Handledning för budgetering i UUplus 2014

Transkript

1 Handledning för budgetering i UUplus

2 Innehållsförteckning 1 Kom igång med UUplus Budgeteringsnivå Behörighet i UUplus Inloggning i UUplus Startsidan Portalen Portalens utseende i applikationen Budgetering Budgeteringsstruktur Budgeteringsnoder och summeringsnoder UUplus olika delar UUplus och övriga system Applikationer och flikar Översikt Flikar Förändra utseendet på fliken/rutnätet Skriva i fliken Länkar Export och import av data Avsluta budgeteringen Personalkostnader Översikt budgetering av personalkostnader Resursregistret Budgetering av personalkostnader inom kärnverksamheten Löner i kärnverksamheten Arvoden i kärnverksamheten Övriga personalkostnader i kärnverksamheten Summering av personalkostnader i kärnverksamheten Budgetering av personalkostnader inom stödverksamheten Löner i stödverksamheten Arvoden i stödverksamheten Övriga personalkostnader stödverksamheten Summering av personalkostnader i stödverksamheten Lokalkostnader

3 3.1 Allmänt Budgetering av lokalkostnader inom kärnverksamheten Budgetering av lokalkostnader inom stödverksamheten Avstämning av lokaltjänstkostnader för kärn- och stödverksamhet Driftskostnader Budgetering av driftskostnader inom kärnverksamheten Budgetering av driftskostnader inom stödverksamheten Avskrivningar Budgetering av avskrivningar inom kärnverksamheten Budgetering av avskrivningar inom stödverksamheten Finansiella kostnader Budgetering av finansiella kostnader inom kärnverksamheten Budgetering av finansiella kostnader inom stödverksamheten Gemensamma kostnader Allmänt Institutionens procentsatser för pålägg Institutionens indirekta kostnader Projektgruppens del av institutionens indirekta kostnader Stipendier och transfereringar Allmänt Stipendier inom kärnverksamheten Transfereringar inom kärnverksamheten Intäkter av anslag Allmänt om anslag Budgetering av statsanslag utbildning Statsanslag GU Budgetering av statsanslag till forskning Statsanslag FO Medfinansiering Justering av FO-anslag Omfördelat kapital GU och FO Justering av GU- och FO-anslag Intäkter av bidrag

4 10.1 Budgetering av bidragsintäkter Befintliga projekt Övriga projekt (nya projekt) Summering av budgeterade bidragsintäkter Budgetering av avgiftsintäkter Allmänt om avgifter Avgiftsintäkter Befintliga projekt Övriga projekt Summering av budgeterade avgiftsintäkter Budgetering av gemensamma och finansiella intäkter Gemensamma intäkt Finansiella intäkter Balansräkning IB balanserat kapital Sammanställning Rapporter och utskrifter Rapporter Anställningar, Uppdragstillägg, Utbildningsbidrag, Stipendier Budgeterade avgifter och bidrag Fördelade indirekta kostnader per funktion inom SV Konteringsrapport Lokaltjänstkostnader Ofullständigt budgeterade anställda Sammanställning per bugdeteringsnod Sammanställning per prestation Statsanslag fr VP-modulen Allmänt om utsökning av rapporter Verktygsfält Behåll denna version Problem att få budgetrapporter till Excel Utskrifter från flikarna Anpassning av utskriften

5 UUplus 1 Kom igång med UUplus UUplus är en förkortning för Uppsala Universitets planerings och uppföljningssystem. Systemet ska hjälpa till att samordna alla budgetvärden från universitetets olika institutioner, avdelningar, centrumbildningar, förvaltningar, museer, bibliotek mm. Innan man kan börja använda UUplus måste det göras en del förberedelser. Programmet måste först installeras av IT-ansvarig. Skulle det vara problem med installationen, kontakta enhetens IT-ansvarige. Man kan arbeta i UUplus hemifrån om man har en universitetsdator. Programmet måste även då vara installerat av IT-ansvarig. 1.1 Budgeteringsnivå Institutionerna har två alternativ vad gäller lägsta budgeteringsnivå: Institutionsnivå kostnader och intäkter budgeteras för institutionens kärnverksamhet fördelat på prestation. Stödkostnader budgeteras per funktion. Projektgruppsnivå kostnader och intäkter budgeteras för institutionens kärnverksamhet fördelat på de olika projektgrupperna och prestationerna. Stödkostnader budgeteras per funktion. Institutioner som vill budgetera på projektnivå kan göra det separat i t.ex. Excel. Dessa projektbudgetar summeras sedan till ett underlag som kan matas in i UUplus. Om man önskar byta budgeteringsnivå i UUplus går det bra att göra. Har man påbörjat budgeteringen i applikation Budgetering kan det hända att man måste göra om visst arbete. För att byta budgeteringsnivå fyller man i blanketten för detta som finns på ekonomiavdelningens hemsida: Behörighet i UUplus För att kunna arbeta i UUplus måste man ha adekvat behörighet. Det finns tre olika nivåer av behörighet, se också avsnitt Behörighetsnivå Administrera Applikationer Innebörd Vem? Fördelning Statsanslag, Administration Institution Kan arbeta med: resursregistret, fördelningsprocent indirekta kostnader, fördelning av statsanslag 2-3 personer per institution. T ex chefsadministratör, ekonomiansvarig, prefekt Budgetera Bidragsgivare Budgetering Kan arbeta i applikationen Budgetering Alla som ska budgetera. Godkänn Granskare Budgetering Kan arbeta i applikationen Budgetering Kan se budgeten summerad till kärn- resp stödverksamhet samt hela institutionens budget nödvändig för att låsa budgeten. Samma som för Administrera plus de som behöver ha tillgång till summeringsnoderna och funktionerna KV (Alla) och SV (Alla). 5

6 UUplus Den som ska ha full behörighet måste alltså ha behörigheterna Godkänn och Administrera. För mer information om de olika behörigheterna se ekonomiavdelningens hemsida: Där finns också en blankett för ansökan om behörighet Bild 1 Blankett för ansökan om behörighet till UUplus 1.3 Inloggning i UUplus Gå in på ekonomiavdelningens hemsida och klicka på länken till UUplus. Spara sen adressen som en favorit. AKKA-ID Lösenord A Se blankett från IT och Inköp. Om du har glömt eller inte hittar inloggningsuppgifterna kan du begära nya från IT och inköp. Klicka på länken nedan för att komma till webbformuläret. Bild 2 Inloggning i UUplus 6

7 UUplus 1.4 Startsidan När man loggar in för första gången kommer man till följande sida: I exemplet har användaren full behörighet och har därför åtkomst till alla tre applikationer i UUplus. Budgetrapporter behandlas under avsnitt 15. Bild 3 För-startsida Det är en för-startsida som man kan hoppa över genom att bocka i rutan längst ner till vänster. I fortsättningen kommer man istället direkt till den verkliga startsidan. Utseendet på startsidan är densamma för alla men åtkomsten till de olika delarna beror på vilken behörighetsnivå användaren har. De applikationer (se definition längre fram) som man har åtkomst till är klickbara. Föregående års budgetering. Bild 4 Startsida UUplus På startsidan finns också aktuell driftsinformation och aktuella UUplus meddelanden, sidan uppdateras löpande. 7

8 UUplus 1.5 Portalen När man klickar på någon av applikationerna kommer man till Portalen för den valda applikationen. (Totalt finns det tre portaler eftersom det finns tre applikationer). Till vänster i Portalen finns det s k trädet, till höger tabellen. Medan portalen laddas visas ett timglas. Ibland laddas inte portalen korrekt utan laddningen slutar utan att timglaset försvinner. Om laddningen inte har lyckats syns det en gul triangel i statusfältet längst ner till vänster. Sidan kan laddas om genom att trycka en eller fler gånger på F5-tangenten. Om statusfältet inte skulle visas; öppna Visa-menyn och välj Verktygsfält och sedan Statusfält Portalens utseende i applikationen Budgetering Portalen ser lite olika ut beroende på behörighetsnivå: a) Utseende för användare som har behörighetsnivå Budgetera: 1 Tabellen 2 Trädet Man går in i de s k budgeteringsnoderna i tabellen genom att klicka en gång. Bild 5 Portalen Budgetera b) Utseende för användare som har behörighetsnivå Godkänna: Bild 6 Portalen Godkänna, olika utvecklingar av trädet 8

9 UUplus 1 Tabellen 2 Trädet För att tabellen ska visa sig måste 998KV (som i exemplet) alternativt 998SV vara markerade i trädet. 3 Bild 7a Portalen Godkänna I detta exempel är Granskningar markerade i trädet. Då kan man enbart gå in i den övre delen av tabellen. Bild 7b Trädet vid behörighet Godkänna Granskningar Trädet visar noderna. (Se 1.5.2) Tabellen består av tre delar 1 Du är granskare för Här öppnar man hela institutionens budget. Det går inte att skriva in data här, det är en s k summeringsnod där man enbart granskar data. Användaren måste ha behörighetsnivå Godkänna. 2 Som består av Här öppnar man den eller de budgeteringsnoder (d v s projektgrupper eller stödfunktioner) som man vill arbeta med. 9

10 UUplus 3 Arbetsflödesinformation. Här visas statusen för den aktuella budgeteringsnoden (se avsnitt för beskrivning av olika typer av status). För att kunna budgetera måste man gå in på den lägsta nivån av noder i trädet. Ibland händer det att trädet och tabellen fastnar och inte uppdateras. Meddelandet Läser in Vänta visas till höger. För att komma vidare fortsätter man i det läget att expandera trädet genom att klicka på plustecknet framför nodnamnet ända tills man når en lägsta nivå. Genom att klicka på lägstanivån skall tabellen till höger uppdateras korrekt Budgeteringsstruktur Grundstrukturen är att budgeten ska upprättas per organisationsenhet fördelad på kärnverksamhet (KV) och stödverksamhet (SV). Kärnverksamheten underindelas i de olika projektgrupperna (definierade och hämtade från Raindance). Om man har valt att budgetera på institutionsnivå så görs per definition inte denna underindelning utan budgeteringen görs i sin helhet på XXXKV (t ex 998KV). Stödverksamheten underindelas i sex funktioner: Ledning Utbildning och forskning Ekonomi och personal Infrastruktur Bibliotek Övrigt Indelningen av stödverksamhet i sex funktioner ingår i SUHF-modellen för gemensamma kostnader. Det betyder att alla svenska lärosäten ska dela upp sina kostnader för stödverksamhet i dessa funktioner. Koppling till projektstrukturen i Raindance. Exemplet 998SV är uppbyggt på följande sätt: UUplus Projekt xx Ledning xx Utbildning och forskning xx Ekonomi och personal xx Infrastruktur xx Bibliotek xx Nivåspecifikt UUU Övrigt o Exemplet 998KV består av alla projektgrupperna Budgeteringsnoder och summeringsnoder De delar som ingår i trädet kallas för noder. Det finns två typer; budgeteringsnoder och summeringsnoder. 10

