Budgetering förvaltning / internrevision 2015

Transkript

1 EKONOMIAVDELNINGEN Budgetering förvaltning / internrevision 2015 Kompletterande handledning Ellen Leijon

2 1 Innehåll Kompletterande handledning för förvaltningens avdelningar - Budgetförslag Tekniskt... 2 Systemet UUplus... 2 Inmatning i UUplus... 2 Statsanslag... 2 Personal... 2 Lokaltjänstkostnader... 2 Avskrivningar... 2 Övergripande arbetsgång... 3 Arbetsgången steg för steg... 3 Lönekostnader... 3 Intäkter och kostnader... 3 Balanserat kapital... 3 (Alla)-noder... 4 Kostnadsfördelning... 5 Budgetkommentarer... 5 Lås budgeten... 6 Bilaga 1 Budgetstruktur... 6

3 2 Kompletterande handledning för förvaltningens avdelningar - Budgetförslag 2015 I det här dokumentet lämnas en kompletterande handledning kring hur budgetförslaget för 2015 ska upprättas i UUplus för Förvaltningen. Se även en uppdaterad handledning för budget 2015 som kommer inom kort på ekonomiavdelningens webplats. Tekniskt Systemet UUplus UUplus kommer att vara tillgängligt för budgetering från och med 1 september 2014 följande tider: Må , stängt för underhåll fr dock ej 1/9 Ti - Sö Mellan 1 september och 5 oktober kommer inga nattliga länkar att köras. Alla länkar måste alltså köras manuellt. Länkarna till Kostnadsfördelning Förvaltningen 2015 kommer alltid att vara manuella. Eventuellt kommer systemet vara stängt för underhåll någon eftermiddag under vecka 40. Mer information kring detta kommer. Budgetapplikationerna för 2014 finns tillgängliga som egna applikationer längst ner till vänster på startsidan i UUplus. Inmatning i UUplus Inmatning av budgeten görs i budgetapplikationerna för 2015 (inga separata budgetapplikationer för förvaltningen finns fr.o.m. 2014). Statsanslag Applikationen Fördelning statsansaslag öppnar samtidigt som de övriga applikationerna men statsanslag kommer inte att finnas tillgängliga förrän 18 november. Det går bra att budgetera erhållna statsanslag i applikationen utan att man har de inlästa värdena. Tänk på att gå in i applikationen 18 november för att kontrollera om det finns fördelade statsanslag till er avdelning. Personal Fliken Resursregister i applikationen Administration Institution är inläst med information från Primula efter lönekörningen i augusti Efter lönekörningen i september kommer nya anställningar att kompletteras i Resursregistret. Lokaltjänstkostnader Om det är så att er avdelning har lokaltjänstkostnader 2015 har ni fått information om detta från Lena Jacobsson på byggnadsavdelningen. Avskrivningar Fliken Avskrivningar i applikationen Budgetering är inläst med information från Raindance per 25 augusti Som ett budgetstöd har vi tagit fram prognostiserade avskrivningar för 2014 och framåt, tänk på att justera värdena med eventuella förändringar som flytt av anläggningar eller utrangeringar.

4 3 Avskrivningsprognoserna kommer att ligga på EA:S webbplats per organisationsenhet innan 1 september: Övergripande arbetsgång I UUplus finns fyra budgeteringsapplikationer tillgängliga på startsidan för er att registrera budget i: - Administration Institution - Budgetering - Fördelning statsanslag - Kostnadsfördelning Förvaltningen 2015 När arbetet i applikationerna Administration Institution, Budgetring och eventuellt Fördelning statsanslag är klart går du in i applikationen Kostnadsfördelning Förvaltningen Applikationen består av två flikar, Budgetförslag och Löner förvaltningen. Med hjälp av två systemlänkar (BF2 och BF4) hämtas värden från applikationen Budgetering. I applikationen Kostnadsfördelning Förvaltningen 2015 ska du sedan uppskatta hur stor del av er stödverksamhet som avser utbildning respektive forskning. De fördelade procentsatserna är den enda information ni registrerar i applikationen. Fördelningen görs i båda flikarna i applikationen. Avslutningsvis läggs budgetkommentarer till i UUplus och alla budgeteringsapplikationer låses. Arbetsgången steg för steg Lönekostnader Gå in i applikationen Administration Institution och gå igenom Resursregistret. Uppdatera uppskattad omfattning, antal månader, löneökning, löneökning från månad och eventuellt nya resurser för budgetåret som fiktiva personer. Glöm inte att ange konto på fiktiva personer och uppdragstilläggen. Rekommenderad procentsats för löneökningar kommer att läggas ut på ekonomiavdelningens websida så snart informationen finns tillgänglig: Intäkter och kostnader Gå in i respektive budgeteringsnod i applikationen Budgetering och registrera budgetvärden i respektive flik; uppdatera andel av arbetad tid som olika personer arbetar i olika projektgrupper/prestationer samt intäkter och kostnader i övrigt. Balanserat kapital För att ingående balanserat kapital 2015 ska bli så rättvisande som möjligt ska ni registrera respektive projektgrupps prognosticerade kapitalförändring för Detta görs i fliken Balansräkning på raden Justering kapitalförändring år Ingående balans per 1 jan 2014 finns inläst på raden IB år 2014.

