SourceTech Tellus Web. User guide

Transkript

1 SourceTech Tellus Web User guide

2 Table of Contents SourceTech Tellus Web... 3 Logga in... 4 Huvudfönstret... 6 Hänvisningar... 8 Lägg till Hantering av telefonen...11 Ställ in datum och tid...13 Redigera eller ta bort Meddelanden Skapa meddelande Ändra status på meddelandet...19 Mikroblogg Skapa en ny post...23 Sök...24 Avancerad sökning...25 Sökresultat...26 Klicka och sök Schema...29 Redigera schema Användargrupper Tellus Mobile...34 MyTellus... 36

3 SourceTech Tellus Web Copyright SourceTech AB Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. Revision

4 Logga in Börja med att surfa tll Tellus Web. Du får adressen från din systemadministratör. All text är skriven på det språk som din webläsare har inställt. Om ditt språk inte hittas i Tellus kommer alla texter att synas på engelska. Användarnamn Skriv ditt användarnamn, du får detta från systemadministratören. Lösenord Skriv in ditt lösenord, du får detta från systemadministratören.

5 Glömt lösenord? Klicka på den här länken om du har glömt ditt lösenord. Systemet kommer att generera ett nytt lösenord och skicka det i ett tillden mailadress som finns inskriven i systemet. Du måste ha en giltig adress i Tellus för att detta ska fungera. Kom ihåg mig Markera denna box om du vill att ditt användarnamn och lösenord ska sparas så att du blir automatiskt inloggad nästa gång. Logga in Klicka på knappen för att logga in på Tellus Web.

6 Huvudfönstret Den första sidan du kommer till när du loggar in är denna, om du har olästa meddelanden kommer din inkorg att visas. Profiler Här kan du ändra din profil, detta gör att du på ett lätt sätt kan vidarebefodra din telefon. Snabbsök Oavsett vilken sida på Tellus Web du är på, kommer du alltid att komma åt snabbsöken. Om du klickar på "ESC" (tangenten längst upp till vänster på ditt tangentbord) kommer sökrutan att ta fokus och du kan börja söka. Meny Menyn i Tellus Web kan variera beroende på licenser eller rättigheter. Om du inte har administrationsrättigheter kommer du inte att se "Administration" längst till höger till exempel. Om systemet inte har licenser för bokning eller besök kommer du inte att se de menyvalen heller. Ditt namn Namnet på den inloggade användaren kommer att visas här.

7 Snabblänkar Här finns fem olika länkar. Om du klickar på denna knapp kommer du till SourceTech Portal. Om du klickar på denna knapp kommer du att komma till vår sida med hjälpvideos för Tellus Web. Om du klickar på denna knapp kommer du att kunna läsa och ladda ner alla våra manualer. Om du klickar på denna knapp kommer du att kunna ladda ner en liten windows applikation som heter "MyTellus". Klicka på den här knappen för att logga ut från TellusWeb.

8 Hänvisningar När användare hanterar sina hänvisningar ökar det servicen på företaget. För att teleofnisterna ska få en mindre arbetsbörda och även för att kunder ska få korrekt information är det viktigt att man informerar om var man är. Detta gör även att du själv inte kommer att ha en ringande telefon mitt i ett möte eller när du är på semester. På denna sida kan du hantera alla dina hänvisningar, oavsett om det är framtida hänvisningar eller om det är en som är aktiv just nu. Skapa ny Använd formuläret för att skapa en ny hänvisning.

9 Framtida hänvisningar Här kan du se alla dina hänvisningar som ligger i framtiden. Om du har fler än 20 framtida hänvisningar kommer du att kunna välja om du vill se 20, 50, 100 eller alla framtida hänvisningar.

10 Lägg till Välj orsakskod När du skapar en hänvisning börjar du med att välja vilken orsakskod du vill använda. När du har valt det kommer systemet att föreslå värden för hänvisningen. Välj orsaken till hänvisningen i listan. Om du vill se triggerorden för orsakerna kan du klicka på den blåa ikonen till höger. Aktivering av hänvisning Fyll i informationen och välj vilken tid och datum som hänvisningen ska starta. Välj även vad som ska hända med telefonen när hänvisningen startar. Avaktivering av hänvisning Fyll i informationen och välj vilken tid och datum som hänvisningen ska sluta. Välj även vad som ska hända med telefonen när hänvisningen tar slut. Tillsvidare Markera boxen om du inte vill att hänvisningen ska ha en sluttid. (Används framförallt vid sjukdom) Information Fyll i ytterliggare information som kan vara bra för telefonister och kollegor om din hänvisning. Lägg till Klicka på knappen för att spara hänvisningen.