11 UUplus Budgeteringsnoder Dessa består av projektgrupper och stödfunktioner. Det är i dessa noder som man kan skriva in budgetens värden. Om institutionen har valt att budgetera på projektgruppsnivå utgör varje projektgrupp en budgeteringsnod. Om institutionen har valt att budgetera på institutionsnivå finns det bara en budgeteringsnod för kärnverksamheten. Summeringsnoder Dessa består av totalbudgeten för kärnverksamheten respektive stödverksamheten. Noderna heter XXXKV och XXXSV(t ex 998KV och 998SV). I dessa noder kan man inte skriva in uppgifter. Nodens status illustrerar med olika ikoner. Det kan finnas viss fördröjning av visningarna för ikonerna för att se senaste status tryck F5-tangenten. Budgeteringsnoder: Arbetet har ej startat, inga data har sparats i noden. Arbete pågår, innehåller data som har sparats. Noden redigeras för närvarande. Här kan det vara bra att trycka F5-tangenten för att säkerställa att det går att gå in på noden. Noden är låst. Ingen mer data kan sparas i noden. Det går att öppna noden igen och då går det att registrera förändringar i noden. Uppdatering av systemet. Visas som svart kvadrat i stället för röd kvadrat. Visas bredvid en budgeteringsnod som har dokument bifogat. Summeringsnoder: Minst en budgeteringsnod som ingår i summeringsnoden har status och minst en har status eller. Alla budgeteringsnoder som ingår i summeringsnoden är låsta. Uppdatering av systemet. Visas som svart kvadrat i stället för röd kvadrat. Man kan ha flera noder öppna samtidigt. Det går inte att generellt säga hur många eftersom de är olika stora. Det är främst datorns RAM-minne som avgör hur många man kan ha öppna samtidigt. Spara informationen Man sparar inmatade värden antingen genom att välja Spara under Arkiv eller genom att klicka på "diskettsymbolen". Ändra sparad information Så länge budgeten inte är låst kan man gå in och ändra uppgifter. Om man skulle behöva radera budgeterade värden för att börja om kan man radera information genom att öppna en flik, markera alla fält och tryck på Delete. De vita fälten kommer då att raderas. Ett tips om man snabbt vill radera information som ligger i flera lager är att dra in hela kontexten till raderna/kolumnerna, markera allt och sen trycka på Delete. Upprepas för varje flik. Avsluta med att spara. (Se avsnitt 1.8 för beskrivning av hur kontexten kan dras in). 11

12 UUplus 1.6 UUplus olika delar UUplus består av fem olika delprogram s k applikationer. Dessa är: Administration institution (Verksamhetsplanering) Används ej av institutioner eller Fördelning Statsanslag (Budgetering förvaltning) motsvarande. Budgetering Administration institution Verksamhets planering Fördelning Statsanslag Applikationerna Administration institution och Fördelning Statsanslag har ett institutionsperspektiv och förser applikationen Budgetering med vissa budgetvärden. Budgetering förvaltning Budgetering I applikationen Budgetering upprättas institutionens budget, antingen på projektgruppsnivå eller på institutionsnivå. Budgetering förser Administration institution med underlag för beräkning av procentsatser för fördelning av gemensamma kostnader I Administration institution hanteras hela institutionen. Det är här man bestämmer lönekostnaden för samtliga anställda. Det är också här som institutionens gemensamma kostnader sammanställs för framräknande av påläggsprocentsatser för fördelning av gemensamma kostnader. Den tredje uppgiften i applikationen berör avstämning av lokaltjänstkostnaden. I Fördelning Statsanslag bestämmer man hur statsanslagen till utbildning och forskning ska fördelas på institutionens olika projekt. Budgetering hämtar information från de andra applikationerna som sen bearbetas av användaren. Här bestämmer man bl a hur lönekostnaden ska fördelas mellan kärn- och stödverksamhet. Alla övriga intäkter och kostnader för kärnverksamheten fylls i per projektgrupp (eller för kärnverksamheten som helhet om man har valt institutionen som budgeteringsnivå). Kostnader och intäkter för stödverksamheten fylls i per funktion. Applikationen Verksamhetsplanering, eller VP-modulen är också en del av UUplus men används bara på konsistorie- och områdes/fakultetsnivå. Den förser Fördelning Statsanslag med uppgifter om de anslag som har tilldelats institutionen. ( Se avsnittet om statsanslag längre fram för en mer detaljerad beskrivning). VP-modulen förmedlar också de universitets-, fakultets och biblioteksgemensamma kostnaderna till Administration institution. Applikationen Budgetering förvaltning är den del där de olika delarna inom förvaltningen gör sin fördelning mellan utbildning och forskning. Den hämtar information från applikationen Budgetering. 12

13 UUplus 1.7 UUplus och övriga system Verksamhets planering Primula Administration institution Fördelning Statsanslag Budgetering förvaltning Budgetering Raindance KDB GLIS I Primula finns alla uppgifter om de anställda och dessa uppgifter läses över till Administration institution (för exakt datum se ekonomiavdelningens hemsida). Dessa data bearbetas sen inom ramen för UUplus till en budget för det kommande året. Kontraktsdatabasen, KDB, har till uppgift att hålla reda på alla avgifts- och bidragskontrakt som universitetet ingår med olika finansiärer. Kontraktsbelopp i befintliga kontrakt läses in till Budgetering för att utgöra indata vid budgetering av avgifts- och bidragsintäkter. Universitetets redovisningssystem Raindance förser UUplus med information (projektkoder, underlag för budgetering av avskrivningar, bidrags- och avgiftsintäkter, jämförelsesiffror tidigare år) men ekonomiavdelningen hämtar också data från UUplus för att använda vid bokföringen i Raindance; underlag för bokföring av anslag och underlag för bokföring av gemensamma kostnader och lokaltjänstkostnader. Efter budgetperioden görs inläsning av budgeterade värden till GLIS där budgetuppföljning görs. 13

14 UUplus 1.8 Applikationer och flikar Översikt Administration institution Resursregister Fördelnproc indirekta kostnader Kontroll fördelad lokalkostnad Samman -ställning Fördelning statsanslag GU Fördelning statsanslag FO Statsanslag medfinansiering Omfördelat kapital Fördelning Statsanslag Fördelning statsanslag Stöd Samman -ställning Statsanslag Summa avgifter och bidrag Avgifter Bidrag Budgetering Gemensamma och finansiella intäkter Löner Arvoden Övriga kostnader och transfereringar Lokaler Balans räkning Avskrivningar Nya anläggningar SV Indirekta kostnader Indirekta kostnader Stipendier Sum personal Bidragsintäkter Finansiella kostnader Lokalkostnader Anslag till utbildning Anslag till forskning Avgiftsintäkter Gemensamma intäkter Finansiella intäkter Gemensamma kostnader Personalkostnader Stipendier Driftskostnader Avskrivningar 14

15 UUplus Flikar Varje nod består av ett antal flikar. Uppsättningen med flikar varierar beroende på vilken applikation det är fråga om. I exemplet nedan är det applikationen Budgetering. I applikationen Budgetering skiljer sig uppsättningen med flikar åt något för kärnverksamheten respektive stödverksamheten. I just applikationen Budgetering, som består av 17 flikar i kärnverksamheten, är inte alla synliga på skärmen samtidigt men kan fås fram genom symbolen >> som finns till vänster om de synliga flikarna. På summeringsnoder är en del flikar medvetet dolda. Det rör sig om flikar där summeringen av data på flikarna av tekniska skäl inte går att göra. En flik kan bestå av flera lager. Det betyder att det inte bara finns en flik utan flera flikar som ligger travade på varandra. Det kan liknas vid en hög med papper där man bara ser det översta. Bild 8 Flik med flera lager Flikens struktur består av rader, kolumner och kontext. Dessa fylls med olika typer av information, dimensioner. Kontexten återfinns i högra hörnet av fliken och berättar vilka dimensioner som fliken har utöver de som ligger på rader och i kolumner. Varje flik har sin egen karaktär. Kontexten berättar om de specifika egenskaperna för aktuell flik. Här ser man t ex vilka noder som är öppna, man ser om det finns flera lager (se nedan). För att byta lager i kontexten klickar man på drop-downlisten och väljer önskat alternativ genom att dubbelklicka eller klicka följt av enter. Bild 9 Kontexten Dimensionerna utgörs av själva innehållet i kontexten samt innehållet i raderna och kolumnerna: Bild 10 Dimensioner I exemplet består rad-dimensionen av Driftskostnader mm. Kolumn-dimensionen består av Prestationer och Kontexten innehåller dimensionerna jämförelsedata och projektgrupp. Om inte alla dimensioner får plats markeras det med symbolen >> i vänstra hörnet av kontexten. Klicka för att se de dolda dimensionerna. 15

16 UUplus Varje flik har en standardplacering av dimensionerna, på rader, i kolumner och i kontexten. Placeringen av dimensionerna kan ändras enligt användarens önskemål. Se för exempel Förändra utseendet på fliken/rutnätet Det går att ändra det visuella utseendet på fliken genom att: 1) Ändra storlek på rader och kolumner 2) Dölja rader och kolumner 3) Sortera om rader/kolumner 4) Byta plats på rader, kolumner och flikar 5) Byta plats på dimensionerna De förändringar som görs av flikar och rutnät sparas bara för den aktuelle användarens profil. Om en annan användare går in i samma nod kommer denne att se noden med sina inställningar. Inställningarna kommer också att gälla för samtliga noder som samma användare går in i efter ändringen. 1) Ändra storlek på rader och kolumner a) Med denna snabbknapp kan man autopassa flikens kolumner och rader så att all information i cellerna blir synlig. b) Man kan också manuellt dra i kolumner och rader för att ändra bredd/höjd genom att vänsterklicka och dra i cellens ram. 2) Dölja rader och kolumner a) Med denna snabbknapp kan man nollundertrycka rader och kolumner. Det innebär att man ber systemet att bara visa rader/kolumner som innehåller värden. Man tar fram nollundertryckta rader/kolumner genom att trycka på samma knapp och bocka av det valet man tidigare har gjort. b) Man kan också högerklicka på utvalda rader/kolumner och välja att dölja/visa dessa: För att dölja flera sammanhängande rader/kolumner samtidigt: Man klickar på den första raden/kolumnen, håller ner shift-tangenten och markerar den sista raden/kolumnen. Sen högerklick och Dölj valda. För att dölja spridda rader/kolumner: Välj önskad rad/kolumn, håll nere Ctrl-knappen samtidigt som man klickar på flera rader/kolumner För att visa dolda rader/kolumner Om man vill visa dolda rader/kolumner högerklickar man på antingen rad eller kolumn och väljer Visa alla dolda. Det går inte att visa enstaka dolda rader/kolumner. Om man har dolt både rader och kolumner som man vill visa måste man göra kommandot en gång för raderna och en gång för kolumnerna. Man kan också välja Visa>Återställ Vyer 3) Sortera om rader/kolumner Genom att högerklicka på en kolumn eller rad får man möjlighet att antingen sortera stigande eller fallande med vald rad/kolumn som sorteringskriterium. Om man vill ta bort sortering högerklickar man på kolumnen/raden och väljer alternativet Ingen sortering. 16

