Utvecklingsmyndighet Bolagsverket

Transkript

1 AD 340/2011 RAPPORT TILL REGERINGSKANSLIET Utvecklingsmyndighet Bolagsverket N 2011/1368/ITP Företag och Företagande Datum: Version: 1.0 Upprättad av: Hans Ekstål

2 Hans Ekstål (18) Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING UTVECKLINGSOMRÅDE Utvecklingsområdet företag och företagande INSATSER Aktiviteter som är genomförda Dialogdagar E-delegationen och Uppdrag Helhet Verksamt.se Mina meddelanden FMUL. Förenklat och Minskat Uppgiftslämnande företag Internationellt arbete Handlingsplan utvecklingsansvar företag och företagande Övrigt Aktiviteter som påbörjats och planeras E-delegationen och Uppdrag Helhet Arena för erfarenhetsutbyte Fortsatt utveckling verksamt.se Mina meddelanden Fortsatt utredning Förenklat och Minskat Uppgiftslämnande företag Återkoppling till sektorn Internationellt arbete Övrigt Identifierade processer och samverkan Identifierade behov av bastjänster och andra insatser Aktiviteter som är identifierade men inte påbörjade MÅLUPPFYLLELSE FÖRUTSÄTTNINGAR OCH HINDER Generella framgångsfaktorer Juridiska framgångsfaktorer Finansiella framgångsfaktorer Samverkansformer Styrning och organisation BILAGOR... 18

3 Hans Ekstål (18) 1 SAMMANFATTNING Regeringen har utsett Bolagsverkets som utvecklingsansvarig myndighet för området företag och företagande. Sedan förra årets rapport har Bolagsverket fortsatt arbetet med utvecklingsansvaret genom att främja och samordna myndigheters utvecklingsarbete avseende olika aspekter av e-tjänster och e-förvaltning. Vår utgångspunkt i detta är i första hand användarens behov. Bolagsverket har lagt stort fokus på samverkan med e-delegationen, SKL och övriga utvecklingsmyndigheter. Verket anser att detta är det bästa sättet att identifiera och stödja de myndighets- och sektorsövergripande processer som är problematiska för användaren eftersom det inte begränsar oss endast till företagarperspektivet. Genom detta helhetsperspektiv har arbetet bidragit till att verket genom samarbetet med myndigheter och andra tagit till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet (6 myndighetsförordningen). I detalj så innebär detta att mycket resurser lagts på deltagande i det helhetsarbete Uppdrag helhet som e-delegationen inrättade i september Syftet med uppdraget är att möjliggöra en effektivare utveckling av den gemensamma e-förvaltningen genom att ta fram en plan för hur planerade och framtida förvaltningsgemensamma tjänster ska användas inom offentlig sektor. Bolagsverket har under året även bedrivit ett antal aktiviteter med syfte att bidra till regeringens mål när det gäller förenkling av den myndighetsgemensamma e- förvaltningen. Dialogdagar. För drygt ett år sedan inledde Bolagsverket arbetet med en serie av dialogmöten. När myndigheten summerar dessa så kan det konstateras att det finns en stor samsyn på att huvudfokus ska vara samordning av hur vi myndigheter möter företagaren och hur företagaren lämnar uppgifter till oss. Verksamt.se. Företagarsajten verksamt.se är numera en etablerad digital kontaktyta som bidrar med fördelar för såväl företagaren som för de myndigheter som har företagaren som målgrupp. Bolagsverket lägger därför, både som utvecklingsmyndighet och som en av förvaltarna, stort fokus på att förstärka innehållet och effekterna av verksamt.se. Sedan föregående rapportering har nya versioner och nya funktioner levererats och driftsatts. Projektet Mina meddelanden bedrivs som ett projekt inom verksamtsamarbetet beslutade regeringen om den förordning som ger Skatteverket i uppdrag att ansvara för denna infrastruktur. Därmed kunde de första säkra meddelandena skickas. FMUL. Förenklat och Minskat Uppgiftslämnande företag. Arbetet med att kartlägga företagens uppgiftslämnande till det offentliga fortsätter.

