Enkät & Analysmetoden

Transkript

1 3a

2 Verktyg för verksamhetsutveckling Modellen är en sak - Arbetssätten många. Följande tre underlag används i Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2013 för organisationer med färre än 200 medarbetare och i Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola: Översikten Ledningens Analys insiqt

3 Översikten Vilka är vi? Vad håller vi på med? Vart är vi på väg? Allmän del Verksamhetsidé Varor och tjänster Kunder/kundgrupper och deras behov, krav, önskemål och förväntningar Marknader och distributionskanaler Konkurrenssituation och egen marknadsposition Verksamhetens processtruktur Organisations- och ledningsstruktur Medarbetare (antal, kategorier, utbildningsnivåer) Anläggningar och deras ändamål Leverantörer och partners Ägarförhållanden och ägarkrav Lagar och förordningar av speciell betydelse Strategisk del Vision Värderingar Styrkor, svagheter, hot och möjligheter Kritiska framgångsfaktorer (avgörande förutsättningar för förverkligande av de viktigaste strategiska målen) Strategier och övergripande planer för den långsiktiga utvecklingen Mål och handlingsplaner på kort sikt i sammanfattning

4 Översikten Övriga VVF som bör beaktas? Verksamhetsidé. visioner, värderingar? Mål? Framgångsfaktorer? Viktiga inputs? Viktiga leverantörer? Vad utförs i organisationen? Vilka är processerna? Viktiga varor/tjänster? Viktiga kunder? Viktiga intressenter? Hot o möjligheter? Externa verksamhetsvillkor?

5 Verktyg för verksamhetsutveckling Modellen är en sak - Arbetssätten många. Följande tre underlag används i Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2013 för organisationer med färre än 200 medarbetare och i Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola: Översikten Ledningens Analys insiqt

6 Ledningens Analys

7 Ledningens Analys - Angreppssätt - en sida per delkriterium Delkriteriets text. Beskriv kort de viktigaste angreppssätten och i vilken omfattning de tillämpas! I Ledningens Analys bör varje Mått och mål? Referenser/bevis: delkriterium åtminstone behandla - men behöver inte vara begränsat till - de Hur går utvärdering och förbättring till:..viktigaste styrkor frågeställningar/områden som efterfrågas i målbilderna i enkäten insiqt....viktigaste förbättringsmöjligheterna Vår nivå idag

8 Ledningens Analys för insiqt I Ledningens Analys bör varje delkriterium åtminstone behandla - men behöver inte vara begränsat till - de frågeställningar/områden som efterfrågas i målbilderna i enkäten insiqt.

9 4.2 Individuell kompetensutveckling: Delkriteriet avser hur ni utifrån strategier, mål och handlingsplaner för den strategiska kompetensutvecklingen tar fram utvecklingsplaner för varje medarbetare och hur kompetensutveckling genomförs. Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas A. Individuella utvecklingsplaner diskuteras och fastsälls vid utvecklingssamtalen. Utgångspunkten för utvecklingsplanen är analysen av den kompetens som behövs på varje avdelning/grupp. Jämförelse görs med analysen av den befintliga kompetensen. På flera håll har upprättats diagram över varje medarbetares kompetensutveckling. Det är en tabell över nödvändiga kompetenser och färgmarkeringar som visar befintlig kompetens (grön = OK, gul = plan finns, röd = saknas). B. Varje medarbetares egna önskemål och ambitioner beaktas i möjligaste mån när utvecklingsplanen fastställs. Det händer att utvecklingsplanen innehåller målet att flytta till annan befattning. C. Utvecklingsplanerna ska gärna innehålla aktiviteter som leder till att mer kvalificerade arbetsuppgifter kan bli aktuella i en framtid. Mycket av kompetensutvecklingen sker som on-the-jobtraining, speciellt på lägre befattningar t.ex. i produktionen. En erfaren person utses som fadder åt en mer oerfaren t.ex. en nyanställd. D. Den individuella kompetensutvecklingen mäts genom att aktiviteterna som beslutats i utvecklingssamtalen följs upp vid nästa utvecklingssamtal. Mätning sker också via frågor i medarbetarenkäten. En del avdelningar mäter via färgdiagram (se A ovan) som sätts upp på anslagstavlor. E. Målen för den individuella kompetensutvecklingen sätts vid utvecklingssamtalen. Ledningens Analys exempel Vilka mått och mål har vi Utvecklingssamtal ska varje chef ha med alla medarbetare minst en gång per år. Utvecklingsplaner ska finnas för varje medarbetare. Vad finns för bevis eller referenser? Utvecklingsplaner. Avdelningars diagram över kompetensläget. Resultat från medarbetarenkäter (fråga om utvecklingssamtal hållits). Rapporter från interna systemrevisioner (uppföljning av utbildning av nyanställda). Hur utvärderar och förbättrar vi våra angreppssätt/arbetssätt inom detta område? HR-chefen samlar en grupp inför den årliga verksamhetsplaneringsprocessen och går genom hur individuell kompetensutveckling fungerat under året. Gruppen föreslår förbättringar. Vilka är våra viktigaste styrkor? A+ Systematisk analys av kompetensbehov som jämförs med existerande kompetens utförs. A+ Utvecklingssamtal sker minst en gång varje år. Vilka är våra viktigaste förbättringsmöjligheter? - Utveckla bättre arbetssätt för utvärdering och förbättring av vårt arbete med individuell kompetensutveckling. Vilken är vår nivå? 40 %

