Förändringsledning. Frukostseminarium Jolanta Feliga Sofia Allansson

Transkript

1 Förändringsledning Frukostseminarium Jolanta Feliga Sofia Allansson

2 Agenda ESV introducerar Erfarenheter från arbete med förändringsledning på Arbetsförmedlingen, Bolagsverket och Migrationsverket Paneldiskussion Möjlighet till frågor efter seminariet

3 3

4

5 Vad händer vid en förändring?

6 Hur påverkas individen? Källa: Vägledning Att leda förändring i offentlig verksamhet, ESV 2017:70 bearbetad utifrån Kübler-Ross, Elisabet 1969, Five Stages of Grief

7 Varför förändringsledning? Källa: Vägledning Att leda förändring i offentlig verksamhet, ESV 2017:70 bearbetad utifrån ACMP:s standard

8 En process i tre steg

9 En process i tre steg

10 En process i tre steg

11 En process i tre steg

12 Organisatoriskt införande av förändringsledning på Bolagsverket ESV:s frukostmöte Ann-Charlotte Gustafsson Verksamhetsutvecklare HR-enheten

13 Organisatorisk mognad förändringsledning Källa: Vägledning Att leda förändring i offentlig verksamhet, ESV 2017:70 bearbetad utifrån Proscis mognadstrappa

14 Vilka frågor behöver vi besvara? Var och hur vi ska bygga vår kapacitet Vilken metod och modell vi ska använda oss av Hur kompetens och förmåga ska byggas Hur tillämpning bör ske i utvecklings-/projektverksamheten Vilka andra befintliga standards/strukturer som påverkas och hur vi ska harmonisera dessa

15 Kapacitet organisatorisk placering? Scenario 1 Scenario 2 Scenario

16 Hur mycket stöd ska vi ha nu och i framtiden?

17 Ann-Charlotte Gustafsson

18 Förändringsledning på Arbetsförmedlingen Frukostseminarium på ESV Joakim Liljekvist, Central Förändringsledning

19 Agenda Principer, modell och arbetssätt på Arbetsförmedlingen koppling till vägledningen Vad är förändringsledning och varför behövs det? Vad händer vid en förändring? Process för förändringsledning? Nästa steg för Arbetsförmedlingen?

20 Vad är Förändring? VERKSAMHETSMÅL EFFEKT / NYTTA FÖRÄNDRINGSBEHOV BESTÅENDE FÖRÄNDRING UTVECKLADE MÖJLIGGÖRARE INFÖRDA MÖJLIGGÖRARE

21 Vad är förändringsledning? Strukturerat arbetssätt Människor.a deliberate set of activities that facilitate and support the success of individual and organizational change and the realization of its intended ACMP Standard of Change business Management results. Förflyttning Nytta

22 Varför ska vi arbeta med förändringsledning? Förnyelseresan på Af: Kritisk och enorm förflyttning, många förändringar på kort tid, extremt utmanande för medarbetare och chefer Kontinuerliga förändringar ökande takt: Arbetsmarknad, teknikmöjligheter, kunders förväntningar, ständiga förbättringar, nya uppdrag Svårt att lyckas med förändring: Förändringsarbete når ofta inte önskade nyttoeffekter pga att förändringar inte varaktigt kommer på plats

23 Organisatorisk mognad Arbetsförmedlingen imorgon? Arbetsförmedlingen idag? Källa: Vägledning Att leda förändring i offentlig verksamhet, ESV 2017:70 bearbetad utifrån Proscis mognadstrappa

24 Delar i Förändringsledning på Arbetsförmedlingen (exempel) - Modell, metodik, verktyg - Roller (Förändringsägare, Införandeledare, Förändringsledare, Förändringssamordnare, Förändringsstödjare) - Förändringsanalys - Central funktion och Nationell samordning - Införandeöversikt - Införandeplan - Stöd och rådgivning - Beslutssäkring - Kompetensutveckling

25 Arbetsförmedlingens Förändringstrappa - Stöd för människors och gruppers steg i förändring - Stöd i process för genomförande av förändring

26 Införandeprocess strukturerat arbetssätt Planering/ förberedelse Införande av förändring Uppföljning av förändring Förstå Vill Kan Gör och lär

