Selma - Manual Administration

Transkript

1 Selma - Manual Administration Selma

2 Innehållsförteckning Innehåll 1. Inför nytt läsår 3 2. Defaultvärde för sökandewebben 4 3. Administration>Läsår 5 4. Administration>Redigera 7 5. Administration>Katalogdata 7 6. Administration>Anmälningskoder Administration>Utbildningsinformation Kurslitteratur > Förvärvsbrev 19 ii

3 Inför nytt läsår Inför varje nytt läsår är det en del saker som behöver göras inför arbetet med utbildningstillfällen. Läsår Under Central Administration > Läsår: Lägg till nytt läsår (för kommande läsår), sätt datum till t ex för läsåret 15/16. Datumet anger expireringsdatum för data som exporterats till NyA. Sätt nytt pågående läsår. Fundera på när läsåret ska öppnas/stängas för olika typer av utbildningstillfällen. Studieavgifter Görs under våren, innan arbetet med programtillfällen för nästa läsår börjar. Meddela Dennis beloppen som ska läggas in för avgiftsklasserna för läsåret (årsbelopp och ev. belopp/hp för fristående kurser). Om inga ändringar gjorts från föregående läsår beställ bara en uppflyttning av beloppen. Ändringarna görs i tabellen LASAR_AVGIFT (och ev. AVGIFTSKLASS). Programtextfält Görs under våren, innan arbetet med programtillfällen för nästa läsår börjar. Programtextfält från föregående läsår kan kopieras under Central Administration > Katalogdata > Datatyp: Programtextfält. Det går också att lägga till nya och inaktivera programtextfält om så önskas. Publiceringsdatum Första publiceringsdatum på antagning.se för läsåret för kurstillfällen, kurspaket, programtillfällen, internationella kurstillfällen och internationella masterprogramtillfällen sätts i tabellen PUBDATUM. 3

4 Selma manual Defaultvärde för sökandewebben Internationella program (programtillfällen märkta med Internationell master): start 1 november Internationella kurser (kurstillfällen märkta med Ges i den internationella antagningsomgången): start 1 november Vanliga programtillfällen: start 1 november Vanliga kurstillfällen start: 1 februari Vanliga kurspakettillfällen: start 1 februari 4

5 Administration Administration>Läsår Under läsår kan man styra vilka delar användarna kan arbeta med ett visst läsår. Man kan även lägga till nya läsår, ta bort läsår och redigera läsår. Öppna/stänga 1. Välj vilket läsår du vill arbeta med och klicka på knappen 'Visa'. Pågående visas som default 2. Markera vilka områden som ska vara möjliga för användarna att arbeta med genom att klicka i radioknapparna. Öppet innebär att det går att arbeta med området, stängt innebär att det inte går att arbeta med området. 3. Klicka på knappen 'Spara'. 5

6 Selma manual Lägg till nytt läsår 1. Ange det nya läsåret enligt formen ÅÅ/ÅÅ(14/15) 2. Ange datum för när läsårets utbildningstillfällen ska tas bort från sökandewebben (antagning.se) enligt formen ÅÅÅÅ-MM-DD. 3. Klicka på knappen 'Spara'. Uppdatera läsår Under uppdatera läsår anger du vilket läsår som ska vara pågående läsår. Pågående läsår visas som defaultvärde i alla rullistor i Selma där man ska välja vilket läsår man vill arbeta med. 1. Välj i rullistan vilket läsår du vill ange som pågående och klicka på knappen 'Spara'. Ta bort läsår 1. Välj i rullistan det läsår du vill ta bort och klicka på knappen 'Ta bort'. Datum för sökandewebben (antagning.se) Här kan du ange hur länge utbildningsinformationen för detta läsår ska finnas kvar på sökandewebben (antagning.se). Du kan ändra datumet för enskilda utbildningstillfällen under rubriken Anmkod. 1. Välj läsår i rullistan och klicka på knappen 'Visa'. 2. Ange datum enligt formen ÅÅÅÅ-MM-DD och klicka på knappen 'Spara'. 6

