Förstudie ger en stor påverkan till en låg kostnad

Transkript

1 Förstudie ger en stor påverkan till en låg kostnad

2 PÅ ETT SNABBT OCH EFFEKTIVT SÄTT FÅR NI DJUPA INSIKTER OM ER ORGANISATION Innehåll INLEDNING 3 VARFÖR SKA VI GENOMFÖRA EN FÖRSTUDIE 4 HUR GÅR EN FÖRSTUDIE TILL 5 VAD HÄNDER EFTER EN FÖRSTUDIE 6

3 INLEDNING DE TVÅ VANLIGASTE ORSAKERNA TILL ATT FYSISKT FÖRÄNDRA EN ARBETSPLATS ÄR IDAG ATT PERSONALSTYRKAN VÄXER ELLER BEHOVET AV ATT MINSKA LOKALKOSTNADERNA. ATT FÖRÄNDRA ARBETSSÄTT TILL ETT AKTIVITETSBASERAT ARBETSSÄTT BLIR MER OCH MER VANLIGT. Kontorsmarknaden i storstäderna har idag stor lokalbrist vilket leder till att det går fort när attraktiva lägen dyker upp. För att klara att ta snabba beslut gäller det att vara väl förberedd och veta exakt vad ni letar efter. En utmaning för många organisationer är att det är svårt att lägga den tid, tidigt i projektet, som egentligen krävs för att genomföra ett bra projekt. Organisationer gör i många fall en kopia av sitt nuvarande kontor men minskar eller ökar ytan. Utmaningen med det är att det framkommit i studier att bara för att det blir ett nytt och fräscht kontor inte är lika med ett bra och funktionellt kontor som stödjer verksamheten(studie Leesman 250k). Det är därför viktigt att börja i tid, göra en ordentlig inventering av era behov, vad ni vill uppnå med förändringen och tydliggöra vad ni letar efter. Förstudien är ett bra verktyg för det. I Senabs rapport Att leva och leda i turbulens så framkommer att det finns väldigt lite stöd inom vetenskapen som kan påvisa att rätt designade lokaler stödjer eller förstärker en önskad förändring även om vi nog hoppas på motsatsen. Det finns däremot många exempel på att dåligt designade lokaler gör det svårare för en organisation att nå önskade effekter med sin förändring. NÖDVÄNDIG ONÖDIG 64 % SNEDSTEG: 15% av svarande 57 % VILSE: 45% av svarande 85 % FULLTRÄFF: 31% av svarande 76 % ONÖDIGT BRA: 10% av svarande DÅLIGT GENOMFÖRD VÄL GENOMFÖRD Från Senabs rapport Att leva och leda i turbulens 3

4 VARFÖR SKA MAN GENOMFÖRA EN FÖRSTUDIE? VAD INNEBÄR ETT BRA GENOMFÖRT PROJEKT? I fyrfältaren ovan ser ni resultatet av Senabs studie på genomförda lokalprojekt i Sverige. Den är genomförd tillsammans med Kairos Future. I den ser ni att de projekt som medarbetarna är mest med är de som är väl genomförda. Det är t.o.m viktigare än att förändringen ska vara nödvändig. Med det vill vi påvisa vikten av att fokusera på att projektet ska vara väl genomfört. Kan det sedan upplevas som en nödvändig förändring så stiger resultatet till höga 85% som är med förändringen. Det är nästan hälften av de som svarade som upplever att det var en onödig förändring OCH dåligt genomförd vilket gör så bara lite mer än hälften är med förändringen. De projekt som placeras i Vilse kategorin anger att det saknas långsiktig planering man löser inte hela problemet, utan förändrar någon del av arbetsplatsen utan att ha tänkt igenom helheten. En bra involvering av medarbetarna är också en del som leder till att förändringen i regel känns väl genomförd även om prioriteringarna kanske inte var helt rätt från början. Att verkligen förstå medarbetarnas vardag och deras arbetssituation är viktigt för båda dessa aspekter annars blir det lätt att förändringen går över deras huvuden, blir otydlig och i värsta fall aktivt saboterar för dem i arbetet. Den här typen av förändringar är vanligast bland de som genomför förändringar av rena kostnadsskäl. Nyckeln för att lyckas med projekt i Vilse kategoring ligger i att skära ner på rätt saker och veta vad som ska prioriteras. Ett tydligt syfte och målsättning blir ännu viktigare när förändringen i sig inte välkomnas av medarbetarna. En väl genomförd förstudie hjälper till med tydliga ställningstaganden för alla dessa viktiga delar. VAD BEHÖVER MAN FÖR ATT LYCKAS? För att genomföra lyckosamma projekt är det viktigt att ta till sig ovan kunskaper och ge projektet tid, inte gå på lösning direkt. Genomföra en grundläggande förstudie där syftet med kontoret blir tydligt, vilket arbetssätt ni ska ha och vilka behov som finns i organisationen etc. Undvika att bara använda generella nyckeltal och skapa ett kontor som liknar det nuvarande men mer yteffektivt och snyggt. Det gäller att hitta organisationens specifika nyckeltal! För att göra det behöver man börja med att ställa mycket frågor och stanna kvar i förstudiefasen längre. Det är i början av projektet som man kan påverka mest till lägsta kostnad, se graf på nästa sida. 4

