Bolagsverkets utvecklingsansvar inom sektorn företag och företagande

Transkript

1 1 (16) 1 (16) Klassificeringsid Sektorns verksamhetsplaner Bolagsverkets utvecklingsansvar inom sektorn företag och företagande Diarienummer: AD 267/2013 Datum: Version: 1.0 Upprättad av: Hans Ekstål och Daniel Sjöberg

2 2 (16) 2 (16) Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 2 Inhämtande av verksamhetsplaner... 2 Syfte med rapporten... 3 Resultat... 3 Intressanta enskilda utvecklingsinitiativ 3 Sju insatsområden... 7 Område 1 - Samordning via verksamt.se 7 Område 2 - Anslutning till Mina meddelanden 8 Område 3 - Standardsystem för E-beställningar 9 Område 4 - Öppna data 9 Område 5 - Vägledningar och kataloger 10 Område 6 - Samordning av myndighetsövergripande processer 11 Område 7 - Förslag till förvaltningsgemensamma tjänster 11 Övriga iakttagelser Kommande aktiviteter Bilagor... 14

3 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Sammanfattning Bolagsverket har analyserat utvecklingsplaner från 19 myndigheter med företagare som målgrupp. Några slutsatser från vår analys är: De flesta av de inrapporterade utveckligsinsatserna är planerade förbättringar av den egna kärnverksamheten som i många fall leder till förbättringar för den målgrupp som myndigheten riktar sig till. Det finns planerade och pågående utvecklingsaktiviteter inom e-tjänsteområdet som kan eller skulle kunna effektiviseras genom anslutning till förvaltningsgemensamma tjänster och serviceåtaganden. Många planerade e-tjänster skulle t.ex. kunna visas ut via verksamt.se. E-tjänster som syftar till att underlätta kommunikation mellan myndigheter och företag bör ansluta till mina meddelanden. Andra utveklingsinitiativ skulle kunna samordnas i gemensamma förstudier eller utvecklingsprojekt som syftar till att ta fram förvaltningsgemensamma komponenter. Statens servicecenter som leverantör av standardkomponenter är ett koncept som kan vidareutvecklas. Den totala effektiviteten inom förvaltningen ser ut att kunna ökas om drift och förvaltning av standardkomponenter som exempelvis ekonomioch HR-system hanteras gemensamt. En iakttagelse är att det finns samverkanspotential på andra områden än systemanvändning. För att nå bästa effekt av vår samlade verksamhetsutveckling bör vi till exempel samverka bättre i användning av spetskompetens inom teknik, juridik, kommunikation, verksamhetsarkitektur etc. Denna rapport distribueras dels till rapporterande myndigheter, dels till övriga relevanta intressenter. Rapporten läggs också som en bilaga till utvecklingsmyndighetens ordinarie årsrapport till Näringsdepartementet. Vidare kommer slutsatserna från analysen att vara underlag till planerade seminarier med sektorns aktörer. De aktiviter som föreslås i rapporten kommer att föras till en särskild. Bolagsverkets roll i genomförandet av aktiviteterna i en kan dels vara att leda och ansvara för genomförandet av aktiviteten, dels att ansvara för koordinering och uppföljning när annan myndighet eller aktör är ansvarig för genomförandet. Det senare är att föredra då en stor del av rollen som utvecklingsmyndighet syftar till att skapa förutsättningar för sektorns aktörer att samordna sig och samverka med varandra.

