Möten som strategiskt verktyg för en effektiv verksamhet och verksamhetsutveckling

Transkript

1 Möten som strategiskt verktyg för en effektiv verksamhet och verksamhetsutveckling Eva Johannesson, kommunikationschef

2 Eva Johannesson 30 år med kommunikation 18 år som kommunikationschef Chef för avdelningen för kommunikation och medborgarkontakt Organisationscoach Nonviolent communication och medling Skånes universitetssjukhus, Lunds universitet, Eslövs kommun, Alfa Laval, Banverket, Sockerbolaget, IM, Individuell Människohjälp

3 Lunds kommun 9000 medarbetare 250 olika yrken

4 Inflytande, delaktighet och service Kommunikation och medborgarkontakt bidrar med: ü lund.se ü sociala medier ü medborgarcenter ü medborgarkontor ü telefonväxeln ü press- och mediearbete ü intern kommunikation ü ledningsstöd ü chefsutbildningar 6 fokusområden ü språk & tillgänglighet ü grafisk form ü redaktionellt arbete ü kriskommunikation ü trycksaker ü kommunikationsstrategier ü kommunikationsplaner och mycket mera I framtiden även: e-tjänster synpunktshantering

5 Mina förutsättningar Min avdelning består av ca 35 medarbetare. Jag är närmaste chef för 11 personer, varav en är enhetschef 8 kontor/platser där mina medarbetare finns De interna möten jag deltar i äger oftast rum på 6 olika platser Stor del av min tid ägnas åt möten i olika former I Region Skåne ännu större utmaningar

6 En titt i min kalender

7 Mina möten Ca 17 möten per vecka Mellan 30 min och 7,5 timme långa 6 timmars individuell avstämning med mina medarbetare (11 personer) 2 timmar avstämning i grupp med medarbetare 7 timmar ledningsgrupps- eller chefsmöten Avstämning med mina chefer, styrgruppsmöten, projektgruppsmöten, arbetsgruppsmöten, möten med medborgare, politiker, andra organisationer

8 Vad är ett effektivt möte?

9 Strukturen

10

11 Platsen

12

13

14 Formen

15

16

17

18 Möten och chefens kommunikation

19 Chefens kommunikativa uppdrag Källa: Nordisk kommunikation Källa: Nordisk kommunikation

20 Chefens kommunikativa uppdrag viktigare och svårare Tre viktiga uppgifter: 1. Sålla och prioritera 2. Förklara och översätta 3. Skapa dialog Chefens viktigaste uppdrag: att skapa mening och sammanhang Källa: Simonsson, Den kommunikativa utmaningen

21 Ledningens viktigaste kommunikationsuppdrag A. Att sätta agendan B. Att säkerställa kommunikationsprocessen

22 Att planera mötesflödet, ett exempel Högsta ledningens möten VO-ledning 2 arbetsdagar Avdelningens ledning Max 2 arbetsdagar APT Max 4 arbetsdagar Max? arbetsdagar

23 Samtal och reflektion

24 Jag-som-chef

25 Jag-som-chef Samtalsledare är kommunens ledningsgrupp Facilitatorer 7 träffar under ett år 3 timmar per gång, grupper om 16 deltagare Varje träff har ett tema Arbetsform: dialog, reflektion och erfarenhets-utbyte Uppgift mellan träffarna, reflektionspartner

26 Chefsutveckling pågår Chefsforum Jag som chef Introduktion för nya chefer Chefsmoduler Vi som ledningsgrupp Chef över chef Verksamhetsspecifikt

27 Chefens kommunikationssystem VEM (aktörer) HUR (kanaler) VAD (budskap) Ledning Chefer Projektledare Medarbetare Facken Medborgare, kunder Press/media Möten Linjen Intranät Personaltidning Nyhetsbrev E-post Blogg Telefon/sms Operativa Feedback Sociala Nyheter, förändring Omvärld Mål, strategier Vision, värden

28 Sex steg för att utveckla ditt kommunikationssystem

29 Komplexitet

30 Ökad komplexitet Fler att samarbeta med både inom och utanför organisationen Kräver mer koordinering och samarbete på tvären i organisationen Påverkar styrning och ledning Fler nätverk Hög förändringstakt Tekniska hjälpmedel, sociala medier Behov av reflektion och djup Behov av spontana möten Behov av att prioritera sin tid som chef

31

32 Följ Lunds kommun! Facebook.com/lundskommun Linkedin.com/company/lunds-kommun Lund.se Twitter.com/lundskommun Instagram.com/lundskommun

33 Eva Johannesson Kommunikationschef Linkedin: se.linkedin.com/in/evajohannesson