IT i kommunerna 2014 KommITS & Tieto

Transkript

1 Lång version IT i kommunerna 2014 KommITS & Tieto Nils Knutsson Ulf Nygren

2 Innehåll Tidigare undersökningar Analys av IT-verksamheten 2014 IT-personal IT-arbetsplatser Smarta telefoner och surfplattor Servrar E-post Kommunernas IT-kostnader ESV:s nyckeltal IT-verksamhetens organisation mm Användning och begränsningar 2

3 Analyser av kommunernas IT-kostnader Verksamhetsår Kommunförbundet 1980 Kommunförbundet 1987 Kommundata 1990 Enator 1998 KommITS - TietoEnator 2003 KommITS - Tieto 2008 KommITS - Tieto

4 Bakgrund Ta fram nyckeltal som kan användas för benchmarking mellan kommuner Erhålla kunskap om utvecklingen i kommunsektorn Med denna kunskap utveckla och anpassa produkt- och tjänsteutbudet till nya behov i kommunerna Motsvarande undersökningar görs inom ytterligare två områden Outsourcing i offentlig sektor LOU-upphandlingar av IT 4

5 Analys av 2014 års IT-verksamhet Public

6 Metodik Enkätundersökning april 2015 Ett 90-tal kommuner med totalt 4,2 miljoner invånare Intervjuer med ytterligare ett antal kommuner Statistik från SKL, Kammarkollegiet Skolverket, SCB Med flera Kommunernas IT-historia 60 år med kommunal IT Statistik och intervjuer med Tieto och andra IT-företag Extrapolering till riksvärden 6

7 Ingen vetenskap mellan tummen och pekfingret

8 Kommunernas IT-kostnader , miljoner kr Kommunernas IT-kostnader Källa: Kommunernas IT-historia 8

9 Fördelning av IT-kostnader 2014 Central IT-avdelning ute på förvaltningarna Central IT-avd Ute på förvaltningarna Andel i procent 9

10 Kommentarer 13 % av kommunerna har alla IT-kostnader centraliserade 29 % har av kommunerna har lika mycket kostnader eller mer utlagda på förvaltningarna Oklart hur outsourcing och interkommunal samverkan hanteras 10

11 Kommunernas IT-kostnader Personalkostnader Applikationer och programvaror (mjukvara) Standard-kommunspecifika Standard-globala Egenutvecklade Hårdvara, avskrivningar Kommunikation 810 Tjänster Stor outsourcing Enstaka outsourcing Övriga tjänster Summa kostnader

12 Antal IT-anställda Antal IT-anställda Källa: Kommunernas IT-historia 12

13 De vanligaste titlarna 2008 IT-tekniker Datatekniker Systemtekniker Nätverkstekniker PC-tekniker 2014 IT-tekniker Systemförvaltare IT-samordnare IT-pedagog IT-strateg 13

14 Nya titlar 2008 E-strateg IKT-pedagog Intranätsamordnare IT-arkitekt Scannare Webb-designer 2014 IT-avtalsstrateg Internetchef IT-säkerhetsarkitekt IT-manager CIO Webb-chef 14

15 IT-arbetsplatser inom administrationen IT-arbetsplatser i administrationen 15

16 Antal IT-arbetsplatser inom skolan Inklusive förskola och fritidshem, antal tusen Antal datorer i skolan 16

17 Antal elever per dator , ,8 5,2 3,0 1,2 Grundskola Gymnasieskola Komvux Förskola Källa: Kommunernas IT-historia 17

18 Antal IT-arbetsplatser totalt PC och Mac, tusen Antal datorer totalt Källa: Kommunernas IT-historia 18

19 En tillbakablick: Kommunernas omslutning miljarder kr IT-kostnader, miljarder kr 0,370 10,3 12,9 IT-kostnader/omslutning i procent 0,5 2,2 2,3 Antal IT-anställda Antal IT-arbetsplatser

20 Antal smarta telefoner Antal: Administrationen Skola Förskola Summa Samtliga kommuner har smarta telefoner i administrationen Inom skola och förskola är det % som inte har några smarta telefoner alls Antalet telefoner inom skolan är något överskattat eftersom ett antal kommuner inte skiljer på skola och förskola i detta avseende 20