4 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Bakgrund Regeringen utsåg 2011 Bolagsverket till utvecklingsmyndighet inom sektorn företag och företagande. Utvecklingsansvaret är ett led i regeringens arbete med att förbättra styrningen av myndigheternas arbete med e-förvaltning genom att nå en högre grad av samverkan och integration mellan myndigheter inom e-förvaltningsområdet. Övriga utvecklingsansvariga myndigheter är Lantmäteriet för geografisk information, Skatteverket när det gäller privatpersoner samt Transportstyrelsen för fordon och förare. Bolagsverket har lagt stort fokus på samverkan med e-delegationen, SKL och övriga utvecklingsmyndigheter. Verket anser att detta är det bästa sättet att identifiera och stödja de myndighets- och sektorsövergripande processer som är problematiska för användaren eftersom det inte begränsar oss endast till företagarperspektivet. Inhämtande av verksamhetsplaner En del av uppdraget till Bolagsverket är att verka för att årliga verksamhetsplaner för insatser inom e-förvaltningsområdet samlas in. Baserat på dessa ska Bolagsverket sedan ta fram en för utvecklingsområdet. Arbetet inleddes med att Bolagsverket skickade ut en förfrågan 2 februari 2013 till följande 20 myndigheter: Arbetsförmedlingen Bolagsverket Domstolsverket Energimyndigheten Finansinspektionen Försäkringskassan Kommerskollegium Kronofogdemyndigheten Lantmäteriet Livsmedelsverket Patent- och registreringsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Statens Jordbruksverk Statistiska Centralbyrån växtverket Trafikanalys Trafikverket Transportstyrelsen Tullverket Brevet till Jordbruksverket finns som ett exempel i bilaga 1. Syftet med att samla in dessa verksamhetsplaner är att få en rättvisande bild av pågående utvecklingsprojekt samt att få ett underlag till att finna synergier för e-förvaltningen som helhet.

5 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Vi har fått in svar innehållande omfattande verksamhetsplaner från 19 myndigheter. Trafikanalys har i överenskommelse med Bolagsverket inte lämnat in någon verksamhetsplan. Planerna håller genomgående hög kvalitet när det gäller omfattning och beskrivningen av insatserna. Svaren har gåtts igenom och sammanställts i form av en lista, se bilaga 2. Sammanställningen har genomförts av Hans Ekstål och Daniel Sjöberg. Syfte med rapporten Denna rapport sammanfattar den analys som gjorts utifrån verksamhetsplanerna. Rapporten ska vidare, utifrån analysen, ge förslag på e-förvaltningsaktiviteter i form av återanvändning, utredning eller utveckling i samverkan mellan myndigheter. Resultat Det måste betraktas som ett bra resultat att vi fått in 19 av 20 begärda verksamhetsplaner. Den genomgång och sammanställning vi gjort visar dels på många intressanta enskilda initiativ, dels på ett antal områden som kan samordnas eller vara underlag för erfarenhetsåtervinning. En annan iakttagelse, utifrån beskrivningarna av utvecklingsinsatserna, är att myndigheterna har skilda kompetensområden. Exempelvis ser vissa myndigheter ut att ha högre kompetens och vana på att egenutveckla e-tjänster emedan andra ser ut att ha kompetens på (anpassning av) standardsystem. Det borde vara möjligt att bättre samnyttja olika kompetensområden mellan myndigheter. Intressanta enskilda utvecklingsinitiativ Samtliga rapporterade utvecklingsinitiativ är naturligtvis intressanta beroende på perspektiv. Det är därför att rekommendera, för läsarna av detta dokument, att själva gå igenom hela sammanställningen. Se bilaga 2. Utgående från utvecklingsansvaret vill Bolagsverket lyfta fram ett antal initiativ för fortsatt uppföljning. Det vi vill följa upp är om det finns pågående eller planerade arbeten som: Har en leverans som kan komma till användning av fler offentliga aktörer än enbart den genomförande myndigheten. Kan samordnas eller omplaneras så att nyttan tillfaller fler offentliga aktörer än den genomförande. Har eller kan få erfarenheter som kan vara till nytta för andra aktörer inom offentlig förvaltning. På annat sätt kan bidra till att uppfylla regeringens mål för e-förvaltningen. Initiativen redovisas här per myndighet i de fall de är intressanta utifrån ovan kriterier.

