Skatteverkets ekonomiska styrning av IT-kostnader

Transkript

1 Nyckeltal IT-kostnader Skatteverket ESV Ingvar Iggy Spångberg Skatteverkets ekonomiska styrning av IT-kostnader Portföljstyrning med budget på drygt två miljarder kronor, vilket inkluderar leveranser till Kronofogdemyndigheten (KFM) Ekonomimodell som stödjer både linje och portföljer Treårsplanering för verksamhet, ekonomi och portföljer Effekthemtagning där vi tar hem effekter ekonomiskt över tid Tjänstepaketering som arv från vår köp-/sälj-tid och används vid affärer med KFM och styrning av volymer intern Ingen strukturerad hantering av nyckeltal för IT-kostnader på den nivå vi tagit fram i detta ESV-projekt

2 Hur vill vi använda nyckeltalen för IT-kostnader? Definition Utgår från en definition som gör det jämförbart och då i huvudsak internt Underlag för diskussioner om jämförelser mellan myndigheter Lätt att använda Uppgifterna ska vara enkla att hämta ur våra system eller årsredovisning Trend Vi ska kunna följa nyckeltalen framöver Trenden ska gå att koppla mot styrning Nyckeltal 1 IT-kostnader som andel av myndighetens totala kostnader Enkel att ta fram. IT-kostnader hämtar vi från vår portföljstyrning. Myndighetskostnaden hämtas från årsredovisningen. Tänk på: Avgränsningen av IT-kostnader. I vårt fall inkluderas immateriella avskrivningar, in-/utdata och verksamhetens kravställning. IT-kostnader enligt budget 2014 är 1881 mnkr Total myndighetskostnad enligt budget 2014 är 8092 mnkr Det ger nyckeltalet: 23,2 procent

3 Nyckeltal 2 IT-investeringar som andel av myndighetens totala kostnader Det finns olika tolkningar på detta nyckeltal. Vi ser detta ur ett verksamhetsperspektiv och hur mycket vi investerar i IT-relaterad utveckling och vidareutveckling. Tänk på: Vad är intressant för er att följa avseende IT-investeringar. Portföljnivån, den mer ekonomiska tolkningen eller kanske båda två. IT-relaterad utveckling och vidareutveckling hämtar vi från portföljerna. Det är enligt budget = 821 mnkr Total myndighetskostnad enligt budget 2014 är 8092 mnkr Det ger nyckeltalet: 10,1 procent Nyckeltal 3 Inhyrd IT-personal som andel av total IT-personal Enkelt för oss att ta fram och följa. En uppgift som vi redan använder i sin uppföljning. Tänk på: Endast tidrapporterade konsulter. Åtagande följs som utkontraktering Vi mäter detta löpande på IT-avdelningen. Ackumulerat utfall april 2014: Anställda: timmar Konsulter: timmar Det ger nyckeltalet: 18,3 procent

4 Nyckeltal 4 IT-kostnad per användare Enkelt för oss att läsa av eftersom vi har en intern tjänst där antal användare debiteras. Vi har lite svårt att se nyttan med detta nyckeltal ur ett styrningsperspektiv. Tänk på: Användare från andra myndigheter (KFM i vårt fall) ska vara med i summan IT-kostnader enligt budget 2014 är 1881 mnkr Antalet användare inkl. KFM enligt vår debitering av tjänsten användare per Q är st. Det ger nyckeltalet: 143 tkr Nyckeltal 5 Andel utkontrakterad IT-verksamhet Detta nyckeltal leder till gränsdragningsfrågor, men vi tolkar det som upphandlade åtagande bortsett från tidrapporterande konsulter. Vi utgår från IT-avdelningens kontrakt. Tänk på: Gränsdragningsfrågor för omfattande kontrakt med verksamhetsinnhåll där IT-delen bara är en delmängd Summering av IT-avdelningens kontrakt 2014 ger 156 mnkr IT-kostnader enligt budget 2014 är 1881 mnkr Det ger nyckeltalet: 8,3 procent

5 Nyckeltal 6 och 7 Kostnad per IT-arbetsplats Kostnad för telefoni per användare Vi har definierade tjänster för intern och extern (KFM) debitering av IT-arbetsplats och telefoni. Vi följer upp dessa tjänster löpande och ser inget behov av ytterligare nyckeltal. Våra siffror finns med i sammanställning baserat på tjänsternas kostnader. De stämmer dock inte fullt ut med definitionen. Vi tror inte att denna uppgift ska användas vid strikta jämförelser mellan myndigheter. Vid sådana behov bör istället extern mätning utföras med hjälp av Gartner eller motsvarande. En sammanställning ger möjligheter till intern styrning (tabell under uppbyggnad) Nyckeltal enligt ESV-definition 2012 utfall 2013 utfall 2014 budget 2015 planering Nyckeltal Total myndighetskostnad (mnkr) Total IT-kostnad (mnkr) IT-investeringar (mnkr) Antal användare Kostnad för utkontrakterade aktiviteter (mnkr) Nyckeltal 1: IT-kostnad av total myndighetskostnad 22,1% 23,2% Nyckeltal 2: IT-investeringar av total myndighetskostnad 9,5% 10,1% Nyckeltal 3: Konsultgrad för IT-arbetskraft 21,0% 18,3% Nyckeltal 4: IT-kostnad per användare, inkl KFM (tkr) Nyckeltal 5: Utkontrakterad IT-kostnad av total IT-kostnad 7,4% 8,3% Tänk på: Normalisera viktiga förändringar vid jämförelse över åren

6 Total myndighetskostnad Skatteverkets totala kostnader från årsredovisning eller årsbudget Inkluderar kostnader för verksamhet med externa intäkter från KFM, SPAR, trängselskatt m.fl. Inkluderar kostnader för E-legitimationsnämnden Effekter av interna intäkter/kostnader räknas av (volymtjänster) För 2013 var total myndighetskostnad 8025 mnkr För 2014 är budgeten 8092 mnkr För 2015 är planeringen 8192 mnkr

7 IT-kostnader 2014 Vi använder en enkel metod genom att se på budget för våra utvecklings- och förvaltningsportföljer Inkluderar de gemensamma delar som KFM köper av oss Förvaltning enligt PM mnkr Bruttoutrymme för utveckling som berör IT-komponenter är 500 mnkr, men från det dras 180 mnkr som lånefinansieringen 2014 IT-avdelningens overhead är inkluderad i timkostnad Totalt = 1881 mnkr för 2014, vilket inkluderar: 184 mnkr immateriella avskrivningar och räntor från tidigare utveckling 211 mnkr in-/utdata (scanning, porto etc.) 173 mnkr verksamhetsidans förvaltning (kravställning, utbildningar, processer etc. kopplat till IT-komponenter)