21 Antal surfplattor Antal: Administrationen Skola Förskola Summa Samtliga kommuner har sannolikt surfplattor inom alla tre områdena i administrationen 4-5 % har inte kännedom om antalet surfplattor inom skola och förskola Endast två svar preciserar antalet förtroendevalda med surfplattor Antalet surfplattor inom skolan är något överskattat eftersom ett antal kommuner inte skiljer på skola och förskola i detta avseende 21

22 Antal servrar Fysiska Virtuella % Summa Administrationen Skolan Virtualiseringen varierar från 0 % till 100 % 22

23 E-postvolym Antal miljoner mottagna försändelser Adekvat e-post Spam Totalt under 1 år

24 Några nyckeltal Public

25 ESV:s nyckeltal för IT IT-kostnad/ total verksamhetskostnad IT-investeringar/ total verksamhetskostnad Inhyrd personal/ egen IT-personal IT-kostnad/ användare Andel outsourcad IT-verksamhet/ total verksamhet Kostnad per arbetsplats 25

26 IT-kostnad/ total verksamhetskostnad , i procent 2,5 2,2 2,3 2 2,1 1,8 1, ,8 0,5 0 0,5 0,3 0,3 0,2 0,2 0, Andel IT i förhållande till totala kostnader Källa: Kommunernas IT-historia 26

27 Andel outsourcad IT-verksamhet/ total verksamhet Andel i % Andel extern sourcing 14,2 Exklusive Stockholm 5,1 Interkommunal sourcing 4,2 Summa extern och intern sourcing 9,3 27

28 IT-investeringar/ total verksamhetskostnad Totala investeringar som tagits upp i balansräkningen 1,8 miljarder kr Total verksamhetskostnad inklusive transfereringar 573 miljarder kr Nyckeltal Investering/ verksamhetskostnad. 1,8 / 573 = 0,3 % Drygt 9 % hade ingen investering i balansräkningen Cirka 3 % hade inte kännedom 28

29 Inhyrd personal/ egen IT-personal Exklusive outsourcing Inhyrd personal 900 miljoner kr Kostnad för IT-personal IT-anställda Kostnad/ anställd: kr Kostnad för IT-anställda miljoner kr Inhyrd/ egen personal 21 % 38 % av de som svarat hade ingen kostnad alls för inhyrd personal 29

30 IT-kostnad per anställd Antal anställda IT-kostnad 12,9 miljarder kr IT-kostnad/ anställd kr kr 30

31 Kostnad per arbetsplats Administration, skola och förskola kr kr 31

32 IT-verksamhetens organisation m m Public

33 Är IT-chefen med i kommunens ledningsgrupp? Ja Nej Andel i % 33

34 Centraliserad eller decentraliserad ITverksamhet? All IT i en central enhet IT uppdelad på olika förvaltningar Antal kommuner, andel i % Jämför 69 % resp 31 % när det gäller kostnaderna 34

35 Kommentarer IT-verksamheten är uppdelad på Alla verksamhetsområden Skola samt vård och omsorg Gemensamma nämnder Kommunalförbund Aktiebolag 35

36 Hur är telefonin organiserad? Egen regi Köp av kommunikation som tjänst Andel i % 36

37 Finansiering av IT-verksamheten Ramfinansierd Intäktsfinansierad Mixad Andel i % 37

38 Användning, begränsningar m m Public

39 Har förtroendevalda surfplattor? För hantering av elektroniska handlingar Ja Nej Andel i % 39

40 Erbjuder kommunen trådlöst internet WiFi? Ja Nej Andel i % 40

41 Kommentarer - WiFi Biblioteket och turistbyrån Eduroam för elever i kommunens skolor Alla fastigheter där kommunen har verksamhet Gästhamnen Torg, arenor, skolor, idrottshallar Gator och torg Slalombackar Centrala kommunen och gallerior Universitetets Campus Järnvägsstationen 41

42 Hur hanteras kommunens datorer? Öppna Låsta Andel i % 42

43 Vilka administrativa rättigheter tillämpas? Inom administrationen Inga rättigheter att installera egna program Fulla administratörsrättigheter Alla har rätt till sin dator Lokala administration Vissa mindre begränsningar i Windows Förstår inte frågan Inom skolan och 1-1 Har rätt att installera egna program Superuser 43

44 Tillåter kommunen privat anslutning till kommunens nät BYOD? Ja, medarbetare Ja, elever Ja, både medarbetare och elever Andel i % 44

45 Slut! Public