Bemanning och planering 2

Transkript

1 Delegerad planering Bemanning och planering 2 Kursens modul 3 Tidsperiod 3 Gå till kursens modul alternativ 1 3 Gå till kursens modul alternativ 2 3 Då du kommit in i kursens modul 4 Boka personer (resurser) 5 Lägga till eller ta bort personer 5 Specificera tid för personer 6 Timmar i tjänsteplaneringen 6 Planering av aktiviteter 7 Redigera en aktivitet 7 Skapa ny aktivitet 7 Timmar i tjänsteplaneringen 8 Blandning av timmar från bemanning och aktiviteter 8 Denna manual riktar sig till dig som fått behörighet att delplanera uppdrag, t.ex. en kurs. I manualen visas ett exempel för en kurs, men samma procedur gäller även för planering av andra uppdrag, t.ex. projekt Rune Körnefors & Marika Tordenlid 1

2 Bemanning och planering Det du ska göra är att ange vilka som ska vara med i kursen och hur många timmar de ska ha. Du kan också specificera aktiviteter och fördela timmar på dem. Du gör på följande sätt: 1. Börja med att gå till kursens modul. 2. Sedan bokar du de personer som ska vara med i kursen. Eventuellt är detta redan gjort av planeraren på din institution, annars måste du göra det själv. 3. Slutligen kan du gå två vägar: a. Det ena är att lägga in hur många timmar var och en totalt ska ha i kursen och på så sätt göra en bemanning. b. Det andra sättet är att ta fram en lista med aktiviteter och där redigera vilka aktiviteter du ska ha i kursen. Sedan går du igenom varje aktivitet och lägger in personer och tid för dem. Om du endast gör en bokning med tid, så är det de timmar som du anger där som används i beräkningar i tjänsteplaneringen. Men gör du en planering av aktiviteter, är det istället de timmar som anges där som används i tjänsteplaneringen. Det går att blanda detta arbetssätt och endast lägga in total tid för en del personer och specificera aktiviteter för en del andra i samma kurs, men det är inte att rekommendera. Summeringarna av kursens tid stämmer då inte i alla vyer. I en del visas endast bokad tid och i en del andra endast aktiviteter. Så du bör välja att antingen endast göra en bemanning genom att boka personer och ange total tid för var och en av dem i uppdraget, eller att lägga alla personer som ska vara med i uppdraget på aktiviteter. Du måste kolla med tjänsteplaneraren på din institution för att höra vad du ska och får göra Rune Körnefors & Marika Tordenlid 2

3 Kursens modul För att kunna göra en bemanning och planering måste du gå till kursens modul. Du kan göra detta på två olika sätt. Tidsperiod Se först till att du har valt en tidsperiod när kursen ska ges. Det gör du i kalendern högst upp i fönstret. Gå till kursens modul alternativ 1 Om det redan finns timmar inlagt på dig i kursen, ser du kursen under Tjänsteplanering på din sida ( Min sida ). För muspekaren över kursen och klicka på den gröna knappen med en pil, som dyker upp längst ut till höger. Gå till kursens modul alternativ 2 Ett annat sätt att gå till en modul är att använda modulmenyn, dvs dropdown-menyn som du får genom mappsymbolen högst upp i fönstret. Klicka där på Uppdrag. Har du redan varit inne i modulen tidigare, visas den i listan och du kan direkt klicka på den. Annars klickar du på förstoringsglaset, utan att skriva in något i sökfältet. Då får du en lista över alla uppdrag som du har behörighet till och kan välja det som du vill gå till Rune Körnefors & Marika Tordenlid 3

4 Då du kommit in i kursens modul Då du kommer in i modulen ändras menyn till vänster, så att du kan navigera inom modulen Rune Körnefors & Marika Tordenlid 4