7 Administration Administration>Redigera Under Administration>Redigera redaktören redigera beskrivande texter för kurstillfällen, kurspaket, ämne, ämnesrubrik och fakultet samt katalogtexter för programtillfällen. 1. Välj vilket läsår du vill arbeta med. 2. Välj vilken typ av text du vill arbeta med. 3. Du kan precisera din sökning genom att ange andra premisser, så som benämning/del av benämning, kurs-/programkod, fakultet eller institution, och internationell. Fälten som inte är aktuella att använda i utsökningen dimmas. 4. Klicka på Sök. 5. Texten för den första träffen i din utsökning visas och utsökningsresultatet är sorterat på benämning. Du kan bläddra mellan träffarna i din utsökning med hjälp av knapparna Nästa och Föregående, redigera texterna och Spara. Administration>Katalogdata Under 'Katalogdata' kan man redigera data som används i rullistor och liknande. Här lägger man in anmälningskodregler, examensord, institution, intresseområden, kurskodregel, program, programtextfält, Sökord/ämnesord, Ämne, Huvudområde och Lärosätesspecifika begrepp. Nedan beskrivs hur man lägger in nytt/redigerar några av dem. Redigera katalogdata 1. Klicka på 'Katalogdata' i menyn under 'Administration'. 2. I rullgardinsmenyn väljer du vilken typ av katalogdata du vill arbeta med. 3. För att redigera befintliga data, klicka på respektive post i tabellen över befintlig data. 4. För att skapa nya poster, klicka på länken 'Skapa ny'. 7

8 Selma manual Examenord, lägg in nytt och redigera 1. Välj datatyp Examensord. Om det finns examensord inlagda visas dessa. 2. Klicka på skapa nytt 3. Skriv in kod 4. Skriv in det nya examensordet, koppla det till rätt nivå, klicka på knappen Spara 5. Om du vill redigera ett examensord, klicka på ordet och redigera, klicka på knappen Spara Kurskodsregler Om det kommer nya ämnen som ska ha nytt kurskodsdprefix (t.ex. KSA) så måste dessa läggas in i under Katalogdata>kurskodergel för att akademierna ska kunna välja dem när de skapar nya kursplaner. 1. Välj datatyp Kurskodregel 2. Välj akademi 3. De kurskoder som redan finns inlagda visas 4. Lägg till kurskodsprefixet, t.ex. KSA med versaler och klicka på spara 8

9 Administration Anmälningskodregel Om det tillkommer nya kurskodsprefix måste det skapas nya anmälningskodsregler annars sätter Selma konstiga anmälningskoder som måste ändras för varje tillfälle 1. Välj datatyp Anmälningskod 2. Välj vilken akademi du vill jobba med. Om det finns regler inlagda visas dessa. 3. Skriv in kurskodsprefixet som ska ha viss anmälningskodregel, t.ex. KSA. Observera att anmälningskodregeln måste innehålla 3 tecken, t.ex. 210 för kurskoder på UKK. Även 211, 212, 213 upp till 216 måste läggas in. Om man inte vill göra det manuellt kan Dennis göra det m h a ett script direkt i databasen. 4. Välj Termin (HT/VT) 5. Klicka på knappen Spara Det är endast kurstillfällen som har anmälningskodsregler. För t.ex. kurspaket får man ändra anmälningskoden Selma sätter under Anmälningskoder>Modell. Regler för anmälningskoder finns på G: Antagning/Selma Program För att man ska kunna skapa utbildningsplaner måste programkoden finnas i Ladok och den måste läggas in manuellt i Selma. Det görs under Katalogdata>Program 1. Välj datatyp Program. Om det finns program inlagda visas dessa 2. Välj den institution programmet hör till 3. Skriv in programkoden med versaler (t.ex. AGM01) 4. Klicka på knappen Spara 9

10 Selma manual Programtextfält, kopiera eller skapa nytt 1. Skriv in det läsår du ska jobba med, t.ex

11 Administration 2. Klicka på Skapa nytt/kopiera Om du vill skapa nytt klickar du på Skapa nytt/kopiera och sedan skriver du in kod och rubrik på svenska och engelska. Man kan också inaktivera rubriker som inte ska användas. 3. Om du vill kopiera från föregående läsår skriver du in läsåret, t.ex och klickar på kopiera. Då dyker alla programtextfält upp och är sparade för läsåret

