Slutbetänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80)

Transkript

1 REMISSYTTRANDE 1 (7) Näringsdepartementet Stockholm Slutbetänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80) Inledning Försäkringskassan anser att utredningens förslag innebär rätt ambition men helt fel tillvägagångssätt. Försäkringskassan ser positivt på utredningens målsättning att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagare. Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företagare är en viktig komponent för att skapa förutsättningar för ett välmående näringsliv som är konkurrenskraftigt och som skapar förutsättningar för fler och växande företag som i sin tur bidrar till fler arbetstillfällen. Försäkringskassan stödjer målsättningen att en uppgift i regel endast ska behöva lämnas en gång. När det gäller målsättningen att det ska finnas en väg eller dörr - in för företagen (en form av centralisering) anser Försäkringskassan att det inte är möjligt att införa en centraliserad ingång utan ytterligare analyser kring behov, nytta och påverkan på befintliga verksamhetsprocesser och kundmöten.; främst utifrån en behovsdriven utveckling för att i så stor utsträckning som möjligt säkerställa att man når målet att skapa märkbara förenklingar i företagens vardag. Försäkringskassan ser ett stort behov av att samordna alla utvecklingsinitiativ som direkt eller indirekt stödjer ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen. I dagsläget finns det, utöver detta utredningsarbete olika uppdrag och initiativ såsom E-delegationen, utvecklingsmyndighet och verksamt.se där man i många fall samordnar liknande utvecklingsinitiativ. Utredningen gör en restriktiv tolkning av 2 kap. 10 tryckfrihetsförordningen. Försäkringskassan anser inte att utredningens tolkning utan vidare kan godtas, utan anser tvärtom att bestämmelsen enligt sin ordalydelse ska tillämpas på ett vidare sätt. Det är därför viktigt att frågan blir föremål för ytterligare och noggranna överväganden.

2 REMISSYTTRANDE 2 (7) Försäkringskassan avvisar utredningens förslag på inrättande av en ny Företagsdatamyndighet, att inrätta en ny myndighet för att hantera grundläggande uppdrag som informationsutbyte tillhör det förflutna. Inrättandet av en ny myndighet medförar ökade kostnader, förändrad och i viss mån otydlig ansvarsfördelning och framförallt på sikt en ändrad kundfront, utifrån att utredningen gör bedömningen att ska förslaget om en servicetjänst få full effekt bör det vara enda ingången till att lämna uppgifter. Vidare bedömer Försäkringskassan att det finns behov av att mer i detalj analysera kostnader och nyttor för att på ett tillförlitligt sätt kunna genomföra olika kostnadsoch nyttoanalyser. En gång och till ett ställe (7.2) Försäkringskassan stödjer målsättningen att en uppgift i regel endast ska behöva lämnas en gång. Detta behöver i sin tur inte innebära utvecklingen av en väg eller dörr - in för företagen genom föreslagen servicetjänst, utan kan uppnås genom andra lösningar som återanvändning och delning av uppgifter mellan myndigheter. Införandet av servicetjänsten som en samlad ingång innebär en form av centralisering, även om utredningens förslag initialt medger fortsatt möjlighet och valfrihet för företag att fullgöra uppgiftskrav genom att lämna information direkt till e-tjänster, via system-till-system lösningar eller via andra alternativ. Försäkringskassans bedömning är att det inte är möjligt att införa en centraliserad ingång utan ytterligare analyser kring behov, nytta och påverkan på befintliga verksamhetsprocesser och kundmöten. Framförallt ser Försäkringskassan att det behövs fördjupade analyser utifrån olika kundperspektiv. Förutsättningarna och behoven varierar mellan små och stora företag precis som mellan olika branscher för att nämna några perspektiv. Försäkringskassan anser att det viktigaste är att säkerställa kundnyttan, d.v.s. en reell förenkling i företagens vardag. Huruvida detta innebär en väg in eller t.ex. no wrong door med delning och återanvändning av uppgifter behöver som sagt var analyseras vidare. Försäkringskassans webbplats är en kundkanal som utgörs av en mängd olika delar. Designen är utformad efter kundernas processer och behov. De olika delarna (information, support, e-tjänster etc.) stödjer varandra för att på ett så effektivt sätt som möjligt stödja kundens användning och upplevelse. Den tilltänkta servicetjänsten som en samlad ingång medför en ändrad väg för kunden. Detta medför att Försäkringskassan ser ett behov av information (kopplad till respektive myndighet e-tjänst) i servicetjänsten för att stödja användaren som kommer in via servicetjänsten. Utifrån utredningen är det oklart hur stor möjlighet det finns till den här typen av information i servicetjänsten.

