Rätt verktyg för en ändamålsenlig verksamhetsutveckling

Transkript

1 Rätt verktyg för en ändamålsenlig verksamhetsutveckling Daniel Jafari, Ekonomistyrningsverket Moderator: Ulrica Häll, Ekonomistyrningsverket

2 Struktur Kultur

3 PMI The high cost of low performance

4 Över 20 procent av investeringen går förlorad i misslyckade projekt

5 Nytta Projekt +50%

6 Strategisk nivå Förmågor Vision Taktisk nivå Nuläge Strategi Verksamhetsmål (Nytta) Förändringsbehov Uppdrag Omvärld Målstyrning Portfölj- och programstyrning Göra rätt saker Angelägenhet Nytta Genomförbarhet Operativ nivå Tid Kvalitet Nytta Kostnad Uppdrag Uppdrag-, projekt- och förvaltningsstyrning Göra saker rätt

7 Nytta Strategiska mål +50%

8 Förstärkt helhetsgrepp över utveckling för ökad effekthemtagning Andreas Mårtensson och Karin Tegefjord, Försäkringskassan

9 Strategisk satsning Förstärkt helhetsgrepp över utveckling - för ökad effekthemtagning

10 Hur får vi mer pang för pengarna?

11 Snabbfakta - Försäkringskassan > 200 miljarder 110 orter > 80 miljoner kundmöten > 20 miljoner beslut

12 700 miljoner kronor per år

13 14%

14

15 Under lång tid Kompetens & kapacitet Styrmodell Kultur & ledarskap Arbetssätt, metoder och verktyg

16 Vi tappar effekter hela vägen Vi brister i planering och underlag Vi väljer inte alltid rätt lösning för att uppnå effekten Våra projekt genomförs sällan på tid Projekten levererar inte alltid rätt lösning Vi tar sällan hem effekterna enligt plan

17 Bristande effekthemtagning Strategisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå 700 miljoner kronor per år

18 En väl fungerande målstyrning Strategisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå 700 miljoner kronor per år

19 Målsättning 2020 Projekt i tid >80% utifrån planerad effekt

20 Styrning Kompetens 14% Arbetssätt Kultur

21 Analys av utvecklingskedjan Styrning Kompetens Arbetssätt Fas 1 Fas 2 Fas 3 Fas 4 Kultur

22 Problemområden Styrning Kompetens Arbetssätt Kultur

23 Åtgärder i mindre steg Styrning Kompetens Arbetssätt Kultur

24 Vad har vi gjort hittills? 14% 80%

25 Hjälp oss att vinna matchen! 14% 80

26 Rätt verktyg för en ändamålsenlig verksamhetsutveckling Moderator: Ulrica Häll, Ekonomistyrningsverket

27

28 Förändringsarbete erfarenheter från MTM Renée Jardland och Lena Krohn, Myndigheten för tillgängliga medier

29 Förändringsarbete Erfarenheter från MTM Renée Jardland & Lena Krohn ESV-dagen

30 MTM Myndighet sedan 1980 Lyder under Kulturdepartementet Talböcker, taltidningar, punktskriftsböcker, litteratur på lättläst svenska, nyheter på lättläst svenska Ger människor tillgång till litteratur och samhällsinformation utifrån individens behov ESV-dagen

31 MTM Drygt 100 anställda Två regleringsbrev, tre anslag ca 195 miljoner, bidragsfinansiering Enrådsmyndighet, leds av generaldirektör ESV-dagen

32 Förändringar och utvecklingsområden på MTM Från kassett till CD-skiva Från fysisk utlåning till digitaliserad nedladdning Inordnande av taltidningsnämnden Övertagande av verksamhet från SRF Taltidningsreform, regeringsuppdrag teknikskifte Envägslån av punktskrift Övertagande av statens ansvar för lättläst Utveckling av intern produktionsprocess ESV-dagen