11 Hantering av telefonen En telefon kan hanteras på flera sätt när en hänvisning är aktiv. I listan bredvid datum och tid kan du välja hur telefonen ska styras under just din hävisning. Ingen Ingen uppdatering på telefonen skickas till växeln. Detta val används oftast när man vill ha en så kallad "mjuk hänvisning". Detta innebär att telefonen inte kommer att stängas eller medflyttas till röstbrevlåda, men telefonister och kollegor kommer att kunna se att du har en hänvisning. Följ profil Standard inställningarna på telefonen kommer att följas. Öppna Ordern "Öppna" skickas till växeln och telefonen kommer att öppnas. Stäng Ordern "Stäng" skickas till växeln och samtalen blir oftast skickade till telefonist. Vidarekoppla Detta val vidarekopplar telefonen till det nummer du skriver in i textfältet bredvid. Normalt är detta standardinställningen för hänvisningar, då skrivs numret till telefonist eller till röstbrevlådan in här.

12 Anknytning Denna ikon visar att profilen är kopplad till en anknytning i växeln. Om du väljer denna kommer denna telefon att vara din aktiva telefon under hänvisningen. Externt nummer Denna ikon visar att profilen är kopplad till en telefon som inte finns i växeln. Om du väljer denna kommer denna telefon att vara din aktiva telefon under hänvisningen.

13 Ställ in datum och tid Datum Det finns flera sätt att ställa in datum. Klicka på kalenderikonen och du öppnar den inbyggda kalendern och du kan välja datum därifrån. Men du kan även använda piltangenterna när du har fokus i fältet för datum, eller skriva datumet manuellt. Tid Systemet försöker tolka det du skriver i textrutan som tid. Du måste ange minst två tecken. Till exempel kommer texten "09", "0900", "09 AM" och "09:00" tolkas på samma sätt: 09:00. När kommer standardinställningen att användas? De tider som är kopplade till orsaken kommer att föreslås direkt när du väljer frånvaroorsak.

14 Redigera eller ta bort För att redigera eller ta bort en framtida hänvisning använder du ikonerna till höger. Använd ikonen med pappret och pennan för att redigera och papperskorgen för att ta bort. Redigera Redigera hänvisningen. När du klickar på ikonen kommer informationen att visas i fälten där du skriver in en ny hänvisning och du kan redigera den. När du är klar klickar du på knappen "Uppdatera". Radera Klicka för att ta bort vald hänvisning.

15 Meddelanden Alla användare har en egen inkorg för meddelanden i Tellus Web. I denna inkorg finns meddelanden som är skickade från telefonister, kollegor eller från röstbrevlådan. (Du kan även få alla meddelanden skickade till din vanliga mail eller via SMS, detta kräver dock en licens). Nytt meddelande Klicka här för att skapa ett nytt meddelande. Mappar Här kan du se dina skickade meddelanden och även de som du har raderat (meddelanden från röstbrevlådan kommer inte att visas i raderat mappen). Dessa rensas enligt inställningar som systemadministratören har satt. Meddelanden I denna vy kan du se alla dina meddelanden. Om kuvertet är öppnat (som på denna bild) är meddelandet läst. Man kan även se att just det här meddelandet är skickat från telefonistapplikationen.

16 Läsvy Här kan du se hela meddelandet.

17 Skapa meddelande Klicka på knappen "Skapa meddelande" för att skicka ett nytt Tellusmeddelande. Meddelande typ Välj mellan: , SMS eller Tellusmeddelande. Valen du har är beroende på licenserna i systemet. Skicka som Här kan du välja hur meddelandet ska distribueras. Meddelandet kommer alltid att skickas till Tellus Web. Valen du har är beroende på licenserna i systemet. Till Använd plusset för att lägga till mottagare av meddelandet. Om du vill ta bort en mottagare, markera den i listan och klicka på minustecknet.

18 Ämne Skriv ämnet för meddelandet här. Meddelande Skriv meddelandet och klicka på skicka.

19 Ändra status på meddelandet När du har läst ett meddelande kommer automatiskt att markeras som läst nästa gång du öppnar meddelande fliken. För att ändra denna status, markera ett eller flera meddelanden och klicka på knapparna ovanför.

20 Mikroblogg Textbox Här kan du göra små statusuppdateringar, max antal tecken är 160. Användare Här visas användaren av mikrobloggen

21 Nätverk Klicka på följer för att se vilka användare du följer. Klicka på följare för att se vilka användare som följer dig. Följer Detta är en lista på de användare denna person följer. Lägg till Klicka på plusset för att lägga till en användare att följa. Du kommer då att se en sökruta, skriv in namnet på den användare du vill följa och klicka sedan på plusset.

22 Ta bort Klicka på det röda minustecknet för att ta bort en användare.

23 Skapa en ny post Skriv in texten du vill publicera och klicka på uppdatera. Klicka på för att ta bort inlägget. Texten kommer att synas under din bild i telefonistapplikationen och på Tellus Web.

24 Sök Det finns flera sätt att söka på i Tellus Web. Det vanligaste sättet är genom snabbsök, men du kan även göra avancerade sökningar eller använda klicka och sök funktionen. Snabbsök Snabbsöken finns tillgänglig från alla sidor på Tellus Web. Här söker man alltid på namn/nummer, systemet tittar på vad som är skrivet i textboxen. Om det är nummer kommer sökningen att göras på telefonnummer och om det är bokstäver så görs sökningen på förnamn. Om det första tecknet är ett mellanslag kommer systemet söka på efternamn. Avancerad sökning Genom att klicka på "sök" i menyn kommer du till en sida där du kan göra mer avancerade sökningar. Här kan du välja sökkriteria i en lista och här kan du söka på all information som finns inskriven på användaren. Klicka och sök Use this link to go to the tree view and the click and search.