3 REMISSYTTRANDE 3 (7) En centraliserad lösning är även sårbar utifrån att det är just en centraliserad lösning. Om ingången inte fungerar så medför det att samtliga e-tjänster inom staten inte går att nå, förutsatt att detta är enda ingången som beskrivs vara tanken på lång sikt. Vid ett eventuellt framtida genomförande av en servicetjänst är det viktigt att återanvända och dra nytta av såväl befintlig infrastruktur som pågående initiativ inom området, exempelvis utvecklingen av verksamt.se och förvaltningsgemensamma produkter. Ett samlat register (7.4) Försäkringskassan håller med utredningen att förenklingsarbetet bör, åtminstone initialt, fokusera på identifikations- och kontaktuppgifter samt andra grundläggande uppgifter, eftersom myndigheter ofta frågar efter dessa vid ett uppgiftslämnande. Försäkringskassan delar utredningens uppfattning om att det bör införas ett samlat register med uppgifter om företag. Utredningens förslag är att SCB:s allmänna företagsregister ska utgöra grunden till detta samlade register. Huruvida detta är en lämplig lösning bedömer Försäkringskassan kräver ytterligare analyser; främst tekniska, juridiska och verksamhetsmässiga. Vidare anser Försäkringskassan att det viktigaste är att det pekas ut primärkällor för olika uppgifter med tillhörande ägare till primärkällorna, där ägarna har till uppgift att säkerställa en hög informationskvalitet och tillgänglighet. Utpekandet av primärkällor bör även minska osäkerheten kring vilka källor som är primära eller sekundära (kopior). Utöver detta är det även viktigt att säkerställa att det finns en tydlig och säker process för rättelser och uppdateringar av företagsuppgifter. Utredningen föreslår att det allmänna företagsregistret ska knytas till servicetjänsten genom att servicetjänsten aviserar grundläggande uppgifter som finns i företagsregistret om ett enskilt företag till den myndighet som företaget lämnar uppgifter till via servicetjänsten. Försäkringskassan ser en komplexitet i detta så länge det är möjligt att lämna uppgifter på andra sätt (t.ex. direkt via e- tjänst hos myndigheterna eller via en system-system lösning). För att alla parter ska ha samma information krävs att e-tjänsterna, förutom att kunna ta emot översända grundläggande uppgifter från servicetjänsten, själva kan anropa servicetjänsten eller det underliggande allmänna företagsregistret när en kund till exempel går direkt till e-tjänsten för att uppfylla ett uppgiftskrav. Försäkringskassan anser att en bättre lösning är att det samlade företagsregistret utgör en så kallad bastjänst som respektive myndighets olika system och tjänster kan anropa direkt. Detta medför även en teoretisk möjlighet för myndigheter att inhämta grundläggande uppgifter med hög kvalitet för andra syften än uppgiftskravsinlämnande.