33 Förändringsledning Att strukturerat ledsaga individer, grupper och organisationer från nuläget till ett önskvärt framtida läge Fokuserar på att åstadkomma beteendeförändringar John Kotters steg för lyckad förändring 1. Få det att kännas angeläget 2. Bilda ett förändringsteam 3. Utveckla en tydlig vision 4. Kommunicera visionen 5. Ge människor möjlighet att realisera förändringen 6. Skapa snabba vinster 7. Befäst och fortsätt framåt 8. Förankra förändringen ESV-dagen

34 Två exempel på förändringsarbete från oss ESV-dagen

35 Övertagande av lättlästverksamheten VAD Regeringsuppdrag i juni 2014 Uppdragsgivare Styrgrupp HUR Förändringskoordinator, andra konsulter Upphand -ling Persona l Organisation, styrgrupp och samordningsgrupp Individuella samtal, gruppmöten, stormöten, studiebesök IT Koordinering Samt övergripande aktiviteter Kommun ikation Kommunikation, exempelvis frågor och svar på bägge organisationernas intranät Processkartläggning av lättlästverksamheten Ekonom i Lokaler / lager Arbetsrätt Process ESV-dagen

36 Erfarenheter från förändringen Positivt Tydligt fokus på förändringsledning Tydlig styrning av processen God information Starka resurser Tilltro Individuella mötet viktigt Mindre positivt Utmaning med genomförandefasen trots all planering Skepsism Initiala gränsdragningsproblem Ansvarsfördelningsproble m Krävde fortsatt arbete efter genomförandet mest verksamhetsfrågor ESV-dagen

37 Utveckling av intern produktionsprocess VAD Förändra flera väl etablerade processer för produktion av medier Omfattande justering av processerna Nya roller, instruktioner och arbetssätt Stå-upp-möte varje dag HUR Extern processkonsult Individuella samtal och information på enhetsmöten ESV-dagen

38 Effekter av förändrad produktionsprocess Ledtid kortats med dagar under införandeåret Nyckeltal ger möjligheter att mäta Tydliga roller och instruktioner ESV-dagen

39 Erfarenheter från förändringen Positivt Fokus på verksamhetsprocesserna ingenjörsfokus Kommunikation på individnivå samtal, men det räckte inte Mindre positivt Inget fokus på förändringsledning Hantering av förändringsfrågorna i efterhand Utmaning vid genomförandetförändrade och nya arbetsuppgifter ESV-dagen

40 Motstånd är den naturliga reaktionen i samband med förändringar Förstår inte varför Påverkan på nuvarande arbetsroll Tidigare misslyckanden Chefen visar inte sitt stöd Rädsla för att mista jobbet Brist på deltagande För mycket förändring samtidigt Allt motstånd är inte negativt kan ibland hjälpa till att identifiera framtida oförutsedda problem ESV-dagen

41 Vad har vi lärt oss Ta hjälp! Ta rätt hjälp. Fokusera inte bara på instruktioner och det tekniska tänk förändringsledning Se till att fackliga representanter finns med från början Involvera flera i risk- och konsekvensbedömningarna (AFS 2001:1) Underskatta inte vikten av det individuella samtalet Välkommensymbolik viktigt Kommunikation och information, ex frågor och svar Red ut fråga för fråga Genomförande kan vara svårt trots planering. Ha tålamod! Fira delsegrarna Vid stora förändringar planera för fortsatt arbete efter genomförandet Kvittera att det kan vara jobbigt ESV-dagen

42 Tänk på Vikten av kommunikation, kommunikation, kommunikation Arbetet fortsätter efter projektet Det man inte hanterar i projektet blir man tvungen att hantera efteråt ändå. Att hantera verksamhetsfrågor i efterhand är att föredra enligt oss. Ta hjälp om ni inte har egna resurser ESV-dagen

43 Våra utmaningar framöver Kan vi lyckas med både förändringsledning och verksamhetsförändring i ett och samma projekt? Hur ska vi bli bättre på förändringsledning i mindre projekt? Vilken nivå vill vi lägga oss på? Hur vill vi göra när vi inte tar hjälp utifrån? ESV-dagen

44 ESV-dagen