Planeringsdag. Grand hotell Alingsås

Transkript

1 Planeringsdag Grand hotell Alingsås

2 SYFTE MÅL Få ordning och reda på kommunikationen för att skapa en struktur för sättet att kommunicera Lättare nå fram med information kommunikation till rätt målgrupp skapa ett medvetet kommunikationssystem

3 Politisk samrådsgrupp Samordningsgrupp Nuläge Samverkansstruktur AU Utvecklingsgrupp Barn och unga Utvecklingsgrupp Psykisk hälsa och missbruk Utvecklingsgrupp Äldre Styrgrupp SAMSA Styrgrupp Första linjen Arbetsgrupp Första linjen Styrgrupp Mini Maria och Socialmedicinska mottagningar Arbetsgrupp Mini Maria och Socialmedicinska mottagningar Arbetsgrupp SAMSA

4

5

6 Om kommunikation 1. Varför bli medveten om sitt kommunikationssystem? Inventera aktörer 1. Lista aktörer 2. Prioritera, Viktiga inte så viktiga Beskriva kommunikationssystemet 1. Vilka kanaler och kommunikationsformer använder vi?

7 Ett medvetet kommunikationssystem Få ordning och reda på kommunikationen Skapa en struktur för sättet att kommunicera Använda kanaler på ett effektivt sätt Lättare nå fram med budskap Kommunikationssystem HUR? kanaler VEM? aktörer VAD? budskap

8 Kommunikationssystem VEM? aktörer HUR? kanaler VAD? budskap Information både planerad och snabb information vid akuta händelser Kommunikation framförallt muntlig med möjlighet till frågor och svar Dialog kring budskap som är komplexa och behöver skapa engagemang Återkoppling kring både akuta händelser och övergripande budskap

9 Ambitionstrappan Effekt: Ingen effekt Risk för rykten Effekt: Uppmärksamhet kännedom kunskap förståelse Effekt: Intresse, engagemang, handling Ingen information Tryckt information, Internet, e-post Muntlig information Muntlig information. Besvara frågor Dialog: Vad? Varför? Dialog: Vad? Hur? Sätta mål. Varför? Information Kommunikation Dialog Återkoppling

10 Aktörer Kan ha olika position i kommunikationsprocessen. De kan vara målgrupp av kommunikationen, vidareförmedlare, beslutsfattare eller opinionsbildare. Enstaka personer eller större grupper Medarbetare Projekt- och processledare Samordnare Chefer Ledningsgrupper Gruppledare Specialister Handläggare Stabsfunktioner Fackförening Politiker Medborgare Boende Brukare Journalister Samarbetspartners Leverantörer Intresseorganisationer Opinionsbildare Potentiella medarbetare Högskola, universitet Media

11 Till vilka vill och behöver vi kommunicera med? - Innehåll från våra möten/vårdsamverkan?

12 Aktörstavla 1. Prioritera Mycket viktiga Viktiga Inte så viktiga

13 STEG 2 Beskriv nuvarande system Kanaler Vilka kanaler och kommunikationsformer använder vi? Innehåll/budskap Vad förmedlas via kanalen? Vad tar vi upp i kanalen? Mål/funktion Vad används kanalen till? Vad är målet med kanalen?

14 STEG 2 Beskriv nuvarande system Kanaler Vilka kanaler och kommunikationsformer använder vi? Mål/funktion Vad används kanalen till? Vad är målet med kanalen? Gruppmöte Innehåll/budskap Webb Projektmöte Vad förmedlas via kanalen? Chefsnät Vad tar vi upp i kanalen? Planeringsmöte Ledningsgruppsmöte Personaltidning Arbetsplatsträff Nyhetsbrev Användarfrekvens Veckobrev Chefsbrev Informationsmöte Dialogmöte Stormöte Konferens Chefsmöte Med vilken frekvens E-post använder vi kanalen? Betyg 10-minutare Fikasamtal Intranät Blogg Telefon Anslagstavla Reception Hur väl fungerar de olika kanalerna?

15 Kanaler Aktör: De vi representerar Hemsidan hänvisa till E-post Ledningsmöte Skypemöte När vi sitter för någon annan? Nyhetsbrev: summering Intranät: länka?

16 Frågor att ställa vid varje möte, för varje sak som ska kommuniceras 1. Vilka i er verksamhet är berörda av frågan? 2. Vad behöver de veta? 3. Hur får de veta? 4. Vad önskar vi att de gör med/efter informationen?

17