4 REMISSYTTRANDE 4 (7) Hur ska myndigheterna använda uppgifterna ur företagsregistret? (7.6) Som nämnts tidigare i remissyttrandet ser Försäkringskassan behov av att ytterligare analysera behov och möjligheter kring anslutning av myndigheters e- tjänster till servicetjänsten, speciellt gällande avisering av grundläggande uppgifter och status i uppgiftskravsärenden. Försäkringskassan håller med om utredningens slutsats att två kritiska framgångsfaktorer är att myndigheterna de facto återanvänder de grundläggande uppgifter man har tillgängliga istället för att kräva in dessa från företagen och att myndigheterna kontinuerligt går igenom och behovsprövar de uppgiftskrav man har för att minska risken att uppgifter som inte behövs begärs eller lämnas in. Detta medför möjligheten till ett minskat uppgiftslämnande för inte bara grundläggande uppgifter, utan även ärendespecifika uppgifter. Ett uppgiftskravsregister (8) Försäkringskassan delar utredningens uppfattning att ett uppgiftskravsregister har en roll att spela när det gäller att skapa förutsättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndigheter. En förutsättning är dock att uppgiftskraven är beskrivna på tillräcklig detaljnivå för att man till exempel ska kunna identifiera att det är samma uppgifter som samlas in, vilket är en förutsättning för möjligheten till delning och återanvändning av uppgifter. Försäkringskassan delar även utredningens uppfattning att med uppgiftskrav bör avses författningsbaserade krav riktade mot företag att lämna uppgifter till myndigheter under regeringen, åtminstone som ett första steg. För att i framtiden kunna uppnå ett mer komplett register, utifrån ett kundperspektiv, krävs att uppgiftskravsregistret kompletteras med uppgiftskrav från bland annat kommunala myndigheter. När det gäller förslaget om en koppling mellan servicetjänsten och uppgiftskravsregistret stödjer Försäkringskassan utredningens förslag på ett fasindelat införande, se ytterligare kommentar kring detta under avsnittet fasindelat genomförande (9.5) nedan. Att-göra-listor (8.2) Försäkringskassan ser positivt på en funktion med generella listor, det vill säga en funktion där uppgiftskrav kan sorteras utifrån SNI-koder och associationsrättslig form, för att företag vid behov ska kunna få en överblick om vilka uppgiftskrav som kan komma i fråga för ett tilltänkt företag. Samtidigt ser Försäkringskassan en komplexitet i och med att en så kallad SNI-kod inte alltid är entydig utifrån ett specifikt företags verksamhet. En annan erfarenhet från deltagandet i Bolagsverkets uppdrag gällande kartläggning av företags uppgiftslämnande 1 är att det totala 1 Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter (N2012/311/ENT)

5 REMISSYTTRANDE 5 (7) antalet teoretiska uppgiftskrav för ett enskilt företag i genomsnitt är stort. Detta medför att det trots generella listor blir svårt för det enskilda företaget att överblicka möjliga uppgiftskrav. Avseende av utredningen föreslagen funktion, att-göra-listor, ser Försäkringskassan svårigheter dels med att realisera funktionen, dels för företagen att förstå och hantera funktionen. Precis som utredningen själva för fram är majoriteten av uppgiftskraven, utifrån den kartläggning av företags uppgiftslämnande som Bolagsverket koordinerade 2, initierade från företaget. Fasindelat genomförande (9.5) Försäkringskassan ser positivt på utredningens förslag om ett fasindelat genomförande. Detta möjliggör en iterativ utvecklingsprocess där det finns möjlighet till kontinuerlig utvärdering och anpassning av utvecklingen. En fasindelning medför även möjligheten att påbörja ett genomförande, samtidigt som det ger utrymme att genomföra eventuella kompletterande utredningar. En prototyp för minskat och förenklat uppgiftslämnande (10) Försäkringskassan anser att det, utifrån många olika perspektiv (effektivitet, samordning etc.), är både värdefullt och nödvändigt att återanvända befintliga tjänster samt mjuk och hård infrastruktur. Ett exempel är möjligheten att ge en befintlig myndighet i uppdrag att utföra driften av en myndighetsgemensam tjänst, så kallat IAAS (Infrastructure As A Service). Synpunkter på olika funktioner är i övrigt kommenterat i andra avsnitt i yttrandet. Rättsliga överväganden (11) Utredningen gör en restriktiv tolkning av 2 kap. 10 tryckfrihetsförordningen. Försäkringskassan anser inte att utredningens tolkning utan vidare kan godtas, utan anser tvärtom att bestämmelsen enligt sin ordalydelse ska tillämpas på ett vidare sätt. Det är därför viktigt att frågan blir föremål för ytterligare och noggranna överväganden. Organisering och finansiering (12) Försäkringskassan avvisar utredningens förslag på inrättande av en ny Företagsdatamyndighet, att inrätta en ny myndighet för att hantera grundläggande uppdrag som informationsutbyte tillhör det förflutna. Inrättandet av en ny myndighet medför ökade kostnader, förändrad och i viss mån otydlig ansvarsfördelning och framförallt på sikt en ändrad kundfront, utifrån att utredningen gör bedömningen att ska förslaget om en servicetjänst få full effekt bör 2 Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter (N2012/311/ENT)

