SSF Säkerhetschef. Ämnesområde Affärsmannaskap. Organisation, roll och det informella ledarskapet. dag 2, 3 november 2016.

Transkript

1 SSF Säkerhetschef Ämnesområde Affärsmannaskap Organisation, roll och det informella ledarskapet dag 2, 3 november 2016 Günther Hiltmann

2 Grov agenda 3 november Återkoppling till 5 oktober Säkerhetschefen på managementnivå/förändringsledning Hur fungerar en ledningsgrupp och hur kan säkerhetsarbetet påverkas via ledningsgruppsarbetet Diskussion/övningar/praktikfallet Medytekk/reflektion utifrån säkerhetschefens perspektiv

3 Mitt sätt att undervisa Jäghult mfl sid 10

4 1. Reflektioner? Återkoppling till förra passet 2. Det vi har kvar

5 Säkerhetschefen på managementnivå/förändringsledning

6 Var ska jag lägga mitt fokus avseende att utveckla min organisation/säkerhetsarbetet?

7 John Kotters åtta förändringssteg 1. Få förståelse för nödvändigheten ( high sense of urgency ) 2. En stark och engagerad grupp som leder arbetet 3. Framtagen vision och strategi 4. Välkommunicerad vision (så att andra förstår, accepterar och agerar utifrån den) 5. Identifiera och hantera hinder inom organisationen. Empowered personal som kan ta initiativ 6. Satsa på de enkla segrarna (quick wins) 7. Befäst och forsätt 8. Förankra de nya arbetssätten i företagskulturen

8 ledarskapets målkedja Gör! Kan... Vill... Förstår... Information - nuläget - önskvärt läge Delaktighet Påverkan Förankring Kompetens Arbetssätt Organisation Styra Följa upp Feedback

9 Reflektera- mina egna styrkor/utvecklingsområden?

10 I vilka steg är jag stark, i vilka steg har jag utvecklingspotential?

11 Ledningsgruppen

12 Ledningsgruppens uppgift?

13 Ledningsgruppens uppgift? Jäghult mfl sid 10 Medverka till en gemensam syn på omvärld och strategiska huvudfrågor Utforma den strategiska affärsplanen, med både ett strategiskt och operativt effektivitetsperspektiv Utveckla metoder för ledningsarbetet och principer för ledning av organisationen Följa upp verksamhetens viktigaste övergripande nyckeltal Identifiera det förändringsbehov som finns i organisationen och göra något åt det, i den takt som organisationen kan klara Förankra ett framtida genomförande av fattade beslut Utvärdera hur chefer utanför ledningsgruppen klarar uppgiften att genomföra och förklara ledningsgruppens grundsyn

14 Målet med detta pass få ledningsgruppen att på rätt sätt uppmärksamma säkerhetsfrågor Säkerhetsfrågor

15 Så det inte blir så här Säkerhetsfrågor

16 Vad är viktigt för en säkerhetschef att göra så det inte blir så här? xxx Säkerhetsfrågor

17 Gruppen - olika förhållningssätt till att sitta i en ledningsgrupp

18 Två huvudmodeller Avd.chef specialist Avd.chef specialist VD Avd.chef specialist Avd.chef specialist

19 Två huvudmodeller Avd.chef specialist Avd.chef specialist VD Avd.chef specialist Avd.chef specialist

20 Ledningsgruppens fokus Komplext Normativ Lång sikt Informationssamordning Företagsledning Ledning & Beslutsforum Fokus idag & igår Låg grad av samverkan Fokus framtid Hög grad av samverkan Bollplank Avrapportering Enkelt Källa; Bo Mattsson, Göteborgs Universitet Operativ Kort sikt

21 I praktiken

22 Övning

23 Reflektion

24 Vilket är mitt ansvar i ledningsgruppen?

25 Tre ledningssystem bygger det indirekta ledarskapet ORGANISATIONSSYSTEMET Fördela ansvar och befogenheter RESULTATSYSTEMET Formulera de övergripande målen och få dem att resultera i operativa mål som skapar den strategiska framgången KOMPETENSUTVECKLINGEN Jäghult mfl sid Utveckla kunnande för att ännu bättre kunna hantera sin beslutsrätt och samtidigt utvecklas som professionella individer

26 Särskilt om RESULTATSYSTEMET Jäghult mfl sid 46 Resultatsystemet ska förse alla medarbetare med en tydlig uppfattning om vilka resultat de ska uppnå: Sammanhållet ansvar, befogenheter och resultat ger beslutsrätt Hur chefen klarar sin beslutsrätt mäts i resultaten. Ett resultat är en tydlig konsekvens av vad chefen har gjort eller inte gjort, låtit eller inte låtit sina medarbetare göra En organisation producerar alltid resultat, även om resultatet inte tydligt anges eller följs upp

27 Medlemmar och antal Jäghult mfl sid Det beror på Huvudregel Medlemmar De linjechefer vilka direktrapporterar till ledningsgruppens ordförande Antal 6-8 stycken!?

28 Ledningsgrupp? Jäghult mfl sid 79 Förstärkt ledningsgrupp?

29 Strategiska frågor/operativa frågor

30 Operativa frågor börjar med: HUR, NÄR Strategiska frågor börjar med: VARFÖR, VAD

31 Exempel HUR ska vi göra för att minska antalet glömda passerkort? VAD måste vi göra för att utveckla säkerhetstänkandet i organisationen?

