Utveckling av projektkulturen på Migrationsverket med stöd av Antura. Göran Dahl Projektchef på Migrationsverket

Transkript

1 Utveckling av projektkulturen på Migrationsverket med stöd av Antura Göran Dahl Projektchef på Migrationsverket

2 Ett Sverige som med öppenhet tar tillvara den globala migrationens möjligheter Migrationsverkets vision

3 Migrationsverkets uppdrag verka för en långsiktigt hållbar migrationspolitik som värnar asylrätten underlätta rörlighet över gränser inom ramen för den reglerade invandringen främja en behovsstyrd arbetskraftsinvandring tillvarata och beakta migrationens utvecklingseffekter fördjupa det europeiska och internationella samarbetet.

4 Uppehållstillstånd 2013 Kvottuttagna 2 %

5 Asyl Totalt antal beviljade ansökningar 2013 fördelade på beslutsgrund Övrigt 2 % Skyddsbehov 61 % Konventionsflykting 32 % Synnerligen ömmande omständigheter 5 % Totalt exkl. kvotflyktingar

6 Vad handlar det om?

7 Projekt Mognad har ökat Behov har lösts Blivit spretigt Projekt för projektens skull Samordning/likformighet/helhetssyn... eliminera slöseri/dubbelarbete Uppdrag till STUC-Projektcenter

8 Projektläget våren 2012 Pågående projekt 38 projekt om 525 miljoner (145 miljoner avsatt i fonder och 380 miljoner egen finansiering). Fördelning utifrån Verksamhetsområden: - Mottagning 14 - Centrala utvecklingsprojekt 7 - Digitalisering, - Europeiskt Internationellt Samarbete 6 - Administration 4 - Asyl 3

9 Målbild projektkultur Att vi har ett gemensamt språk och tydliga roller i vårt projektarbete. Att vi har en väl förankrad och lättillgänglig projektmodell. Att vi har professionella projektledare och styrgrupper/projektbeställare. Att vi har en projektportfölj med alla projekt i verksamheten och att portföljen är väl känd i verksamheten. Att vi har ett tydligt sätt att prioritera mellan projekt i budgetarbetet och vid akuta behov. Att det upplevs som utvecklande både för individen och för verksamheten att få delta i projekt. Att de projekt om drivs uppfyller sina verksamhetsmål inom givna tids- och kostnadsramar.

10 Uthållighet Före upplysningen bära ved och vatten Efter upplysningen bära ved och vatten

11 Projektcenter Modell Policy och Standard Beslutsmodell Stöd Coachning Projektvård Kompetens Utbildning Nätverk Strategiska projekt Statusbild Pulsmöten Kvalitetssäkring Beslutspunkter Riskanalys Portfölj Verksamhetsnytta Prioritering Vision mål - strategi

12 Utveckling av projektkulturen Ständiga förbättringar Oklar styrning Förbättra Kvalitetssäkring XLPM Planera Utvärdera PM3 Checklistor Gör Utbildning Projektkalkyl Portföljen Effekter och nyttor PL-nätverk Införandemodell Nyttoregister Kvalificerade PL Totalkvalitet Värdering Prioritering UR Utvecklingsstrategi

13 Projektpolicy Syftet med projektpolicyn är att slå fast Migrationsverkets förhållningssätt gentemot arbetsformen projekt. Definition av projekt Projektportfölj Linje kontra projekt Antal projekt Finansiering Projektmodell

14 Integrerad projektmodell FISK XLPM LFA Nyttorealisering Gemensamma mallar med utvikningar vid behov. Kopplar även på Lean-verktyg från Värde för alla.

15 Beslutsmodell för projekt i Utvecklingsrådet Förstudie Analys Planering Genomförande Avslut TG00 TG0 TG1 TG2 TG3/4 TG5 MS6 Utvecklingsrådet, UR Utvecklingschef UR Utvecklingschef Projektbeställare Verksamhetsområdeschef Projektbeställare Projektbeställare Projektbeställare

16 Utbildning Projektledarutbildning 5 dagar XLPM bas, 3 dagar Portföljen, 1 dag Processen på MV, 1 dag Projektekonomi Nyttorealisering Kommunikation Beslutsprocess, UR Utbildat ca 100 sedan 2012 Projektledarnätverk, 2 ggr/år Nyttorealisering Coachning för projektledare

17 Kvalificerad projektledare på Migrationsverket Kompetens Migrationsverkets projektledarutbildning 5 dagar Lean i projekt 1 dag Migrationsverkets coachningsutbildning 1 dag Nyttorealisering 1 dag Erfarenhet Projektledare för minst två projekt som avslutats inom utsatt tid och budget samt med uppnådda projektmål. Lämplighet (referenser) Två referenser som intygar att personen har både metodkompetens och lämpligt beteende som projektledare. Även ledarskapsprofil.

