Övergripande ledningssystem - förstudie

Transkript

1 Revisionskontoret PM NR 5/2015 Övergripande ledningssystem - förstudie Johan Rasmusson Åsa Nilsson December 2015 Postadress: Revisionskontoret, J A Hedlunds väg 5, Kristianstad Besöksadress: Ambulansvägen, Hus 19, Centralsjukhuset Kristianstad Telefon (växel): Fax: Organisationsnummer: Internet:

2 2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Allmänt om ledningssystem Revisionskriterier Metod och genomförande Regionövergripande Iakttagelser Frågeställningar och resultat Hur är det övergripande ledningssystemet uppbyggt och vilka förväntningar finns det på systemet? På vilket sätt harmonierar det övergripande lednings-systemet med befintliga styrsystem i Region Skåne? Hur kommuniceras det övergripande ledningssystemet ut i Region Skånes verksamheter? Vilka styrkor och svagheter har Region Skånes övergripande ledningssystem? Slutsats och bedömning... 11

3 3 1. Sammanfattning Förstudiens frågeställningar är bland annat att ta reda på hur regionens övergripande ledningssystem harmonierar med befintliga styrsystem och hur arbetet fortskrider med implementeringen av ett nytt övergripande ledningssystem. Slutsatsen är att Region Skåne har ett stort antal ledningssystem som är till stöd för verksamheternas dagliga arbete men ännu så länge inte något regionövergripande verksamhetsledningssystem. Ett projekt har därför pågått en tid för att införa ett regionövergripande verksamhetsledningssystem. År 2013 beslutade koncernledningen att Region Skåne skall ha ett gemensamt verksamhetsledningssystem (VLS) där områdena kvalitet, miljö och säkerhet skall ingå. När VLS är utbyggt och implementerat i organisationen finns även utrymme för att bygga ut med ytterligare områden som till exempel arbetsmiljö, ekonomi, energi, hållbarhet, kompetensförsörjning och livsmedelssäkerhet. Tanken är att ta till vara på det utvecklingsarbete som gjorts hittills och komplettera där det finns behov. Ett nytt beslut angående tidplanen för implementeringen togs i början av november 2015 där det beslutades att avvakta med breddinförande inom område hälso- och sjukvård. Övriga delar skall vara färdigutvecklade i mars 2016 och därefter påbörjas implementeringen med start för budgetarbetet för verksamhetsåret Bedömningen är att det inte i nuläget finns någon anledning att göra en fördjupad granskning med tanke på att implementeringen av systemet inte har gjorts ännu. Däremot kan det finnas anledning att ta upp ämnet igen om ett par år. 2. Inledning 2.1 Bakgrund och syfte Revisorerna har under ett antal år och i olika sammanhang följt utvecklingen av styrmodeller och styrsystem. Verksamhetsledningssystem syftar till att tydliggöra verksamhetsdelar inom en organisation, fastställa deras samverkan samt att vara ett verktyg till ledningen för att ständigt förbättra verksamheten. Under 2015 är avsikten att närmare undersöka hur regionens övergripande ledningssystem harmonierar med befintliga styrsystem inom olika områden. Förstudien skall avse både befintliga ledningssystem men även hur arbetet fortskrider med implementeringen av ett nytt övergripande ledningssystem. Följande frågeställningar skall besvaras: 1. Hur är det övergripande ledningssystemet uppbyggt och vilka förväntningar finns det på systemet? 2. På vilket sätt harmonierar det övergripande ledningssystemet med befintliga styrsystem i Region Skåne? 3. Hur kommuniceras det övergripande ledningssystemet ut i Region Skånes verksamheter? 4. Vilka styrkor/svagheter har Region Skånes övergripande ledningssystem?