6 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Finansinspektionen Kommentar Åtgärd Utveckling av gemensam databas m.m. i samverkan FI/Riksbanken/SCB. Kan samverkan vidgas? Finns nytta för fler myndigheter? Lantmäteriet Kommentar Åtgärd Elektronisk ansökan rörande fastighetsinskrivningsärenden och digital ärendehantering. Bör samordnas på något sätt med Bolagsverkets Företagsinteckningssystem. Kontakt är tagen. Mina fastighetsärenden, tjänst som gör det möjligt för fastighetsägaren att ta del av information om de myndighetsärenden som berör dennes fastighetsägande. Målgruppen (banker) är samma. Kan samordnas med ev. förslag från förstudie Min ärendeöversikt. En annan samordningsmöjlighet är med ärendefunktionen i verksamt.se (i de fall fastighetsägaren är ett företag). Skatteverket Kommentar Åtgärd Utred infrastruktur enkla e-tjänster. Både internt och externt bör så många blanketter som möjligt ersättas med interaktiva formulär som man fyller i, vid behov signerar och skickar in on-line. De val av verktyg, standarder och lösningar som görs kan vara återanvändningsbart för andra myndigheter med liknande behov. Mini-One Stop Shop (MOSS). Utveckling av en EU-gemensam e- tjänst som innebär att svenska momsregistrerade företag inte behöver vara registrerade för moms i de länder där man tillhandahåller elektroniska tjänster. (Lagstyrt) Min ärendeöversikt. Kopplingar till Mina meddelanden. Vilande förstudie (Transportstyrelsen ansvarar) Elektronisk beställningstjänst för att rekvirera ett samordningsnummer. Även återrapportering ska ske elektroniskt. Elektroniskt informationsutbyte mellan SKV och domstolar. Informationsutbytet syftar till att akter och domar, samt övrig kommunikation ska ske elektroniskt. Finns koppling och återanvändningsmöjligheter till andra EU-arbeten som innebär obligatorisk anpassning för Sverige. Exempelvis esens, ecodex? Utredningen är vilande nu. Behöver den tas upp igen alt. avskrivas? Kan tjänsten användas vid företagsetablering från annat land, se pilotaktivitet inom esens? Kan informationsutbytet även omfatta övriga myndigheter som har en del i processen? Kontakt är tagen Kontakt är tagen

7 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) växtverket Kommentar Åtgärd Malin. Sida under enklareregler.se. Databas för att följa upp administrativa kostnader på grund av olika regelverk för företagare. Kan databasen kan få en bredare användning? Stöd ärendehantering NYPS. "Min ansökan" - Vidareutvecklad e- tjänst för ansökan om stöd inom regionala utvecklingspolitiken. Återanvändningsmöjligheter för andra områden där företagare kan ansöka om stöd/finansiering? Kontakt är tagen Transportstyrelsen Kommentar Åtgärd Regelwebb. Åskådliggör hur våra (de som påverkar Transportstyrelsens verksamhet?) författningar förhåller sig till varandra och vad som nu är gällande rätt. En till e-förvaltningen anpassad regelverksplattform är mycket viktigt för en effektiv gemensam utveckling. Kan upplägget vara återanvändningsbart på flera områden eller sektorer? Tullverket Kommentar Åtgärd Fartygsrapportering. Myndighetsövergripande projekt (Tullverket, Sjöfartsverket, Transportstyrelsen samt Kustbevakningen) i syfte att skapa ett single window för sjöfartens uppgiftslämnade. Insatsen, där myndigheterna samverkar för att förenkla och minska företags uppgiftslämnande, har tillsammans med andra insatser redovisats inom ramen för det gemensamma regeringsuppdraget att kartlägga företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter (N2012/311/ENT). Se slutrapport "Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter" på Bolagsverkets webbplats. Handlingsplan Aktiviteter som syftar till ytterligare samordning kring minskat uppgiftslämnande på det här området hanteras inom eventuellt kommande aktiviteter utifrån slutrapporten. Statistiska centralbyrån Kommentar Åtgärd Översyn/uppdatering av användargränssnitt för att lämna uppgifter via webb. Det användargränssnitt som används idag byggdes 2004 och har därefter uppdaterats inom ramen för samma grundteknik. SCB kan få hjälp av andra som redan gjort det SCB vill göra ex. Trafikverket, Jordbruksverket.