18 Antura Projects Portföljen Upphandling klar våren 2013 Antal användare = ca 550 Användningsområden Projekt Förvaltning Linje

19 Riskanalys enligt FISK

20 Anpassad statusrapport - MS Word - Projektmodell - Status - Projektinformation - Status med kommentarer - Ekonomi - Prognos - Risker - Ändringshantering

21 Ekonomi Budget i Portföljen Livscykeltänk Läses över till Agresso Tidrapportering omförs till Agresso med rätt timpris Utfall läses tillbaka från Agresso (tid + övriga fakturor)

22 Uppstartsmöte, TG0 Projektcenter för stöd Projektprocessen Nyttorealisering Portföljen Tollgates obligatoriska moment/underlag Värderingsmodell Kvalificerad PL

23 Utbildning Portföljen steg 1 Filarkivet, Ärenden, Riskanalys, Lägesrapport, Tidplan, Tidrapportering Portföljen steg 2 Medlemmar, Behörigheter, Resurshantering, Tidplanering fördjupning Portföljen steg 3 Dokumentgranskning, Periodplanering, Beroenden - externa och interna, Rapporter & Diagram Projektekonomi Teori, Praktik i Portföljen

24 Utvecklingsrådet Objekt Prövning, sökande, Rena Verksamhetsprojekt Projekt Uppdrag Mindre utvecklingsuppdrag Vidmakthållande Projektcenter projektportföljstyrning

25 Grundsten i pm3 Produkt (asyl och tillståndsprövning) Stödjer (Operativ Verksamhet) Påverkar Process Stödjer (Processägare) Påverkar IT-stöd (IT-avdelning)

26 Förvaltning och utveckling Förvaltning Utveckling Vidmakthållande Vidareutveckling Nyutveckling

27 Två portföljer

28 Värdering Matrisen Strategisk värdering Fastställer i vilken grad idéerna/projekten följer verksamhetens beslutade strategier. Det är verksamhetens vision och huvudstrategier som ligger till grund för vilka faktorer som projektens mål kan kopplas till. Bedömd genomförbarhet Idéernas/projektens förväntade möjlighet att genomföras framgångsrikt och förmåga att åstadkomma nyttor i verksamheten. Värdering av effekter och nyttor Fastställer vilken grad av ekonomiska effekter och nyttor som idéerna/projekten skapar. Även de kvalitativa nyttorna som skapas vägs in i värderingen.

29 Värderade projekt TG2

30

31 Presentation på verksnätet Publika hemsidor via länkar Tillägg Projektinformation Projektstatus Fält i projektfakta

32 Nyttorealisering

33 Varje projekt blir en aktivitet i Nyttoregistret Nyttorna (i effektmodulen) knyts till dessa aktiviteter för att behålla spårbarheten. Även hemtagningsåtgärderna och nyttouppföljningen (Ärenden) knyts till aktiviteterna för att få överblick över progress i åtgärder och uppföljningen.

34 Sammanställning av nyttor Syftet här är att få en översikt över samtliga nyttor. Nyttorna kopplas också till en effekttyp samt vilken organisatorisk enhet de hör till. Nyttor som mäts i pengar kan läggas in med budget (mål) och utfall (faktiskt uppmätt värde).

35 Nyttohemtagningsåtgärder och nyttouppföljning I Ärende-modulen skapas hemtagningsåtgärder. Även nyttouppföljning hanteras här. Nyttorna läggs upp som ärenden och man lägger in Nuläge, Nyläge och Utfall. Här kan man alltså även följa upp nyttor som mäts i annat än pengar.

36 Utmaningar framåt Portföljen = Projektledarens dagliga verktyg Resurshantering Idag har vi uttag ur lagret utan beslutad ordersedel Periodplanering Portföljstyrning Balansen Tratten Planen

37 Uthållighet Före upplysningen bära ved och vatten Efter upplysningen bära ved och vatten

38 Tack! Göran Dahl