12 Selma manual Administration>Anmälningskoder Under Anmälningskoder kan man Ändra anmälningskoder Redigera urval för ett tillfälle. (Vill man redigera urvalet och det ska gälla för fler tillfälle görs det under Katalogdata>Urval så det ändras för samtliga likadana urval) Lägga in modeller för NyA (anmälningsmodell, behörighetsmodell, meritvärderingsmodell och urvalsmodell). Styra datummärkning (om annan än normal) för sökandewebben, (antagning.se) Markera vilka tillfällen som ska synas på den engelska sökandewebben Dölja tillfällen på svenska sökandwebben Föra över tillfällen till Ladok. Anmälningskoder sätts automatiskt av Selma. För vissa tillfällen (se mer nedan) kan Antagningen/Systemadministratören skapa anmälningskodregler så att Selma sätter en sådan anmälningskod som det ska vara. I de fall det inte finns (eller inte går att skapa) anmälningskodregler sätter Selma en Selmaanmälningskod som börjar på en bokstav, t.ex. X. Selmaanmälningskoderna måste ändras till korrekt kod enligt MDH:s princip. Det görs under Administration>Anmälningskoder. Anmälningskodregler kan skapas för kurstillfällen höst och vår och skapas på kurskodsprefix. Se mer under Administration>Katalogdata>Anmälningskodregler Sök fram dem/det tillfälle du vill ändra 1. Välj vilken typ av tillfälle du vill arbeta med under 'Välj lista på kurs- /programtillfälle:' 2. Du kan begränsa utsökningen ytterligare genom att välja vilken akademi du vill arbeta med i listan "'Välj fakultet eller institution. 3. Välj vilket läsår du vill arbeta med. 4. Du kan begränsa utsökningen ytterligare genom att söka på kod, benämning eller anmälningskod. 5. Klicka på 'Sök' för att få en resultatlista. 6. Klicka på knappen 'Modell' vid tillfället du vill arbeta med. 12

13 Administration Ändra anmälningskod Ändra i fältet 'Anmälningskod' och klicka på knappen 'Spara' längre ner på sidan. Redigera urval Ändra i textfältet 'Urval' och klicka på knappen 'Spara' längre ner på sidan. Lägg till "Om annat datum när anmälan öppnar" Skriv in datum och spara. Lägg till modeller Lägg till information om modeller och klicka på 'Spara'. Observera att modellkoden som läggs i Selma måste överensstämma med NyA. Ändra datummärkning för sökandewebben (antagning.se) Funktionen är huvudsakligen till för att ta bort felaktiga tillfällen från sökandewebben genom att ändra datummärkningen för ett tillfälle till ett datum som redan har passerat, men den kan även användas för att få särskilda tillfällen att ligga kvar kortare eller längre tid än vad som är default för läsåret. Ange datum då tillfället försvinner från sökandewebben, enligt formen ÅÅÅÅ-MM-DD och klicka på 'Spara'. Om datumet har passerat visas tillfällena som inställda i sökresultatlistor, granska- och utskriftsvyer och under fliken NärVarHur. Uppgiften skickas med elementet educationevent/iscancelled till sökandewebben. Markera tillfällen för engelska sökandewebben Här markerar du vilka tillfällen som ska visas på den engelska sökandewebben. För att tillfället ska visas där även efter att antagningsomgången öppnats måste du även markera i NyA att dispens från kravet på svenska gäller för tillfället. Klicka i rutan för att 'Visa på engelska sökandewebben' och spara. Dölj tillfällen på svenska sökandewebben Här markerar du vilka tillfällen som ska döljas på den svenska sökandewebben. Klicka i rutan 'Dölj på svenska sökandewebben' och spara. 13

14 Selma manual 14

15 Administration Föra över tillfällen till Ladok 1. Tillfällena måste vara godkända av institution (status 2) och ibland fakultet (status 3) för att det ska gå att föra över dem till Ladok. Även ECTS-kurser ska överföras till Ladok (men inte publiceras på webb. ECTS-kurser förs INTE över till antagning.se) 2. Välj vilken typ av tillfälle du vill arbeta med under 'Välj lista på kurs- /programtillfälle:' 3. Begränsa utsökningen ytterligare genom att välja vilken institution du vill arbeta med i listan 'Välj institution:'. 4. Välj vilket läsår du vill arbeta med. 5. Du kan begränsa utsökningen ytterligare genom att söka på kurskod, benämning eller anmälningskod. 6. Klicka på 'Sök' för att få en resultatlista. 7. De tillfällen som får föras över till Ladok har en ruta längst till höger, under rubriken 'Till Ladok'. För att föra över tillfället klickar man i rutan och klickar på knappen 'Spara' längst ner på sidan. Tillfället får då status 'Överförd' (status 4). Man kan även föra över flera tillfällen på en gång genom att boka i rutan för flera tillfällen och sedan klicka 'Spara'. 15