8 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Jordbruksverket Kommentar Åtgärd En väg in. En gemensam och samordnad kundtjänst mellan länsstyrelserna och Jordbruksverket inrättas med servicenivåer och riktlinjer för telefonservice till lantbrukarna. Kanaloberoende samverkan. Erfarenheter till andra sektorsportaler. Det är ovanligt att sektorsportaler har en kanalstrategi som erbjuder samordnat stöd i flera kanaler ex, e-tjänst och kundtjänst. Försäkringskassan är ett annat exempel på en sådan kanalstrategi. Arbetet har inte rapporterats in här, men bör ändå samordnas om vi tittar vidare på det här perspektivet. Bolagsverket Kommentar Åtgärd Visningstjänst Mina Fullmakter Bolagsverket har fått i uppdrag av e-delegationen (FI 2009:01/2012/21) att se över förutsättningarna för att skapa en så kallad visningstjänst för Mina fullmakter. Under 2014 ska projektanalys göras. Analysen bör vara så bred som möjligt och beakta en stor del av de behov som berör behörighetsperspektivet mellan medborgare och det offentliga Finanseringsmodell för informationsdelning esens Bolagsverket tar idag betalt för föreagsinformation. En utredning om alternativa lösningar pågår. Utredningen görs i samverkan med övriga utvecklingsmyndigheter. Resultatet behöver få ytterligare spridning Syftet med projektet är att utveckla en infrastruktur för interoperabla offentliga tjänster i Europa. Bolagsverket deltar i en del som har till syfte att pilotutveckla företagsregistreringsprocessen mellan ett antal länder. Fokus ligger på eid, esign och edelivery. Många myndigheter påverkas om arbetet leder till en standard.

9 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Sju insatsområden Vi har identifierat sju insatsområden utifrån de inrapporterade verksamhetsplanerna. Många av aktiviteterna i planerna är förbättringar av den egna verksamheten och därmed, i många fall, förbättringar för den målgrupp som myndigheten riktar sig till. Det finns också planerade aktiviteter som ser ut att vara av samma typ ex. upphandling/installation av standardsystem. Vidare kan vi se några trender som kan vara värda att belysa för att eventuellt samordna eller återvinna erfarenheter från. De sju identifierade insatsområdena är: 1. Samordning via verksamt.se 2. Anslutning till Mina meddelanden 3. Standardsystem för E-beställningar 4. Öppna data 5. Vägledningar och kataloger 6. Samordning av myndighetsövergripande processer 7. Förslag till förvaltningsgemensamma tjänster Varje område öppnar för ytterligare aktiviteter utifrån utvecklingsansvaret. Därför finns rubriken återkommande. Där redovisas idéer att arbeta vidare med. Område 1 - Samordning via verksamt.se Företagarsajten verksamt.se står inför ett vägval. Ska portalen fortsätta att som idag erbjuda ett samordnat stöd utifrån de samverkande myndigheternas verksamheter eller ska stödet byggas ut så att det svarar upp mot de behov som företagaren har i alla delar av sin verksamhet. Väljs det senare så innebär det att processtödet måste utvecklas ut så att det omfattar flera e-tjänster från statliga myndigheter och kommuner. I det senare fallet så behöver de flesta e-förvaltningsinsatser som har företagare som målgrupp anpassas så att de är kända av verksamt. Kända innebär då dels informationssamverkan, dels att verksamt.se ska kunna integrera eller länka med eller utan single sign on till dessa e-tjänster. Av de utvecklingsinsatser som kan sorteras till något insatsområde så hamnar de flesta (16 av totalt 222) i denna kategori. Med tanke på området som rapporten behandlar så är detta helt väntat. Utvecklingsinsatser att nämna är: Arbetsförmedlingen. Tre insatser som samtliga handlar om att företagare som tillhör olika kategorier av arbetsgivare ska kunna publicera och hantera annonser. Försäkringskassan. Tekniska och funktionella förbättringar i Arbetsgivartjänsten. Idag finns tre tjänster där arbetsgivare lämnar information till FK via webben. Sjukanmälan från dag 15. Lämna inkomstuppgifter och Lämna frånvarouppgifter för sina anställda. Kommerskollegium. Kontaktpunkt för tjänster på verksamt.se. Möjliggöra användandet av utländska e-signaturer. Är idag, till viss del, samordnat inom verksamt.se- Uppdragen styrs dock från olika departement. Patent- och registreringsverket. Flera(sju i verksamhetsplanen) intressanta tjänster eller funktioner. Planering pågår inom Myndighetsamarbetet Starta och driva företag med målsättning att inkludera PRV i samarbetet.