4 4 2.2 Allmänt om ledningssystem Citatet nedan är hämtat från Wikipedia om begreppet ledningssystem och har tagits med för att det på ett kärnfullt sätt beskriver vad ett ledningssystem är och hur standarder kan användas som stöd i arbetet. Ett ledningssystem kan beskrivas som en organisations policy, mål och mätkriterier samt arbetet med att nå målen. Ett ledningssystem har olika inriktning beroende på vad det syftar till. Ett miljöledningssystem syftar till att minska verksamhetens miljöpåverkan och ett kvalitetsledningssystem syftar till att säkerställa och öka verksamhetens kund- och intressentnytta. Ett arbetsmiljöledningssystem syftar till att säkra arbetsmiljöarbetet. En organisation kan ha flera ledningssystem, till exempel kvalitetsledningssystem, ledningssystem för kompetensförsörjning, ekonomiledningssystem och miljöledningssystem. Det finns flera internationella standarder som kan hjälpa en organisation att bygga upp ett ledningssystem, till exempel ISO 9000-serien för kvalitetsledning eller ISO serien för miljöledning. OHSAS som är ett ledningssystem för arbetsmiljö. Att utgå från processer istället för funktioner är en framgångsfaktor när ett ledningssystem byggs upp Skrivningen i Wikipedia ovan ger intrycket av att det är bra att ha flera olika ledningssystem men idag förekommer det ofta att man satsar på ett ledningssystem för verksamheten men att detta kan innehålla flera olika ämnesområden. 2.3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har använts i denna förstudie: Verksamhetsledningssystem - Projektdirektiv, Uppföljning av projektet Verksamhetsledningssystem för Region Skåne - Rapport, Metod och genomförande Förstudien har genomförts via dokumentstudier, intervjuer med berörda personer inom Region Skåne och mejlkontakter. Rapporten är sakgranskad av berörda. Dokument som har använts i förstudien är diverse dokument, huvudprocesskarta, informationsmaterial och minnesanteckningar från styrgruppsmöte med mera. Revisorskollegiets kontaktperson har varit Rolf Bengtsson och revisionskontorets projektledare för förstudien har varit Johan Rasmusson och Åsa Nilsson.

5 5 3. Regionövergripande 3.1 Iakttagelser Region Skåne har ett stort antal ledningssystem som är till stöd för verksamheternas dagliga arbete men ännu så länge inte något regionövergripande verksamhetsledningssystem. Systemen har skapats på olika nivåer i organisationen och år 2013 beslutade koncernledningen att Region Skåne skall ha ett gemensamt verksamhetsledningssystem (VLS) fanns arton certifierade ledningssystem i Region Skåne, varav fem inom kvalitet, ett inom vårdkvalitet, ett inom medicintekniska produkter, ett inom energi, ett inom arbetsmiljö och nio inom miljö. Till detta kommer ett antal ocertifierade system samt rutiner och systemkomponenter. I projektdirektivet anges att syftet med VLS är att sammanställa ett integrerat verksamhetsledningssystem som är gemensamt och automatiskt ger en samverkan och ett unikt system för Region Skånes organisation för att på så sätt ställa krav (mål), fastställa handlingsplaner och processer samt för att följa upp verksamheten inom berörda områden. Utvecklingen av ett ledningssystem sker tillsammans med verksamheterna och befintliga processer skall i största möjliga mån utnyttjas. Av projektdirektivet framgår också att externt inhyrd verksamhet som till exempel externa vårdgivare inte förutsätts att direkt ingå i VLS utan de styrs via kravspecifikationer framtagna med hjälp av verksamhetsledningssystemet (upphandlingsprocessen). Ett beslut som fattats senare i styrgruppen har fastlagt att det i framtiden skall vara möjligt även för externa vårdgivare att nå IT-stödet för ledningssystemet. I Region Skånes VLS skall områdena kvalitet, miljö och säkerhet tas med från start. När sedan VLS är utbyggt och implementerat bör koncernledningen fastställa om ytterligare områden skall tas med. Exempel på sådana områden är: Arbetsmiljö Ekonomi Energi Hållbarhet Kompetensförsörjning Livsmedelssäkerhet VLS är ett förhållningssätt som hanterar de behov som finns hos patienter, resenärer och medborgare med flera. I VLS ingår rutinbeskrivningar och processkartor över arbetsprocesser, IT-stöd och dokumentstyrning med mera. Med ett systematiskt arbetssätt säkerställs kvaliteten och resurserna används på bästa sätt vilket också underlättar uppföljning och utvärdering av resultat.

