Överflytt av investeringsmedel samt resultatkrav för IT från servicenämnden

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Överflytt av investeringsmedel samt resultatkrav för IT från servicenämnden"

Mattias Bergström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum Vår referens Karin Göranson Controller karin.goranson@malmo.se Tjänsteskrivelse Överflytt av investeringsmedel samt resultatkrav för IT från servicenämnden STK Sammanfning Under 2014 infördes en ny IT-organisation i Malmö stad där ansvar för bland annat den strategiska styrningen och utvecklingen av IT i Malmö stad överfördes till kommunstyrelsen från servicenämnden. Förändringen innebär kommunstyrelsens förvaltning fått ett tydligare ansvar för IT-investeringar samt för den kommuninterna debiteringen av IT-tjänster. Med anledning av detta behöver investeringslikvid för ändamålet överföras till kommunstyrelsen samt det negativa kommunbidrag som avser IT-området. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta överföra investeringsram om tkr från servicenämnden till kommunstyrelsen, från och med år överföra befintligt anläggningskapital avseende IT från servicenämnden till kommunstyrelsen, enligt vad som anförts i ärendet, från och med 1 juni överföra negativt kommunbidrag om tkr från servicenämnden till kommunstyrel-sen från och med år Beslutsunderlag Överflytt av investeringsmedel samt resultatkrav för IT från servicenämnden G-Tjänsteskrivelse KS Överflytt av investeringsmedel samt resultatkrav för IT från servicenämnden till kommunstyrelsen Beslutsplanering KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet Under 2014 infördes en ny IT-organisation i Malmö stad i syfte tydliggöra ansvarsförhållanden avseende styrning, digital utveckling och service. Förändringen innebär kommunstyrel- SIGNERAD

annat den strategiska styrningen och utvecklingen av IT i Malmö stad överfördes till kommunstyrelsen från servicenämnden.

2 sens förvaltning fått ett tydligare ansvar bland annat för den strategiska styrningen av ITområdet i Malmö stad samt för gemensamma funktioner och digital utveckling. Vissa av dessa ansvarsområden fanns tidigare hos servicenämnden. 2 (2) I den nya IT-organisationen hanteras hela ekonomin för IT inom Malmö stad via enheten för IT-styrning på stadskontoret. Enheten ansvarar därmed såväl för den interna faktureringen inom staden för IT-tjänster som för planering av investeringar i nya IT-tjänster och reinveste-ringar för upprätthålla befintliga tjänster. Därmed finns ett behov av föra över den del av servicenämndens investeringslikvid som avser IT-investeringar till kommunstyrelsen samt flytta över det befintliga anläggningskapital som servicenämnden har för tidigare genom-förda ITinvesteringar. Syftet är samla den ekonomiska styrningen och uppföljningen kring IT i Malmö stad hos kommunstyrelsen. Totalt rör det sig om en investeringslikvid på 15 Mkr samt ett befintligt anläggningskapital som vid detta ärendes framtagande uppgår till cirka 100 Mkr. En inventering pågår av det befintliga anläggningskapitalet vilket kommer påverka storleken på det anläggningskapital som överförs. Överföring görs per den 1 juni, efter beslut i kommunstyrelsen. Servicenämnden har 2015 ett negativt kommunbidrag som finansieras genom övriga förvaltningar i Malmö stad betalar för de tjänster som utförs av servicenämnden. En del av detta negativa kommunbidrag finns inbyggt i de ekonomimodeller som gäller för IT-tjänster inom Malmö stad. Eftersom dessa ekonomimodeller nu hanteras via kommunstyrelsen bör även den del av servicenämndens negativa kommunbidrag som avser IT-tjänster överföras till kommunstyrelsen. Det negativa kommunbidraget uppgår till tkr för år Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

Enheten ansvarar därmed såväl för den interna faktureringen inom staden för IT-tjänster som för planering av investeringar i nya IT-tjänster och reinveste-ringar för upprätthålla befintliga tjänster.