4 Hans Ekstål (18) Arbetet kommer även fortsättningsvis att bedrivas i nära samverkan med de myndigheter som ställer uppgiftskrav på företagen. För att de initiativ som tagits och de aktiviteteter som identifierats ska göra avsedd nytta finns ett antal framgångsfaktorer. En grundläggande framgångsfaktor är att det finns en process för eskalering av utvecklingsfrågor. Detta då det i utvecklingsansvaret inte finns något mandat att styra andra myndigheters planer. Det behöver heller inte vara så men avsaknad av styrinstrumentet kräver då att det finns en mottagare för sådana problemställningar. Helst ska då mottagaren i denna eskaleringsprocess ha mandat att styra utveckling och införande. De mest kritiska av övriga framgångsfaktorer är. Juridik. Regelverken behöver i möjligaste mån anpassas för att ge en bättre plattform för e-förvaltning. Finansiering. Små myndigheter och kommuner behöver bättre ekonomiska förutsättningar för att delta i effektiviseringsprojekt. Det behövs pris- och affärsmodeller som underlättar utbyte av information mellan myndigheter. Samverkansformer. Framtagna tjänster bör förvaltas och driftas på effektivaste sättet. Förvaltningsansvaret läggs idag ofta på den myndighet som utvecklat tjänsten. Styrning och organisation. Det är av största vikt att det finns samordnade, tidsatta och styrda planer för införande av och anslutning till förvaltningsgemensamma tjänster. Slutligen kan det konstateras att arbetet med att identifiera myndighetsövergripande processer, nödvändiga aktörer samt de myndighetsövergripande e-tjänster som det finns behov av är av en löpande och ständigt pågående natur. Arbetet behöver därför fortsätta över lång tid, troligen längre än detta uppdrag sträcker sig. 2 UTVECKLINGSOMRÅDE Regeringen har utsett fyra utvecklingsmyndigheter: Bolagsverket, Lantmäteriet, Skatteverket och Transportstyrelsen för att stödja det fortsatta arbetet inom e-förvaltningen. Bolagsverkets utvecklingsområde är företag och företagande. Utvecklingsmyndigheterna ska enligt uppdraget (N2011/1368/ITP): Identifiera relevanta aktörer och myndighetsövergripande processer. Identifiera myndighetsövergripande behov av e-tjänster som stödjer brukaren i dess kontakt eller informationsutbyte med det offentliga. Ta fram handlingsplan, som grundar sig på ingående aktörers verksamhetsplaner, som identifierar möjligheter till besparingar och ökade nyttor genom en högre grad av samverkan inom e-förvaltningsområdet. Beakta utvecklingen inom EU.

5 Hans Ekstål (18) Beakta utvecklingen inom det internationella standardiseringsarbetet. Främja användningen av öppna standarder. Vidare ska utvecklingsmyndigheterna verka för att: Koordinera e-förvaltningsprojekt och då främst de som har som syfte att producera: o Infrastrukturella tjänster o Bastjänster för information o E-tjänster i samverkan Aktörer inom området har verksamhetsplaner som inkluderar insatser inom e-förvaltningsområdet. Aktiv samverkan mellan relevanta aktörer för att främja en innovativ utveckling och tredjepartsutveckling av e-förvaltningstjänster. Gemensam kravställning mot leverantörer. Samordnat erfarenhetsutbyte vad gäller teknik och test. Stärka informationssäkerheten. Bolagsverket ska årligen redovisa sitt uppdrag till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) med kopia till e-delegationen, senast den 1 februari varje år. I rapporten ska det särskilt redovisas: Hur myndigheterna inom utvecklingsområdet lever upp till kravet i 6 myndighetsförordningen att genom samarbete med myndigheter och andra ta tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Hur arbetet har bidragit till att uppnå regeringens mål att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter och att ta del av förvaltningens service. Hinder för utvecklingen och lämna förslag till lösningar. Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 december Utvecklingsområdet företag och företagande Bolagsverket har länge arbetat tillsammans med andra myndigheter med att förenkla och förbättra myndighetsservice riktad till blivande och befintliga företag. I myndighetssamarbetet som benämns Starta och driva företag ingår idag Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Skatteverket, Tullen och Tillväxtverket. I samarbetet har det tagits fram flera bra produkter och e-tjänster; exempelvis företagarsajten verksamt.se, starta företag-dagen och starta företagbroschyren. Olika behov och kontakter uppstår från den allra första tanken på att starta ett företag till att driva, utveckla och sedan till att eventuellt avsluta företagets verksamhet. Detta kallar vi för ett företags livscykel. Under ett företags livscykel är det en stor mängd aktiviteter som ska utföras och mycket information som ska lämnas till eller inhämtas av myndigheter.