5 BRA FRÅGOR ATT STÄLLA SIG I TIDIGT SKEDE: Vad är syftet med kontoret för att nå övergripande mål? Vad vill ni uppnå med förändringen? Hur påverkar omvärlden verksamheten? Hur ser tillväxten ut och inom vilka kompetenser kommer den tillväxten ske? Hur ska ni arbeta i ert kontor? Hur många arbetsplatser, mötesplatser och andra ytor behöver ni ha då? HUR GÅR EN FÖRSTUDIE TILL? Möjligheterna att påverka är störst i början av ett projekt, därför är en förstudie att föredra. Den ger tidiga insikter som är viktiga för att kunna prioritera rätt insatser i projektet och för att säkerställa att man väljer en lokal som stödjer verksamheten idag och i framtiden. Det ger möjlighet att ta snabba beslut som är väl förankrade i ledningen. En förstudie börjar med ett uppstartsmöte för att få viktig information om projektet. Vad är era utmaningar och hur har ni hanterat dessa hittills? Hur ser er organisation ut idag och vad är era tankar framåt? Hur ser ert hyresavtal ut idag? Vad är er övergripande tidsplan och tankar om projektet? Utifrån den kunskapen kundanpassas förstudien och processen baserat på faktiska behov. Det är viktigt att få en enad ledning som står bakom förändringen. 5

6 EN FÖRSTUDIE KAN BESTÅ AV: Beläggningsgradsmätning av arbetsplatser och mötesytor Aktivitetsanalys, inkluderar alla medarbetare Vilka aktiviteter är viktiga för era medarbetare och chefer? Hur väl stöds de idag? Vilka grupper samarbetar med vilka och vilka behöver samarbeta mer? Vilka IT verktyg finns idag och hur bra fungerar de? Intressent intervju Senab intervjuar era intressenter för att ta reda på hur de ser på kontoret och dess utmaningar och framgångar Syfte Vilket syfte ska kontoret ha för att bäst stödja övergripande mål och vision? Vilket arbetssätt ska man välja? Vad är fördelar och utmaningar med olika arbetssätt på kontor finns? Vet alla i ledningen vad de olika arbetssätten innebär? Zonindelning och nyckeltal Baserat på ovan insikter sätts specifika nyckeltal för det nya kontoret. Det görs inom flera olika funktioner och baseras på data och inte känsla. Det tydliggörs sedan i en övergripande zonindelning för att koppla förstudien till fysisk lokal. Lokalrelaterad förstudie Hur ser nuvarande hyresavtal ut? Hur är de tekniska förutsättningarna för ventilation, kyla etc? Vilket område ser ni som mest attraktivt? Vad är hyresnivåer i olika områden? Hur ser detaljplaner ut? Postnummer analys, var bor era medarbetare? Riskanalys En riskanalys görs för att tydliggöra vilka risker och hinder som finns i projektet. VAD HÄNDER EFTER FÖRSTUDIE? Efter förstudien är genomförd med tydliga ställningstaganden och strategiska val så har man en bra förankrad bas att stå på och det är möjligt att gå vidare med nästa steg. Nästa steg är i de flesta fall en av dessa: 1. Starta en lokalsökningsprocess för att hitta en ny lokal 2. Bygga om i befintliga lokaler för att bättre passa organisationen. När man bestämt vilket av ovan två val som är aktuellt är det dags att formulera en implementeringsplan. Implementeringsplanen behöver anpassas beroende på vad projektet innebär och kan innehålla allt från lokalprogram, ombyggnad, IT, möbler, förändringsarbete och kommunikation. Utifrån denna plan utformas en budget för projektet. 6

7 Hur viktigt är det för dig med en arbetsmiljö som stödjer spontana möten? Möten som ej bokas, men som är på annan plats än din ordinarie 20% Ekonomi 40% 10% 10% 17% 19% 36% 21% Utvecklare 6% 6% 28% 28% Konsulter 50% Marknad Säljare 17% Totalt kund 15% 0 32% 40 Varken eller 60 Låg grad 17% 21% 80 Mycket hög grad Hög grad 18% 20 6% 50% Rekrytering Vet ej 20% Inte alls 11% 100 Bild som visar en typfråga uppdelad på olika avdelningar. 7