Lathund för enkel bokföring av din Fyndiqförsäljning

Transkript

1 Lathund för enkel bokföring av din Fyndiqförsäljning En sammanställning av svaren på de vanligast förekommande frågorna kring bokföring av transaktioner mellan Fyndiq och dig som handlare. 2

2 Så bokför du din Fyndiqförsäljning Innehåll Inledning... 4 Vad är skillnaden i bokföring mellan kontantmetoden och fakturametoden?... 4 Selling fee... 4 Bokföringsexempel... 4 Hur gör jag om jag har lagt in en order i mitt ekonomisystem som sedan förändrats när utbetalningen kommer?... 5 Bokföringsexempel... 5 Är det skillnad på bokföringen för mig som har enskild firma?... 6 Hur bokför jag en justering på en gammal order?... 6 Om momsen inte blir exakt 25 % på min order, hur gör jag då?... 6 Bokföringsexempel... 6 Vem är min kund?... 7 Kan man göra bokslut i februari fastän man inte fått in januaris försäljning?... 7 Tjänar jag på att få en utbetalning från Fyndiq på ena eller andra sidan årsskiftet?... 7 Hur ska jag bokföra om jag får löpande utbetalningar 30 dagar efter försäljning?

3 Inledning Nedan finns svar på vanligt ställda frågor kring bokföring av transaktioner mellan Fyndiq och dig som handlare. Denna lathund och de olika hanteringssätten av bokföring är endast en rekommendation från Fyndiq, du som handlare beslutar alltid själv hur din bokföring faktiskt ska hanteras. Då du som handlare slutit avtal med Fyndiq AB ( ) är det Fyndiq AB som är avtalspart och således ska betraktas som din kund. Konsumenterna som handlar varorna är i sin tur Fyndiqs kunder. Detta innebär att ni endast har en fordran per period mot Fyndiq AB. Vad är skillnaden i bokföring mellan kontantmetoden och fakturametoden? Kontantmetoden Kontantmetoden innebär att man bara bokför bolagets in- och utbetalningar. Fakturor får man vänta med att bokföra till betalning sker. Kontantmetoden får endast användas av bolag med omsättning uppgående till max 3 miljoner kronor och som inte behöver upprätta årsredovisning. Då Fyndiq erlägger betalning till dig som handlare bokför du intäkten och momsen på betalningsdatumet. Det innebär att oavsett om försäljningen skedde i januari eller februari så ska momsen redovisas i den månad då utbetalningen från Fyndiq kommer in på ert bankkonto. Fakturametoden Fakturametoden används av de flesta bolag och innebär att fakturor och intäkter bokförs löpande under året. Momsen tas i den redovisningsperiod i vilken kostnaden eller intäkten uppkommer. Det betyder att oavsett om utbetalningen från Fyndiq kommit er till handa vid periodens slut bör intäkten bokas i den period i vilken försäljningen skedde. Inbetalning som kommer efter periodens slut (i ny period) bokas som en inbetalning på bank och mot fordringskontot. Utbetalningsunderlagen från Fyndiq utgör bokföringsunderlag för den upplupna intäkten. Selling fee Den selling fee som Fyndiq behåller (5 procent) är borträknad från utbetalningen som sker till dig som handlare. Enklaste metoden att bokföra detta är att endast bokföra intäkten och momsen utifrån vad du får inbetalt på bankkontot. Detta kallas att man bokför netto: Total försäljningsintäkt - Selling fee kostnad = Netto försäljningsintäkt Kostnaden för selling feen tas alltså i beaktning vid intäktsbokningen i form av en reducerad intäkt. Bokföringsexempel Pias Försäljning AB säljer 100 tandborstar à 10 kronor via Fyndiq den 28:e februari. Fyndiq betalar ut 95 % av denna försäljning den 5:e mars. Alltså betalas 950 kr ut av de totala 1000 kr som försäljningen är värd. (95 %*1000 kr) Kontantmetoden februari Ingen bokföring 4

