Säkra nyttan med förändringsarbetet!

Transkript

1 Säkra nyttan med förändringsarbetet! E-Förvaltningsdagarna 2014 Anna Pegelow Daniel Jafari

2 Vad är egentligen problemet? Projekt som misslyckas Det blev dyrare än vi trodde Det blev inte som vi tänkt oss Vi vet inte om vi nådde målet IT har ofta tagit lead i verksamhetsutvecklingen Förändringar utan uttalat nyttofokus Otydligt ansvar för att skapa förändring Det tog längre tid än väntat Vad är våra mål? Samverkan ställer nya krav Gör vi rätt saker för att nå våra mål?

3 Myndighetförordningen 3 Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Myndighetsförordningen 6 Myndigheten ska fortlöpande utveckla verksamheten. Myndigheten ska verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan finnas för enskilda samt för staten som helhet.

4 Vad är en nytta? Nytta är en mätbar förändring vilken uppfattas som positiv av en eller flera intressenter och som bidrar till ett eller flera verksamhetsmål

5 Vad är nyttorealisering? Nyttorealisering är ett aktivt och systematiskt arbete med att säkerställa och optimera nyttan med de förändringar vi avser genomföra

6 Att realisera nytta med Så enkelt som möjligt verksamhetsutveckling är en för så många som möjligt. ledningsfråga!

7 Nyttorealisering som den röda tråden Förmågor Vision Strategisk nivå Nuläge Verksamhetsmål (Nytta) Uppdrag Målstyrning Strategi Omvärld Förändringsbehov Nytta Angelägenhet Genomförbarhet Taktisk nivå Göra rätt saker Program- och portföljstyrning Kvalitet Operativ nivå Tid Nytta Kostnad Uppdrag Göra saker rätt Projektstyrning Förvaltningsstyrning Linjeverksamhet

8 Effektkedja kopplar utvecklingen av möjliggörare till målen Förändringsinsats Konkretiseras i Kräver Behöver Förutsätter Verksamhetsmål Nyttor Förändringar Införande insatser Möjliggörare Bidrar till Realiserar Driver Kräver

9 Byggstenar i ett strukturerat angreppssätt STYRANDE PRINCIPER NYTTOKATEGORIER DOKUMENTMALLAR Namn på satsning Beskrivning av satsningen TOTAL KOSTNAD TOTAL NYTTA NETTONYTTA NPV ROI PAYBACK % 5,5 år (2015) KSEK KSEK KSEK KSEK TOTAL RISKPOÄNG KOMPLEXITET POLITISK ANGELÄG. 7 3 Medium Uppdatera grafer 1-4 PROCESSEN Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar KOSTNAD & NYTTA PER AKTÖR (KSEK) NETTONYTTA PER ÅR (KSEK) Nytta Kostnad Nettonytta Ack. nettonytta Osäker Nytta Säker Nytta Behov & problem Krav Möjligheter & Risker Identifiera verksamhetsmål och nyttor Följ upp nyttorealisering Styrning av processen för nyttorealisering Specificera Specificera nyttor nyttor Riksarkivet Näringsdepartementet Kostnad PORTFÖLJSTYRNING Planera nyttorealisering nytto- MOGNADSMODELL Politisk angelägenhet 5 Realisera nyttor 4 Risk Teknisk angelägenhet ROLL- OCH ANSVAR 3 2 Kostnad Samhällsnytta 4 Nytta förvaltning

10 Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering 6. Vem ansvarar för uppföljning? 7. Vilka mätetal ska användas? 5. Hur ska nyttan följas upp? 1. Vad är nyttan? 2. Hur ska nyttan realiseras? 4. När uppkommer nyttan? 3. Vem ska realisera nyttan? NYTTOREGISTER

11 Förändringsperspektivet Kronor Realiseringsperiod (+) Nytta Utveckling Förvaltning (-) Genomförandeperiod Perioden för förändringsinsatsen

12 Förändringen är målet!

13 Att realisera nytta inom en organisation Så enkelt är som en möjligt utmaning, att för realisera så många nytta som i samverkan möjligt. kräver ännu mer

14 Gemensam målbild Är vi överens om varför vi gör en förändring och vad som behöver göras? Driv på aktörernas prioritering Håll i målet!

15 Engagemang i tidigt skede Alla berörda aktörer ska ingå i styrgrupp Påverkan i tidigt skede skapar realism och engagemang Prata samma språk

16 Utpekat ansvar Vilka i de berörda verksamheterna måste engageras? Förändringsledning!

17 Bevisa förändringen Vad ska mätas i de berörda verksamheterna för att vi ska kunna se att en förbättring skett? Kommunicera det vi uppnått!

18 Gör det inte svårare än det behöver vara (det är svårt nog ändå)

19 Mer information och kontakt