Så utvecklar vi kommunikationen med hjälp av workshop

Transkript

1 Så utvecklar vi kommunikationen med hjälp av workshop

2 Västra Götaland 49 kommuner 1,5 miljoner invånare Västra Götalandsregionen: Hälso- och sjukvård, regional utveckling, kultur, miljö, kollektivtrafik, m.m anställda

3 Workshopmetoden ett sätt att stötta chefer, ledare och arbetsgrupper Är tidsbesparande, effektiv och rolig Leder till medveten, genomtänkt och effektiv kommunikation för chefer eller arbetsgrupper Förutsättning 1: att du gillar att facilitera/leda möten Förutsättning 2: ett väl genomfört förarbete

4 Kommunikationsavdelningen ska bidra till verksamhetens mål genom professionellt genomförda informations- och kommunikationsinsatser stärka medvetenheten om kommunikationens betydelse i organisationen

5 Vår frustration - så här kände vi Många förstår inte vad en kommunikatör gör Vår kompetens tas inte till vara Hade vi bara fått vara med från början så Vi ville säga nej till ogenomtänkta beställningar Vi hade inget att erbjuda istället Svårt ibland att avgöra om det är en kommunikationsfråga

6 Det gemensamma arbetet under workshoppen Leder till struktur i kommunikationen Skapar effektivare kanaler Gör det lättare att nå fram med budskap Tydliggör kommunikationsansvaret

7 Att sälja in en workshop Intressant, berätta mer Ställ frågor, t ex : - Vilka målgrupper har du? - Vilka kanaler har du för att nå dessa målgrupper? - Hur har du tänkt när du valde de kanalerna? - Vilka budskap har du till målgrupperna? - Vad har du tänkt att målgrupperna ska göra med din information? Reaktionen: vad föreslår du då?

8 Ett förberedande samtal med chefen 1. Deras arbetsfält 2. Hur kommunicerar de idag? 3. Ringa in problemområden 4. Ett kommunikationsproblem eller något annat? 5. Bestäm omfattning på workshopen 6. Bestäm deltagare 7. Efter mötet: Skräddarsy förslag chefen godkänner

9 Exempel 1. Workshop för att kartlägga kommunikationssystem, steg 1-5 (tidsåtgång 1-3 halvdagar beroende på gruppens storlek)

10 Exempel på halvdag 1 1. Formulera det workshopen ska handla om: Vilket är ert uppdrag? Vad ska kommunikationen stötta? Är ni överens? Alla förbättringar som föreslås ska knyta an till ert uppdrag. 2. Teoripass utifrån förkunskaper och behov 3. Identifiera och prioritera aktörer/målgrupper, beskriv kommunikationen med dessa (nuläge)

11

12 Aktörsinventering

13 Aktörstabellen efter första dagen Aktör: Förvaltningschefer Kanal/ Kommunikationsform Mål/funktion (för denna kanal/ kommunikationsform) Innehåll/budskap (som förmedlas genom denna kanal/ kommunikationsform) Användarfrekvens samt bedömning (för ofta, lagom ofta, för sällan) Betyg (skala 1-5, 5=högst) 1 Mejl 2 Månadsmöten 3 Telefonsamtal

14 Exempel på halvdag 2 Analysera nuvarande kommunikationssystem Identifiera förbättringar

15 Aktörstabellen efter andra dagen Aktörer: Förvaltningschefer Kanal/ Kommunikationsform Mål/funktion (för denna kanal/ kommunikationsform) 1 Mejl Uppdateringar, korta meddelande, Innehåll/budskap (som förmedlas genom denna kanal/ kommunikationsform) Användarfrekvens samt bedömning (för ofta, lagom ofta, för sällan) Nyheter, statistik, rapporter För ofta, för många 3 2 Månadsmöten Utbyte av information Fördjupning, strategiska diskussioner Lagom 4 Betyg (skala 1-5, 5=högst) 3 Telefonsamtal Snabb återkoppling Avstämningar, personliga reflektioner, skvaller Lagom

16 Exempel på halvdag 3 önskat läge Analysera målgrupperna och ange effektmål: kännedom, djupare kunskap eller handling Beskriv önskad kommunikation med målgrupperna och ta fram en handlingsplan Kommunikationssystem VEM? (aktörer) Ledning Chefer Projektledare Medarbetare Media HUR? (kanaler) Möten Nyhetsbrev Intranät Pressmeddelanden Telefon, mejl VAD? (budskap) Operativa Sociala Nyheter Mål, strategier Vision, värden

