om en Servicetjänst som en samlad ingång för företagens uppgiftskrav är bra. Det är också viktigt med en öppning mot maskin-till-maskin-lösningar som komplement till direkt uppgiftslämnande. I kommande utveckling borde man särskilt inrikta sig mot ekonomisk information från bokföringen och även utreda kopplingar och möjligheter med XBRL-standarden. En uppgift en gång borde i en framtid kompletteras med en uppgift till flera ställen samtidigt. SCB vill framhålla att Servicetjänsten bör använda definitioner och begrepp som finns i det Allmänna företagsregistret. Återanvändning av uppgifter förutsätter just gemensamma begrepp och definitioner. I prototypen Mina företagsuppgifter redovisas uppgift om antal anställda samt att begreppet Företagsform används. I det Allmänna företagsregistret är det istället begreppen storleksklass och Juridisk form som används. 2.2 Förslag om inrättande av Företagsdatamyndigheten SCB stödjer förslaget om att inrätta en ny myndighet framför att ansvaret läggs på någon befintlig myndighet. Det främsta skälet är oberoende. SCB anser vidare att det är viktigt att Företagsdatamyndigheten får ansvaret att både arbeta med att minska uppgiftskraven och att förenkla rapporteringen av uppgifter enligt de krav som finns. Den myndighet, ny eller befintlig, som får uppgiften att hålla ett uppgiftskravsregister och en portal för uppgiftslämnande (Servicetjänsten) bör ha som uppgift att peka på krav där en samordning bör utredas och övervägas, dvs. driva på och följa upp det fortsatta samordningsarbetet. Enligt förslaget ska myndigheten inte ha rätt att besluta om att myndigheter ska avstå från att samla in uppgifter och inte heller ställa krav på samordning. Enligt vår uppfattning bör dock myndigheten ha möjlighet att rekommendera detta samt att initiera projekt inom dessa områden. Som exempel kan nämnas det projekt som bedrivits inom ramen för Bolagsverkets utredning kring Samordning av ekonomiska uppgifter.

3 3(6) 2.3 Förslag om finansiering SCB instämmer inte i utredningens bedömning att en vidareutveckling av det Allmänna företagsregistret kan rymmas inom ramen för den befintliga verksamheten och efterlyser därför en grundligare kalkyl. Det kan tilläggas att SCB inte själva kan bestämma sina priser utan det är en process som sker i samråd med Ekonomistyrningsverket. SCB anser att den stora kostnaden ligger i hanteringen som följer av att det ska vara möjligt för företagen att avisera ändringar av vissa grundläggande uppgifter via Servicetjänsten och den därmed önskade kvalitetshöjningen av registret. SCB stödjer inte förslaget om att kostnaden för Servicetjänsten ska baseras på myndigheternas andel av det totala nyttjandet. För vissa myndigheter, bl.a. SCB, kan det komma att innebära betydande kostnader. Det ger inte heller några incitament att ansluta sig tidigt. SCB efterlyser därför en kalkyl för kostnaderna per myndighet. 2.4 Förslag om att använda det Allmänna företagsregistret för de grundläggande uppgifterna SCB är i grunden positiv till förslaget om att använda det Allmänna företagsregistret som källa för de grundläggande uppgifterna. Däremot vill SCB lyfta fram att förslaget att företaget självt ska kunna granska och ändra vissa grundläggande uppgifter direkt i Servicetjänsten får en rad konsekvenser. Det Allmänna företagsregistret återanvänder idag uppgifter från andra källor såsom Skatteverket, Bolagsverket, Svensk adressändring m.fl. I det Allmänna företagsregistret registreras även uppgifter från en årlig undersökning omfattande företag med fler än ett arbetsställe. Uppgifterna i registret utreds vid behov och uppdateras när uppgifterna förändras hos de ursprungliga källorna eller utifrån undersökningar. Utöver uppgiften att hålla ett Allmänt företagsregister ska SCB enligt en EU förordning 1 hålla ett företagsregister för statistiska ändamål. Förhållandet mellan det Allmänna företagsregistret och SCB:s statistikregister är komplex. Registervården är integrerad för de olika behoven och båda registren ingår i SCB:s Företagsdatabas. I praktiken finns inte två separata register. Om ett företag ska kunna ändra uppgifter via Servicetjänsten innebär det en ny indatakälla som ibland behöver ställas mot andra källor för att man ska kunna avgöra vilka uppgifter som behöver följas upp innan en ändring får genomslag i registret. Idag uppmanar SCB företag att göra ändringar av uppgifter hos den primära källan, där så är möjligt, för att myndigheten sedan ska få ändringen via leveranser av administrativa uppgifter. 1 EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING (EG) nr 177/2008 av den 20 februari 2008 om inrättande av en gemensam ram för företagsregister för statistiska ändamål och om upphävande av rådets förordning (EEG) nr 2186/93