6 Hans Ekstål (18) Enligt uppdraget som utvecklingsmyndighet ska Bolagsverket avgränsa utvecklingsområdet genom att identifiera målgruppernas och intressenternas behov av myndighetsövergripande e-tjänster. För att strukturera denna del av uppdraget har Bolagsverket utgått ifrån företagets livscykel och de behov som uppstår där. Verket har då sett att det finns möjlighet att använda ett antal redan påbörjade aktiviteter som plattformar, exempelvis myndighetssamarbetet Starta & driva företag och utredningsuppdraget förenklat och minskat uppgiftslämnande. Som utvecklingsmyndighet för e-förvaltning inom området företag och företagande ska Bolagsverket också samordna och skapa en arena för att identifiera behov och hitta lösningar som sedan kan sammanställas i en handlingsplan. Detta arbete inleddes med de dialogdagar som genomfördes under 2011 och Resultatet av dialogdagarna har sammanställts och återkopplats till deltagarna. Under 2013 planerar Bolagsverket för liknande aktiviteter. Arbetet med att identifiera myndighetsövergripande processer, nödvändiga aktörer samt de myndighetsövergripande e-tjänster som det finns behov av är av en löpande och ständigt pågående natur. Vilket medför att arbetet måste fortsätta över lång tid, troligen längre än detta uppdrag sträcker sig. 3 INSATSER 3.1 Aktiviteter som är genomförda Dialogdagar. Under året har dialogdagar med sektorns aktörer hållits. Under dialogdagarna har både intressenter från myndigheter och privata sektorn medverkat. Under dagarna väcktes många frågor, behov identifierades och diskuterades. Under våren 2012 summerade drygt trettio myndigheter och organisationer dialogen och några pågående arbeten inom området lyftes fram. Det finns en stor samsyn på att huvudfokus ska vara samordning av hur vi myndigheter möter företagaren och hur företagaren lämnar uppgifter till oss E-delegationen och Uppdrag Helhet. I september 2012 inrättade E-delegationen arbetsutskottet Helhet. Syftet med projektet är att möjliggöra en effektivare utveckling av den gemensamma e- förvaltningen genom att ta fram en plan för hur planerade och framtida förvaltningsgemensamma tjänster ska användas inom offentlig sektor. Arbetet ska vidare, baserat på användarbehoven, möjliggöra medborgares och företagares tillgång till de förvaltningsgemensamma tjänsterna. I slutändan ska arbetet leda till ett antal förslag som förbättrar mötet mellan offentlig sektor och medborgare/företagare. Arbetet ska sträva efter att uppnå en hög användarnytta och utgå från den livssituation en medborgare befinner sig i. Slutrapport från uppdrag helhet kommer att lämnas under mars 2013.

7 Hans Ekstål (18) Sett utifrån målen med utvecklingsansvaret så bidrar samarbetet inom uppdrag helhet mycket väl till Bolagsverkets planerade mål. Bolagsverket har sett att det är svårt att avgränsa samordning och e-stöd till enbart sektorn företagare. Ex. ett företag företräds av en privatperson som kan vara i kontakt med myndigheter som stödjer målgrupperna fordon/förare och användare av geografisk information. En användares process spänner ofta över flera av de sektorer som identifierats. Totalt sett uppnås bättre förslag med större genomslagskraft om utvecklingsmyndigheterna arbetar tillsammans än vad vi gör var och en för sig Verksamt.se Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket utvecklar och driver tillsammans företagarsajten verksamt.se. Verksamt.se innehåller samordnad information och tjänster för målgrupperna blivande företagare och företagare som redan bedriver affärsverksamhet. Syftet med verksamt.se är synonymt med utvecklingsansvarets innebörd nämligen att förenkla för såväl företagare som myndigheter. Genom att använda verksamt.se kan företagaren bl.a. skapa en affärsplan, registrera ett företag och ändra uppgifter om företaget hos Bolagsverket, anmäla sig för att få F- skattsedel, registrera sig som arbetsgivare eller göra momsregistrering. Verksamt.se är numera en etablerad digital kontaktyta som bidrar med fördelar för såväl användaren som för ingående parter/myndigheter. Bolagsverket lägger därför, både som utvecklingsmyndighet och som en av förvaltarna, stort fokus på att förstärka innehållet och effekterna av verksamt.se Sedan föregående rapportering har nya versioner och nya funktioner levererats och driftsatts Mina meddelanden. Projektet Mina meddelanden bedrivs inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag och syftar till utvecklandet av en myndighetsgemensam infrastruktur för att lösa likartade verksamhetsproblem samt skapa ett säkert sätt för elektroniskt kommunikation mellan myndigheter och privatpersoner och företag. Lösningen utvecklas av Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket i samverkan beslutade regeringen om den förordning som ger Skatteverket i uppdrag att ansvara för denna infrastruktur. Därmed kunde de första säkra meddelandena skickas (flöden från Skatteverket, Bolagsverket och Transportstyrelsen) FMUL. Förenklat och Minskat Uppgiftslämnande företag På uppdrag av regeringen har fjorton statliga myndigheter genomfört en kartläggning över företags uppgiftslämnande i syfte att möjliggöra förenklingar. Bolagsverket ansvarar för att koordinera och leda arbetet, som genomförs i nära samverkan mellan myndigheterna. Resultatet lämnades i en lägesrapport till regeringen den 19 juni Se bilaga 1 Lägesrapport Förenklat och minskat uppgiftslämnande.