10 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Skatteverket. I den inskickade verksamhetsplanen ingår tre planerade e-tjänster som skulle kunna visas ut via verksamt.se. Dessa är Punktskattedeklarationer, Månadsuppgifter och Preliminär inkomstdeklaration. Statens Energimyndighet. Hållbarhetskriterier. Företagen ska årliga rapporteraav utsläpp av växthusgaser och uppfyllande av hållbarhetskriterierna till Energimyndigheten. Ett nytt förfinat stöd för detta planeras. Rekommendationen till ansvariga för myndighetssamarbetet starta och driva företag (där utveckling och drift av verksamt.se ingår) är att vidareutveckla verksamt.se så att den möjliggör en bredare användning. Detta innebär då att fler myndigheter och kommuner enklare kan publicera sina e-tjänster via verksamt.se. Uppmärksamma det pågående arbetet Aktörsanslutningar inom myndighetssamarbetet Starta och driva företag på de utvecklingsarbeten som identifierats här. Föreslå att kontakt om anslutning tas med de myndigheter som driver utvecklingsprojekten. Uppmärksamma ansvariga för verksamt.se om vikten av att effektiviseringar i samverkan med kommerskollegium (kontaktpunkten via tjänstedirektivet) och Skatteverket (planerade e-tjänster) fortsätter. Informera projekt FMUL (Förenklat och minskat uppgiftslämnande) om uppgiftskravet från Statens Energimyndighet. Område 2 - Anslutning till Mina meddelanden Mina meddelanden är en förvaltningsgemensam tjänst som är i drift. Utvecklingen av tjänsten har krävt stora resursinsatser av de deltagande myndigheterna. Det är mycket viktigt att tjänsten gör avsedd nytta genom att så många myndigheter som möjligt använder funktionaliteten. Skatteverket har ett särskilt anslutnings-och kommunikationsprojekt för att ansluta fler aktörer. Bland aktiviteterna i utvecklingsplanerna har fyra insatser anknytning till Meddelandehantering och därmed möjliga att samplanera med Mina meddelanden. Arbetsförmedlingen. Mina meddelanden. Myndighetsgemensam elektronisk brevlåda för en effektiv förmedling av beslut/aviseringar. Gäller anslutning till Mina meddelanden. Domstolsverket. E-post 2.0. Sveriges domstolar får möjlighet att skicka säker e- post till parter, myndigheter, företag. Idag kan inte handlingar skickas till nämnda intressenter då bl. a. personuppgifter måste skyddas via säker e-post, (säker överförning) kryptering. Domstolsverket tar fram en tjänst där detta kommer att möjliggöras. Samtal med Mina meddelanden pågår. Skogsstyrelsen. E-postmotor. Utveckla funktion för att kommunicera med skogsägare via e-post. Tullverket. Tjänster i mina sidor. Projekt i syfte att identifiera, prioritera och planera nya e-tjänster i Tullverkets Mina sidor, inkluderande frågor relaterade till Tullverkets anslutning till Mina meddelanden.

