Tjänsteplaneringssystemet Retendo Academic

Transkript

1 Tjänsteplaneringssystemet Retendo Academic Introduktionsutbildning för planerare Agenda 1. Presentation 2. Begrepp och struktur i Retendo 3. Övningar i några moment

2 Vilka är vi? Rune Körnefors (systemadministratör) Institutionen för datavetenskap och medieteknik vid FTK Marie Hallbäck (systemadministratör) Institutionen för pedagogik och lärande vid FSV 2

3 Projekt för tjänsteplaneringssystem 2013 Beslut om ett gemensamt tjänsteplaneringssystem Förstudie och kravspecifikation.. Projektgrupp: samtliga fakulteter, HR, IT, Ekonomi och Ladok Upphandling och inköp av Retendo Academic Installation och integrering med Ladok och Primula. Utbildning av planerare. Info till prefekter Utbildning av: fackliga representanter ekonomer nya planerare Uppföljningsmöten på institutionerna. Samtliga institutioner gör planering för 2020 i Retendo. 3

4 Tjänsteplanerare Bemanning och planering av personalens arbetstid. Möjligt att delegera detaljerad planering av kurser/projekt till kursansvarig eller annan. Vad är Retendo? Institution (planeringsenhet) Prefekt Uppföljning Medarbetare Ser sin egen planering. Ev. kan kurs/projekt-ansvariga också göra en mer detaljerad planering. Extern personal Kan planeras i kurser och projekt. Kan ej logga in. Retendo Tjänsteplanering Fler institutioner Ekonomer Uppföljning uttag av rapporter för ekonomi. Ev. några i fakultetseller universitetskansli Uppföljning Facklig representant Granskning av arbetstid 4

5 Några av de system vi har vid Lnu Agresso Ekonomi Primula Personal Ladok Kurser och studieres. Retendo Tjänsteplanering Rapporter (Excel-dokument) KursInfo Kurs- och utb.planer NyA Antagning Flora Uppföljning TimeEdit Schema 5

6 Vad gör man i Retendo? Personal Personal anställda på institutioner läses in från Primula Namn, befattning, institution, omfattning, lön, etc. Frånvaro (sjuk, tjänstledig, semester, etc.) Externa personer läggs in manuellt Lån av personal mellan institutioner hanterar man i systemet Personalen planeras till olika uppdrag Uppdrag Löpande uppdrag Administration, kompetensutveckling, prefekt, programansvarig, etc. Tidsbegränsade uppdrag Kurser o Kurstillfällen läses in från Ladok Projekt Tilldelar personal och timmar till uppdrag Kan detaljplaneras med fördelning på olika aktiviteter 6

7 Portföljer Mappar för att gruppera uppdrag som hör ihop. Grundstruktur: Utbildning Forskning Olika uppdrag intern och externt Administration Kompetensutveckling 7

8 Tidslinje vt18 ht18 vt19 ht19 Kurser Projekt Löpande uppdrag Frånvaro 8

9 Publicering vt18 ht18 vt19 ht19 Publicerad planering. Synligt för personalen. Publicerat fram till detta datum. Ej publicerad planering. Ej synligt för personal. Allt synligt för prefekter och ekonomer. 9

10 Bemanning vt18 ht18 vt19 ht19 Exempel på en vy i Retendo 10

11 Bemanning och planering Välj ett uppdrag Bemanning Boka personal Ange vilka som ska vara med i kursen. Resurser Timmar för bokad personal Ange hur många timmar var och en totalt ska vara med. Dessa timmar används i tjänsteplanen. Planering / Aktiviteter Skapa/redigera aktiviteter Ange vilka aktiviteter som ska finnas i kursen. Koppla personal till aktiviteter Ange för varje aktivitet vilka som ska vara med och hur många timmar de ska ha. Dessa timmar används i tjänsteplanen. Allt detta eller delar av det kan delegeras till annan, t.ex. kursansvarig. 11

12 Olika roller och behörighet Systemadministratör Full behörighet av inställningar (vissa förändringar av konfigurationen måste dock göras av Retendo). Planerare Full behörighet till sin institution. Kan redigera all planering. Planerare på uppdrag (t.ex. kursansvarig) Kan planera aktiviteter för personer i de uppdrag som man fått ansvar för. Personal Member Ser publicerad planering för sig själv och de uppdrag som personen är planerad på. Medarbetare Ser även publicerad planering för hela sin institution. Se allt (t.ex. prefekter) Ser all planering på en institution (även sådant som inte är publicerat), men kan inte ändra något. Ekonom Kan redigera kontering, etc. i en lista Fackliga Ser delar av planeringen för uppdrag och personal. 12

13 Kommunikationsvägar Systemägare HR Ekonom Prefekt Retendo Systemadministratörer Planerare Utb.adm. Lnu IT Planerare på andra inst. Personal 13

14 Stöd och support Retendo login Medarbetargrupp för planerare Diskussion samt utbyte av erfarenheter och tips Webbsida på medarbetare.lnu.se Länkar till manualer och riktlinjer Support för planerare på Lnu Frågor från planerare till systemadministratörer Personal på institutioner vänder sig till sin egen planerare. 14

15 Övningar 1. Gränssnittet 2. Portföljer 3. Nya portföljer och uppdrag 4. Redigera, lista 5. Bemanning på uppdrag 6. Bemanning på person 7. Semester 8. Multibokning 9. Lägg till personer 10. In- och utlåning 11. Frånvaro 12. Publicera 15