8 Hans Ekstål (18) Kartläggningen visar att det i lagar, förordningar eller föreskrifter finns över krav på att lämna uppgifter till de fjorton myndigheterna. Det ger en samlad bild över uppgiftslämnandet och den potential som finns för ett fortsatt utvecklingsarbete. För myndigheterna handlar det om att ständigt ifrågasätta den egna insamlingen samt att använda de uppgifter som redan finns för att underlätta för företagaren. Det finns även möjligheter för myndigheterna att öka återanvändningen av uppgifter mellan varandra istället för att samla in dem direkt från företagen. Allt med utgångspunkten en uppgift en gång. Till följd av kartläggningens resultat har Skatteverket, Statistiska centralbyrån och Bolagsverket startat ett samarbete kring återanvändning av grundläggande uppgifter. Ett antal uppgifter har valts ut, begrepps- och informationsmodellering pågår. En katalog och guide för återanvändning ska skapas. Liknande arbeten planeras även för uppgifter inom ekonomisk information, offentlig upphandling och ärendeinformation Internationellt arbete. Under året har Bolagsverket utifrån utvecklingsansvaret deltagit i EU-initierade arbeten så som STORK 2.0 (Secure identity across borders linked 2.0), SPOCS (Simple Procedures Online for Cross Border Services), e-codex (e-justice via Online Data Exchange) och EBR (European Business Register). Fokus här har legat på de områden som verket tror kommer att påverka det kommande arbetet på den svenska e-förvaltningsnivån och då främst kopplat till sektorn företag och företagande. Bolagsverket bevakar också de olika initiativ som pågår omkring elektronisk identifiering av företag Handlingsplan utvecklingsansvar företag och företagande Bolagsverket har upprättat en handlingsplan för arbetet med utvecklingsansvaret, se bilaga 2 Handlingsplan utvecklingsansvar sektorn företagande_ Handlingsplanen pekar ut prioriterade områden, mål och strategier för utvecklingsansvaret. Parallellt med handlingsplanen hålls löpande uppdaterade listor och förteckningar över dels de intressenter, aktörer och nätverk som är aktiva inom e-förvaltningsområde och dels förslag till insatser för att främja e- förvaltningsutvecklingen inom sektorn Övrigt Under året har Bolagsverket även bidragit till att stärka e-förvaltningen inom sektorn på följande sätt. Samarbete med projektet DUKAT (Linköpings universitet och SKL) Deltagit i myndighetsövergripande projekt med syfte att ta fram mallar och metoder för samverkan i e-förvaltningsprojekt. Deltagit i projekt inom Myndighetsnätverket (Bolagsverket, Centrala studiestödsnämnden (CSN), Försäkringskassan, Statens tjänstepensionsverk (SPV), Länsstyrelsen i Västernorrlands län,