5 Boka personer (resurser) Gå till Planering / Resurser / Bokningar, så kan du se vilka personer som är bokade och hur mycket. Du ser också hur många timmar kursen är budgeterat för. Grönt fält visar att det redan finns timmar i bemanningen. Grått fält visar att personen finns med, men det är ännu inga timmar inbokade. Om din tjänsteplanerare lagt in personer och angett timmar, så betyder det kanske att du måste använda dig av dessa och hålla planeringen inom givna gränser. Listan kan också vara helt tom. Då har din tjänsteplanerare inte lagt in några personer, utan du måste själv göra det. Även om det redan finns personer inlagda, kan du ta bort personer och lägga till nya. Lägga till eller ta bort personer Om du vill lägga till fler personer klickar du på den gröna knappen med ett plus längst upp till höger. Vill du ta bort en person för du muspekaren över personen och klickar på den röda knappen med ett kryss. För att lägga till en person väljer du person ur listan med all personal, som du får om du klickar i Namn -fältet då det är tomt. Klicka sedan på Spara, för att lägga in personen i bokningslistan. Ska du lägga till flera personer, klickar du på Spara med ett plus. Vill du använda extern personal (t.ex. konsulter) eller personal från en annan institution och dessa inte är med i listan, får du kontakta din institutions tjänsteplanerare. Denne måste då först lägga in dem i systemet eller låna dem från den andra institutionen. Du kan inte i denna vy ange hur många timmar som bemanningen ska vara, men i detta läge är det kanske inte nödvändigt att ange bemannade timmar. Du kanske endast vill lägga till en person som en resurs, för att sedan kunna planera aktiviteter för personen Rune Körnefors & Marika Tordenlid 5

6 Specificera tid för personer Vill du lägga in eller ändra det bemannade antalet timmar för någon, för du muspekaren över personen och klickar på pennan. I den vy du då får kan du skriva in timmar eller välja procent av tjänst. Troligen är det vanligast att du specificrar tiden i timmar. Du behöver inte skriva in något datum i From och Tom, utan timmarna fördelas över hela kursens period. Timmar i tjänsteplaneringen Då du gjort en bemanning, men inte någon detaljplanering på aktivitetsnivå, är det timmarna i kursens bemanning som används i institutionens tjänsteplanering. Du kan se en sammanställning i vyn för kursen ( Planering / Resurser / Bokningar ). De timmar som lagts på personerna är fördelade över hela kursens period Rune Körnefors & Marika Tordenlid 6

7 Planering av aktiviteter Gå till Planering / Aktiviteter / Förteckning för att få en lista över aktiviteterna. Där kan du lägga till och ta bort aktiviteter samt redigera dem, för att lägga in personer på dem. Det finns redan ett antal aktiviteter inlagda som läggs in för alla nya uppdrag. Du kan ta bort de som du inte vill ha, genom att klicka på röd knapp med kryss. Du kan också lägga till nya aktiviteter, genom att klicka på den övre gröna knappen med ett plus. Redigera en aktivitet Klicka på pennan för den aktivitet som du vill redigera. Du får då en vy med tre flikar. Det är på fliken Planering som du ska lägga till de personer (resurser) som ska planeras in på aktiviteten. Klicka på den gröna knappen med ett plus, för att lägga till personer. I menyn under Namn finns de personer som du tidigare lagt in som resurser (se sid. 5). Välj önskad person och skriv in hur många timmar denne ska ha i aktiviteten. Då du lagt in de personer som ska vara med i aktiviteten, klickar du på Spara-knappen högst upp. Skapa ny aktivitet Skapar du en ny aktivitet, måste du också ange namn på aktiviteten, men sedan lägger du in personer på samma sätt som vid redigering Rune Körnefors & Marika Tordenlid 7

8 Timmar i tjänsteplaneringen Då du lagt in aktiviteter på en person, är det aktiviteternas timmar som gäller för den personen, istället för de timmar som angavs vid bemanningen (om du angav timmar där). Du kan se en sammanställning av de timmar som är planerade på aktiviteter på Planering / Resurser / Planerat. Blandning av timmar från bemanning och aktiviteter Om du blandar och lägger in timmar i bemanningen på en del personer och timmar i aktiviteter för andra, blir det rörigt. Då stämmer inte summeringen av kursens timmar. I tjänsteplaneringen för hela institutionen används de bemannade timmarna för personer som inte är inplanerade i aktiviteter. För de som är planerade på någon aktivitet används istället aktiviteternas timmar. I bilderna ovan används alltså 100 timmar för Anders, 24 för Erik och 32 för Greta. Summan för kursen blir då 156 timmar. Så du ska inte blanda på detta sätt. Antingen gör du endast en bemanning och anger totalt antal timmar för var och en, eller så gör du en bemanning utan att ange några timmar för någon, och gör istället planering av aktiviteter med timmar för alla. Du får komma överens med tjänsteplaneraren på din institution om vad du ska göra Rune Körnefors & Marika Tordenlid 8