27 Af arbetar vidare med (exempel) Förändring är det centrala som ska hanteras, inte möjliggörare eller projekt Tvärfunktionellt och ytterligare involvering av berörda intressenter Stärkt sponsorskap Stärkt stöd till chefer Systematisk uppföljning av progress och nytta Sammanhållen strategisk och taktisk styrning av all förändring Förändringsöversikt vidareutvecklas Införandestruktur mer enhetlig och effektiv Kompletterad kompetensutveckling Ökad förstärkning av förändring, samt mer ständigt lärande kring FL/införande

28 Joakim Liljekvist

29 FÖRÄNDRING

30 Framtagning av arbetssätt Utmaningar vid förändringar Behov av stöd Att genomföra och etablera förändringar

31 Förändringsledning - definition Förändringsledning innebär att möta medarbetarna där de är och tillsammans skapa förutsättningar att gå från ett nuläge till ett önskat läge allt utifrån verksamhetens syfte. Genom att: Att leda i förändring Ha förmågan att driva och leda förändringsarbete för att säkra mål och utveckling Skapa förändringskraft, behålla motivation och engagemang hos medarbetare i förändringsprocessen Att tillämpa vårt arbetssätt Ha struktur, metoder och förhållningssätt som stöder förändring, både hos medarbetare och ledare Ha uthållighet att realisera den förväntade nyttan med förändringen Följa upp förändringen och nyttja i kommande förändringar

32 Förändring Etablering måste börja tidigt Förändringsbehov Åtgärd Förändrat beteende Etablera

33 Att genomföra och etablera förändringar - 10 steg Den årliga verksamhetsplaneringen En tvingande åtgärd Verksamhetsperspektiv (förändringens faser) Bedöma, fatta förändringsbeslut och ta fram mål Föreslå och utforma åtgärder Ta fram åtgärder och aktiviteter Genomföra åtgärder och aktiviteter Följa upp och lära Förändringsbehov -Målsättning uppnådd Få medvetenhet Få förståelse och vilja Få kunskap Få förmåga Stödja och upprätthålla -Etablerade arbetssätt som är hållbara över tiden och ger förväntade effekter Förbättringsförslag Chef- och medarbetarperspektiv I utveckling av våra huvud- och stödprocesser

34 Strategier för etablering av arbetssätt 1. Interagera med redan pågående förändringsarbeten med målet att skapa bra exempel och ambassadörer för arbetssättet. 2. Linjevägen via avdelningarnas ledningsgrupper etc. 3. Jobba in central kompetens och stöd om förändringsledning samt skapa resursers för lokalt förändringsstöd.

35 Etablering av arbetssätt - framåt 1. Populärversion som komplement till standard 2. Ny version med stödmallar 3. Utbildningspaket 4. Centralt och lokalt stöd 5. I ropet i verksamhetsplan, ny utvecklingsprocess

36 Göran Dahl

37 Paneldiskussion

38 Hur kommer vi igång? 1. Fundera över vilka problem det är ni vill lösa. Vilka är er organisations största utmaningar kring förändring och utveckling? 2. Arbeta redan i ett tidigt skede med att skapa förståelse för vikten av förändringsledning. 3. För att lyckas med att stärka organisationens arbete med förändringsledning är det avgörande att ha ledningens stöd eftersom arbetet kommer ställa nya krav på verksamheten och kräva resurser. 4. Se till att de personer som ska arbeta med området har rätt kompetens och mandat. 5. Börja med de områden där ni kan få störst nytta på kortast tid. 6. Gräv där ni står, det vill säga fall inte för frestelsen att införa modeller och verktyg som är mer komplicerade än ni behöver. Det är betydligt lättare att börja i det lilla för att sen bygga vidare. 7. Skapa inte en komplett modell eller rutin vid skrivbordet. Prova er fram och anpassa er utifrån olika situationer och lärdomar längs vägen. En pragmatisk ansats ger er bättre möjlighet att lyckas. 8. Tänk på att införa strukturerad förändringsledning i en organisation är en lång process som kräver ändrade arbetssätt och förändrad kultur i organisationen.

39 Jolanta Feliga Tfn Sofia Allansson Tfn