6 6 Förhållningssätt för VLS: Gemensamma värderingar Gemensam syn på kunden Transparent och enkelt Lärandestyrd organisation Processorientering Tydlig rollfördelning mellan processägare och linjechefer. Aktiva ledare i förändringsarbetet Kulturförflyttning Gemensamt språk och enhetlig dokumentation I dagsläget är Region Skåne certifierad för ämnesområdet miljö i hela verksamheten och det är ett politiskt beslut att organisationen skall fortsätta att vara det. Beslutet togs i samband med att Miljöprogrammet för fastställdes i Regionfullmäktige i november 2009 och det har sedan diskuterats i Regionledningen att det skall fortsätta att gälla. Vid en certifiering av ett gemensamt ledningssystem som VLS är, kan man välja att certifiera ett eller flera ämnesområden dvs. ett certifikat utfärdas per ämnesområde. Ett processbaserat ledningssystem består av huvudprocesser, ledningsprocesser och stödprocesser. En fullständig certifiering omfattar alla processerna och minst ett ämnesområde (i enlighet med det politiska beslutet). Det finns även ställda krav från myndigheter och från omgivningen inom bland annat områdena patientsäkerhet och miljö. Åtgärder för att uppfylla dessa krav byggs in i VLS.

7 7 4. Frågeställningar och resultat 4.1 Hur är det övergripande ledningssystemet uppbyggt och vilka förväntningar finns det på systemet? Systemet byggs upp efter processer med utgångspunkt från en huvudprocesskarta bestående av huvudprocesser, ledningsprocesser och stödprocesser. Verksamhetsledningssystem VLS Huvudprocesskarta Bild 1: Övergripande ledningssystem indelade i huvudprocesser. Region Skåne har också ett antal verksamhetsövergripande dokument som är gemensamma för organisationen. För att ha dessa lätt åtkomliga finns flikar för definitioner, Region Skånes vision, verksamhetsidé, policy, mål och handlingsplaner, omvärldskrav och organisation, verksamhets- och verksamhetsledningssystemsbeskrivning. Huvudprocesserna består av tre delar: Bedriva hälso- och sjukvård, Bedriva kollektivtrafik och Utveckla regionen. Varje huvudprocess är i sin tur indelade i olika delprocesser.

8 8 Bild 2: Övergripande ledningssystem bestående av huvudprocesser inkl delprocesser, ledningsprocesser och stödprocesser. Stödprocesserna är indelade i områdena ekonomi, kommunikation, juridik, upphandling, HR, dokumenthantering, IT/MT och service. Ledningsprocesserna utgår från fyra olika områden: Planera, Genomföra, Studera och Agera. Bild 3: Ständigt förbättringsarbete (PDCA-cykeln).

9 9 Grunden i ett ledningssystem är att skapa en övergripande policy som tar upp de områden som berörs och sedan bryts dessa ned i specifika förbättringsmål inkluderande handlingsplaner (planering). För att sedan driva verksamheten finns det processer samt rutiner och instruktioner (genomförande). Uppföljningarna är till för att ge berörda de underlag som behövs för att fatta beslut (uppföljning). Därefter fattar ledningen beslut för att förbättra verksamheten (förbättringar). Dessa delar kallas för PDCA-cykeln (Plan, Do, Check och Act) och de utgör en grundstomme i de flesta ledningssystem. På ett koncernledningsmöte beslutades en ny tidplan för införandet av VLS. I denna tidplan bestämdes att senarelägga införandet av den del som gäller hälso- och sjukvård. Övriga delar skall vara klara för implementering i mars Efter implementering av systemet finns det enligt projektdirektivet ett antal förväntade effektmål: Ökad kundtillfredsställelse och ökat förtroende för varumärket Region Skåne (för patienter, besökare, resenärer med flera) Effektivare verksamhet med högre kvalitet och resurseffektivitet Ökad samverkan över organisationsgränser och ledningssystem Minimering av suboptimeringar alternativt delar som faller mellan verksamheter Systematisk styrning Bättre beslutsunderlag utifrån systematiska uppföljningar Ökad användbarhet genom ett system och en struktur Samlad gemensam kunskapsbank Ökad helhetssyn internt och externt Bättre beredskap för organisatoriska förändringar Färre avvikelser och klagomål Ökad kontroll på att lagkrav uppfylls och ökad följsamhet Ökad trygghet och säkerhet (för patienter, besökare, resenärer med flera) Minskad variation i processer Frigjorda resurser Underlag för ständiga förbättringar Bättre leverantörsstyrning/samverkan Bättre ordning och reda på verksamhetens dokument Det återstår alltså att se om dessa effektmål uppnås efter genomförd implementering i verksamheterna. 4.2 På vilket sätt harmonierar det övergripande ledningssystemet med befintliga styrsystem i Region Skåne? Med anledning av att det övergripande ledningssystemet ännu inte är implementerat i organisationen och därmed inte är i drift kan frågan inte besvaras i dagsläget. Enligt intervjusvar är tanken att ta till vara på det utvecklingsarbete som gjorts hittills och komplettera där det finns behov. Det är tänkt att VLS IT-stöd skall vara det system som beskriver styrande dokument. VLS IT-stöd skall ha länkar för att kunna nå andra system inom Region Skåne för det fall de inte integreras i systemet. I slutet av november 2015