17 UUplus 4) Byta plats på rader, kolumner och flikar Med denna snabbknapp kan man byta plats på rader och kolumner, d v s raderna blir kolumner och tvärtom. Man ändrar tillbaka genom att trycka en gång till på knappen. Man kan flytta på flikarna genom att vänsterklicka på önskad flik och dra fliken till ny plats. Om man ångrar sig kan man återställa genom att välja Visa > Återställ vyer > Återställ bara flikar. 5) Byta plats på dimensionerna Denna möjlighet gör att man kan ändra utseendet på arbetsytan radikalt genom att vrida och vända på alla dimensioner. Se exempel nedan. Det kan rekommenderas att man provar sig fram för att hitta en arbetsyta som passar. Man kan alltid komma tillbaka till standardutseendet genom knappen Visa > Återställa vyer. Här ligger projektgrupperna i kontexten. Genom att dra i handtaget kan den dimensionen istället bli kolumn eller rad. Här har projektgrupperna dragits in från kontexten så att de ligger som kolumner istället 17

18 UUplus Här har projektgrupperna dragits in från kontexten så att de ligger som rader under varandra istället. Bilder 11 a, b, c Olika placeringar av dimensioner De inställningar man gör kopplas till användarnamnet och hänger kvar efter att användaren har loggat ut. Inställningarna gäller dessutom för alla noder. En annan användare som går in i samma nod kommer dock att se sidan med sina egna inställningar. Vilka förändringar som än görs av rutnätet så går det att återställa med Visa, återställ vyer. Då får man tillbaka standardutseendet på rutnätet Skriva i fliken Varje flik utgörs av ett rutnät med celler som kan vara låsta (gråmarkerade) eller skrivbara (vita). Bild 12 Rutnät Det finns två sätt att lägga in data i en flik. Det huvudsakliga sättet är att fylla i uppgifter i cellerna men man kan också (det är frivilligt) infoga kommentarer och bifoga dokument eller länkar. a) Skriva i cellerna I cellerna kan man fylla i absoluta värden eller göra enkla beräkningar (max ett räknesätt förutom subtraktion i en och samma cell). Observera att beräkningen inte visas utan endast resultatet av beräkningen. Man kan inte skriva in formler (som man kan göra i Excel). För att kunna skriva i en cell måste användaren överta ägandeskapet. Det gör man genom att klicka på knappen. Det innebär visuellt att de skrivbara cellerna visar sig som vita celler istället för gråa. Det går bara att överta ägandeskapet i budgeteringsnoder (d v s ej i summeringsnoder). Endast en person åt gången kan fylla i värden. Ägandeskapet tillhör alltid den senaste användaren. 18

19 UUplus När man väljer att överta ägandeskapet kan man få en dialogruta: Bild 13 Dialogruta När flera personer arbetar med samma budgeteringsnoder är det viktigt att kommunicera med varandra så att man inte övertar ägandeskapet från någon som arbetar i noden och kanske inte har sparat sina uppdateringar. Observera att om det händer så får man inte något meddelande eller varning om att någon annan har övertagit ägandeskapet i den nod man arbetar i. Däremot får den som först öppnade noden en varning vid sparande om att det finns nyare data på servern och att data eventuellt kommer att gå förlorad. Om detta händer kan en lösning vara att göra en Snabbexport till Excel för att spara det man har registrerat och sen klistra in värdena vid ett annat tillfälle. De värden som skrivs in i en cell kan ha tre olika statusar: Grön - inmatningen är preliminär, ingenting kommer att sparas. Inmatningen är grön så länge man inte trycker enter. Blå - inmatningen har sparats lokalt i applikationen och påverkar andra flikar. Inmatningen blir blå genom att man trycker enter eller på valideringsknappen. Svart - inmatningen har sparats och kan ses av alla. Man kan kopiera ett värde i en cell och sen markera det område som man vill kopiera till genom att hålla nere Ctrl-knappen och sedan klicka på klistra in. Snabbkommandona Ctrl -C och Ctrl-V fungerar också. b) Skriva kommentarer som inlägg Det går också att göra inlägg som man antingen kan knyta till en viss cell, till en viss flik eller till en viss nod. Inlägget kan vara i form av en kommentar, ett dokument eller en länk. Klicka på knappen och välj Cell, Flik eller nod. Om kommentaren/dokumentet ska kopplas till en cell kan man också högerklicka på cellen. Kommentar: Här öppnas en dialogruta där man skriver sin kommentar. Dokument: Här klickar man på knappen vid fältet Källfil för att söka efter det dokument (= den fil) som man vill infoga. Länk: Skriv in webbadressen i dialogrutan. Om det är en e-postadress man vill länka till skriver man: mailto:epostadress. För att läsa kommentarer och dokument klickar man på knappen Visa > Läs inlägg och kommentarer. alternativt En tidigare sparad kommentar går inte att redigera. Däremot kan man ta bort inlägget och infoga ett nytt. Vill man ha kvar den första kommentaren kan man kopiera den först, sen ta bort den och klistra in den på nytt. 19

20 UUplus Länkar UUplus olika delar kommunicerar med varandra via länkar. Adminlänkar - automatiska uppdateringar varje natt Systemlänkar manuella uppdateringar All data uppdateras via adminlänkar men om man inte vill vänta till dagen efter kan man manuellt använda systemlänkar när som helst. Länken B4, som länkar information om statsanslagen från applikationen Fördelning statsanslag till applikationen Budgetering finns dock inte som systemlänk. Systemlänkarna öppnas genom att klicka på knappen. Klicka på fliken Systemlänk, markera den länk som önskas köra och klicka på knappen kör. De länkar som börjar på A måste man köra inifrån applikationen Administration Institution, de länkar som börjar på B kan bara köras från applikationen Budgetering. När länken är körd visas ett systemmeddelande; Dataöverföringen lyckades. Det har förekommit att dialogrutan för systemlänkarna är så liten att Körknappen inte syns. För att avhjälpa detta kan man dra i nedre kanten på dialogrutan så att den blir större. Översikt B-länkar Verksamhets planering Fördelning Statsanslag B4 uppdaterar fliken Statsanslag med fördelningarna gjorda i applikationen Fördelning Statsanslag. Finns endast som adminlänk som körs automatiskt under natten. Administration institution B2 hämtar de beslutade procentsatserna för gemensamma kostnader från applikationen Administration Institution till applikationen Budgetering. B4 B3 Budgetering B2 B1 B1 uppdaterar fliken Löner med de senaste uppgifterna i Resursregistret. Information länkas alltså mellan applikationen Administration Institution och applikationen Budgetering. B6 B3 beräknar hur många procent av de anställdas kostnad som har fördelats totalt sett i alla budgeteringsnoder. Länken söker igenom hela applikationen Budgeterin. B6 hämtar summan av de gemensamma kostnaderna från applikationen Administration Institution till fliken SV Indirekta kostnader i applikationen Budgetering. 20

21 UUplus Översikt A-länkar A6 består av 6 länkar, en för varje stödfunktion. Länkarna hämtar totalkostanden för varje funktion från applikationen Budgetering till fliken Fördelnproc Indirekta kostnader. A6 A4 Administration institution A4 och A5 hämtar de budgeterade lokaltjänstkostnaderna från applikationen Budgetering till applikationen Administration Verksamhets planering Institution. A4 hämtar stödverksamhetens kostnader, A5 hämtar kärnverksamhetens kostnader. A5 Budgetering A1 A1 hämtar de totala budgeterade institutionsgemensamma kostnaderna (Nivå 3) från applikationen Budgetering till fliken Fördelnproc Indirekta kostnader i applikationen Administration Institution. A8 hämtar eventull justering av fördelningsbasen i applikationen Budgetering. Justeringar från alla projektgrupper summeras på fliken Fördelnproc Indirekta kostnader i applikationen Administration Institution. A3 A8 A3 hämtar de värden i applikationen Budgetering som ska ingå i fördelningsbasen för beräkning av procentsatser för gemensamma kostnader och summerar dessa på fliken Fördelnproc Indirekta kostnader i applikationen Administration Institution. 21

22 UUplus Har man behörighet Granska och har ägarskapet för alla noder inom en summeringsnod (alla-nod) kan man köra länkar för alla budgeteringsnoder samtidigt. Länkarna körs då en och en för alla noder och kan ta lite tid men man slipper att gå in i varje nod för att köra länkarna. Det går inte att köra länkar för alla om man har behörighet Bidragsgivare Export och import av data Det går att kopiera innehållet i rutnätet till Excel (export)om man föredrar att göra arbetet där och sen kopiera tillbaka till UUplus. Man kan också exportera innehållet till en textfil. Det finns två sätt att exportera till Excel: Snabbexport Snabbexporten hittar man under Arkiv> Exportera>Snabbexport. Här exporterar man bara den aktuella fliken. Tänk på att det område som kopieras måste vara lika stort som det som klistras in, d v s man måste aktivt markera även inklistringsområdet i UUplus så att det består av lika många rader och kolumner som det kopierade området i Excel. Export till Excelfil Välj Arkiv>Exportera>Till Excel, klicka på Ny, skriv in ett namn, gör urval av flikar som ska kopieras, välj Slutför, och Kör Avsluta budgeteringen När en budgeteringsnod är klar ska den låsas. Det innebär att inga fler uppgifter kan registreras i den noden. Man låser den genom att klicka på knappen Skicka. En låst budgeteringsnod kan låsas upp igen genom att den avslås med knappen. Det går att låsa upp enskilda noder så länge inte hela institutionen har låsts. De är bara personer som har behörigheten Godkänn som kan låsa upp budgeteringsnoderna och summeringsnoderna för kärn- och stödverksamheten. Institutionens summerade budget kan ingen på institutionen låsa upp men ekonomiavdelningen har behörighet att öppna även institutionens summeringsnod. Personer med behörigheten Budgetera kan inte låsa upp någon budgetnod alls. Alla budgeteringsnoder i alla applikationer ska låsas. Tips: Om man har behörighet Godkänn kan man skicka alla underliggande noder genom att gå in i summeringsnoden XXXKV (Alla) eller XXXSV (Alla) och klicka på Skicka. Man får då upp en dialogruta där man kan välja vilka noder som ska skickas eller markera alla för att skicka alla. Klickar man på Skicka en gång till Skickar man även summeringsnoden. 22