9 Hans Ekstål (18) Mittuniversitetet, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Specialpedagogiska skolmyndigheten och Tullverket). Deltagit i utredningsarbete inom e-legitimationsnämnden Deltagit i förstudier. Mina fullmakter, mina meddelanden, Nationell ställföreträdartjänst Samverkan med Lantmäteriet angående register för Samfällighetsföreningar 3.2 Aktiviteter som påbörjats och planeras E-delegationen och Uppdrag Helhet. Utredningen lämnar sin slutrapport i februari I rapporten finns förslag till förstudier och utvecklingsinsatser. Troligen kommer rapporten även att föreslå en fortsättning för utredningsuppdraget Arena för erfarenhetsutbyte Under 2012 arrangerades dialogdagar för aktörer inom sektorn. Bolagsverket planerar liknande evenemang för Fortsatt utveckling verksamt.se Utvecklingen av verksamt.se fortsätter i enlighet med den digitala agendan för Sverige, det regeringsuppdrag Bolagsverket fått från Näringsdepartementet om bland annat hanteringen av öppen data samt det uppdrag verksamt och de deltagande myndigheterna har från UD ang. tjänstedirektivets elektroniska kontaktpunkt. Regeringen har också satt mål för vad de vill att företagssajten verksamt.se ska åstadkomma fram till Förutom att verksamt.se ska ha fler besökare 2020 än 2012 så ska merparten av dem som använt verksamt.se tycka att den gör det enklare att starta och driva företag. Se bilaga 3 Verksamhetsplan 2013_verksamt.se. Under 2013 ligger fokus för utvecklingen på Ökad tillgänglighet. Verksamt.se ska även under 2013 tillgänglighetsanpassas utifrån E-delegationens vägledning för webbutveckling. Öppen data. Regeringen har uppdragit till Bolagsverket, Tillväxtverket och Skatteverket att möjliggöra för tredje part att kunna använda tillgänglig information på verksamt.se för utveckling av tjänster. Årsredovisning. I och med de nya reglerna som gör att vissa Aktiebolag inte behöver ha revisor så har behovet av ett enklare sätt att skapa och skicka in sin årsredovisning uppstått. Inom verksamtsuppdraget ska det därför utredas och eventuellt utvecklas ett sätt för de bolag som valt att inte ha revisor att skicka in sin årsredovisning snabbt, enkelt och rätt. Aktörsanslutningar. Ett arbete har startat med direktivet att ta hand om förberedelsearbetet för att utvidga myndighetssamarbetet Starta och driva företag med fler aktörer.

10 Hans Ekstål (18) Mina meddelanden Arbetet fortsätter under 2013 med att öka anslutningstakten för nya meddelanden, nya brevlådeoperatörer samt att utreda och utveckla lösningen med dubbelriktad kommunikation. Förutsättningarna för en ökad anslutningstakt bedöms som goda genom att samtliga e-delegationsmyndigheter ställt sig bakom detta Fortsatt utredning Förenklat och Minskat Uppgiftslämnande företag För att ta tillvara resultatet hittills (se redogörelse för 2012 ovan) har regeringen beslutat att förlänga uppdraget till november Arbetet är tillsammans med andra satsningar inom området en fortsättning av regeringens regelförenklingsarbete, med ambitionen att åstadkomma en märkbar positiv förändring i företagens vardag Återkoppling till sektorn Under 2012 har Bolagsverket som nämns ovan arrangerat dialogdagar inom sektorn med syfte att skapa en arena för gemensam planering och erfarenhetsutbyte. Som ett ytterligare led i detta begär verket inför 2013 in utvecklingsplaner för de myndigheter som har betydande e-tjänsteutveckling inom förtagarsektorn. Syftet med aktiviteten är att utifrån vår helhetssyn bidra till återanvändning och samverkan Internationellt arbete Under 2013 kommer Bolagsverket att utöka deltagandet i de internationella samarbeten som verket ser kommer att påverka vår sektor Övrigt Utifrån Bolagsverkets arbete med att identifiera myndighetsövergripande processer och effektiviserande samverkansmöjligheter så planeras även start av följande aktiviteter under Användning av grunddata. Inom e-delegationen pågår en utredning om Semantisk interoperabilitet. När det gäller grundinformation om företag finns det redan nu alla förutsättningar för sektorns myndigheter att hämta sin företagsinformation från Bolagsverkets register. Tillsammans med de andra utvecklingsmyndigheterna ta fram förslag på myndighetsgemensamma styr- affärs- och prismodeller för samverkan och informationsutbyte. Utveckling av en visningtjänst för den förvaltningsgemensamma tjänsten Mina Fullmakter. Utveckla stöd för användande av företagsinformation i e-id 2.0 e-tjänster. 3.3 Identifierade processer och samverkan Bolagsverket har i samverkan med andra sektorsmyndigheter sedan länge arbetat utifrån en gemensamt identifierad process för start av företag. Bilden nedan är ett