4 Kontantmetoden mars Försäljningskonto ,00 kr (950 kr*80%) Utgående moms ,00 kr (950 kr*20% då försäljningsbeloppet är inkl. moms) Bankkonto ,00 kr utbetalt belopp av 1000 kr försäljning (1000 kr*0,95%) Fakturametoden februari Eftersom försäljningen sker i februari månad ska såväl försäljning som moms redovisas i februari. Eftersom du inte har fått betalt av Fyndiq än, har du en fordran på Fyndiq. Därför bokför du denna fordran som en upplupen intäkt. En upplupen intäkt är en intäkt du har men som ännu inte har betalats ut. Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Fakturametoden mars När betalningen kommer den 5:e mars får du in 950 kronor på banken och du bokar bort din fordran på Fyndiq från kontot för upplupna intäkter. Bankkonto ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Genom att göra som ovan har du redovisat försäljning och moms i rätt period samtidigt som du har redovisat inbetalningen från Fyndiq i rätt period. Hur gör jag om jag har lagt in en order i mitt ekonomisystem som sedan förändrats när utbetalningen kommer? I en situation där konsumenten gjort ett återköp kommer utbetalningen från Fyndiq inte att stämma överens med det som du som handlare har bokfört i ditt system. De specifikationer som vi skickar till er ska anses som preliminära och ska ge er en uppskattning av den försäljningsomsättning ni har haft under perioden. På så sätt ska ni kunna reservera intäkten för försäljningen i era system. Om utbetalningen sedan inte stämmer med vad ni har bokfört måste ni justera detta i era system. Se nedan för exempel. Observera att om du bokför enligt kontantmetoden är detta inget du behöver tänka på då försäljningen bokas upp då inbetalningen kommer. Bokföringsexempel Eric har bokat upp försäljning 1 för kronor i sitt system men när utbetalningen från Fyndiq kommer får han endast kronor utbetalt på grund av ett återköp på 200 kronor. Han måste justera detta i sitt ekonomisystem enligt nedan 2. 5

5 1 Erics reservering för ännu ej utbetald försäljning Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr 2 När utbetalningen kommer Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Bankkonto ,00 kr Då det gjorts ett återköp på 200 kr inkl. moms under månaden får Eric bara kr utbetalt av Fyndiq. Han har då bokfört 200 kr för mycket i försäljning sedan tidigare och måste justera detta. Eric bokar bort hela summan från upplupna intäkter och justerar sedan försäljning och moms med 200 kronor. På så sätt har han korrigerat återköpet och bokföringen stämmer. Är det skillnad på bokföringen för mig som har enskild firma? Oavsett om du har enskild firma, ett kommanditbolag, ett handelsbolag eller aktiebolag bokför du försäljningstransaktioner från Fyndiq på samma sätt. Hur bokför jag en justering på en gammal order? Då Fyndiq justerar en gammal order, till exempel en reklamation, (utbetald flera månader tidigare) bäddas denna justering in i den nya ordermassan och hamnar således i fel bokföringsperiod. Bokföringsmässigt hänför sig justeringen till en tidigare bokföringsperiod men då denna är stängd kan justeringen inte göras i den perioden. Justeringen får då bokföras i den period som den utförs i. Bokföringsmässigt behöver denna justering inte behandlas separat utan ordern minskar/ökar totalförsäljningen för perioden. Detta är inget problem bokföringsmässigt utan en normal företeelse vid volymförsäljning, det fungerar likadant i alla stora bolag med stora volymer och speciellt i detaljistbolag. Om momsen inte blir exakt 25 % på min order, hur gör jag då? Då flera hundra orderraders moms inte alltid summerar till exakt 25 % på grund av öresavrundningar är totalt momsbelopp inte alltid exakt 25 %. Det kan skilja på några ören uppåt eller nedåt. Som handlare bokför du 25 % på totalbeloppet om du inte har stöd i ditt ekonomisystem för att bokföra öresdifferenser. Om du har stöd för detta bokför du eventuell differens på ett konto för öresavrundning. Detta är vanligt att man gör inom alla branscher och bolagstyper och är inget som är felaktigt. Bokföringsexempel Pias Försäljning AB säljer 100 tandborstar à 10 kronor (inkl. moms) via Fyndiq. Momsbeloppet utgörs av (20 % * 950 kr = 190 kr). Då det är en orderrad per tandborste summerar inte momsbeloppet till exakt 190 kronor utan till 189,62 kr. Antingen bokför du momsen på totalbeloppet rakt av eller så bokför du differensen som en öresavrundning enligt nedan. 6