23 Personal 2 Personalkostnader 2.1 Översikt budgetering av personalkostnader Budgeteringen av personalkostnader i UUplus indelas i: A Löner Omfattar alla tillsvidareanställda och visstidsanställda UUplus delar in löner i tre kategorier: Anställning (inkl LBK) Uppdragstillägg (inkl LBK) Utbildningsbidrag (ej LBK) För alla anställda i punkt A börjar arbetet i Resursregistret: Här beräknas totalkostnaden för alla anställda. De tre kategorierna motsvaras av tre lager flikar. I nästa steg fördelas lönekostnaden på kärnverksamhetens projektgrupper och stödverksamhetens funktioner i applikationen Budgetering. Adm inst Budget ering Resurs register Löner B Arvoden Omfattar huvudsakligen timanställda, men kan även gälla vissa projektanställda (där ersättningen utgörs av ett visst totalbelopp). Arvoden budgeteras i applikationen Budgetering. C Övriga personalkostnader Traktamenten och bilersättningar Övriga ersättningar Upplupna semesterkostnader Avgifter och pensioner enligt avtal Övriga personalkostnader Utbildning och konferenser Budge tering Arvode Övriga personalkostnader ska budgeteras i applikationen Budgetering. Budge tering Övr kostn Den samlade budgeten för personalkostnader kan överblickas i fliken Sum personal. Budge tering Sum personal 23

24 Personal Resursregister 2.2 Resursregistret Arbetsgången börjar i applikationen Administration Institution. Välj aktuell institution och öppna fliken Resursregister År. Arbetet i denna applikation är förberedande för själva budgetarbetet och uppgifterna här berör hela institutionen. Syftet med resursregistret är att få uppgifter om all anställd personal och deras totala årskostnad samlad på ett ställe som sen länkas till applikationen Budgetering där själva budgeten utarbetas för institutionen eller motsvarande. Resursregistret läser in den information som finns inlagd i Primula, d v s det är Primula som är huvudkällan. Primula och därmed resursregistret ger en beskrivning av nuläget. Budgeten ska berätta om planeringen för en framtida period vilket innebär att resursregistret är en utgångspunkt som behöver kontrolleras och kompletteras för att ge en bild av hur anställningsläget planeras se ut för budgetåret. Informationen läses in från Primula till resursregistret innan budgetarbetet sätter igång. Primula Resurs register Det första steget blir därför att gå igenom och komplettera informationen i resursregistret. I Primula kan en anställd vid en och samma institution vara registrerad på flera konteringar. Anställningen läses in till den organisationsenhet som anställningen är kopplad till. Anställningen kopplas sedan till ett konto. Om en person är konterad på två organisatoriska enheter läses den in på den organisationsenhet där personen är anställd. Om man har anställning på två organisationsenheter läses båda anställningarna in på båda enheterna. En anställd kan delas upp på flera rader i UUplus genom att använda en fiktiv person som har ett unikt identifikationsnummer. Fiktiva personer använder man också när man planerar att nyanställa personer under budgetåret. Det är tillåtet att budgetera lönerna i klump, helt eller delvis. Man kan alltså välja att budgetera vissa löner per person medan vissa personers löner läggs ihop till en klumpsumma. Det förutsätter att dessa personer har samma sysselsättningsgrad, omfattning och kontering. Det som avgör med vilken detaljgrad man vill budgetera lönerna i resursregistret är uppföljningsbehovet! När man använder rader för fiktiva personer är det viktigt att tänka på följande: För att budgetrapporterna för avstämning av personalkostnaden ska fungerar måste samma person måste få samma identifikationsnummer på de olika lagren. Obligatoriska kolumner för fiktiva personer är: Lönekonto, valt Uppskattad omfattning Antal månader M-lön fiktiva 24

25 Personal Resursregister Tre lager: Anställning Uppdragstillägg Utbildningsbidrag Bild 14 Resursregistret 1 Radnummer De rader som läses in från Primula får i UUplus ett radnummer som består av org.nummer + födelsedatum + löpnummer. När en fiktiv person läggs in numreras raden endast med ett löpnummer. Kolumnen är inte skrivbar. 2 Namn Namnet läses in från Primula. Kolumnen är inte skrivbar. Om man vill ändra namnet måste man lägga till en fiktiv person i de vita fälten. 3 Tjänstebenämning Tjänstebenämningen läses in från Primula. Kolumnen är inte skrivbar. Om man vill ändra tjänstebenämning måste man lägga till en fiktiv person i de vita fälten. 4 Lönekonto valt Består av en drop-down list med lönekonton. Om kontonumret i Lönekonto aktuell behöver ändras för budgetåret så väljer man ett nytt konto i denna kolumn. Om Lönekonto aktuell ska fortsätta att gälla så behöver man inte välja den på nytt i denna kolumn. Kan redigeras för befintlig personal och måste anges för fiktiv person med hjälp av drop-down listen. OBS! För att den totala lönekostnaden ska följa med till applikationen Budgetering måste samtliga lönerader i resursregistret ha ett lönekonto angivet!! Observera särskilt noga att det finns rader angivna i lagren uppdragstillägg och utbildningsbidrag där inget konto föreslås av systemet. Systemet varnar om konto ej är registrerat genom en pop-upruta. Det går att stänga utan att ändra. 5 Sortering Detta är ett frivilligt fält. Är till för att ge möjlighet att sortera de anställda på önskat sätt för att underlätta överblicken vid budgeteringen. Skriv in en valfri text som sorteringskod. Se också Tips & trix nedan. Om man lägger in en kommentar i sorteringskolumnen kommer den med till 25

26 Personal Resursregister applikationen Budgetering när resursregistret länkas dit. Man kan exempelvis lägga in en persons fördelning per prestation eller projektgrupp. 6 Lönekonto aktuell Består av lönekonton. Från Primula läses tjänstebenämningarna för de anställda in och kopplas till det vanligaste kontot för just den tjänstebenämningen. Kolumnen är inte skrivbar. För fiktiva personer fylls denna kolumn inte i av systemet. 7 Omfattning Procenttal. Anställningens (tjänstens) omfattning i Primula läses in här. Kolumnen är inte skrivbar. Ändringar görs istället i kolumnen Uppskattad omfattning. 8 Uppskattad omfattning Detta fält är obligatoriskt. Fyll i en procentsats som anger i vilken omfattning den anställda ska arbeta totalt sett. Om den anställde ska arbeta i olika omfattning under året kan den anställde läggas in på flera rader som en fiktiv person. Var uppmärksam på att den totala kostnaden för den anställde blir korrekt. 9 Antal mån Detta fält är obligatoriskt. Fyll i det antal månader som personen planeras vara anställd. 10 Ber omf Här räknar systemet ut den beräknade omfattningen för året med ledning av uppgifterna om uppskattad omfattning och antalet månader. T ex så ger en 100%-ig anställning i 6 månader en beräknad omfattning på 50% för hela året. Kolumnen är inte skrivbar. 11 Månadslön Månadslönen läses in från Primula. Kolumnen är inte skrivbar. 12 M-lön fiktiva Av tekniska skäl måste månadslön för fiktiva personer ligga separat. Här fyller man i månadslönen uttryckt i kronor. Kolumnen är endast skrivbar för fiktiva personer. 13 Löneökning kr Här fyller man i en löneökning som är uttryckt i kronor för berörda anställda. Det går att kombinera denna löneökning med löneökning uttryckt i %. Hör ihop med kolumnen Från månad till höger om denna kolumn. 14 Från månad Består av en drop-down list med månaderna. Välj aktuell startmånad för löneökning uttryckt i kronor. Kolumnen måste fyllas i för att Löneökning kr ska beräknas för budgetåret. 15 Löneökning % Här fyller man i en löneökning som är uttryckt i procent för berörda anställda. Det går att kombinera denna löneökning med löneökning uttryckt i kronor. Hör ihop med kolumnen Från månad till höger om denna kolumn. 16 Från månad Består av en drop-down list med månaderna. Välj aktuell startmånad för löneökning uttryckt i %. Kolumnen måste fyllas i för att Löneökning % ska beräknas för budgetåret. 17 Årskostnad Systemet beräknar den anställdes årskostnad baserad på de uppgifter som har lagts in tillsammans med gällande LBK och semestertillägg. Det är detta värde som sen används i applikationen Budgetering och fördelas på institutionens/ motsvarandes verksamhet. Denna kolumn är inte skrivbar. 18 Slutdatum Slutdatumet läses in från Primula och avser anställningens slutdatum och avser aktuell anställning. Kolumnen är inte skrivbar för befintlig personal. För fiktiva personer kan fältet redigeras. 19 Kommentar Kommentarer läses in från Primula. Kolumnen är inte skrivbar för befintlig personal. För fiktiva personer kan fältet redigeras. 26