11 Hans Ekstål (18) utdrag från rapporten Starta företag slutrapport. Rapporten har bland annat utgjort underlag för utvecklingen av verksamt.se. Den service som idag erbjuds i form av verksamt.se och övriga produkter inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag är ett resultat av de behov som identifierats utifrån denna gemensamma bild av starta företagprocessen. Målet inför 2013 är att utveckla och komplettera denna service. När det gäller den fortsatta utvecklingen av stödet till de som driver företag så finns det inte ett lika väl definierat processunderlag. Företagarens processer när det gäller myndighetskontakter skiljer sig väsentligt åt beroende på omfattning och typ av verksamhet. I dag finns ett relativt bra processunderlag för de branscher som har stöd i samverkansprodukterna. Det finns även övergripande beskrivna processer för de tjänsteproducerande EU-företag vars etableringsprocess Sverige ska stödja enligt EU:s tjänstedirektiv. Bolagsverket kommer att fortsätta med att identifiera företagarens processer under Arbetet kommer till största delen att bedrivas i myndighetssamarbetet och verksamts regi. Bolagsverket har också sett att stödet till företagaren inte blir komplett om fokus endast ligger på det processtöd som ska samordnas enligt utvecklingsuppdraget. En företagare är en medborgare som i sina myndighetskontakter har behov av stöd både som företagare och som privatperson. Det är inte helt ovanligt att en livshändelse som gäller företaget skapar behov av kontakter med andra myndigheter än de som har företag som målgrupp. Ex. en familjemedlem och företagsdelägare dör, företagslokal och bostad behöver anpassas för funktionshinder.

12 Hans Ekstål (18) Myndigheterna behöver därför utgå från användarens behov och inte från de interna myndighetsprocesser och den organisation som skapats utifrån dessa. Det är svårt för användaren att administrera sina myndighetskontakter när det stöd som finns är byggt utifrån myndigheternas specifika uppdrag. Det ska vara enkelt för användaren att få information och stöd utifrån den fråga man har. Användaren behöver bli guidad och få förslag som löser eller underlättar hanteringen av ärendet. Det är alltså myndigheterna som ska samordna sig efter användarens process och inte tvärtom. För att detta ska vara möjligt att uppnå krävs samverkan över myndighetsgränserna. Den automatiserade samverkan som då måste ske backoffice mellan aktörerna är mycket viktigt för att dels uppnå förenkling och enhetlighet för användaren och dels effektivisering av myndigheternas verksamheter. 3.4 Identifierade behov av bastjänster och andra insatser Bolagsverket har i arbetet inom Uppdrag helhet tillsammans med e- delegationen, SKL och de övriga utvecklingsmyndigheterna sett att vi tillsammans behöver samordna utvecklingen av e-förvaltningen för att kunna ge en mer komplett service. Fokus behöver ligga på helheten både i processkartläggning och i behovsanalys. Detta för att skapa förutsättningar för beskrivandet av användarens process och behov där livssituation och livshändelses förutsätter att användaren i dag ska starta processer som spänner över flera myndighetsområden. Det behövs en gemensam uppfattning när det gäller användarens behov för att möjliggöra utveckling och användning av de förvaltningsgemensamma tjänster som dels ska skapa nytta för våra användare och dels ska effektivisera myndighetsinterna processer. Förvaltningsgemensamma tjänster som mina meddelanden, mina fullmakter, min ärendeöversikt etc. effektiviserar för användaren genom att en viss typ av myndighetskontakt endast behöver göras en gång. De resurser som frigörs på myndighetssidan som ett resultat av samnyttjande kan användas för att ytterligare förbättra servicen till medborgare och företagare. Bilden nedan har använts inom e-delegationens uppdrag helhet och visar hur de kundprocesser som startas utifrån livssituation och livshändelse kräver att myndigheterna samverkar i sina verksamhetsprocesser.

13 Hans Ekstål (18) Uppdrag helhet ska enligt plan beskriva de förvaltningsgemensamma tjänster som behöver finnas på plats samt hur de ska införas och användas. 3.5 Aktiviteter som är identifierade men inte påbörjade Flera av de pågående arbeten som redovisas ovan under 3-3 och 3.4 är stora insatsområden. Dessa kommer att fortsätta i ett antal genomförandeaktiviteter. Vidareutvecklingen handlar i de flesta fall om att dels skapa nytta genom att utöka användningen av en förvaltningsgemensam tjänst som verksamt.se eller mina meddelanden. När det gäller de förvaltningsgemensamma tjänsterna så är det också av största vikt att en effektiv förvaltningsprocess införs. Pågående möjliggörande arbeten av typ uppdrag helhet behöver också fortsätta i liknande form som idag. Alternativet är att samordning och planering av gemensamma utvecklingsaktiviteter hanteras av en eller flera myndigheter med utpekat ansvar och befogenheter. Den pågående utredningen om förenklat och minskat uppgiftslämnande behöver slutföras och övergå i praktisk handling. Utifrån Bolagsverkets arbete med att identifiera myndighetsövergripande processer och effektiviserande samverkansmöjligheter så vill verket även att följande aktiviteter initieras under Samfälligheter i verksamt.se. Den nationella ledningsgruppen för verksamt.se har tagit beslut om att de som driver Samfällighetsföreningar tillhör målgruppen för verksamt.se. Stödet bör införas i befintliga e- tjänster under 2013 eller 2014.