10 10 är IT-systemet ännu inte kopplat till någon server men arbetet pågår och förväntas vara klart inom kort. 4.3 Hur kommuniceras det övergripande ledningssystemet ut i Region Skånes verksamheter? Det framgår att det övergripande ledningssystemet kommuniceras ut i organisationen med hjälp av basutbildningar till utvalda processägare, processdelägare och projektledare. Andra sätt att kommunicera ut VLS i verksamheterna är genom nyhetsbrev och genom goda exempel. 4.4 Vilka styrkor och svagheter har Region Skånes övergripande ledningssystem? Enligt svar via mailkonversation med berörda har arbetet med VLS identifierat olika styrkor och svagheter. Styrkor (möjligheter): Systematiserande Tydliggörande Förbättrande Förenkling Utnyttjar resurser effektivare Uppfyller krav (till exempel politiska beslut, myndighetskrav, standardkrav) Samsyn Tvärfunktionellt teamarbete Lättare att uppnå handlingsplaner och mål Kulturförändring Underlättar med samordnade insatser till exempel vid revisioner Svagheter (hot): Är ett system av alla andra Bristande engagemang hos ledning och medarbetare Bristande uthållighet och förståelse Befintlig kultur, bristande förändringsbenägenhet Otillräckliga resurser Utöver dessa identifierade styrkor och svagheter har ytterligare styrkor och svagheter framkommit enligt en genomförd internrevision i februari 2015 (Uppföljning av projektet Verksamhetsledningssystem för Region Skåne - Rapport, ). Nedan följer några exempel: Styrkor: Högsta ledningens engagemang Bra kommunikation mellan projektledare och styrgrupp

11 11 Den övergripande tidplanen har i huvudsak hållits Svagheter: Risk för att den del av ledningsgruppen som inte ingår i styrgruppen inte har samma höga engagemang Risk för parallellt utvecklingsarbete i befintliga ledningssystem Stora kommunikationsutmaningar i det fortsatta arbetet med ökad bredd och djup av VLS Definitioner i VLS inte helt fastställda och kommunicerade Projektet mycket beroende av projektledaren. Risk för förseningar om projektledaren måste ersättas 5. Slutsats och bedömning Slutsatsen är att Region Skåne har ett stort antal ledningssystem som är till stöd för verksamheternas dagliga arbete men ännu så länge inte något regionövergripande verksamhetsledningssystem. Ett projekt har därför pågått en tid för att införa ett regionövergripande verksamhetsledningssystem. År 2013 beslutade koncernledningen att Region Skåne skall ha ett gemensamt verksamhetsledningssystem (VLS) där områdena kvalitet, miljö och säkerhet skall ingå. När VLS är utbyggt och implementerat i organisationen finns även utrymme för att bygga ut med ytterligare områden som till exempel arbetsmiljö, ekonomi, energi, hållbarhet, kompetensförsörjning och livsmedelssäkerhet. Tanken är att ta till vara på det utvecklingsarbete som gjorts hittills och komplettera där det finns behov. Ett nytt beslut angående tidplanen för implementeringen togs i början av november 2015 där det beslutades att avvakta med breddinförandet inom område hälso- och sjukvård. Övriga delar skall vara implementerade i mars Bedömningen är att det inte i nuläget finns någon anledning att göra en fördjupad granskning med tanke på att implementeringen av systemet inte har gjorts ännu. Däremot kan det finnas anledning att ta upp ämnet igen inom ett par år.