27 Personal Resursregister Retroaktiv lön Retroaktiv lön (som behöver hanteras i budgeten) uppkommer då de nya lönerna inte är klara (beslutade) och utbetalda under det år som de egentligen ska börja gälla. För budgetåret 2014 gäller att för avtalsperiod fr.o.m kommer löneökningen till största delen att betalas ut innan Men det kan hända att tre månaders retroaktiv lön eventuellt ingår i budgeten för Kostnadsökningen för hela 2014 inklusive den retroaktiva delen kan beräknas enligt formeln: Löneökning i %, (från ) x 15 månader/12 månader. Om löneökningen t ex är 2 % blir beräkningen den följande: 2,0 % x 15 mån. / 12 mån. = 2,50 % Löneökning med två decimaler kan registreras i UUplus, dvs. 2,50 %. Med exemplets förutsättningar ska således 2,50 % anges i UUplus. Övertid Det finns två alternativa sätt att budgetera övertid. En fiktiv anställning kan läggas in i resursregistret där kostnaden för all övertid inom institutionen inkluderas antingen på ett konto för hela institutionen(ett konto måste väljas och registreras) eller fördelat per lönekonto. En fiktiv anställning per person som beräknas komma att arbeta övertid läggs in i resursregistret. Kostnaden fördelas sedan på vanligt sätt. Upprepa arbetet för samtliga tre lager. Att tänka på särskilt: Uppdragstillägg Uppdragstillägg är ett månatligt tillägg till den ordinarie månadslönen som en anställd erhåller i samband med att denne innehar ett uppdrag inom universitetet. Eftersom det finns uppdragstillägg som kan kopplas till flera olika konton ger inte systemet något förslag till konto. Man måste därför alltid ange ett konto för att en kostnad ska beräknas i budgeten. Av den anledningen hanteras uppdragstilläggen separat vid importen till systemet och placeras i ett särskilt lager. Utbildningsbidrag Ett utbildningsbidrag kan vara externfinansierat eller anslagsfinansierat. Regelverket är detsamma för dessa två typer. Nivån på utbildningsbidraget beslutas av regeringen, i regel förändras bidraget från den 1 april varje år. Information om utbildningsbidragets storlek för budgetåret finns på ekonomiavdelningens webbsida Budgetering/Budgeteringsunderlag. Ingen LBK läggs på utbildningsbidraget vid beräkning av årskostnaden. Därför krävs en separat hantering av utbildningsbidragen i ett särskilt lager. Varning Om man har glömt att registrera konto på fiktiva personer eller i lagret uppdragstillägg kommer en varningsruta upp när man sparar. Det är en påminnelse om att något måste åtgärdas och man får även vägledning till vilken rad som saknar konto. 27

28 Personal Resursregister Tips & trix 1. Exportera till Excel Resursregistret kan lätt exporteras till Excel. En fördel i Excel är att det går att summera institutionens totalkostnad. Snabbexportera genom att antingen gå till Arkiv >Exportera> Snabbexport eller genom att högerklicka och välja Snabbexport (se 1.8.6). 2. Kopiera från Excel Det går att göra allt arbete i Excel och sedan kopiera tillbaka det till UUplus. Det gör man genom att i Excel markera och kopiera önskad information och sedan klistra in i UUplus. Tänk på att det område som kopieras är lika stort som det som klistras in, d v s man måste aktivt markera även inklistringsområdet i UUplus så att det består av lika många rader och kolumner som det kopierade området i Excel. 3. Kontroll För att kontrollera att den budgeterade kostnaden verkar rimlig kan man göra exporten i punkt 1, summera totalkostnaden och sen jämföra den med t ex föregående års lönekostnad för att se om det verkar rimligt. Tänk på att göra summeringen för alla tre lager. Om man önskar jämföra de totala lönerna, d v s summan av alla tre lagren, kan man istället dra dimension Ersättning till rad i flikhuvudet, då består kolumnen Årskostnad av den totala kostnaden. Det går även att se den totala kostnaden på sidan genom att markera en kolumn och sedan titta i det nedre högra hörnet där summan står. Bild 15 Årskostnad för alla lager Stäm gärna av att all personal är med i resursregistret mot Primulas listor. 4. Sortering När lönekostnaden länkas till fliken Löner i Budgetering kommer alltid hela lönelistan med till de olika projektgrupperna. För att underlätta arbetet med fliken Löner kan man använda sorteringskolumnen. Här kan man t ex skriva projektgruppsnummer eller ett ord t ex Stöd. Om det finns anställda som hör till flera projektgrupper kan dessa t ex kodas med ordet Flera. 5. Kommentarer Om man infogar en kommentar i cellerna i kolumnerna länkas även dessa vidare in till Löner i Budgetering. 6. Kopiera celler Om man vill ha samma löneökning på alla anställda kan man skriva procentsatsen i första rutan. Därefter kopiera och sedan markera önskat område, högerklicka, kopiera och klistra in 28

29 Personal Kärnverksamhet Varje natt kommer resursregistrets uppgifter att länkas till Lönefliken i applikationen Budgetering. Systemlänken B1 kan också köras manuellt från applikationen Budgetering. Adm inst Resurs register Budgetering Löner B1 När arbetet med resursregistret är färdigt så att det innehåller de planerade värdena för budgetåret är det dags att göra fördelningen av lönekostnaden på projektgrupper, stödfunktioner och prestationer. Det görs i applikationen Budgetering. 2.3 Budgetering av personalkostnader inom kärnverksamheten Löner i kärnverksamheten Öppna fliken Löner. Tre lager: Anställning Uppdragstillägg Utbildningsbidrag Bild 16 Löner i kärnverksamheten 29

30 Personal Kärnverksamhet Bild 17 Löner i kärnverksamheten Kör systemlänk B 1 för att uppdatera informationen i lönefliken med ändringar som har gjorts i resursregistret. Observera att B1 endast uppdaterar de noder som är öppna vid körningstillfället. Allmänt Arbetet i fliken går ut på att fördela den i resursregistret definierade årskostnaden procentuellt på olika prestationer och projektgrupper. Det är den totala årskostnaden som ska fördelas oavsett tjänstgöringsgrad. Det betyder att kostnaden för den som arbetar 75 % ska fördelas till 100 %! 1 Namn-Årskostnad De sju första kolumnerna fram till och med kolumnen Årskostnad länkas hit från resursregistret. Kommentarer som lagts in i resursregistret i dessa celler kommer att länkas hit. Dessa kolumner är inte skrivbara. Därför måste resursregistret vara färdigt innan man kan börja budgetera löner. 2 Grundutb-Uppdrfo Det är i dessa kolumner som själva budgetarbetet av löner görs genom att man fyller i procenttal för den anställdes planerade andel arbetstid fördelat på de olika prestationerna för den aktuella projektgruppen. Fördelningen av de 100 % kan göras på olika projektgrupper. Obs att procentsatsen alltså avser andel av kostnaden och inte tjänstgöringsgrad. Oavsett i vilken omfattning den anställde ska arbeta så måste alltid 100 % fördelas, d v s 100 % av kostnaden. 3 % förd årskostn I denna kolumn ser man hur många % av anställningen som hittills är fördelad i den aktuella noden. Kolumnen är inte skrivbar. 30

31 Personal Kärnverksamhet 4 Obem/Överbem(-)(Uppdateras m. B3) Detta är en viktig kontrollkolumn som ger en överblick av den totala fördelningen av den anställdes tid totalt sett i UUplus, procentsatsen gäller alltså även med hänsyn tagen till alla andra noder. Kan uppdateras med systemlänk B3 (summerar sparade budgetvärden). Kolumnen visar 100 % innan någon lönekostnad är budgeterad/fördelad och innan länken B3 är körd. Kolumnen är inte skrivbar. Tänk på att spara informationen i alla noder innan länken körs, annars tar B3 inte hänsyn till förändringarna. 0 % betyder att den anställdes kostnad är fullt fördelad. 5 Grundutb-Uppdrfo I dessa kolumner ser man den totala årskostnaden per anställd och prestation inom den aktuella projektgruppen. Kolumnen är inte skrivbar. 6 Fördelad årskostnad Denna kolumn är summan av de fem tidigare kolumnerna. Kolumnen är inte skrivbar. Upprepa arbetet för samtliga tre lager (i relevanta fall) och sen för varje projektgrupp inom kärnverksamheten. Tips & trix 1. Sortering Här är det lämpligt att börja med att sortera efter den kod som har valts i resursregistret för att få en bättre överblick av de anställda som ska fördelas i den aktuella projektgruppen. Sortering görs genom att högerklicka på kolumnens rubrik och välja Stigande eller Fallande. 2. Kontroll Det är förstås mycket viktigt att den fördelade lönekostnaden i slutändan uppgår till det totalbelopp som har definierats i resursregistret. Beloppet kan stämmas av mot totalbeloppet för institutionen i fliken Sum personal. För att kontrollera att alla lönekostnader har fördelats fullt ut finns rapporten Ofullständigt fördelade anställda. Rapporten ger en lista på de anställda som inte har fördelats fullt ut. När samtliga anställda har fördelats i sin helhet ger rapporten istället ett meddelande om att inga ofullständigt budgeterade anställda finns. Om uppdragstillägg är kopplat till samma anställning (rad) kommer kolumnen obem/överbem visa -100 % när allt är fördelat. 31

32 Personal Kärnverksamhet Arvoden i kärnverksamheten Allmänt Arvoden avser enbart ej tillsvidare- eller visstidsanställda. Personer som fakturerar för sina tjänster räknas som driftskostnader och ska inte ingå i arvoden. Prefektarvode räknas som uppdragstillägg. Syftet är att budgetera kostnaden för arvoden och fördela kostnaden på prestation. Det är möjligt att detaljbudgetera olika arvoderingar men det är också tillåtet att föra in de budgeterade arvodena som en klumpsumma på en och samma rad som sen fördelas ut på de olika prestationerna. Allmänt gäller det att överväga hur man vill kunna följa upp budget mot utfall samt hur väsentliga belopp det är fråga om. Öppna en eller flera projektgrupper. Öppna fliken Arvoden. Bild 18 Arvoden 1 Arvode Fyll i vad som avses. Kan t ex vara typ av arvode (undervisning, opponenter, mm) eller namn på personen. 2 Arvodeskonto Välj konto från drop-down listen med kontonummer för de olika arvodeskontona. 3 Antal Fyll i antal timmar/antalet arvoden som ska arvoderas. Detta fält är obligatoriskt. 4 Belopp Fyll i belopp per timme, per arvode eller totalt. Observera att beloppet ska inkludera semesterersättning. Detta fält är obligatoriskt 5 Kostnad inkl LBK Här summerar programmet totalkostnaden inklusive LBK. Kolumnen är inte skrivbar. 6 Grundutb-Uppdrfo Fyll i en procentsats som speglar hur stor andel av arvodet som hör till de olika prestationerna. 7 Bem Denna kolumn summerar procentsatserna för de olika prestationerna. Bemanningen ska vara 100 % för att hela arvodet ska fördelas. Kolumnen är inte skrivbar. 8 Grundutb-Uppdrfo Här beräknar systemet totalkostnaden för de olika prestationerna baserat på inmatade uppgifter. Kolumnerna är inte skrivbara. Upprepa arbetet för varje projektgrupp inom kärnverksamheten. Tips & trix Om det finns en lista över arvodister i Excel kan den bifogas som kommentar till fliken ovan. 32