6 Kontantmetoden Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,62 kr Öresavrundning ,38 kr Bankkonto ,00 kr Fakturametoden Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,62 kr Öresavrundning ,38 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Vem är min kund? Fyndiq AB är den avtalspart ni gör affärer med. Således ska ni se alla köp som görs genom Fyndiq som köp gjorda av en enda kund. Ni behöver alltså inte lägga upp en kundreskontrapost för varje enskild konsument. Fordran ställs ut till Fyndiq AB i sin helhet. Kan man göra bokslut i februari fastän man inte fått in januaris försäljning? Ja, det kan du göra, det utgör inget problem att du inte fått utbetalningen ännu. Om du använder dig av fakturametoden och bokför upplupna intäkter har du redan bokfört all försäljning i korrekt period och därigenom kan du göra bokslut för februari månad oavsett om pengarna kommit in på kontot eller inte. En förutsättning för detta är att du själv uppskattar hur mycket försäljning du har gjort under månaden och därigenom kan bokföra upplupna intäkter korrekt. Sådan information kan du få från oss på Fyndiq. Om du använder dig av kontantmetoden är det inte heller något problem att göra bokslut fastän du inte fått in all försäljning. Använder du dig av kontantmetoden bokför du inte försäljningen förrän betalningen kommer in på bankkontot. Detta innebär att om försäljningen inte kommit in per den sista februari behöver du inte bekymra dig om den, du kan göra bokslut för februari i alla fall. Tjänar jag på att få en utbetalning från Fyndiq på ena eller andra sidan årsskiftet? Oavsett om du använder kontant- eller fakturametoden måste utestående fordringar och skulder bokföras vid räkenskapsårets utgång. Det innebär att intäkter och kostnader måste bokas upp vid räkenskapsårets slut för att taxeringen ska bli korrekt. Vad gäller fakturametoden är inbetalningen endast en transaktion på bankkontot och intäkten har redan bokats upp tidigare. Således kommer ingen, varken positiv eller negativ, skatteeffekt att uppstå då inbetalningen från Fyndiq kommer. Näringsidkare som använder sig av kontantmetoden måste, vid årsskiftet, boka upp intäkter som hör till räkenskapsåret även om inbetalning från Fyndiq ännu inte kommit. Detta görs genom att använda sig av ett konto för upplupna intäkter. Underlag från Fyndiq som specificerar försäljning bör användas som bokföringsunderlag. På så sätt bokas alla intäkter som hör till räkenskapsåret upp och 7

7 taxeringen blir korrekt. Enligt bokföringslagen måste detta ske vid årsskiftet och därigenom uteblir möjligt positiva eller negativa skatteeffekter. Hur ska jag bokföra om jag får löpande utbetalningar 30 dagar efter försäljning? Om du får löpande utbetalningar 30 dagar efter försäljning använder du inloggningen på ditt handlarkonto. Där kan du se hur mycket ackumulerad försäljning du har under den pågående månaden. Ett förslag är att bokföra ackumulerad försäljning veckovis (se exempel nedan). Vill du istället bokföra försäljningstransaktionerna per dag gör du på samma sätt vid varje dags slut. Bokföringsexempel Guns Hobbybod har valt att bokföra sina försäljningstransaktioner veckovis och loggar varje måndagmorgon in på handlarkontot och kontrollerar föregående veckas försäljning. Hon bokför sedan försäljningen (med Fyndiqs selling fee bortdragen) enligt nedan. Vecka 1 Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Vecka 2 Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Vecka 3 Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Vecka 4 Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Allteftersom betalningar för försäljningen inkommer stämmer Gun av utbetalningsunderlaget mot det hon har bokfört. Hon får den 2 maj utbetalt den försäljning hon gjorde den 1 april, 125 kronor inkl. 8

8 moms. Då hon redan har bokat upp den intäkten i maj (enligt ovan) ska hon nu bara boka in inbetalningen och sedan boka bort 125 kronor av fordran mot Fyndiq. Se nedan. Utbetalning från Fyndiq Bankkonto ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr I slutet av maj stämmer Gun av att hon har fått in betalning för all försäljning för april. Det vill säga det hon har bokat upp på konto 1790 för april månad. Om det visar sig att det inte stämmer pga. ex. återköp måste hon justera sin försäljning. Exemplet nedan visar hon hur gör när hon upptäcker att det gjorts en justering i försäljningen på grund av ett återköp på 500 kronor inkl. moms. Justering pga återköp Försäljningskonto ,00 kr Utgående moms ,00 kr Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter ,00 kr Hon har då bokat bort 500 kronor i fordran mot Fyndiq och även minskat sin egen försäljning med 500 kr inkl. moms. När e-handel är enkelt Fyndiqs motto och vision är att vara en plattform för enkel och effektiv försäljning på nätet vare sig du är en stor grossisthandlare eller en liten, e-handlare. Det innefattar, förutom smarta lösningar på allt från kundsupport till lager och logistik, självklart även din bokföring. E-handel behöver med andra ord inte vara svårt och bokföring behöver inte vara komplicerat. Inte när du använder Fyndiq! Skulle det vara så att du, efter att ha läst igenom det här dokumentet ändå har någon fråga eller fundering kring din bokföring, tar vi gärna emot dem via mejl till handlare@fyndiq.se Lycka till med din försäljning! 9