Strukturerad omvärldsbevakning inom arkitektur för digital utveckling. UTKAST version

Transkript

1 Strukturerad omvärldsbevakning inom arkitektur för digital utveckling UTKAST version

2 Innehåll 1. Inledning Initiativtagare, arbetsprocess och tidplan Syfte och målgrupper Syfte Målgruppper Omvärldsbevakningens innehåll och kännetecken Främsta innehåll/kännetecken Avgränsningar Främsta källor för relevanta initiativ Framgångsfaktorer Beskrivning av beslutade initiativ [Mall] Visualisering av strukturerad omvärldsbevakning... 9 Revisionshistorik Version Datum Författare Kommentar Första utkast Workshop Marco de Luca , Uppdatering utifrån Workshop 15-16/2 Marco de Luca Malin Domeij Uppdatering enl. möten 10/4, 27/ Uppdaterad inför publicering Malin Domeij Peter Mannerhagen Sid 2/9

3 1. Inledning Detta dokument beskriver bakgrund till och innehåll i strukturerad omvärldsbevakning. Målgrupp för dokumentet är beslutsfattare och engagerade i arkitekturfrågor som har behov av omvärldsbevakning inom arkitekturområdet. Syftet är att målgruppen ska kunna förstå och ta ställning till vilken hjälp man kan få av detta initiativ som Inera tillsammans med ett antal kommuner tagit fram. Bakgrunden är att arbete med att skapa grundläggande förutsättningar inom informationsförsörjning, standarder och principer behöver bedrivas brett och koordineras för att få genomslag. Kommuner, landsting och regioner har också behov av att få översikt över vilka beslutade/pågående initiativ som påverkar dem inom dessa områden och som man därför behöver ha koll på och beredskap för. 1.1 Initiativtagare, arbetsprocess och tidplan Detta är bakgrunden till att ADU Avstämningsgrupp, vilket är en gruppering bestående av SKL, Inera, kommuner och kommunförbund som regelbundet samarbetar inom arkitekturfrågor, tagit initiativ till att göra det vi har valt att kalla Strukturerad omvärldsbevakning. Arbetsprocessen har varit att ADU Avstämningsgrupp under våren 2018 tog fram upplägg och en första version av omvärldsbevakningen. Denna har stämmts av i arkitekturgrupperingar med kommuner och landsting/regioner. Detta är en första version, som i vidare avstämningar visar på att det är ett bra initiativ som bör fortgå, under hösten 2018 bör kompletteras och förfinas. Omvärldsbevakningen kan även behöva sättas i ett större sammanhang tillsammans med andra beskrivningar av behov respektive tjänster i förvaltning, portföljöversikter, tidplaneringar, mm. Beslut om fortsatt format, uppdatering och förvaltning tas under hösten och inför Sid 3/9

4 2. Syfte och målgrupper 2.1 Syfte Visa viktiga milstolpar inom nationell digital utveckling Skapa en gemensam bild av utvecklingen Visa beroenden mellan olika områden och initiativ Vara underlag för planering och strategier Undvika dubbelarbete (spara tid hos respektive huvudman) Tydliggöra allokeringsbehov för genomförande 2.2 Målgruppper Målgrupper är beslutsfattare som har behov av att få en översikt över nationell digital utveckling som ett underlag för både lokal och gemensam/nationell planering och strategier. Omvärldsbevakningen sammanställs av SKL-koncernen och är framför allt till för kommuner, landsting och regioner. Dessa ska kunna veta vad som kommer internationellt och nationellt, vad man behöver bevaka och göra och vem som gör vad. Även andra nationella aktörer kan ha nytta av omvärldsbevakningen. Omvärldsbevakningen är ett verktyg för både beslutsfattare och för dem som arbetar mer direkt med arkitekturfrågor: Målgrupp Beslutsfattare, strategisk nivå Beslutsfattare och specialister, taktisk nivå Beskrivning Kommunövergripande och strategiska beslutsfattare, finansiärer inom såväl verksamhet som IT Chefer och beställare av IT-stöd, strateger, verksamhetsutvecklare, IT-arkitekter, m fl. 3. Omvärldsbevakningens innehåll och kännetecken Det finns många olika aspekter, initiativ och dimensioner att fånga. Därför behöver innehåll/kännetecken vara tydliga för att kunna användas som sorteringsgrund för vad som ska beskrivas eller ej och även för vad målgruppen kan förvänta sig. Sid 4/9

5 3.1 Främsta innehåll/kännetecken Omvärldsbevakningen omfatttar initiativ som är: Internationella, nationella eller gemensamma Beslutade och antingen pågående eller kommande Inom eller med påverkan på arkitektur (med relativt bred tolkning) Omvärldsbevakningen har ett tidsperspektiv som är: 3-årigt från innevarande år och 3 år framåt rullande Kan även avse kommande initiativ bortanför 3 år ( bubblare att ha koll på) Justering vid stora förändringar och minst årligen 3.2 Avgränsningar Omvärldsbevakningen omfattar INTE: Behov Dessa hanteras genom behovsbeskrivningar och behöver prioriteras och beslutas först Tjänster som redan är i förvaltning Dessa hanteras i tjänsteportföljöversikter mm. Om behov finns av att förändra tjänsterna lyfts detta som behov. Regionala eller lokala initiativ Dessa hanteras på myndighets-, kommun-, landstings- och länsstyrelsegemensam nivå eller hos enskilda aktörer. Omvärldsbevakningen är heller inte en handlingsplan i sig, men tanken är att den ska underlätta för aktörerna att ta ställning till om initiativen bör inkluderas i egna eller gemensamma verksamhets- och andra planer. Sid 5/9