4 4(6) Utredningen nämner kontaktuppgifter men även uppgift om näringsgren (SNI-kod) som uppgifter som företagen ska kunna uppdatera direkt i Servicetjänsten. Av erfarenhet vet SCB att även förändringar av till synes enkla kontaktuppgifter kan behöva utredas närmare. För att så långt som möjligt få riktiga och samstämmiga uppgifter är det bra om det i Servicetjänsten ingår olika kontroller. Som exempel kan nämnas adressuppgifter där kontroller måste utföras för att se till att det är konsekvens i uppgifterna. Exempelvis måste det vara en giltig belägenhetsadress som används för att härleda arbetsställets kommun. Ett postnummerregister används för att säkerställa de rätta sambanden. Rätt belägenhet är viktig samhällsinformation för att ambulanser och andra utryckningsfordon ska komma till rätt plats, det utgör en koppling mot koordinater som används i navigationssystem. SCB vill poängtera vikten av att SNI-koderna håller hög kvalitet och anger de faktiska verksamheterna hos ett företag. SNI ingår i ett internationellt system av ekonomiska klassifikationer och bygger på EU:s näringsgrensindelning benämnd NACE1. SNI-koden är en central variabel för den ekonomiska statistiken samt för viss arbetsmarknadsstatistik. SNI-koder används både för urval och redovisning av statistik. Även om SNI främst ska användas för statistiska än damål, finns även andra områden där SNI-koden används. Inom ramen för Skatteverkets verksamhet kan rätt SNI-kod ha betydelse för att få nedsättning av arbetsgivar- och egenavgifter inom stödområde. SNI-koden har även betydelse för återbetalning av energiskatt i tillverkningsindustrin m.m. Skatteverket använder även SNI-koderna för att nå ut med riktad information vid exempelvis ny lagstiftning. SNI-koden används också av privata aktörer t.ex. vid utsändning av direktreklam och i ratingsystem hos kreditupplysningsföretag. Det är Skatteverket som ansvarar för att den juridiska enheten har rätt SNI-koder i samband med att ett företag registrerar eller ändrar sin verksamhet hos Skatteverket. Uppgifterna om bransch måste i Servicetjänsten lämnas på den finaste nivån, detaljgrupp, vilken motsvarar femsiffrig SNI-kod. För att uppgifterna ska kunna behandlas inom ramen för Företagsdatabasen behöver uppgifterna om SNI-koder kompletteras med procentuell fördelning om fler än en SNI-kod anges. Uppgifterna ska lämnas på arbetsställenivå om företaget har fler än ett arbetsställe. Dagens veckovisa leveranser från Skatteverket förutsätter att SNI-koders omfattning anges i procent. Ska SCB i fortsättningen utreda ändringar av SNI-koder, vilket idag görs av Skatteverket, behövs även underlag i form av beskrivande uppgifter om verksamheten. SCB vill lyfta fram att, då registervården för det Allmänna företagsregistret baseras på arbetsställen, måste ändringar för företag som har flera arbetsställen utredas särskilt. Om ett företag ska ändra sina

5 5(6) uppgifter via Servicetjänsten måste ändringar i dessa fall göras på arbetsställenivå. Det är viktigt att identiteten för ett arbetsställe används i Servicetjänsten. Det är SCB som tilldelar den identiteten. Om ett nytt arbetsställe anmäls måste SCB utreda om det handlar om ny verksamhet eller övertagen verksamhet enligt särskilda regler för kontinuitet som är viktiga för statistiken. Även här kan det finnas behov av kompletterande information från företaget som t. ex. från vilket organisationsnummer verksamheten eventuellt kommer ifrån. SCB välkomnar en bredare användning av uppgifter från det allmänna företagsregistret, vilket på sikt borde ge bättre kvalitet i uppgifterna. Detta förutsätter emellertid att det finns erforderliga resurser för relevant registervård. Av betänkandet framgår att det kan vara nödvändigt att både komplettera och kvalitetssäkra befintligt registerinnehåll. SCB anser att det är oklart vad en sådan komplettering och kvalitetssäkring innebär och att det därför behöver förtydligas. 2.5 Avsnitt 4 Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ SCB anser att det finns vissa oklarheter i vad som ska hanteras i Mina meddelanden, Mina sidor respektive Servicetjänsten och samspelet dem emellan. Det är viktigt att det blir klart för företagen vilka kontaktytor som gäller. SCB ser här att det finns en viss konflikt i var aviseringar och kontakterna med myndigheterna sker och att det som företagare kan vara svårt att veta när man ska använda vilken tjänst. SCB anser därför att frågan bör utredas vidare. 2.6 Avsnitt 7.6 Hur ska myndigheterna använda uppgifterna ur företagsregistret? SCB anser att det ska vara möjligt för företagen själva att välja om man vill använda de grundläggande uppgifter som finns lagrade eller om man själv vill fylla i t.ex. kontaktperson för det specifika ärendet. 2.7 Avsnitt Auktorisering SCB anser att det fortfarande finns en del oklarheter kring e-legitimation för inloggning för ombud som t.ex. redovisningskonsulter/ revisorer. Även stora företag kan ha flera kontaktpersoner som behöver komma åt att göra-listorna. SCB anser därför att frågan bör utredas vidare. 2.8 Avsnitt 9.5 Fasindelat genomförande SCB anser att fas 1 och 2 i förslaget bör genomföras samtidigt eftersom kopplingen mot det Allmänna företagsregistret är så central för hela infrastrukturen. Förutsättningarna för fas 2 behöver åtminstone vara tydligt utredda och klargjorda innan fas 1 kan anses vara avslutad.

6 6(6) Beslut i detta ärende har fattats av ställföreträdande generaldirektör Anna Heinstedt i närvaro av chefsjurist Eva Nilsson, avdelningschefer Eva Bolin, Folke Carlsson samt avdelningschef Cecilia Hertzman, föredragande. STATISTISKA CENTRALBYRÅN Anna Heinstedt Cecilia Hertzman