11 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Fortsätt dialog med Skatteverket och projektet Mina meddelanden. Säkerställ att kommunikationsansvariga har kontakt med ovanstående myndigheter. Anordna specifikt möte mellan utvecklingsmyndigheten och projektets ansvariga Område 3 - Standardsystem för E-beställningar Det är svårt att endast via en kortare beskrivning av en utvecklingsaktivitet avgöra om det finns samordnings- eller återanvändningsmöjligheter. Ett antagande är att det kan vara två kategorier av samordning eller återanvändning. En kategori där en myndighet direkt kan återanvända en funktionalitet som är framtagen/anpassad av en annan myndighet. Den andra kategorin skulle då vara en samordning i upphandling och då antagligen via Statens servicecenter. De flesta planerade insatserna ser också ut att vara ett svar på regeringen beslut (29/1 2010) att myndigheterna ska ha infört e-beställningar innan slutet av Utvecklingsinsatser att nämna är: Finansinspektionen. Har för avsikt att anlita Statens servicecenter för E- beställningar. Kommerskollegium. Ersätta Contempus fakturahantering med Visma Proceedio e- beställningssystem. Livsmedelsverket. Projekt för att införa e-beställningar enligt regeringens mål att alla myndigheter ska kunna hantera sina inköp. Anskaffning av systemstöd för att hantera beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Enligt beskrivningen är inte Statens servicecenter aktuellt. Patent- och registreringsverket. Införandet av e-beställningar är en del av regeringens för e-förvaltning. Det första steget för PRV var införandet av elektronisk fakturahantering maj Det andra steget är införande av elektroniskt beställningsstöd före utgången av Enligt beskrivningen är inte Statens servicecenter aktuellt. Statens Energimyndighet. Införande av nytt e-anskaffningssystem. Införandet av Visma Proceedo och Tendsign för en effektivare inköps- och upphandlingsprocess för både Energimyndigheten och målgruppen företag. Föreslå ett dialogmöte med Statens servicecenter angående ovan. Syftet med ett sådant möte är dels att utvecklingsmyndigheten och Statens servicecenter behöver en tydligare bild av möjligheterna, dels att Statens servicecenter får informera om sina planer och strategier. Område 4 - Öppna data Initiativen kring öppen data är tydligt enskilda. Undantaget är den portal för öppet data som Vinnova har ett regeringsuppdrag att hålla. Portalen har som målsättning att vara en länksamling till offentliga källor för öppen data. Det finns utöver portalen några samverkande arbeten kring öppet data ex. Trafiklab.se. Avsaknaden av en koncernövergripande samordning behöver inte vara fel då en vanlig åsikt inom området är att det viktigaste är att data blir öppet tillgängligt och åtkomligt för alla som vill vidareförädla informationen. En annan åsikt här är att information om och tillgång till öppna data ska samordnas och samlas via en portal och en organisation (e-delegationen

12 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) eller motsvarande). Fördelen med den andra linjen kan då vara att ett enhetligt format på utdata ger högre kvalité på förädlade produkter eftersom förståelsen för begrepp etc. blir större. Utvecklingsinsatser att nämna är: Livsmedelsverket. Livsmedelsdatabasen på webben. Tjänster på webben för att använda information från livsmedelsdatabasen. Det finns även en webbtjänst tillgänglig som gör att externa intressenter kan hämta data automatiskt till sina program. Skatteverket. I verksamhetsplanen finns tre utvecklingsinitiativ som har anknytning till Öppet data o Digitalisering av Skatteverkets information (Digit). En ny struktur för digitalisering av Skatteverkets rättsliga information ska tas fram. En prototyp för hur den samlade vägledningen på nätet kan se ut har tagits fram. o Öppen data. Skatteverket ska publicera all information man, med hänsyn till lagkrav, kan dela med sig av på Skatteverket.se (ex statistik, utvecklingsportfölj m.m.). Detta ska göra det möjligt för företag (och privatpersoner) att utnyttja informationen för att ta fram ex vis e-tjänster och appar. o gängliggöra information om företag och företagande. Enlig ett regeringsuppdrag (rskr.2010/11:2014) ska växtverket, Bolagsverket och Skatteverket i samband med utvecklingen av verksamt.se samverka med för uppdraget relevanta myndigheter och aktörer i syfte att tillgängliggöra information som rör företag och företagande. Trafikverket. Två utvecklingsinitiativ. o TrainPlan TRANS komponent i Förvaltningsobjektet Planera Trafik. Komponenten levererar Tågplan, körplaner, rådata för fakturering. Förbättringen syftar till att underlätta för korttidsplaneringen. Trainplan Trans används av bland annat leverantörer för att ansöka om kapacitet på banan. o Leverans av resandetåginformation till tredje part. En färdig tjänst där teknik och organisation finns på plats för att kunna leverera data och ge support på användningen av den. Jordbruksverket. Statistik -öppna data. Publicering av insamlad officiell statistik om landsbygd, jordbruk och konsumtion. Föreslå att det startas en förstudie som belyser hur vi tillsammans inom offentlig sektor kan samordna oss kring presentation, utveckling och förvaltning av öppet data. Utgångspunkten bör vara att samordning kan ske på flera nivåer ex. koncernövergripande alternativt inom sektorer eller kluster. Ett bra exempel på klustersamverkan är trafiklab.se. Område 5 - Vägledningar och kataloger Här finns ett tydligt behov av samordning. Det finns idag många vägledningar, behovsanalyser och andra informerande dokument som håller hög kvalitet och som om de återanvänds på rätt sätt har potential att effektivisera många myndigheters verksamhet. Dokumenten är idag tillgängliga enbart inom vissa myndigheter eller myndighetskluster. I de fall de är publicerade så har det visat sig att det är svårt att göra känt att de finns, var de finns och hur de ska användas.