33 Personal Kärnverksamhet Övriga personalkostnader i kärnverksamheten Arbetsgången börjar i den flik som heter Övr kostn o transf. Bild 19 Övriga personalkostnader Allmänt Tanken med denna flik är att det ska vara möjligt att detaljbudgetera de olika typerna av övriga personalkostnader men det är tillåtet att föra in de budgeterade kostnaderna som en klumpsumma på en och samma rad fördelad på de olika prestationerna. Allmänt gäller det att överväga hur man vill kunna följa upp budget mot utfall samt hur väsentliga belopp det är fråga om. Kategorierna av övriga personalkostnader överensstämmer med strukturen i Raindance och här gäller samma definitioner som för konteringsanvisningarna. 1 Traktamenten o bilersättning Omfattar skattepliktiga och skattefria bilersättningar, traktamenten vid tjänsteresor inrikes och utrikes mm 2 Övriga ersättningar Omfattar skattefria kostnadsersättningar, skattepliktig sjukvårdsersättning och kostförmån mm 3 Upplupna semesterkostnader Förväntad förändring av semesterlöneskuld budgeteras på respektive nod. Om skulden förväntas öka motsvarar ökningen den kostnad som ska budgeteras här. Om skulden förväntas minska ska minskningen budgeteras som en minuspost. Semesterlöneskulden ska budgeteras i respektive projektgrupp om man budgeterar på projektgruppsnivå. I fliken Balansräkning i nod XXXUU Övrigt finns uppgift om institutionens semesterlöneskuld. I denna flik visas bara uppgifter som har med semesterlöneskulden att göra, det är semesterlöneskulden för hela institutionen som visas. På raden IB 2013 finns semesterlöneskulden vid ingången av året. På raden Kapitalförändringen år 2013 har 2013 års förändring av semesterlöneskulden lästs in. Summan av dessa utgör semesterlöneskulden vid ingången av Avgifter och pensioner enligt avtal Avser särskilt avtal med anställd om pension. 5 Övriga personalkostnader Omfattar skattefri sjukvårdsersättning och sjukrehabiliteringskostnad samt intern representation. OBS! Friskvård, julfest och platsannonser budgeteras som stödkostnad även om det avser personal i kärnverksamheten. 6 Utbildning, konferenser Omfattar kurs- och konferensavgifter och andra utbildningskostnader 33

34 Personal Kärnverksamhet Upprepa arbetet för varje projektgrupp inom kärnverksamheten. Tips & trix Man kan dra dimensionen Budget/Utfall till kolumner för att se utfall för de tre senaste åren. Tycker man att det blir för mycket information kan man dra prestation till kontexten och sedan budgetera en prestation i taget Summering av personalkostnader i kärnverksamheten Fliken Sum personal ger en överblick av alla budgeterade personalkostnader för den aktuella projektgruppen (noden). I denna flik kan ingen inmatning göras. Bild 20 Sum personal 34

35 Personal Kärnverksamhet 1 Lönekostnader Raden visar den totala lönekostnaden för den aktuella projektgruppen specificerad per prestation. Under rubriken följer en detaljerad specifikation av lönekostnaden per konto och prestation. 2 Arvoden Raden visar den totala arvodeskostnaden för den aktuella projektgruppen specificerad per prestation. Under rubriken följer en detaljerad specifikation av arvodena per konto och prestation. 3 Utbildningsbidrag Raden visar det totala utbildningsbidraget för den aktuella projektgruppen specificerad per prestation. 4 Övriga personalkostnader Övriga personalkostnader visas enbart som en totalsumma specificerad per prestation. Tips & trix 1. Man kan dra in dimensionerna Budget/Utfall till kolumner för att se utfallet för de tre senaste åren. Tycker man att det blir för mycket information kan man dra dimensionen prestation till kontexten för att se budget respektive utfall en prestation i taget 2. Avstämning När alla löne-, uppdrags- och utbildningsbidragskostnader har budgeterats är det av yttersta vikt att stämma av den budgeterade kostnaden i totalkolumnen för hela institutionen med totalkostnaden enligt resursregistret så att man kan vara säker på att alla lönekostnader har fördelats i budgeten. 35

36 Personal Stödverksamhet 2.4 Budgetering av personalkostnader inom stödverksamheten Löner i stödverksamheten All budgetering av löner måste börja med att resursregistret förbereds (se 2.2) Arbetsgången börjar sen i applikationen Budgetering. Budgeteringen ska göras i noden SV. Den består i sin tur av sex stödfunktioner (noder). Lönerna ska budgeteras för de stödfunktioner som institutionen har. Öppna fliken Löner. Den som har behörighetsnivå Godkänna (se 1.2) kan gå in på Tre lager: noden XXXSV(Alla). Där har man möjlighet att enkelt gå mellan olika Anställning projektgrupper/funktioner genom att välja i kontexten. Uppdragstillägg Utbildningsbidrag Bild 21 Löner stödverksamhet Arbetet går ut på att fördela de lönekostnader som definieras som stödverksamhet mellan utbildning, uppdragsutbildning och forskning. Fördelningen ska göras i procent och ska spegla en rättvisande koppling mellan stödkostnaden och de tre olika delarna av kärnverksamheten. Observera att kostnaden per person på de olika organisationsenheterna måste fördelas till 100 % oavsett arbetad omfattning. Fliken är uppbyggd på samma sätt som lönefliken för kärnverksamheten. Se beskrivning under med undantag för nedanstående kolumner: Kör systemlänk B 1 för att uppdatera informationen i lönefliken med ändringar som har gjorts i resursregistret. Observera att B1 endast uppdaterar de noder som är öppna vid körningstillfället. Om noden XXXSV(Alla) är öppen kommer länken att köras för alla noder (d v s funktioner). 1 Grundutb Fyll i den procentuella andelen för varje anställd som bedöms avse stöd till utbildningsverksamheten. 2 Uppdr-utb För de institutioner som beräknar en särskild procentsats för uppdragsutbildning ska den procentuella andelen för varje anställd som bedöms avse stöd till uppdragsutbildning fyllas i här. 3 Fo/Fu Fyll i den procentuella andel för varje anställd som bedöms avse stöd till forskningsverksamheten. Upprepa arbetet för lagren Anställning och Uppdragstillägg och för övriga stödfunktioner. 36

37 Personal Stödverksamhet Tips & trix 1. Avstämning När alla personalkostnader har budgeterats är det av yttersta vikt att stämma av den budgeterade kostnaden i totalkolumnen för hela institutionen med totalkostnaden enligt resursregistret så att man kan vara säker på att alla lönekostnader har fördelats i budgeten. 37

38 Personal Stödverksamhet Arvoden i stödverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Budgeteringen ska göras i noden SV. Den består i sin tur av sex stödfunktioner (noder). Arvodena ska budgeteras för varje stödfunktion. Öppna fliken Arvoden. Bild 22 Arvoden stödverksamhet Fliken är uppbyggd på samma sätt som lönefliken för kärnverksamheten. Se beskrivning under med undantag för nedanstående kolumner: 1 Grundutb Fyll i den procentuella andel av stödfunktionens arvoden som bedöms avse stöd till utbildningsverksamheten. 2 Uppdr-utb För de institutioner som har uppdragsutbildning: Fyll i den procentuella andel av stödfunktionens arvoden som bedöms avse stöd till uppdragsutbildningen. 3 Fo/Fu Fyll i den procentuella andel av stödfunktionens arvoden som bedöms avse stöd till forskningsverksamheten. Upprepa arbetsgången för samtliga stödfunktioner. För vägledning om hur kostnader ska fördelas mellan olika funktioner se dokumentet Stöd eller kärn? som finns på ekonomiavdelningens hemsida: 38

39 Personal Stödverksamhet Övriga personalkostnader stödverksamheten Budgetering av övriga personalkostnader ska göras före varje stödfunktion (nod). Arbetsgången börjar i den flik som heter Övriga kostnader och transfereringar. Bild 23 Övriga personalkostnader stödverksamhet Tanken med denna flik är att det ska vara möjligt att detaljbudgetera de olika typerna av övriga personalkostnader men det är tillåtet att föra in de budgeterade kostnaderna som en klumpsumma på en och samma rad fördelad på de tre verksamheterna utbildning, uppdragsutbildning och forskning. Allmänt gäller det att överväga hur man vill kunna följa upp budget mot utfall samt hur väsentliga belopp det är fråga om. Kategorierna av övriga personalkostnader överensstämmer med strukturen i Raindance och här gäller samma definitioner som för konteringsanvisningarna. För varje kategori ska funktionens kostnader fördelas mellan de tre verksamheterna. Fliken är uppbyggd på samma sätt som motsvarande flik för kärnverksamheten. Se beskrivning under Skillnaden är att här ska den aktuella stödfunktionens kostnader fördelas i kronor mellan de tre verksamheterna. Upprepa arbetsgången för samtliga stödfunktioner. Funktion Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi-och personaladministration Infrastruktur- och service Bibliotek Övriga personalkostnader Skattefri motion och friskvård, terminalglasögon, arbetsmiljö, kaffe, platsannonser (OBS! gäller alla personalkategorier oberoende av om det är stöd- eller kärnpersonal.) För vägledning om hur kostnader ska fördelas mellan olika funktioner se dokumentet Stöd eller kärn? som finns på ekonomiavdelningens hemsida: Tips & trix Här kan det vara till hjälp att se föregående års utfall. Dra in den dimension i kontexten som heter belopp så att de två föregående årens utfall visar sig i kolumner. 39

40 Personal Stödverksamhet Summering av personalkostnader i stödverksamheten Fliken Sum personal ger en överblick av alla budgeterade personalkostnader för den aktuella stödfunktionen (noden). I denna flik kan ingen inmatning göras. Bild 24 Sum personal stödverksamheten Fliken är uppbyggd på samma sätt som motsvarande flik för kärnverksamheten. Se beskrivning under Skillnaden är att här ser man kostnaden fördelad på de tre verksamheterna. Här kan man se den budgeterade totalkostnaden per funktion eller för hela stödverksamheten, det beror på vilken nivå man är inne på. 40