10 Ledningens analys - Resultat - en sida per delkriterium Delkriteriets text. Beskriv kort de viktigaste resultaten! Inkl. mått och mål? Referenser/bevis: Relevans, omfattning, härledbarhet..viktigaste styrkor...viktigaste förbättringsmöjligheterna Vår nivå idag

11 Exempel på resultatredovisning 90 Mål = A B C D E Engagemang och delaktighet, erkännanden och uppmuntran samt arbetstillfredsställelse

12 Exempel på resultatredovisning

13 Verktyg för verksamhetsutveckling Modellen är en sak - Arbetssätten många. Följande tre underlag används i Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2013 för organisationer med färre än 200 medarbetare och i Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola: Översikten Ledningens Analys insiqt

14 Grundidén med insiqt En verksamhetsvärdering enligt SIQs modell Alla medarbetare och ledare kan delta Webb-baserad enkätteknik används Resultatet sparas och kan användas för framtida jämförelse och för jämförelse med andra företag Gör förbättringsarbetet synligt och mätbart

15 Exempel på frågeställningar Verksamhetens ledning är personligen engagerade i att verksamheten utvecklas utifrån kundernas behov s.k. kundorienterad verksamhetsutveckling Ledare och medarbetare formulerar tillsammans strategier, mål och handlingsplaner för sitt gemensamma ansvarsområde. Vi har arbetssätt och metoder för att ta fram mål och handlingsplaner för varje medarbetares kompetensutveckling. Vi har arbetssätt och metoder som tar till vara mångfalden bland medarbetare, kunder och partners. Mätningar som visar ledares och medarbetares ARBETSTILLFREDS- STÄLLELSE visar goda resultat i jämförelse med våra mål. Vi har arbetssätt och metoder för att definiera och kartlägga verksamhetens viktigaste processer och kraven på dem.! Vi har arbetssätt och metoder för att utreda och undanröja grundorsaker till problem. Mätningar för hur nöjda och lojala våra kunder är visar goda resultat i jämförelse med våra mål.

16 Exempel på frågeställningar Verksamhetens ledning är personligen engagerade i att verksamheten utvecklas utifrån kundernas behov s.k. kundorienterad verksamhetsutveckling Ledare och medarbetare formulerar tillsammans strategier, mål och handlingsplaner för sitt gemensamma ansvarsområde. Vi har arbetssätt och metoder för att ta fram mål och handlingsplaner för varje medarbetares kompetensutveckling. Vi har arbetssätt och metoder som tar till vara mångfalden bland medarbetare, 0 % = Så här gör vi inte. Så är det inte. kunder och partners. 20 % = Vi har en del arbetssätt, inte alltid gemensamma, och de tillämpas Mätningar som visar endast ledares sporadiskt och (i medarbetares tid och rum). ARBETSTILLFREDS- STÄLLELSE 40 % = visar Vi goda har en resultat del gemensamma i jämförelse arbetssätt med våra och mål. de tillämpas ofta (i tid och Vi har arbetssätt rum). och metoder Utvärdering för förekommer. att definiera och kartlägga verksamhetens viktigaste 60 processer % = Vi har och gemensamma kraven på dem.! arbetssätt och de tillämpas för det mesta (i tid och rum). Systematisk utvärdering och förbättring förekommer. Vi har arbetssätt och metoder för att utreda och undanröja grundorsaker till 80 % = Vi har gemensamma arbetssätt och de tillämpas alltid. Systematisk problem. utvärdering och förbättring är vanlig. Mätningar 100 för % hur = Så nöjda är det! och Vi lojala tillämpar våra alltid kunder gemensamma är visar väl goda utvecklade resultat arbetssätt i jämförelse med våra och vi mål. utvärderar och förbättrar dem systematiskt. Vet inte = Jag känner inte till hur det är.