32 Mer om VAD-frågor Olika strategiska horisonter

33 Strategiska horisonter (olika typer av VADfrågor i en ledningsgrupp) Horisont 1 Utveckling av nuvarande drift och existerande verksamhet Horisont 2 Nya verksamhetsmöjligheter inom existerande ramar Horisont 3 Plantera frön till framtida framgång och verksamhet som ännu inte existerar

34 Tillbaka till Medytekk AB

35 Medytekk AB 1. Vilka är: - fördelarna - nackdelarna med Medytekks nuvarande ledningsgruppsstruktur? 2. Hur skulle en alternativ ledningsgrupp kunna se ut? 1. Motivera!! 2. Ge två råd till VD för att få den nya gruppen att fungera optimalt!!

36 Ledningsstrukturen Fördelar Nackdelar

37 Råd till VD

38 Ledningsmöten

39 Effektivare möten Jäghult mfl sid Före mötet Känd agenda Särskilda föredragande

40 Ledningsmötets agenda Varje fråga på ett ledningsmöte märks som: Informationsfråga Diskussionsfråga Beslutsfråga (måste kunna förberedas genom att underlag skickas ut i förväg) Informationsfrågor Envägskommunikation, syftar till att ge nödvändig information, ingen diskussion Diskussionsfråga Uppmuntrar diskussion, idéer nya infallsvinklar, men INGET beslut Beslutsfrågor VAD ska göras, VEM är ansvarig NÄR är det klart

41 Exempel agenda för ledningsmöte Mötesfrekvens 1gg/månad Typ av frågor Operativa frågor Informationspunkter (underlag distribueras 2 dagar innan möte) Diskussionspunkter (underlag distribueras 2 dagar innan möte) Beslutspunkter (underlag distribueras 1 vecka innan möte) Strategiska frågor Diskussionspunkter (underlag distribueras 1 vecka innan möte) Beslutspunkter (underlag distribueras 1 vecka innan möte) Övriga frågor Dokumentation/protokoll Övergripande Informationspunkter Diskussionspunkter Beslutspunkter VAD har beslutats (förs över till beslutslista på Intranätet Hur säkra besluten i övriga organisationen Lärarnamn Bild 41

42 Möten

43 Effektivare möten Jäghult mfl sid Under mötet Lägesbeskrivning av det aktuella resultatläget Beslutsärenden Ömsesidig information laget runt

44 Effektivare möten Jäghult mfl sid Beslutspunkter Ansvarig för beslutet? Delegering uppåt Vilket underlag krävs? Finns tillräckligt strategiskt underlag? Är beslutet nödvändigt för att förverkliga den övergripande affärs- Verksamhetsplanen? Finns alternativa beslut Är fråga tillräckligt prioriterad för att föras vidare?

45 Effektivare möten Jäghult mfl sid 200 Beslutspunkter Ansvarig för beslutet? Delegering nedåt Finns ett inriktningsbeslut som stöd för beslutet på lägre nivå? Finns tillräcklig operativ kunskap i gruppen? Är beslutet nödvändigt för att förverkliga affärsverksamhetsplan?

46 Nu knyter vi ihop säcken

47 Övning Föredragande i ledningsgruppen

48 Beslutsfråga Inköp av CCTV anläggning för bevakning av företagets (Medytekk) lokaler Eller ett ämne som ni tycker är intressant och relevant för en säkerhetschef

49 Förbered en dragning med fokus på MOTIV & ARGUMENT! (Max 5 min per grupp) 1. Anpassa dragningen till ledningsgruppens beteendeprofiler OCH 2. position i timglaset 3. OCH föreslå en plan för genomförande däe ni inspireras av dagens pass ang förändring

50 Grupp 1

51 Grupp 2

52 Grupp 3

53 Grupp 4

54 En liten lathund Att tänka på vid kommunikation med en BLÅ person ANALYTIKER Förbered det du ska säga Håll dig till väsentligheter Var noggrann Undvik att: Vara nonchalant och vårdslös Alltför krävande och orealistisk när det gäller tidsgränser Vara oorganiserad eller slarvig Att tänka på vid kommunikation med en RÖD person VISIONÄR Var tydlig, bestämd, kortfattad och håll dig till ämnet Var förberedd Undvik att: Prata oväsentligheter Lämna luckor eller komma med luddiga frågor Vara rörig Att tänka på vid kommunikation med en GRÖN person REALIST Börja med en personlig kommentar bryt isen Prata lugnt Fråga vad personen tycker Undvik att: Börja prata jobb direkt Vara dominant Kräva snabba svar Att tänka på vid kommunikation med en GUL person INSPIRATÖR Ta inte upp tid med detaljer Fråga vad personen tycker Undvik att: Vara kort och kallsinnig Styra samtalet Ta upp tiden med siffror eller teoretiska diskussioner

55 Har vi pratat om? 3 november Återkoppling till 5 oktober Säkerhetschefen på managementnivå/förändringsledning Hur fungerar en ledningsgrupp och hur kan säkerhetsarbetet påverkas av ledningsgruppsarbetet Diskussion/övningar/praktikfallet Medytekk/reflektion utifrån säkerhetschefens perspektiv

56 REFLEKTION -Idag har jag lärt mig -Jag blev överraskad över - Detta tar jag med mig till mitt jobb på hemmaplan