17 Kommunikationssystem och förbättringsförslag Aktör Kanal Mål. Vad vill ni de ska känna eller göra? Syfte och effekt Budskap. Vad fyller ni kanalen med och hur? Hur väl fungerar kanalen utifrån önskat syfte? Förbättringsförslag Chefer Mejl Känna engagemang och ägarskap. Följa fattade beslut Mejl med mötesanteckningar Låg uppmärksamhet (1) Sluta med utskick, ge ut nyhetsbrev tätare Nyhetsbrev Genomgång om vad som ska kommuniceras. Kommunikatör producerar Relativt god uppmärksamhet. (3) Kolla statistik, anpassa och uppdatera adresslista Telefonmöten Pl kommunicerar nyheter och fattade beslut med fokus på det som berör cheferna Hög närvaro, livlig debatt och många frågor (5) Pl måste vara lyhörd för att ev. ha tätare tfn.möten Medarbetare Webbsida Förstå vad och varför. Känna att alla frågor är lika viktiga Pl o kommunikatör uppdaterar med beslut efter pl-möten Fungerar hyfsat (3) Håll koll på statistik, öppna för frågor

18 Workshop för att planera kommunikation I projekt Inför förändringar Nya arbetsgrupper Nya arbetsuppgifter

19 Planeringsmodell kommunikation

20 Efter genomförd workshop har man följande 1. En tydlig prioritering av målgrupper/aktörer 2. Kanaler med tydliga syften 3. Önskad effekt av kommunikationen 4. Ordning och reda i kommunikationen Kommunikationen med prioriterade aktörer ska funka både i det dagliga, vid förändringar och i kris

21 Om innehållet i workshoppen och några tips tips till coachen

22 Syftet med ett teoripass i kommunikation Skapa kunskap om vad kommunikation är och vad den kan hjälpa till att lösa Att kommunikation måste planeras så att vi gör saker som ger den effekt vi vill åstadkomma Skapa förståelse för det vi ska göra i workshoppen och vad den ska leda till och enas om terminologin Komplettera teoripasset efter behov vad vill vi lösa? - Vad ska vi tänka på inför en förändring? - Hur skapar vi begripliga och tydliga budskap? - Hur skapar vi genomtänkta och meningsfulla möten?

23 Begrepp att diskutera, t ex Kommunikation Information Aktör Målgrupp Budskap Kanal Kommunikationssystem Kommunikationsplan

24 Ambitionstrappan

25 Vi kommer ihåg: 10 procent av det vi läser 20 procent av det vi hör 30 procent av det vi ser 50 procent av det vi ser och hör 70 procent av det vi diskuterar 80 procent av det vi gör 95 procent av det vi lär andra Nils Simonsson, kirurg och hjärnforskare

26 Efter workshoppen Gruppen får den handlingsplan de själva tagit fram Vi ställer samman ett dokument med våra reflektioner - Saker vi reflekterat över som inte togs upp eller löstes under workshoppen - Saker vi tror att de behöver prata mer om - Goda råd Vi har ett uppföljande möte med uppdragsgivaren - Hur går de vidare? - Oklarheter reds ut - Enkät med frågor hur nöjda de är med workshoppen

27 Några röster från uppdragsgivare: Vi fick tid att koncentrerat tänka på uppgiften tillsammans med varandra. Det ger långt mycket mer än att sitta för sig själv och fundera. Vi insåg att vi använde oss av för många olika kanaler. Våra målgruppers kommunikationsbehov blev efter hand väldigt synliga Vi tog oss systematiskt från osäkerhet till ett tydligt formulerat vad vill vi med vår årsredovisning

28 Exempel på aha-upplevelser Medveten och effektiv kommunikation ger effekter och bidrar till målen Att man informerat garanterar inte att informationen tagits emot eller blivit förstådd Kommunikationsansvaret ligger hos avsändaren Fler skickade mejl ökar inte chansen till lästa mejl Man kan inte räkna med förändrat beteende hos målgruppen via kanalen mejl Tänk önskad effekt först och välj kanal därefter

29 Andra följder vi märkt av workshoppar Synen på vad en kommunikatör kan bidra med förändras Genom att samla rätt deltagare i ett rum snabbar man upp nödvändiga processer Det blir tydligt att det inte är kommunikatören som ansvarar för att saker kommuniceras De ger förståelse för att kommunikation måste genomsyra en process och inte kan hakas på i slutänden

30 Följder för oss på kommunikationsavdelningen Kunskapslyft Utvecklas i rollen som mötesledare/facilitator Statushöjning som ger råg i ryggen Vi har ett bra erbjudande

31 Tips till coachen Två mötesledare I detalj genomtänkt agenda (körschema) Gemensamma spelregler för mötet Parkeringsplats Material: post it, tuschpennor, genomtänkta bilder Bra lokal, lämplig möblering, frukt och bensträckare Många deltagare tar längre tid Dela in i smågrupper på 4-5, grupparbeta och diskutera gemensamt i storgrupp Övningar, rollspel, bikupor

32 Lycka till!