13 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Utvecklingsinsatser att nämna är: Kommerskollegium. Myndighetens rapporter/skrifter/foldrar publiceras i digital form på webben. Samordning av vägledningar, rapporter och behovsanalyser är också ett av förslag från e-delegationens utredning Uppdrag helhet/det digitala mötet. Föreslå en utredning som belyser hur vägledningar kan anpassas och göras tillgängliga. En linje kan vara att de görs sökbara via e-delegationens (eller motsvarande) webbplats enligt modell tjänstekatalogen. Område 6 - Samordning av myndighetsövergripande processer Det pågår ett antal insatser som visar att det satsas på att knyta ihop stödet till kundprocesser som löper över myndighetsgränser. De goda erfarenheterna från befintliga samlade kundstöd som verksamt.se, Körkortsportalen och Geodataportalen ser ut att ha inspirerat till ny utveckling. Skogsstyrelsen. En dörr in skoglig e-förvaltning ska medverka till en innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till Sveriges utveckling. Statens Energimyndighet. Vindlov är en tjänst som ska underlätta för de som vill få information om tillstånd för att sätta upp Vindkraftverk. Fler exempel är pågående arbeten kring bygglov, samlat restauranglov dukat samt fartygsrapportering. Kan vi fastslå att det är en trend att antalet områdesportaler ökar? Kan vi det så bör det utredas om vägledningar och riktlinjer för portaler ska tas fram. Vidare bör varje portalutvecklingsprojekt analyseras ur perspektiven erfarenhetsåtervinning och teknisk återanvändning. Område 7 - Förslag till förvaltningsgemensamma tjänster Arbetsutskott helhet är ett utskott som startats inom e-delegationen. Syftet med arbetet har varit att möjliggöra en effektivare utveckling av den gemensamma e-förvaltningen genom att ta fram en plan för hur planerade och framtida förvaltningsgemensamma tjänsterna ska användas inom offentlig sektor. En av arbetsgrupperna inom utskottet var det digitala mötet som hade till uppdrag att beskriva framtidens digitala möten mellan medborgare/företagare och offentlig sektor. En slutrapport är lämnad till E-delegationens arbetsgrupp den 28 maj. Arbetsgruppen har tagit beslut om att ett antal av rapportens förslag ska utredas vidare för att eventuellt vara underlag till förvaltningsgemensam utveckling. Många av initiativen i myndigheternas verksamhetsplaner kan samordnas med dessa övergripande utredningar. Utvecklingsinsatser att nämna är: Skatteverket. Mina uppgifter (ev. en ny förstudie). Mina uppgifter är en funktion som ger möjlighet för privatpersoner och företag att elektroniskt se de uppgifter