14 Hans Ekstål (18) Återuppta och vidareutveckla e-tjänst för näringsidkare. Det är ett användarbehov att via en sökning kunna få urval av information från samtliga företagsformer. En sammanhållen struktur för företagsattribut möjliggör också en förvaltningsgemensam behörighetsfunktion. Förvaltningsgemensamma kataloger. Idag finns tjänstekatalogen tillgänglig via e-delegationens webbplats. Det pågår även arbeten med att tillgängliggöra öppen data och resultat från behovsanalyser på likanande sätt. Även enkäter (utförda och planerade), viktiga utredningar samt internationella publikationer av intresse bör tillgängliggöras på liknande sätt. Standard för ekonomisk rapportering. Utredningen Små företag - stora möjligheter med IT SOU 2012:63 föreslår start av ett arbete med syfte att utnyttja XBRL och SIE-standarderna fullt ut. Ett sådant användande av standarder kommer att möjliggöra utveckling av e-tjänster som kan förenkla småföretagens ekonomiska redovisning till myndigheterna. E-delegationen och uppdrag helhet. Uppdrag helhet kommer att i sin slutrapport (lämnas under första delen av mars 2013) bland annat att föreslå ett antal utrednings- och utvecklingsaktiviteter som exempelvis Myndighetsgemensam betalningsfunktion, Min kalender och Min E-pärm. Se uppdragets slutrapport för mer information. SNI-kodning. Processen behöver samordnas. Idag hanteras och används kodning och information av flera myndigheter. SCB äger kodstruktur och data, Skatteverket utför i många fall kodningen. Bolagsverket har ett behov av informationen för urval. Det finns också en möjlig användning av branschkoder som processtöd i verksamt.se. Ett antal utredningar om förbättrad process har tidigare gjorts. En ny utredning (förstudie) kan göras. 4 MÅLUPPFYLLELSE Utvecklingsansvaret utgår från regeringens målbild för Bolagsverkets interna målbild 2015 utgår från samma övergripande målbild. Det beslutade målbildsdokumentet för Myndighetssamarbetet Starta och driva företag har också sin utgångspunkt i regeringens övergripande mål Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Utvecklingsuppdraget är stort och det är med dagens förutsättningar inte möjligt att förbättra eller ens kartlägga hela sektorns samverkans- och serviceförmåga under dessa första år. Bolagsverket har därför prioriterat och satsat våra resurser på de områden där störst användarnytta kan uppnås. För att avgöra vad detta är så utgår Bolagsverket i första hand från användarens behov, vilket också de tre målbilderna gör.

15 Hans Ekstål (18) Det arbete Bolagsverket genomfört under året har bidragit till regeringens mål. Användningen av verksamt har ökat och trenden är att ökningen fortsätter. Enligt de behovsanalyser verket gjort så behöver företagaren ett sammanhållet processtöd för sina myndighetskontakter. Verksamt.se tjänar detta ändamål väl. Utredningen Förenklat och minskat uppgiftslämnande kommer vid ett genomförande att avsevärt förenkla för företagare och medborgare genom att myndigheterna återanvänder inlämnade uppgifter. Utgångspunkten en uppgift en gång beskriver på ett kortfattat sätt en förenkling för användaren samtidigt som det ger förutsättningar för effektivisering hos myndigheterna. Bolagsverket har som tidigare skrivits i rapporten lagt stort fokus på samverkan med e-delegationen, SKL och övriga utvecklingsmyndigheter. Verket anser att detta är det bästa sättet att identifiera och stödja de myndighets- och sektorsövergripande processer som är problematiska för användaren eftersom det inte begränsar arbetet endast till företagarperspektivet. Genom detta helhetsperspektiv har arbetet bidragit till att verket via samarbetet med myndigheter och andra tagit till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet (6 myndighetsförordningen). 5 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH HINDER De aktiviter och förslag som planeras och startas kommer att skapa nytta endast om de genomförs och leder till användning. Beroende på aktivitet så krävs också att genomförandet görs i viss sekvens och i viss ordning. På många områden är det dessutom viktigt att användning och trafik är så omfattande att tjänsten/servicen blir intressant för användare och myndighetsaktörer.