16 1. Gränssnittet Logga in på lnu.retendo.com Manual Kom igång med planering sid. 1-5 Orientera dig i gränssnittet: Se dina egna uppgifter på Min sida Välj olika tidsperioder i kalendern Gå till modulen organisation Bläddra runt bland vyerna under menyvalen Planering / Uppdrag och Planering / Personal 16

17 2. Portföljer Orientera dig i portföljstrukturen Gå till Planering / Uppdrag / Förteckning och studera portföljer för grundutbildning, forskning, etc. Flytta kurser från Integrationsportföljen Flytta en kurs till portföljen Grundutbildning Avsnittet Flytta ett objekt, sid. 6 Flytta flera kurser till Grundutbildning Avsnittet Flytta flera objekt, sid. 7 Manual Kom igång med planering sid. 6 Portföljer och uppdrag sid. 6-7 Riktlinjer Studera riktlinjerna för portföljer Riktlinjer för portföljer 17

18 3. Nya portföljer och uppdrag Skapa en portfölj Gå till Planering / Uppdrag / Förteckning Skapa en portfölj kallad Sommarkurser i portföljen Grundutbildning sid. 3 Manual Portföljer och uppdrag sid. 3-4 Skapa ett uppdrag i en portfölj Skapa en påhittad kurs i portföljen Sommarkurser sid. 4 18

19 4. Redigera, lista Ta fram en lista Gå till Planering / Uppdrag / Redigera, lista Välj valfri lista i menyn för vyer och se vad du får fram sid. 3 Skapa en egen lista för kursansvariga och examinatorer Skapa en ny lista/vy och kalla den Ansvariga I listan lägger du in... sid. 4 Manual Portföljer och uppdrag sid. 3-4 Redigera listan Ta fram listan Ansvariga Dubbelklicka i fält för Ansvarig och välj kursansvarig lärare Dubbelklicka i fältet Beskrivning och skriv in vem som är examinator sid. 4 19

20 5. Bemanning på uppdrag Bemanna en kurs Gå till Planering / Uppdrag / Förteckning och välj en kurs Lägg in kursansvarig och en timbudget sid 3-4 Bemanna kursen med personer och timmar sid 5 Manual Bemanna och planera sid. 3-6 Kontrollera tjänsteplanen Gå till Planering / Uppdrag / Förteckning sid. 6 Se kolumnerna Timbudget, Bemannat och Diff längst ut till höger Gå också till Planering / Personal / Tjänstgöringsplan och kolla att kursen är med för de personer du valde i bemanningen 20

21 6. Bemanning på person Välj person Gå till Planering / Personal / Förteckning och välj en person som är programansvarig Ta fram personens tjänstgöringsplan Lägg till en bokning och sök ut uppdraget Programansvarig Lägg in tidsperiod och omfattning Tidsperiod kan vara hela året, 1 jan-31 dec. sid 11 Manual Bemanna och planera sid. 11 Kontrollera Gå till Planering / Uppdrag / Förteckning och ta fram uppdraget 21

22 7. Semester Lägg in schablonsemester för all personal Gå till Planering / Funktioner / Semester Lägg in semester för all personal sid. 3 Manual Frånvaro sid 3-4 Kontrollera tjänsteplanen Gå till Planering / Personal / Frånvaro sid. 4 Gå också till Planering / Personal / Tjänstgöringsplan 22

23 8. Multibokning Lägg in administrativ tid för all (eller valfri) personal Gå till Planering / Funktioner / Multibokning Välj uppdraget Administrativ tid och ange tidsperiod samt hur mycket tid som ska läggas ut. Tidsperiod kan vara hela året, 1 jan-31 dec. Välj personer och utför bokningen sid. 16 Manual Bemanna och planera sid 16 Kontrollera tjänsteplanen Gå till Planering / Personal / Tjänstgöringsplan 23

24 9. Lägg till personer Lägg till nya personer Gå till Planering / Personal / Förteckning Lägg till en extern konsult, t.ex. Gästföreläsare Lägg till person på annan inst. för att kunna göra behovslista vid inlåning Lägg till en nyanställd (som ännu inte finns i Primula) Du kan nu hitta på någon, som du sedan kan ta bort igen sid Manual Personal sid

25 10. In- och utlåning Skicka förfrågan om lån av person Gå till Planering / In- och utlåning / Inlåning Skicka en förfrågan om lån av person till en annan institution sid. 2-5 Välj någon institution som finns i lokalen under utbildningen, så vi kan testa Manual In- och utlåning Besvara en förfrågan om lån Gå till Planering / In- och utlåning / Utlåning Besvara en förfrågan som kommit in sid. 5-7 Gör en preliminär bemanning Förfrågan med behovslista sid

26 11. Frånvaro Lägg in planerad frånvaro på någon person Gå till Planering / Personal / Förteckning och välj en person Lägg in föräldraledighet på 50% i någon tidsperid på personen sid. 5 Manual Frånvaro sid. 5 Kontrollera frånvaron Gå till Planering / Personal / Frånvaro Ta bort frånvaron Gå till Planering / Personal / Förteckning och välj samma person igen Ta bort frånvaron, genom att peka på den och klicka på röd knapp med kryss. 26

27 12. Publicera Publicera planeringen fram till och med terminens slut Gå till Planering / Funktioner / Publicera Lägg in datumet och publicera sid. 18 Manual Bemanna och planera sid. 18 Dra tillbaks publiceringen Gå till Planering / Funktioner / Publicera Lägg in datumet och publicera sid