5 4 (Alla)-noder För att underlätta budgetarbetet kan man använda möjligheten att öppna flera budgetnoder samtidigt. Man går in i en (Alla)-nod ex nod 724SV2 Utb. och forskn adm (Alla) i bilden nedan. Överta ägarskapet över samtliga underliggande budgetnoder, genom att klicka på och sedan Markera alla och klicka OK, se nedan. (Möjlighet finns även att överta ägarskapet endast över några av budgetnoderna.) Nu är det möjligt att köra länkar eller registrera budgetvärden på underliggande budgetnoder utan att gå in och ut ur de olika noderna. Det kan ta en stund att köra länkarna om det finns många underliggande projektgrupper. Man väljer budgeteringsnod genom att välja önskad nod i urvalslistan 2 e.list Organisation i kontexten, se nedan. Man måste ha behörighet Granskare för att kunna utnyttja denna funktionalitet. Maila budget@uadm.uu.se för att begära en uppdatering av behörighet.

6 5 Kostnadsfördelning När ni är klara med budgeten för 2014 går ni in i applikationen Kostnadsfördelning Förvaltningen 2015, förslagsvis via en (Alla)-nod och övertar ägarskapet. Det är projektgrupper som finansieras via gemensamma ändamål som ska fördelas på utbildning respektive forskning. Projektgrupper under summeringsnoden 7xxÖV ska inte fördelas, se bilaga 1. Kör systemlänken BF2, länkar information till fliken Budgetförslag. Kör systemlänken BF4, länkar information till fliken Löner förvaltningen. Gå in i varje budgeteringsnod i de två flikarna och uppskatta hur stor del av verksamheten (kostnader och intäkter) som avser utbildning respektive forskning. Andelen skrivs in i kolumnerna Andel utbildning och Andel forskning. I fliken Löner förvaltningen måste alla resurser med budgeterad lönekostnad fördelas för att procentsatsen ska bli riktigt beräknad. Till raden Löner + utv.bidrag länkas automatiskt värden från flik Löner förvaltningen. Notera: Att summan av kolumnerna Andel utbildning och Andel forskning måste bli 100 % annars går det inte att låsa budgeten. Budgetkommentarer För att bifoga budgetkommentarer, öppna den totala budgetnoden för avdelningen i applikationen Budgetering. Klicka på knappen Lägg till inlägg. Välj att du vill lägga kommentaren för hela noden, alternativet Fler. Klicka på knappen Källfil och sök fram din kommentar. Klicka på OK.

7 6 Lås budgeten Lås alla budgetnoder genom att klicka på knappen. Tips: öppna alla noder samtidigt (Alla) och lås alla på en och samma gång. En detaljerad budget för år 2015 är nu gjord. Efter budgetdialogen kan det finnas behov av att förändra budgeten. Om detta även ska göras i UUplus kontakta budget@uadm.uu.se för att få hjälp med att öppna aktuell budgeteringsnod. Bilaga 1 Budgetstruktur Omfattar projektgrupperna Fördela intäkter och kostnader på GU och FO 7xxSV1 Ledning 7xx10-19 Ja 7xxSV2 Utbildnings- och forskningsadm. 7xx20-29 Ja 7xxSV3 Ekonomi och personaladm. 7xx30-39 Ja 7xxSV4 Infrastruktur och service 7xx40-49 Ja 7xxSV5 Bibliotek 7xx50-59 Ja 7xxSV6 Nivåspecifikt 7xx60-69 Ja 7xxÖV 7xx00-7xx09 7xx70-7xx99 Nej