3 Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (3) Datum Vår referens Cecilia Antonsson Ekonomichef Cecilia.Antonsson@malmo.se Kommunstyrelsen Överflytt av investeringsmedel samt resultatkrav för IT från servicenämnden till kommunstyrelsen SN Sammanfning Organisationsförändringen inom IT i Malmö stad 2014 tydliggjorde ansvarfördelningen för IThanteringen inom staden. Förändringen medför kommunstyrelsen tar ett tydligare ägarskap för IT utifrån en helhet gentemot förvaltningar i staden. Härigenom har hela beslutsprocessen kring IT-förvaltning och IT-utveckling övertagits, vilken inbegriper beslut kring investeringar. Kommunstyrelsen har även ansvaret för alla ekonomimodeller kring IT. Förändringen innebär befintligt anläggningskapital och investeringsramen för IT om 15 mnkr behöver överföras från servicenämnden till kommunstyrelsen för erhålla tydlig koppling till beslut, ansvar och ekonomisk hantering. Vidare föreslås befintligt resultatkrav om 4,448 mnkr inom servicenämnden som gäller IT-service bör hanteras i ekonomimodeller mot verksamheten inom kommunstyrelsen. Servicenämnden har vid sammanträde , 43 beslutat föreslå kommunstyrelsen överföra investeringsram om 15 mnkr från servicenämnden till kommunstyrelsen, föreslå kommunstyrelsen justera servicenämndens kommunbidrag (resultatkrav) avseende IT-service med 4,448 mnkr, samt, justera paragrafen omedelbart. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Överflytt av investeringsmedel och resultatkrav Beslutsplanering Servicenämndens arbetsutskott Servicenämnden Ärendet Förändrad IT-organisation Under 2014 infördes en ny IT-organisation i Malmö stad. Genom omorganisationen inrättades tre enheter med skilda och tydliga ansvarsförhållanden. SIGNERAD

tydliggjorde ansvarfördelningen för IThanteringen inom staden. Förändringen medför kommunstyrelsen tar ett tydligare ägarskap för IT utifrån en helhet gentemot förvaltningar i staden.

4 IT-styrning inom kommunstyrelsen ansvarar för den strategiska styrningen och för gemensamma funktioner för hela IT i Malmö stad. Digital utveckling, också inom kommunstyrelsen, ansvarar för den taktiska styrningen och innehar fokus på förvaltning och utveckling av tjänster. De är också beställare av ITleveranser mot servicenämnden. IT-service inom servicenämnden ansvarar för leveranser av de beslutade och paketerade tjänsterna. 2 (3) Ekonomisk hantering i ny IT-organisation Den ekonomiska hanteringen för hela IT i Malmö stad finns inom enheten för IT-styrning på stadskontoret. Enheten ansvarar för alla ekonomimodeller inom IT gentemot förvaltningarna i staden. Det innebär all fakturering av tjänster utgår från stadskontoret enligt beslutade modeller. IT-service inom serviceförvaltningen erhåller resurser från stadskontoret motsvarande de tjänster de levererar. I den nya organisationen tas alla beslut rörande IT-förvaltning och IT-utveckling i tjänsteportfölj respektive utvecklingsportfölj. I portföljerna tas beslut kring investeringar för nyutvecklade tjänster samt reinvestering för befintliga tjänsteleveranser. Följaktligen behöver befintlig investeringsram inom servicenämnden om 15 mnkr överföras till kommunstyrelsen för erhålla tydlig koppling till beslut, ansvar och ekonomisk hantering. Även överflytt av befintligt anläggningskapital inom IT säkerställer korrekt uppföljning av IT-kostnader inom staden. Styr- och ledningsgruppen för e-utveckling och medborgarservice inom Malmö stad har det samlade ansvaret för IT, vilket innebär exempelvis: e-utveckling i enlighet med SKL:s strategi för esamhället, medborgarservice i samtliga kanaler, Green Digital Charter (Grön IT), utveckling av bredbandsmålen som en del av Interactive Capital of the World, e- och IT-teknik, infrastruktur och sourcingfrågor. Styr- och ledningsgruppen utgår från kommunstyrelsens uppdrag och har i uppgift koordinera och informera inom IT. De verkar genom kommunikationsavdelningen och enheten IT-styrning på stadskontoret. Resultatkrav inom servicenämnden avseende IT-service Servicenämnden har 2015 ett negativt kommunbidrag (resultatkrav) fördelat mot IT-service om 4,448 mnkr gentemot kommunfullmäktige med anledning av olika effekthemtagningar under åren. I den nya organisationen bör resultatkravet överföras till kommunstyrelsen för hanteras inom ekonomimodeller mot Malmö stads verksamheter. Ansvariga Cecilia Antonsson, ekonomichef Carina Tempel, servicedirektör Ordförande Petra Bergquist Nämndsekreterare Lena K Nilsson

De är också beställare av ITleveranser mot servicenämnden. IT-service inom servicenämnden ansvarar för leveranser av de beslutade och paketerade tjänsterna.

5 3 (3)

Relevanta dokument

MALMÖ KOMMUNFULLMÄKTIGES HANDLINGAR

MALMÖ KOMMUNFULLMÄKTIGES HANDLINGAR BIHANG Ansv. utg.: Siv Gyllix 2013 Nr 108 Begäran från valnämnden om ytterligare kommunbidrag för anordnande av val till Europaparlamentet och allmänna val 2014 (Dnr