6 REMISSYTTRANDE 6 (7) det vara enda ingången till att lämna uppgifter. Därtill finns det redan idag parter som har olika ansvar som kan kopplas till uppgiftskrav och e-tjänster, exempelvis Bolagsverket som utpekad utvecklingsmyndighet för företag och E-delegationen som har i uppdrag att driva på e-utvecklingen inom offentlig sektor. Försäkringskassan stödjer idén om en samrådsfunktion, för att samordna och driva på arbetet kring att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företagen. En möjlighet är att använda sig av en redan befintlig samverkansstruktur, till exempel myndighetssamarbetet starta och driva företag. Därigenom ges möjlighet till återanvändning av samverkansmodell, affärsmodell och så vidare. Servicetjänsten ska enligt utredningens förslag finansieras genom avgifter från anslutna myndigheter, baserat på den enskilda myndighetens andel av det totala nyttjandet av servicetjänsten. Försäkringskassan anser att det behövs ett mer detaljerat förslag kring finansieringsmodell för att kunna ta ställning till finansieringen av servicetjänsten, till exempel hur utredningen ser på möjlig anslutningstakt, d.v.s. hur många parter som initialt ska dela på kostnadskakan. När det gäller utredningens förslag om att myndighetens kartläggningsarbete, anpassningar av IT-system samt samordningsarbete får klaras inom ramen för myndighetens anslag anser Försäkringskassan att detta också är svårt att bedöma utifrån utredningens förslag som är på övergripande nivå. Till exempel hur stor integrationen kommer att vara mellan servicetjänsten och myndigheternas e-tjänster och verksamhetssystem samt om servicetjänsten i framtiden kommer vara enda vägen in för företag att fullgöra sin uppgiftskravsplikt medför olika kostnader för myndigheterna. Generellt saknar Försäkringskassan mer detaljerade nytto- och kostnadsberäkningar för att kunna bedöma olika förslag utifrån ett kostnads- och nyttoperspektiv. Konsekvenser (13) Försäkringskassan bedömer att kostnaden för Företagsdatabasen kommer att bli väsentligt högre än utredningens uppskattning. Förutom själva ledningen och driften av en myndighet i sig tillkommer ett behov av en rad resurser för att samordna, drift, förvaltning samt utveckling de tekniska tjänsterna och registren. Försäkringskassan bedömer även att kostnaderna för myndigheterna kommer vara större än de angivna, speciellt anpassningen av befintliga e-tjänster samt utveckling av det elektroniska informationsutbytet mellan myndigheter. Detta baserat på Försäkringskassans egna kostnader för utveckling av e-tjänster och elektroniska informationsutbyten. Försäkringskassan anser sammantaget att befintliga kostnadsuppskattningar behöver utvecklas och fördjupas för att kunna ge en rättvisande bild om de reella kostnaderna.

7 REMISSYTTRANDE 7 (7) Beslut om detta yttrande har fattats av generaldirektör Dan Eliasson i närvaro av försäkringsdirektör Dani Ramzgah, enhetschef Håkan Sörberg och verksamhetsutvecklare Markus Bill, den senare som föredragande. Dan Eliasson Markus Bill