16 Hans Ekstål (18) Det finns därför att antal kritiska framgångsfaktorer när det gäller utvecklingsansvarets målbild. 5.1 Generella framgångsfaktorer Förutom de framgångsfaktorer som redovisas per område nedan så finns det ett behov av en definierad process för eskalering av utvecklingsfrågor. Ex. en förvaltningsgemensam tjänst är beroende av en viss insats från vissa myndigheter under ett bestämt tidsfönster. I utvecklingsansvaret finns inget mandat att styra andra myndigheters utvecklingsplaner. Det behöver heller inte vara så men avsaknad av styrinstrumentet kräver då att det finns en mottagare för sådana problemställningar. Helst ska då mottagaren i denna eskaleringsprocess ha mandat att styra utveckling och införande. 5.2 Juridiska framgångsfaktorer Regelverken behöver, i den mån det är nödvändigt anpassas för att ge en bättre plattform för e-förvaltning Regelverken behöver anpassas så att de möjliggör myndighetsgemensamma processer och system. Begreppen allmän handling och direktåtkomst måste i lagstiftningen ges en betydelse som främjar en myndighetsspecifik och en myndighetsgemensam förvaltning. Regler för informationssäkerhet behöver samordnas. Säkerhetsaspekten. Lägg säkerhet på en rimlig och realistisk nivå. Beakta t.ex. återanvändning av information när säkerhetsanalyser görs. Juridisk kompetens behövs från start i utveckling och förstudier. 5.3 Finansiella framgångsfaktorer Skapa förutsättningar för små myndigheter och kommuner att delta i effektiviseringsprojekt. De har ofta inte möjlighet att själva finansiera trots uppenbar nytta. Pris- och affärsmodeller som underlättar utbyte av information mellan myndigheter. Här finns exempelvis problem med utbyte av information mellan en anslagsfinansierad och avgiftsfinansierad myndighet. Se bilaga 4, PM från Bolagsverket, Lantmäteriet, Skatteverket och Transportstyrelsen En finansieringsmodell som går i takt med e- förvaltningens utveckling. Investeringsparadoxen. Vart man räknar hem nyttan motverkar effektivisering. Överväg och utred en typ av incitament för de som skapar nytta i andra processer än sin egen, exempelvis avdragsrätt. 5.4 Samverkansformer Återanvändning. Det är av största vikt att nyutvecklingsprojekt inom förvaltningen tar tillvara de möjligheter som finns i form av

17 Hans Ekstål (18) återanvändning. Om möjligt ska återanvändning ske via anslutning till förvaltningsgemensamma tjänster (Mina meddelanden, Mina fullmakter etc.). Om det inte är genomförbart bör återanvändning av funktioner och erfarenheter ske där det är möjligt. Förvaltning. Framtagna tjänster bör förvaltas och driftas på effektivaste sättet. Idag faller ofta förvaltningsansvaret på den myndighet som haft det största ansvaret i framtagandet. Avsändarproblematiken. Gemensamma tjänster behöver ha en tydlig avsändare för att inte förvirra användare. I nuläget så förutsätts att flera myndigheter står som avsändare av förvaltningsgemensamma tjänster. Ex. verksamt.se. Tröskeln för att gå in i samverkansarbeten är idag hög. Hitta sätt att samverka som, inledningsvis, inte innebär alltför stora insatser. Begrepp. Det underlättar om det finns en ensad begreppsanvändning. 5.5 Styrning och organisation Samordnade, tidsatta och styrda införandeplaner behövs. En allt för utdragen process för anslutning av myndigheter till förvaltningsgemensamma tjänster tar bort intresse från användare och kan försena eller i värsta fall stoppa införande. Mandat att styra införande. Om, inte mandat kan ges till införandegrupp krävs starkare incitament för anslutande myndigheter. Modell och metod för samverkansarbeten behöver bli bättre. Synkronisering mellan regleringsbrev och målbild krävs för att myndigheterna ska kunna hålla gemensamma strategier för e-förvaltning. Samordna och samverka i planering och beslut på myndighetsnivå och departementsnivå. Kunskap. Kunskap om problem- och målbild behövs på alla nivåer. Kunskapen är en förutsättning för beslutsfattande.

18 Hans Ekstål (18) BILAGOR Bilaga 1 Lägesrapport Förenklat och minskat uppgiftslämnande lagesrapport_ pdf Bilaga 2 Handlingsplan utvecklingsansvar sektorn företagande_ Handlingsplan utvecklingsansvar sektorn företagande_ pdf Bilaga 3 - Verksamhetsplan 2013_verksamt.se Verksamhetsplan 2013_verksamt.se.pdf Bilaga 4 - En finansieringsmodell som går i takt med e-förvaltningens utveckling En finansieringsmodell som går i takt med e-förvaltningens utveckling 1 0.pdf