6 3.3 Främsta källor för relevanta initiativ De källor vi främst ser som viktiga att identifiera och beskriva initiativ ifrån är följande: EU (främst via esam) esam 1 Digitalt först 2 SKLs Handlingsplan för grundläggande förutsättningar 3 Nationella initiativ från SKL / Inera / SKL Kommentus 3.4 Framgångsfaktorer Egenskap Enkelt Aktuellt Nyttigt Gemensamt win-win Tydligt Beskrivning Visa på vad som pågår/kommer och när Att kunna lita på att relevanta och viktiga initiativ finns beskrivna kunna förstå vilka konsekvenser olika initiativ får vår organisation och hur jag ska agera Verktyg för att skapa förtroende för gemensamt arbete och ett lokalt verktyg för att driva utveckling Viktigare våga förenkla för att förtydliga, än att beskriva alla komplexa samband som kan finnas 4. Beskrivning av beslutade initiativ [Mall] Själva omvärldsbevakningen beskrivs i en sammanställning (motsv. excelfil i första version) och visualiseras på lämpligt sätt. 1 esam är ett medlemsdrivet program för samverkan mellan myndigheter och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) om digitaliseringen av det offentliga Sverige, 2 Digitalt först är regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige som genomförs under Programmet är en viktig del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen på området och skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Digitalt först är även en princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag. Se mer: 3 SKL har arbetat fram en handlingsplan för grundläggande förutsättningar för digital utveckling. Handlingsplanen beskriver fyra insatsområden; Ledning och styrning, Principer, arkitektur och säkerhet, Informationsförsörjning och digital infrastruktur samt Processer och tjänster. Inom varje område beskrivs övergripande mål och de aktiviteter som SKL samt kommuner, landsting och regioner behöver ta ansvar för. Se mer: html Sid 6/9

7 Nedan är en beskrivning (mall) för hur initiativ i omvärldsbevakningen beskrivs. Fält ID-nummer Namn på initiativ Beskrivning Källa till initiativ Orsak till initiativ Åtgärd år X Målgrupper/mottagare Nationell huvudsaklig leverans Nationell färdledande aktör Kontaktperson/kontaktväg hos nationell färdledande aktör Beskrivning Numrering av initiativet för att underlätta att kunna referera till det i sammanställningen Namn på initiativ. Förkortning skrivs ut första gången och sätts inom parentes. Det anges även om det är ett projekt. Övergripande summering för en bred målgrupp inkl. tidsaspekt (anges i fetstil). Källhänvisning ska så långt möjligt anges till publik källa i form av URL. Källa till initiativ Varför har initiativet uppstått: Sektorsgemensamt Lagkrav Politiskt beslut Annat Vilken åtgärd behöver vidtas detta år hos målgruppen: Känna till (röd text) Bevaka - förbereda (grön färg) Initiera/budgetera (gul färg) (skapa förmåga: processer, organisation, regelverk, resurser, tekniskt/it-stöd) Införande (rosa färg) ( nationell leverans klar ) Förvaltning (grön text) För vem är initiativet relevant: Kommuner Landsting och regioner Kommuner, landsting och regioner Statliga myndigheter Gemensamt Vad kan jag som målgrupp/mottagare främst förvänta mig: Vägledning/metod/verktygsstöd Utbildning/utbildningsmaterial Samverkansnätverk Arkitekturprodukt Verksamhetstjänst Applikationstjänst Informationstjänst Infrastrukturtjänst Krav på tillämpning/anpassning Organisation med utpekat ansvar för initiativet i Sverige Vem driver ev. initiativ nationellt. Kontaktuppgifter anges (namn, organisation, telefon, epost). Det ska vara avstämt med berörd kontaktperson/kontaktväg att man anges som kontakt. Sid 7/9

8 Kontaktperson SKLkoncernen (SKL, Inera, Kommentus) Verksamhetsområde enligt SKLs indelning Insatsområde enligt SKLs Handlingsplan för grundläggande förutsättningar Beroende till annat överliggande initiativ finns Beskrivning av beroende till annat överliggande initiativ Vem inom SKL-koncernen driver ev. initiativ eller är kontakt gentemot nationell färdledande aktör. Kontaktuppgifter anges (namn, organisation, telefon, epost). Det ska vara avstämt med berörd kontaktperson/kontaktväg att man anges som kontakt. Verksamhetsområde enligt SKL:s indelning: Vård och omsorg Skola och lärande Integration och arbete Tillväxt och samhällsbyggnad Kultur, fritid och besöksnäring Demokrati och delaktighet Grundläggande förutsättningar Insatsområde enligt SKLs handlingsplan för grundläggande förutsättningar: Ledning och styrning Processer och samverkande tjänster Informationsförsörjning och digital infrastruktur Principer, arkitektur och säkerhet Om beroende finns till andra initiativ i omvärldsbevakningen anges detta med Ja eller Nej Primärt/direkt beroende till annat överliggande initiativ anges (endast 1 annat initiativ i omvärldsbevakningen kan anges) Sid 8/9

9 5. Visualisering av strukturerad omvärldsbevakning Tanken är att vi ska kunna visualisera omvärldsbevakningen ur ett tidsperspektiv, där namn på initiativ och åtgärd per år ska framgå. Nedan är en skiss på hur en visualisering av initiativ kan se ut. Sid 9/9