41 Lokal Kärnverksamhet 3 Lokalkostnader 3.1 Allmänt Universitetets byggnadsavdelning interndebiterar månadsvis varje institution för lokaltjänstkostnader. Lokaltjänstkostnaden består av: hyra, elektricitet, värme, vatten, sophämtning, lokalvård, fastighetsservice, administration och ersättning för tomma lokaler Arbetsgången börjar med att samla in information om budgetårets beräknade lokaltjänstkostnad. Den främsta informationskällan är GLIS där byggnadsavdelningen har lagt in befintliga kontrakt. Observera dock att det kan tillkomma kontrakt som ännu inte finns inlagda i GLIS eller att det avslutas kontrakt under budgetåret som fortfarande ligger inlagda GLIS. 3.2 Budgetering av lokalkostnader inom kärnverksamheten Lokaltjänstkostnaden för institutionens kärnverksamhet ska först fördelas i en separat uträkning av hur kostnaden ska fördelas per prestation och eventuellt projektgrupp. Det är mycket viktigt att fördelningen speglar hur lokalerna faktiskt används i verksamheten. Nästa steg är att öppna applikationen Budgetering. Öppna fliken Lokaler. Bild 25 Lokaler kärnverksamheten 1 Lokaltjänstkostnader Fyll i de separata uträknade beloppen per prestation för den aktuella projektgruppen. 2 Övriga interna lokalkostnader Fyll i eventuell kostnad för lokaler som inte tillhör institutionen. Det kan t ex vara kurslokaler som bokas via TimeEdit. 3 Externa lokalkostnader Fyll i eventuell kostnad för lokaler som hyrs på stan, d v s lokaler som ägs av externa fastighetsägare. 4 Övriga lokalkostnader Fyll i alla övriga lokalkostnader som inte täcks in i någon av de ovanstående kategorierna. 5 Summa lokalkostnader Här summeras de inlagda värdena till en totalkostnad per prestation och totalt för projektgruppen. Denna rad är inte skrivbar. Tips & trix Här kan det vara till hjälp att dra in dimensionen Belopp för att få jämförelsesiffror från tidigare år. Ta ut rapporten Lokaltjänstkostnader som ger en överblick av hur budgeteringen av lokaltjänstkostnaden har fördelats mellan projektgrupper och prestationer. 41

42 Lokal Stödverksamhet 3.3 Budgetering av lokalkostnader inom stödverksamheten Lokaltjänstkostnaden för institutionens stödverksamhet ska först fördelas i en separat uträkning på de tre verksamheterna (Grundutb, Uppdr-utb, Fo/Fu). Fördelningen ska så långt möjligt spegla sambandet mellan lokalkostnad och verksamhet. Lokalkostnaden för stödverksamheten består av: Lokalkostnader för stödfunktioner Andel av lokalkostnader för institutionens gemensamma ytor som lunchrum och sammanträdesrum Nästa steg är att öppna applikationen Budgetering. Budgeteringen ska göras före varje stödfunktion. Öppna fliken Lokaler. Bild 26 Lokaler stödverksamhet 1 Lokaltjänstkostnader Fyll i de separata beräknade beloppen per verksamhet och för varje funktion. Det är särskilt viktigt att stödverksamhetens lokaltjänstkostnader är riktigt fördelade. 2 Övriga interna lokalkostnader Fyll i eventuell kostnad för lokaler som t ex bokas via TimeEdit men som inte tillhör institutionen. Fördelningen ska spegla i vilken utsträckning de bedöms utgöra stöd till de olika verksamheterna. 3 Externa lokalkostnader Fyll i eventuell kostnad för lokaler som hyrs på stan, d v s lokaler som ägs av externa fastighetsägare. Fördelningen ska spegla i vilken utsträckning de bedöms utgöra stöd till de olika verksamheterna. 4 Övriga lokalkostnader Fyll i alla övriga lokalkostnader som inte täcks in i någon av de ovanstående kategorierna. Fördelningen ska spegla i vilken utsträckning de bedöms utgöra stöd till de olika verksamheterna. 5 Summa lokalkostnader Här summeras de inlagda värdena till en totalkostnad per verksamhet och totalt för stödfunktionen. Denna rad är inte skrivbar. Upprepa arbetsgången för samtliga stödfunktioner. För vägledning om hur kostnader ska fördelas mellan olika funktioner se dokumentet Stöd eller kärn? som finns på ekonomiavdelningens hemsida: 42

43 Lokal Kontroll 3.4 Avstämning av lokaltjänstkostnader för kärn- och stödverksamhet Allmänt När alla lokaltjänstkostnader för institutionen har budgeterats finns det en möjlighet att göra en avstämning av budgeterat totalbelopp mot separat beräknad total lokaltjänstkostnad. Observera att kontrollen enbart gäller lokaltjänstkostnaden. Fliken Kontroll fördelad lokalkostnad i applikationen Administration Institution har en ren kontrollfunktion eftersom den söker igenom applikationen Budgetering och sammanställer de budgeterade lokaltjänstkostnaderna inom kärn- resp stödverksamhet. Genom att manuellt fylla i den totala årskostnaden i kolumnen Att fördela kan man försäkra sig om att den totala kostnaden har budgeterats. Öppna applikationen Admininistration institution och öppna fliken Kontroll fördelad lokalkostnad. Bild 27 Kontroll fördelad lokaltjänstkostnad 1 Totala lokaltjänstkostnader Raden summerar de två nedanstående raderna. 2 Att fördela Denna kolumn visar hur stor lokaltjänstkostnad som ska fördelas. Den totala lokaltjänstkostnaden hämtas bland annat ur GLIS. Fyll i den totala lokaltjänstkostnaden för stöd- respektive kärnverksamhet som ska fördelas i budgeten. Det är enbart dessa två fält som är skrivbara i fliken. 3 Prestationerna Beloppen länkas hit från applikationen Budgetering. Uppdatering görs med systemlänkarna A4 och A5. Beloppen här berättar vad som faktiskt har budgeterats. 4 Totalt Denna kolumn summerar de budgeterade beloppen, d v s beloppen under punkt 3. 5 Differens Här beräknas skillnaden mellan kolumnen Att fördela och kolumnen Totalt. Differensen visar hur mycket som återstår att budgetera alternativt hur mycket som har överbudgeterats. När differensen är lika med noll är lokaltjänstkostnaderna färdigbudgeterade. 6 Årskostnad stödverksamhet På denna rad specificeras hur stor del av institutionens totala lokaltjänst kostnad som avser lokaler för stödverksamheten. 7 Årskostnad kärnverksamhet På denna rad specificeras hur stor del av institutionens totala lokaltjänstkostnad som avser lokaler för kärnverksamheten. 43

44 Drift Kärnverksamhet 4 Driftskostnader Driftskostnader är samlingsrubriken på alla kostnader för köpta varor och tjänster som inte ingår i någon av de andra kostnadsrubrikerna (personal, lokal, avskrivning). Observera att köpta tjänster från bemanningsföretag räknas som driftskostnad. 4.1 Budgetering av driftskostnader inom kärnverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Öppna fliken Övr kostn o transf. Bild 28 Driftskostnader kärnverksamheten Allmänt Tanken med denna flik är att det ska vara möjligt att detaljbudgetera de olika typerna av driftskostnader men det är också tillåtet att föra in de budgeterade kostnaderna som en klumpsumma på en och samma rad fördelad på de olika prestationerna. Om kostnaderna budgeteras i klump ska budgetvärdena läggas in på den rad där de största kostnaderna förväntas. Allmänt gäller det här att överväga hur man vill kunna följa upp budget mot utfall samt hur väsentliga belopp det är fråga om. Lägg märke till att såväl externa som interna driftskostnader ska budgeteras här, de interna köpen ska alltså inte särbudgeteras. Budgeterade driftskostnader som avser inköp från andra universitet och högskolor ska dels budgeteras inom respekive kostnadsslag men även föras in på en särskild rad. 1 Reparationer och underhåll Omfattar reparationskostnader för maskiner, datorer och annan utrustning i kärnverksamheten. Serviceavtal, tvätt av arbetskläder och annat underhåll som avser kärnverksamhet. 2 Resor, representation och info Omfattar rese- och logikostnader vid tjänsteresor, studieresor för studenter, extern representation mm. 3 Inköp av varor Omfattar inköp av korttidsinventarier, böcker, tidskrifter, läkemedel, kemikalier, laboratoriematerial mm för användning i kärnverksamheten. Tryckkostnader för avhandlingar och kompendier till grundutbildningen. 4 Köp av tjänster Omfattar inköp av konsulttjänster, försäkringspremier, leasing, telefonkonferenser mm. 44

45 Drift Kärnverksamhet 5 Varav fakt. Fr univ o högskolor På denna rad redovisas de budgeterade varor och tjänster som levereras av andra universitet/högskolor oavsett om det är fråga om en vara eller en tjänst tillkommer också inköp från Institutet för arbetsmarkn pol utv (191242) och Institutet för framtidsstudier (514001). Kärnverksamhetens driftskostnader utgör tillsammans med personalkostnader fördelningsbas för beräkning av de procentsatser som ska användas vid fördelning av stödverksamhetens kostnader. Fakturering från andra universitet ska inte ingå i denna bas. Därför är det viktigt att dessa kostnader särbudgeteras. Upprepa arbetsgången för samtliga projektgrupper. Tips & trix Här kan det vara till hjälp att dra in dimensionen Belopp för att få jämförelsesiffror från tidigare år. Se

46 Drift Stödverksamhet 4.2 Budgetering av driftskostnader inom stödverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Budgeteringen ska göras före varje stödfunktion. Öppna fliken Övr kostn o transf. Bild 29 Driftskostnader stödverksamhet Allmänt Tanken med denna flik är att det ska vara möjligt att detaljbudgetera de olika typerna av driftskostnader men det är också tillåtet att föra in de budgeterade kostnaderna som en klumpsumma på en och samma rad fördelad på de tre olika verksamheterna. Om kostnaderna budgeteras i klump ska budgetvärdena läggas in på den rad där de största kostnaderna förväntas. Allmänt gäller det här att överväga hur man vill kunna följa upp budget mot utfall samt hur väsentliga belopp det är fråga om. Lägg märke till att såväl externa som interna driftskostnader ska budgeteras här, de interna köpen ska alltså inte särbudgeteras. Budgeterade driftskostnader som avser inköp från andra universitet och högskolor ska däremot föras in på en särskild rad. Fliken är uppbyggd på samma sätt som för kärnverksamheten. Se beskrivning under 4.1. Skillnaden är att här ska den aktuella stödfunktionens kostnader fördelas i kronor mellan de tre verksamheterna; Grundutb, Uppdr-utb, Fo/Fu. Upprepa arbetsgången för samtliga stödfunktioner. Funktion Driftkostnader Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi-och personaladministration Infrastruktur- och service Kontorsmaterial, kopieringspapper, reprokostnader (undantaget avhandlingar och kompendier till GU), portokostnader, fast telefoni (ej telefonkonferenser), ITkostnader, hemsida, kaffe, frukt, dagstidning Bibliotek För vägledning om hur kostnader ska fördelas mellan olika funktioner se dokumentet Stöd eller kärn? som finns på ekonomiavdelningens hemsida 46

