Vår satsning på Chefens kommunikativa uppdrag

Transkript

1 Vår satsning på Chefens kommunikativa uppdrag november 2016 Karin Kärrby, kommunikationschef Örgryte-Härlanda stadsdelsförvaltning Helén Sedström, kommunikationsstrateg stadsledningskontoret

2 Idag: Utbildningen av 1000 chefer Våra verktyg Tips: coacha ledningen

3 Göteborgs Stad

4 En hållbar stad öppen för världen

5 Göteborgs Stad snabbfakta 34 miljarder 10 stadsdelsnämnder kronor i omsättning Stadsdelarna står för 75% av budgeten 18 fackförvaltningar politiker ca uppdrag 25 bolag Ca anställda varav i stadsdelarna

6 Utbildningen av 1000 chefer 6

7 Ur Göteborgs Stads budget Att utveckla ledarskapet är en strategisk fråga. Att stadens chefer är goda ledare med god kommunikativ förmåga är avgörande för kvaliteten och effektiviteten i verksamheterna, liksom för arbetsmiljön 7

8 Vi krokade arm med HR 8

9 Intern och extern kommunikation för chefer i Göteborgs Stad 7,5 högskolepoäng 1 dag Avstamp i stadens informationspolicy. Reflektion och samtal kring chefens kommunikativa uppdrag. Verktyg och exempel på hur god kommunikation kan bidra till bättre arbetsmiljö, större handlingsförmåga samt bättre verksamhet och resultat. Gruppövningar. 3 dagar Chefen får fördjupad kunskap om praktiska metoder och tränar sin kommunikationsförmåga. Övningar i kommunikationsplanering som en del i ledarskapet. Deltagaren får grundläggande kunskap i möteskompetens, metoder för dialog samt retorik och presentationsteknik. Teoretisk grund för förståelsen av organisationer och deras omvärld utifrån ett kommunikativt perspektiv. Kunskaper om olika perspektiv på organisationer, ledarskap och kommunikation, samt förståelse för hur dessa perspektiv kan komma till uttryck och användas i praktiken inom organisationer. Syftet är vidare att ge kunskap om och träning i att konkret använda kommunikation i rollen som chef och ledare, såväl strategiskt som praktiskt.

10 Kursen Chefens kommunikativa uppdrag, tre dagar Hittills har cirka 1000 av stadens drygt 2000 chefer gått utbildningen Öppna grupper dit man anmäler sig själv Flera förvaltningar och bolag har utbildat alla sina chefer samtidigt i grupp Stort intresse även hos projektledare och andra nyckelfunktioner Nordisk Kommunikation (Gullers grupp) har hållit i utbildningarna Utvärderingarna visar att deltagarna är mycket nöjda och att de har nytta av utbildningen

11 Programmet: Kommunfullmäktige 81 ordinarie ledamöter och 46 ersättare Källa: Nordisk kommunikation

12 Så här tyckte cheferna Vore bra om utbildningen inte lades på fredagar. Svårt den dagen eftersom det är mycket inför helgen som kan behöva lösas gällande personalfrågor. Alla bra exempel från verkliga livet! Alla tydliga kopplingar! Inspirerande att få ett case från verkligheten Bra variation på föreläsningar och grupparbete. Föreläsarnas engagemang! Gett mig en inblick och förståelse för vikten av kommunikationsplaner. Tydliga modeller som kan appliceras direkt på min verksamhet.

13 Effekttrappan: Källa: Nordisk kommunikation

14 Kommunikationsplanering Källa: Nordisk kommunikation

15 Egna case, skräddarsydda Stadsdelskontoret ska flytta till nya lokaler och de nya arbetsplatserna innebär aktivitetsbaserat arbetssätt. Ett nytt IT-system kommer att införas inom socialtjänsten. Alla medarbetare kommer att behöva utbildas. Många tycker att IT-systemet är både onödigt och tidskrävande. Alla skolor behöver slå samman minst två klasser och antalet elever i klasserna kommer att öka från dagens snitt på 18 elever per klass till ett snitt på 25 elever per klass. Det har utbrutit skabb på äldreboendet. Minst åtta boende är smittade. Man misstänker att smittan kommer från en av de anställda. Mer ekologisk mat i stadens kök av både ekonomiska och miljömässiga skäl blir det allt mer vegetariskt.

