Regeringsuppdrag Uppdrag att stödja det fortsatta utvecklingsarbetet med Statens servicecenter. Birger Tellmann (Zahn)

Transkript

1 Regeringsuppdrag Uppdrag att stödja det fortsatta utvecklingsarbetet med Statens servicecenter Birger Tellmann (Zahn)

2 Regeringsuppdraget Del 1: Vidareutveckla det metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten som tidigare har tagits fram av ESV Del 2: Tillhandahålla stöd till myndigheterna när det gäller ledning och styrning av förändringsprocess, bl.a. forum för erfarenhetsutbyte Del 3: Kartlägga och analysera hur egenregiverksamheten inom de tre tjänsteområden som Statens servicecenter erbjuder bedrivs vid ett urval av statliga myndigheter med över 500 årsarbetare Del 4: Bedöma behovet av ytterligare åtgärder för att statsförvaltningens utveckling mot en mer koncentrerad, standardiserad och automatiserad administration ska ge avsedd effekt när det gäller högre effektivitet, jämnare kvalitet och minskade kostnader för staten som helhet.

3 Deluppdrag 3 Utgångspunkter för arbetet med uppdraget har varit Öppenhet, helhetssyn, ansvar Öppet diskutera problem och attityder ESV, myndigheterna, Statens servicecenter Gemensam mall för bedömning Komma överens om kriterier för vägval, ärligt bedöma förutsättningar/potential Alla räknar lika, spårbarhet Myndigheten bestämmer om och när övergång ska ske

4 Slutsatser och förslag ESV har tillsammans med ett 20-tal myndigheter tagit fram en gemensam mall för värdering faktorer som påverkar en myndighets bedömning av om administrativa tjänster bör köpas av Statens servicecenter eller hanteras i egen regi. 4

5 Medverkande myndigheter Arbetsförmedlingen Arbetsmiljöverket Statistiska centralbyrån Tullverket Kustbevakningen Skogsstyrelsen Livsmedelsverket Migrationsverket Domstolsverket Kriminalvården Naturvårdsverket Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut Trafikverket Luftfartsverket Statens institutionsstyrelse Transportstyrelsen Läkemedelsverket Karlstads universitet Karolinska institutet Örebro universitet Lunds universitet Stockholms universitet Linköpings universitet Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete

6 Servicecenter eller egen regi? Faktorer som påverkar vägval Effektivitet, kvalitet Har Ssc effektivare rutiner? Är Ssc billigare? Blir det bättre/lika bra? System Vad kostar systemen i dag? När måste vi byta? Vad kostar det att byta? Hur påverkas våra kostnader efter byte? Personal Har vi/kommer vi att få problem att behålla och utveckla kompetens? Pensionsavgångar Övriga faktorer Positiva effekter och möjligheter Negativa effekter och risker Annat, t.ex. prioritering av kärnverksamhet

7 Kostnadsjämförelser Den centrala delen av mallen handlar om kostnader där de två alternativen jämförs. Jämförelserna görs dels i ett 1-årsperspektiv där enbart kostnaderna för hantering ingår, dels i ett 8-årsperspektiv där alla kostnader (omställningskostnader m.m.) ingår. Myndigheterna har med mallen som stöd beräknat sina egna kostnader för den verksamhet som motsvarar SSC:s tjänsteutbud. 7

8 Två analysperspektiv 8

9 Analysen med mallens komponenter Sammanställning Kostnader o effektivitet Produktivitet Kostnader SSC erbjudande Kostnader för egen administration Tillkommande SCC-kostnader Tillkommande systemkostnader sammanställning Specificerade systemanskaffningskostnader/system Personalrelaterade kostnader Övriga kostnader 9

10 Antal lönespecifikationer per årsarbetare och myndighet Myndigheter 2012 SC 2013 SC

11 Antal leverantörsfakturor per årsarbetare och myndighet Myndigheter 2012 SC 2013 SC

12 Hanteringskostnader löner år/år 100% Myndigheternas hanteringskostnader jämfört med SSC:s priser i ettårsjämförelsen + SSC-priser lägre - kostnad egen regi lägre 50% 0% % -100% -150% -386% 12

13 Hanteringskostnader löner 8-årsperspektiv 40% Kostnader för hantering i egen regi jämfört med köp från SSC under en 8-årsperiod + Kostnad för SSC-alternativet lägre - Kostnad för egen regi lägre 20% 0% -20% % -60% -80% -100% -120% -140% -160% 13

14 SSC har en god effektivitet i lönehanteringen En jämförelse av hanterade volymer per årsarbetare visar att SSC har en god effektivitet i hanteringen. Antalet lönespecifikationer per årsarbetskraft är bättre än för huvuddelen av de medverkande myndigheterna. Inom kort kommer SSC att erbjuda en lönetjänst baserad på ett nytt eget system, vilket möjliggör ett mera enhetligt arbetssätt och avsevärt lägre priser. ESV bedömer att många myndigheter kommer att efterfråga den utvecklade lönetjänsten. 14

15 Ekonomitjänsten behöver utvecklas För att också ekonomitjänsten ska utvecklas på ett bra sätt behöver SSC få resursmässiga och ekonomiska förutsättningar för att även ett eget ekonomisystem på plats, innan det ställs krav på ytterligare volymtillväxt. När en sådan lösning är införd är ESV:s bedömning att även ekonomitjänsten kommer att efterfrågas. 15

16 System Huvuddelen av myndigheterna måste inom några år teckna nya avtal för ekonomi- och personalsystem och eftersom systembyten är resurs- och kostnadskrävande projekt bedöms de ha stor betydelse för myndigheternas ställningstagande om köp av tjänster från SSC Vid bedömning av kostnader för systembyten för sig, så finns det en betydande besparingspotential för staten som helhet om systembyten görs på ett ställe i stället för hos varje enskild myndighet 16

17 ESV:s slutsatser (status juni 2014) Med utgångspunkt från de cirka 20 större myndigheter som vi analyserat är ESV:s slutsatser följande. Den jämförelse som har gjorts visar att det för flertalet av myndigheter i vår kartläggning och i nuläget så är det inte lönsamt att köpa tjänster från SSC. Några kan dock nå lönsamhet. Möjliga förklaringar: Egna effektiviseringsprojekt SSC erbjudande inte tillräckligt konkurrenskraftigt till innehåll och pris Undantag: Lönetjänsten kan bli konkurrenskraftig Ekonomitjänsten kommer att ta längre tid 17

18 ESV:s förslag till ytterligare åtgärder (Status juni 2014) SSC bör ges ekonomiska och resursmässiga förutsättningar att få egna systemlösningar på plats. För lönetjänsten ligger en sådan lösning nära i tiden medan det för ekonomitjänsten ligger längre bort. ESV välkomnar och betonar betydelsen av SSC:s pågående arbete med en ny konkurrenskraftig, transparent och stabil prismodell som lever upp till avgiftsförordningens krav. Tjänsteutbudet inom det ekonomiadministrativa området bör ses över och förtydligas Regeringen bör i dialog med myndigheterna klarlägga vilka myndigheter som överväger att köpa tjänster av SSC och därefter ta fram en plan för köp av SSC:s löneadministrativa tjänster. Regeringen bör i direktiv till organisationsutredningar ge i uppdrag att utreda alternativet köp av tjänst från SSC 18

19 Fortsättning ESV kan uppdatera och utveckla mallen för kostnadsberäkning av administrativa tjänster ESV kan stödja myndigheter som vill göra en egen analys (rådgivning/uppdrag) ESV stödjer gärna befintliga nätverk och kan starta nya nätverk på motsvarande eller närliggande tema 19