16 Selma manual Ställa in tillfällen 1. Välj vilken typ av tillfälle du vill arbeta med under 'Välj lista på kurs- /programtillfälle:' 2. Begränsa utsökningen ytterligare genom att välja vilken fakultet/institution du vill arbeta med i listorna 'Välj fakultet eller institution:'. 3. Välj vilket läsår du vill arbeta med. Du kan begränsa utsökningen ytterligare genom att söka på kod, benämning eller anmälningskod. 4. Klicka på 'Sök' för att få en resultatlista. 5. För att ställa in tillfället kryssa i rutan under rubriken 'Inställt' och spara längst ner på sidan. Du kan även ställa in flera tillfällen på en gång genom att kryssa i rutan för flera tillfällen och spara. Dessa tillfällen kommer att visas som inställda i sökresultatlistor, granska- och utskriftsvyer och under fliken NärVarHur. Uppgiften skickas med elementet educationevent/expires till sökandewebben. 16

17 Administration Administration>Utbildningsinformation Under utbildningsinformation kan man söka ut tillfällen för publicering till utbildningskatalog och på webb. Kurstillfällen och programtillfällen måste vara (godkända av institution och fakultet och) överförda till Ladok för att kunna publiceras (status 4). Kurspaket måste vara godkända av institution och fakultet för att kunna publiceras (status 3). Publicera 1. För att tillfällen ska synas på nätet måste de publiceras. 2. Välj vilken typ av tillfälle du vill arbeta med under 'Välj lista på kurs- /programtillfälle:' Obs, du måste välja typ. 3. Om du vill begränsa utsökningen kan du välja vilken akademi du vill arbeta med i listan 'Välj fakultet eller institution:'. 4. Välj vilket läsår du vill arbeta med. 5. Du kan begränsa utsökningen ytterligare genom att söka på kurs- eller programkod eller benämning. 6. Klicka på 'Sök' för att få en resultatlista. 7. De tillfällen som kan publiceras har en ruta längst till vänster, under rubriken 'Webb'. För att publicera klickar man i rutan och klickar på knappen 'Spara' längst ner på sidan. 17

18 Selma manual Avpublicera Om man vill ta bort ett tillfälle från nätet måste det avpubliceras. Om ett tillfälle inte avpubliceras kommer det att synas på nätet under tiden som läsåret är aktuellt. 1. Välj vilken typ av tillfälle du vill arbeta med under 'Välj lista på kurs- /programtillfälle:' 2. Om du vill begränsa utsökningen kan du välja vilken fakultet/institution du vill arbeta med i listan 'Välj institution:'. 3. Välj vilket läsår du vill arbeta med. 4. Du kan begränsa utsökningen ytterligare genom att söka på kurs- eller programkod eller benämning. 5. Klicka på 'Sök' för att få en resultatlista. 6. De tillfällen som är publicerade har en bock i rutan längst till vänster, under rubriken 'Webb'. För att avpublicera klickar man ur rutan och klickar på knappen 'Spara' längst ner på sidan. 18

19 Index Kurslitteratur > Förvärvsbrev Förvärvsbrevsmottagare läggs in i tabellen FORVARVSBREVMOTT. Det finns två kolumner i tabellen: inst och epost. Så här står det i tabellbeskrivningen: Tabellen innehåller information om epostmottagare för förvärvsbrev. När en litteraturlista klarmarkeras skickas ett förvärvsbrev till de e-postadresser som står listade som mottagare för institutionen som ger kursen som litteraturlistan hör till. En rad med tomt värde i INST-kolumnen innebär att den epostmottagaren får förvärvsbrev för samtliga listor på alla institutioner Förvärvsbrev skickas när en litteraturlista klarmarkeras, inte när man gör ändringar i en redan klarmarkerad lista. Om man reviderar en litteraturlista skickas ett nytt förvärvsbrev när denna litteraturlista klarmarkeras. Klarmarkera = förvärvsbrev 19