16 Gästföreläsare från verkligheten - ett eget gott exempel En enhetschef, med känd, god kommunikativ förmåga, berättar hur hen gör. Det blev både ros och ris i Göteborg (?) är Jantelagen stark Men allra mest ros!

17 Effekter av utbildningen Kommunikationsplanering efterfrågas mycket MYCKET mer. Chefens kommunikationsansvar har blivit tydligare. Några fick en genomarbetad kommunikationsplan med sig hem, som alla nyckelpersoner hade varit delaktiga i att ta fram. Budskap, målgrupp, kanal är kända begrepp Chefer har blivit bättre beställare av kommunikationsstöd 17

18 Våra verktyg 18

19 Läget då 19

20 Utveckling av strategisk kommunikation Omfattande utvecklingsprojekt drevs inom kommunikation - en gemensam kommunikationsmodell för Göteborgs Stad - ett gemensamt arbetssätt kring kommunikation som styrmedel Leveranser: Kommunikationsprocess gemensam kommunikationsplansmall Workshops om strategisk kommunikation riktade till stadens ledningsgrupper Kommunikationsindex 20

21 Kommunikationsprocess 21

22 Workshops strategisk kommunikation

23 Kommunikationsindex (KomI) Kommunikationsklimat I vår grupp/enhet/avdelning uppmuntras delaktighet i mål och verksamhetsplanering I vår grupp/enhet/avdelning tas idéer och synpunkter tillvara I vår grupp/enhet/avdelning är vi bra på att kommunicera på ett begripligt sätt Organisatorisk tillit Min förvaltnings/bolagsledning litar på att vi utför vårt arbete som vi ska Min förvaltnings/bolagsledning fångar upp viktigt information från medarbetarna Jag litar på den information som kommer från förvaltnings/bolagsledningen Jag känner väl till min förvaltnings/bolags vision och mål Ledarskap, din närmaste chef Min närmaste chef motiverar och engagerar mig Min närmaste chef är bra på att kommunicera verks.uppdrag och mål Min närmaste chef ger mig bra återkoppling på mina prestationer

24 Kommunikationsindex, KomI Medarbetare Kommunikationsklimat index 68 Ledarskap index 65 Min närmaste chef Organisatorisk tillit index 63 KomI totalt index 65

25 Vår kommunikationsresa UTGÅNGSLÄGE MÅLBILD

26 Vårt förhållningssätt Informationspolicyn Vårt arbetssätt Kommunikationsprocessen Vår grafiska profil Policy och riktlinje för grafisk profil Kommunikationsprogram Kommunikationsprogram Mål för extern och intern kommunikation Våra strategier och tillvägagångssätt Kommunikationsstrategin Plan för Göteborgs Stads kanaler Digital kanalstrategi Riktlinje för sociala medier 26

27 Gemensam verktygslåda intranätet

28 Tips För att coacha ledningen i den kommunikativa utvecklingen 28

29 1. Lusläs budgeten. Finns det ett uppdrag där som handlar om kommunikation? Fånga det. 29

30 2. Kunniga chefer blir duktiga beställare. Utbilda dem. 30

31 3. Engagera dig i verksamheten. Med förståelse för verksamheten skapar du förtroende och möjligheter att jobba med kommunikation.

32 4. Mät och räkna. Visa resultat i siffror. Visa på effekten. 32

33 5. Skapa strukturer. Styrande dokument som stödjer ett professionellt arbetssätt.

34 6. Sitt inte ensam med kommunikationsplanen. Uppdragsgivaren måste vara med och formulera uppdraget och äga kommunikationsplanen.

35 7. Ta operativa steg mot en strategisk roll. Få in det strategiska tänket i operativa uppgifter istället för att tacka nej till dem.

36 8. Kroka arm med HR-avdelningen. Ledarskap görs ofta till en HR-fråga, men vi har mycket att bidra med.

37 KONTAKT: Örgryte-Härlanda stadsdelsförvaltning Karin Kärrby Stadsledningskontoret Helén Sedström