Vägledning 1.0 Anslutning till Mina meddelanden

Transkript

1 Vägledning 1.0 Anslutning till Mina meddelanden Anna Gillquist Avdelningen för digitalisering SKL

2 Vägledning Utvärdera, planera och starta anslutning till MM Kompletterande dokument Ramverk Dokumentstruktur >> Kompletterad med framtagen Vägledning & Förstudie

3 Vägledningens upplägg Skatteverkets Metod för anslutning till Mina meddelanden Juridik och informationssäkerhet Nyttokalkyl

4 Fas 1 Identifiera behov Behovsanalys - Beskriv behov, krav och nyttan med tjänsten - Syfte - vad ska genomföras för vem och varför - Effektmål vad vill vi uppnå - Volymer - preliminär tidplan med typer av meddelanden och volymer - Verksamhetens förutsättningar resurser, teknik etc. - Budget - en övergripande ekonomisk bedömning - Samverkan finns andra parter att samverka med? Resultat: inriktningsbeslut från ledningen och förstudiedirektiv

5 Fas 2 Ta fram lösningsalternativ Använd förstudier som genomförts av andra kommuner Vilka andra projekt inom kommunen kan vara intressanta Involvera olika intressenter

6 Fas 2 Ta fram lösningsalternativ (forts) Genomför en analys utifrån ett verksamhetsperspektiv Genomför en analys utifrån ett brevflödesperspektiv Ta fram förslag på konceptuell lösning som passar in i kommunens arkitektur och förutsättningar Utarbeta en strategi för leverantörssamarbete Utvärdera alternativ och ta fram projektdirektiv Resultat: Förstudierapport, upphandlingsstrategi, projektdirektiv

7 Fas 3 Detaljera vald lösning Fördjupad lösningsspecfikation Tekniska förutsättningar och integrationskrav Involverade parter Informationssäkerhetskrav Rättslig bedömning Plan verksamhetsförändringar Nyttokalkyl - nyttor, kostnader Nyttorealiseringsplan hur och av vem realiseras nyttan Risk och sårbarhetsanalys

8 Metod förenklad nyttokalkylering

9 Metod förenklad nyttokalkylering Ange grundvärden Grundvärde Diskonteringsränta 8 % Antal invånare Exempelkommun Investeringstid Anslutningstakt medborgare per process Anslutningsgrad processer av totalt 50 Portokostnad/ utskick Digital avsändarkostnad/ utskick Möjlig besparing arbetstid/ utskick Andel myndighetsbeslut av utskick Andel processinformation av utskick Uppskattning 5 år 25 % % % år % år kr 1,50 kr 10 minuter 10 % 10 % Antal utskick per process och år

10 Metod förenklad nyttokalkylering Nyttor Medborgare Kommun Kvantitativa Minskad kostnad posthantering (beror i övrigt på vilken typ av process det rör sig om) Minskad kostnad posthantering förvaltning Processförbättringar förvaltning (process) och posthantering - snabbare hantering och färre telefonsamtal Minskat underhåll adressregister Ökad säkerhet i utskick Kvalitativa Ökad leveranssäkerhet Möjlighet att själv välja lösning Samordnade myndighetskontakter Säkrare automatiserad process Få meddelanden snabbare Minskad miljöpåverkan Reducerad pappersförbrukning och belastning på miljön i form av transporter Frigjord arbetstid att lägga på uppföljning/ minskad övertid Renodling i kanalfloran i sätt att kommunicera med medborgarna

11 Metod förenklad nyttokalkylering KOSTNADER Ange en kortfattad beskrivning av kostnadsposten Ange trolig kostnad per år (KSEK om kostnaden anges i kronor) ID Beskrivning av kostnaden Enhet Summa 1 Drift och förvaltning Kronor (KSEK) E-legitimationskontroll Kronor (KSEK) Avtal och upphandling (engångskostnad) Kronor (KSEK) Licenser (engångskostnad) Kronor (KSEK) Projektkostnader (engångskostnad) Kronor (KSEK) Paketering e-tjänst (engångskostnad) Kronor (KSEK) Marknadsföringskostnader (engångskostnad) Kronor (KSEK) Avveckling Kronor (KSEK) 0 Total (KSEK)

12 Metod förenklad nyttokalkylering Nyttoanalys Scenarie 2: besparing posthantering samt processförbättring Kostnad Nytta Nettonytta Ack. nettonytta NPV SEK PAYBACK 1,7

13 Juridik och Informationssäkerhet

14 PuL och ansvaret för meddelanden Avsändaren ansvarar för ett Meddelande som upprättas av myndigheten och sänds via Infrastrukturen. avsändarens ansvar för meddelandet upphör när meddelandet har kvitterats av brevlådeoperatören. Brevlådeoperatören ansvarar för meddelanden från det att mottagning har skett och tills mottagningen har bekräftats med en kvittens. brevlådeoperatörens ansvar för nyttoinformationen i meddelandet upphör när meddelandet har tillgängliggjorts i Brevlådan. brevlådeoperatören är dock ansvarig för att upprätthålla säkerheten kring brevlådan. Mottagaren ansvarar för att ta del av meddelanden som tillgängliggjorts i brevlådan. Ett meddelande anses ha kommit denne till handa när brevlådeoperatören tillgängliggjort meddelandet i brevlådan.

15

16 Anslutningsavtal Allmänna villkor Informationssäkerhet Undertecknas av behörig firmatecknare

17

18 Allmänna villkor: 6. Avsändande myndighets åtaganden Informationsklassificering - Avsändande myndighet ansvarar för att klassificera informationen i varje meddelande Användning av uppgifter i FaR - Avsändande myndighet ansvarar för att uppgifterna i FaR endast används i enlighet med ändamålet för att uppgifterna inte sparas efter att användning skett Ansvar och skydd för meddelanden - Avsändande myndighet är personuppgiftsansvarig. - Avsändande myndighet ska vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda innehållet i de Meddelanden som sänds Rapportering - Rapportera nya informationsflöden i god tid - Rapportera statistik och fel

19 Informationsklassificering Klassificera information i typen av meddelande Fyra skyddsklasser utifrån uppgifternas behov av skydd: - konfidentialietsskydd - krav på verifiering av ett meddelandes äkthet Endast information som klassificerats som skyddsklass 1, 2 och 3 får sändas via Infrastrukturen Inte skyddsklass 4 - Information där förlust av konfidentialitet innebär allvarlig eller katastrofal negativ påverkan

20 Informationssäkerhet Krav på Brevlådeoperatörer - Allmänna villkor för infrastrukturen Mina meddelanden, Bilaga 1, Krav på säkerhet för brevlådeoperatörer Tjänsten kan hantera känslig information Risk- och sårbarhetsanalys (RSA) genomförd med fokus på risker för en anslutande kommun

21 Identifierade risker efter RSA Verksamheten är inte beredd att hantera supportfrågor om lösningen Bristfälliga kontroller av loggar Oklar ansvarsfördelning Risk för dålig säkerhet pga dålig kravställning M.fl.

22 Förslag på åtgärder och rekommendationer efter RSA Informationsklassificera Förbered medarbetarna Testa Säkerställ rutiner, t.ex. rutiner för kontroll av loggar Verifiera kravställningen på säkerhet på alla ingående komponenter

23

24