14 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) som finns inom förvaltningen avseende individen eller företaget och vem som har använt sig av uppgifterna. gång till uppgifterna ska ske via säker inloggning, t.ex. med eid. Kan vara plattform eller referensmaterial till uppdrag Ordning och reda/mitt arkiv. Skogsstyrelsen. Två utvecklingsinsatser. o En dörr in - gemensam inlämningspunkt. Regeringsuppdrag att inrätta en gemensam inlämningsfunktion för att underlätta skogsägarens myndighetskontakter i skogliga frågor. o Mina sidor för ombud och entreprenörer. Utveckla och anpassa Mina sidor som ett verktyg för ombud och entreprenörer som kan använda Mina sidor efter godkännande av skogsägaren. Jordbruksverket. Här finns tre initiativ som ser ut att kunna samordnas med Uppdrag helhets förslag dels om vägledning för en vägledning för en myndighetsgemensam standard för e-betalningar från kund, dels om ordning och reda/mitt arkiv. o Kortbetalning, webbutik och Nya tjänster, kortbetalning. Förenklingsprojekt som syftar till förenklad administration och snabbare ledtider för kund och myndighet. o E-handläggning. Syftet är att skapa en digital akt av för snabb och effektiv handläggning, samt att lantbrukaren får åtkomst till sin digitala akt hos länsstyrelsen och Jordbruksverket och utökade möjligheter att följa sitt ärende. Samordna med de utvecklingsinsatser som eventuellt kommer ut av förslagen till det framtida digitala mötet. Särskilt Skogsstyrelsens utvecklingsplaner kan ha potential att vara underlag till förstudie angående Samlad åtkomst till förvaltningsgemensamma tjänster/elegitimationsskyddade rummet. Om inte insatser görs inom samtliga områden så ska initiativen noteras hos e-delegationsutskotten för digital samverkan och behovsdriven utveckling. Övriga iakttagelser En iakttagelse, utifrån beskrivningarna av utvecklingsinsatserna, är att myndigheterna har skilda kompetensområden när det gäller e-förvaltning. Exempelvis ser vissa ut att ha högre kompetens och vana på att egenutveckla e-tjänster emedan andra ser ut att ha kompetens på (anpassning av) standardsystem. Det borde vara möjligt att utnyttja olika kompetensområden mellan myndigheter. Det är tydligt utifrån de pågående utvecklingsinsatserna att standardisering är ett viktigt verktyg och en förutsättning för att uppnå dels effektivisering på myndighetssidan, dels uppfyllande av användarbehov. Ett flertal myndigheter öppnar upp sin information om ärenden och registrerade uppgifter för att öka kundens digitala insyn. Det är också tydligt att det skapas många tjänster för ombud och större kunder för att underlätta elektronisk ingivning via fil eller system till system.

15 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Beakta iakttagelserna i det fortsatta genomförande av utvecklingsansvaret. Under arbetet med att samla in verksamhetsplanerna har vi kommit i kontakt med ett antal utredningar som till synes kan ha nytta av e-förvaltningslösningar. Utvecklingsmyndigheten kommer eventuellt att gå vidare med att identifiera de utredningar som tydligast kan ha nytta av information om eller användning av nya eller befintliga e-förvaltningslösningar. Kommande aktiviteter Slutrapport från Bolagsverket insamlande av verksamhetsplaner från sektorn företag och företagande är detta dokument. Bolagsverket planerar nu utifrån rapportens innehåll följande aktiviteter. Distribution av rapport. Rapporten kommer att vara bilaga till Utvecklingsmyndighetens ordinarie årsrapport till Näringsdepartementet Färdigställande av. Handlingsplanen ska innehålla tid- och resursplanering för ens genomförande. Planering av seminarium där vi redovisar och diskuterar vidare arbete. Aktiviteten samordnas om möjligt med övriga utvecklingsmyndigheter Genomförande av aktiviteter i en. Förbereda dels kompletterande insamling av VP, dels uppföljning av insamlade VP. Planera och utföra kontinerliga avstämningar tillsammans med organisationer som har nyckelroller inom e-förvaltningen. Ex. SKL, övriga utvecklingsmyndigheter. Bolagsverkets roll i genomförandet av aktiviteterna i en kan dels vara att leda och ansvara för genomförandet av aktiviteten, dels att ansvara för koordinering och uppföljning när annan myndighet eller aktör är ansvarig för genomförandet. Den senare rollen är att föredra då en stor del av rollen som utvecklingsmyndighet syftar till att skapa förutsättningar för sektorns aktörer att samordna sig och samverka med varandra.

16 Hans Ekstål, Daniel Sjöberg (14) Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Brev med förfrågan om verksamhetsplaner, skickat till 20 myndigheter (pdf) Sammanställning av insamlade verksamhetsplaner (Excel)