17 Exempel på frågeställningar Verksamhetens ledning är personligen engagerade i att verksamheten utvecklas utifrån kundernas behov s.k. kundorienterad verksamhetsutveckling Ledare och medarbetare formulerar tillsammans strategier, mål och handlingsplaner för sitt gemensamma ansvarsområde. Vi har arbetssätt och metoder för att ta fram mål och handlingsplaner för varje medarbetares kompetensutveckling. Vi har arbetssätt och metoder som tar till vara mångfalden bland medarbetare, kunder och partners. Mätningar som visar ledares och medarbetares ARBETSTILLFREDS- STÄLLELSE visar goda resultat i jämförelse med våra mål. Vi har arbetssätt och metoder för att definiera och kartlägga verksamhetens viktigaste processer och kraven på dem.! Vi har arbetssätt och metoder för att utreda och undanröja grundorsaker till problem. Mätningar för hur nöjda och lojala våra kunder är visar goda resultat i jämförelse med våra mål.

18 Exempel på frågeställningar Verksamhetens 0 % = Så ledning är det är inte. personligen Instämmer engagerade inte alls. i att verksamheten utvecklas 20 utifrån % = Instämmer kundernas knappast. behov s.k. Har kundorienterad hört talas om sådana verksamhetsutveckling mätningar, men känner inte till resultaten. Ledare och medarbetare formulerar tillsammans strategier, mål och handlingsplaner 40 % = Instämmer för sitt gemensamma delvis. Känner ansvarsområde. till sådana mätningar, men vet inte hur resultaten används. Vi har arbetssätt 60 % = Instämmer och metoder till stor för del. att Sådana ta fram mätningar mål och redovisas, handlingsplaner och vi har för varje medarbetares kompetensutveckling. börjat använda resultaten i förbättringsarbetet. Vi har arbetssätt 80 % = Instämmer. och metoder Resultaten som tar från till sådana vara mångfalden mätningar är bland välkända, medarbetare, kunder och partners. och används systematiskt i förbättringsarbetet. 100 % = Så är det. Instämmer till hundra procent. Resultaten används Mätningar som visar ledares och medarbetares ARBETSTILLFREDSsystematiskt till att styra, utvärdera och förbättra vår STÄLLELSE visar goda resultat i jämförelse med våra mål. verksamhet. Vi har arbetssätt Vet inte = Jag och känner metoder inte till för hur att det definiera är. och kartlägga verksamhetens viktigaste processer och kraven på dem.! Vi har arbetssätt och metoder för att utreda och undanröja grundorsaker till problem. Mätningar för hur nöjda och lojala våra kunder är visar goda resultat i jämförelse med våra mål.

19 Öppna frågor

20 Resultat per delkriterium i % Procent per delkriterium enligt egen bedömning Alla svar Procent Delkriterium

21 Svarsfördelning på påståendenivå

22 Resultat per delkriterium Vi har arbetssätt och metoder för att MÄTA hur nöjda och lojala våra kunder är. 60% Andel svar Andel svar 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Verksamhetens ledning visar personligt engagemang för kundorienterad verksamhetsutveckling Vet inte! Ledare och medarbetare för en dialog om verksamhetens utveckling med hjälp av resultat, mål och handlingsplaner Procent Vet inte! Info & Analys Ledarskap Info o jmf konkurrenter 0% Procent per delkriterium Andel svar 50% 40% 30% 20% 10% Ind. kompetensutv Arb.miljö Arb.miljö Arb.tillfredsst. & -tillfredsst Vet inte! Resultat processer Mätning av kundtillfr.st. Resultat kundtillfredsst Andel svar Vi har arbetssätt och metoder som säkerställer att alla har tillgång till aktuell information som behövs för att utföra sitt arbete. 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Vet inte! Delkriterium Samverkan Leverantörer Leverantörer Andel svar 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Total MÄTNINGAR för hur nöjda och lojala våra kunder är visar goda resultat i JÄMFÖRELSE med våra MÅL Vet inte!

23 Verktyg för verksamhetsutveckling Modellen är en sak - Arbetssätten många. Följande tre underlag används i Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2013 för organisationer med färre än 200 medarbetare och i Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola: Översikten Ledningens Analys insiqt Om du deltar som examinator för Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2013 och den organisation du ska utvärdera har fler än 200 medarbetare så gäller Verksamhetsbeskrivningsmetoden. Den beskrivs i avsnitt 3b.