25 Avancerad sökning När du ska göra en sökning börjar du med att välja sökkriteria i listan. Standard kriteriet för sökningar är namn/ nummer och du kan välja från följande: Om du vill söka på alla användare i databasen kan du göra ett mellanslag, * eller % för att göra en "wildcard"sökning.

26 Sökresultat Här kan du se hur sökresultatet från sökningen på mellanslag ser ut. Om du har rättigheterna, kommer du att kunna redigera och ta bort användare från den här vyn. Det kan du göra med de ikoner du ser till höger efter mailadressen. Hänvisningar Här kan du se användarens status, om ikonen är röd betyder det att användaren har en aktiv hänvisning just nu. Om ikonen är grön innebär det att användaren är närvarande. Ikonen kan även vara gul, då har användaren en aktiv medflyttning till en annan telefon. Om du hovrar över ikonen kan du få ytterligare information om hänvisningen. Datastatus Den här kolumnen visar användarens datastatus, i det här fallet är användaren satt som "Busy" i Lync. Om du hovrar över ikonen kan du få ytterligare information om hänvisningen.

27 Telestatus Den här kolumnen visar telestatus från mobltelefoner, i det här fallet kommer statusen från TDC mobil. Om du hovrar över ikonen kan du få ytterligare information om hänvisningen.

28 Klicka och sök Du kan söka genom att klicka i organisationsträdet i klicka och sök menyn.

29 Schema Ett schema visar din arbetstid och dina automatiska hänvisningar. Tellus har två typer av scheman - system schema och personliga scheman. Endast administratörer kan redigera systemscheman. Ett personligt schema kan skapas från basen av ett systemschema, men då kan du själv administrera schemat. Ett schema definierar dina arbetstider och en eller fler hänvisningar. Varje användare måste ha ett schema accosierat med sig, men man kan även kägga in scheman som inte styr telefoner, utan då använder man den vanliga hänvisningsmenyn för att lägga in frånvaro. Tidszon Här kan du ändra tidszonen. Kontroller Använd pilarna för att ändra vecka, klicka på kalenderikonen för att gå till en specifik dag eller klicka på "Idag" för att se den aktuella dagen/veckan.

30 Schema för aktuell vecka När du klickar på schemamenyn kommer du att få se den aktuella veckan med alla dina inplanerade hänvisningar. Colors Color explanation of the schedule. Redigera mitt schema Klicka på den här länken för att redigera ditt schema.

31 Redigera schema Börja redigera ditt schema genom att klicka på det. Du kommer då att komma till denna vy. Arbetstid Här ser du mellan vilka timmar och vilka dagar som detta schema är aktivt. I det här fallet, måndagfredag mellan 8:00-17:00 Lägg till timmar Klicka på ikonen för att lägga till arbetstid. Namn Här ser du namnet på detta schema. Lägg till vecka Klicka på ikonen för att lägga till en vecka, du kan skapa roterande scheman med upp till 99 veckor. Lägg till frånvaro Klicka på ikonen för att lägga till en automatisk frånvaro.

32 Ta bort frånvaro Klicka på ikonen för att ta bort automatisk frånvaro. Du kommer att få en ny dialog där du får välja vilken frånvaro du vill ta bort. Lägg till hänvisning Klicka på ikonen för att lägga till hänvisning som sker samma tid varje vecka. Redigera hänvisning Ändra informationen för den automatiska hänvisningen. Använd den röda ikonen för att ta bort hänvisningen och den gröna för att spara. Radera vecka/schema Klicka på ikonen för att ta bort den valda veckan eller hela schemat (om du bara har en vecka).

33 Användargrupper Grupper kan användas för många olika ändamål. De som är medlemmar i gruppen kan tillhöra olika organisationen, så du kan skapa projektgrupper med medlemmar i olika organisationer. En grupp kan vara publik eller privat, om gruppen är publik kommer alla användare i systemet att kunna se gruppen, om den är privat kan bara gruppens medlemmar se den

34 Tellus Mobile Tellus Mobile är en mobilanpassad websida som fungerar för Android, Windows Phone 7.5 and ios. Du kan använda Tellus Mobile för att söka efter kollegor när du inte är på kontoret, skapa hänvisningar etc. Med Tellus Mobile har du alla dina kollegor med närvarostatus samt kontaktinformation direkt i mobilen, var du än är.

35 MyTellus MyTellus är en liten application som finns tillgänglig för alla Tellus användare. Du kan ladda ner MyTellus via den lilla nedladdningsikonen i det övre vänstra hörnet i webklienten. MyTellus är en applikation som körs nere vid klockan i Windows och den visar din status direkt genom att ändra färg på ikonen när du status ändras. När ikonen är grön har du ingen aktiv hänvisning, är ikonen röd har du en aktiv hänvisning. Du kan högerklicka på ikonen för att få upp menyn där du har flera val, du kommer bland annat åt dina hänvisningar, meddelanden, besök mm.