47 Avskrivningar Kärnverksamhet 5 Avskrivningar 5.1 Budgetering av avskrivningar inom kärnverksamheten Kostnaden för avskrivningar ska fördelas på projektgrupper. I de fall flera projektgrupper delar på en och samma anläggning kan man budgetera avskrivningarna på en gemensam projektgrupp. Arbetet består av två delar: först ska alla tillkommande anläggningstillgångar budgeteras, både tillkommande för 2013 och för 2014 därefter ska de beräknade avskrivningarna för redan befintliga anläggningstillgångar justeras inför budgetåret i de fall då t ex befintliga anläggningar flyttas till eller från projektgruppen. Definition av anläggningstillgång: inventarier/utrustning som har ett anskaffningsvärde på minst 20 tkr exkl moms och en ekonomisk livslängd på minst 3 år. Inventarier/utrustning som inte uppfyller de båda kriterierna ska budgeteras som driftskostnad. Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Öppna fliken Nya anläggningar. Bild 30 Nya anläggningar kärnverksamhet 1 Investering Fyll i en beskrivning av vad det är för typ av anläggningstillgång. 2 Investeringsbelopp Fyll i totalbeloppet. 3 Avskrivningstid Fyll i livslängd för anläggningen uttryckt i antal år. Drop-down-list med alternativen 3, 5,10 eller 20 år. 4 Anskaffningsmånad Fyll i planerad anskaffningsmånad för att veta från när avskrivningen ska börja. Drop-down list finns. Observera att det är ett måste att fylla i anskaffningsmånad, annars beräknas inte någon avskrivning. 5 Avskrivningsbelopp Beloppet beräknas automatiskt med ledning av inlagda uppgifter. Upprepa arbetet för varje prestation och projektgrupp. Observera att man måste välja prestation i kontexten. 47

48 Avskrivningar Kärnverksamhet Nästa steg är att öppna fliken Avskrivningar för att göra eventuella justeringar av redan befintliga anläggningar. Bild 31 Avskrivningar kärnverksamheten 1 Utfall år -1 Jämförelsevärde två år tillbaka. Informationen har lästs in från anläggningsregistret. 2 Utfall år 0 Jämförelsevärde ett år tillbaka. Informationen har lästs in från anläggningsregistret. 3 Beräknade avskrivningar, befintliga anl, budgetåret Avskrivningar på redan befintliga och bokförda anläggningar beräknas i anläggningsregistret och läses in i UUplus innan budgetarbetet börjar. Avskrivningsbeloppet avser den kostnad som blir fallet om inga förändringar av de befintliga anläggningarna kommer att göras. Prognosticerade avskrivningar finns på ekonomiavdelningens hemsida ar 4 Justering befintliga anl, budgetåret Detta är den enda rad som är skrivbar på denna flik. Fyll i de justeringar som eventuellt ska göras av redan befintliga anläggningar. T ex kan vissa anläggningar planeras bli avyttrade eller flyttade under året. Det kan också vara så att man vill lägga avskrivningar för flera projektgrupper på en gemensam projektgrupp när flera projektgrupper budgeteras samlat på en projektgrupp. De avskrivningar som bortfaller ska anges med minustecken. 5 Beräkn avskrivn tillkommande anl, budgetåret Beloppen på denna rad länkas hit från fliken Nya anläggningar. 6 Beräkn avskrivningar, totalt, budgetåret Här summeras de ovanstående posterna till ett totalbelopp för de olika prestationerna. 3 +/ = 6 Upprepa arbetet för samtliga projektgrupper. Tips & trix För att se vad som ingår i beloppet under rubriken Beräknade avskrivningar, befintliga anl, budgetåret så finns en lista på ekonomiavdelningens hemsida med alla anläggningstillgångar samt prognostiserade avskrivningar. 48

49 Avskrivningar Stödverksamhet 5.2 Budgetering av avskrivningar inom stödverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Budgeteringen ska göras för varje stödfunktion. Välj en stödfunktion och öppna fliken Nya anläggningar. Bild 32 Nya anläggningar stödverksamhet Arbetsgången är densamma som för kärnverksamheten. Se instruktion under 5.1. Öppna därefter fliken Avskrivningar för att göra ev. justeringar av redan befintliga anläggningar. Bild 33 Avskrivningar stödverksamhet 1 Utfall år -1 respektive Utfall år 0 Jämförelsevärde ett år respektive två år tillbaka. 2 Beräknade avskrivningar, befintliga anl, budgetåret Avskrivningar på redan befintliga och bokförda anläggningar beräknas av Raindance och läses in i UUplus innan budgetarbetet börjar. 3 Justering bef anl Detta är den enda rad som är skrivbar på denna flik. Fyll i de justeringar som eventuellt ska göras av redan befintliga anläggningar. T ex kan vissa anläggningar planeras bli avyttrade eller flyttade under året. De avskrivningar som bortfaller ska anges med minustecken. 4 Beräkn avskrivn tillkommande anl, budgetåret Beloppen på denna rad länkas hit från fliken Nya anläggningar. 5 Beräkn avskrivningar, totalt budgetåret Här summeras de ovanstående posterna till ett totalbelopp för de tre verksamheterna. 2 +/ = 5 49

50 Finansiella Upprepa arbetet för samtliga stödfunktioner. 6 Finansiella kostnader Allmänt De finansiella kostnaderna utgörs av den internränta som ekonomiavdelningen debiterar institutionen för negativt och positivt balanserat kapital samt för lån till anläggningstillgångar. För aktuell räntesats se budgetförutsättningar från ekonomiavdelningen. 6.1 Budgetering av finansiella kostnader inom kärnverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Budgetera för varje aktuell nod (t ex projektgrupp) och för varje prestation. Välj en projektgrupp och öppna fliken Övr kostn o transf. Bild 34 Finansiella kostnader kärnverksamhet Här budgeterar man projektgruppens del av institutionens finansiella kostnader. Tidigare års utfall kan vara vägledande men det är viktigt att ta hänsyn till den faktiskt planerade räntegrundande situationen. Kostnaden fördelas i kronor på prestationerna. Samla gärna räntan på en gemensam projektgrupp. Upprepa arbetsgången för samtliga projektgrupper. 6.2 Budgetering av finansiella kostnader inom stödverksamheten Kontrollera om de finansiella kostnaderna för stödverksamheten har uppgått till väsentliga belopp tidigare år, om så inte är fallet kan man avstå från att budgetera finansiella kostnader för stödverksamheten. 50

51 Gemensamma 7 Gemensamma kostnader 7.1 Allmänt De gemensamma kostnaderna (de indirekta kostnaderna) består av: Universitetsgemensamma kostnader (Nivå 1) Områdes-/fakultetsgemensamma och biblioteksgemensamma kostnader (Nivå 2) Institutionsgemensamma kostnader (Nivå 3) De två förstnämnda anges i Verksamhetsplanen och debiteras ut från centralt håll. Institutionsgemensamma kostnader är lika med kostnaderna för stödfunktionerna på institutionen. Dessa kostnader budgeteras för de sex olika stödfunktionerna och fördelas mellan de tre verksamheterna (utbildning, uppdragsutbildning och forskning) i applikationen Budgetering. UUplus har tre olika flikar som berör budgetarbetet av gemensamma (indirekta) kostnader: 1. I applikationen Administration institution får man en specifikation av beräkningen av procentsatserna som gäller för institutionen. 2. I applikationen Budgetering har alla projektgrupper inom kärnverksamheten varsin flik där man ser hur stora de indirekta kostnaderna blir för den specifika projektgruppen baserat på de budgetvärden som finns inlagda. 3. I applikationen Budgetering inom stödverksamheten i budgeteringsnoden stödfunktion Övrigt finns det en flik där man ser hur stora de indirekta kostnaderna är totalt sett för institutionen. I fliken finns uppgifter om institutionens gemensamma kostnader nivå 1 och nivå 2 samt summan av alla indirekta kostnader som har utdebiterats till kärnverksamheten. Adm inst Fördelnproc indirekta kostnader Budge tering Indirekta kostnader SV Indirekta kostnader 7.2 Institutionens procentsatser för pålägg Huvudsyftet med fliken Fördelningsproc indirekta kostnader är att sammanställa information för att sen beräkna institutionens procentsatser för fördelning av indirekta kostnader. Procentsatserna för fördelning av gemensamma kostnader beräknas enligt formeln: Indirekta kostnader Fördelningsbas I Uppsala universitets fall: 51

52 Gemensamma Stödkostnader nivå 1, nivå 2, nivå 3 Personalkostnader och driftkostnader i kärnverksamheten Exempel beräkning av utbildningens Stödkostnader nivå 1, nivå 2, nivå 3 Personalkostnader och driftkostnader i kärnverksamheten = Beräknat procentpåslag, budgetåret %-sats Bild 35 Fördelningsprocent indirekta kostnader 52

53 Gemensamma 1 Nivå 1 och 2 I verksamhetsplanen finns de av konsistoriet beslutade universitets-områdes/fakultets- och biblioteksgemensamma beloppen och dessa läses in i systemet när de har fastställts, senast 18 november. För vissa organisationsenheter bestäms inte de gemensamma kostnaderna i universitetets VP utan i särskild ordning. Dessa organisationsenheter fyller själva i de universitetsgemensamma kostnaderna på rad två i fliken. 2 Nivå 3 De institutionsgemensamma kostnaderna länkas hit från applikationen Budgetering och utgör en summering av alla olika kostnadsslag för de fem stödfunktionerna. De länkas hit varje natt men kan uppdateras med systemlänkarna A6. Observera att det är en systemlänk per stödfunktion. Summa stödkostnader länkas hit oberoende av delsummorna med systemlänk A1. Observera att det innebär att raden Summa inst gem. Nivå 3 tekniskt inte summerar de ovanstående raderna utan det är en summa som har länkas hit. När alla länkar är körda ska dock summan av raderna vara densamma som totalbeloppet. 3 Summa indirekta kostnader, budgetåret Här summeras de indirekta kostnaderna för de tre nivåerna fördelat på de tre olika verksamheterna. 4 Fördelningsbas Här visas den s k fördelningsbasen för de tre verksamheterna. Denna information är en sammanställning av institutionens budgeterade personalkostnader, driftskostnader samt stipendier Inom forskningen. Informationen länkas hit från de budgetvärden som har lagts in i applikationen Budgetering men kan uppdateras med systemlänk A3. 5 Ev. justering Vissa driftskostnader ska inte vara med i fördelningsbasen (plattformar enligt rektors beslut, vissa konferenser och internfakturerade direkta kostnader inom universitetet för den säljande institutionen). Dessa kostnader ska justeras i respektive projektgrupp inom kärnverksamheten. Justeringarna länkas sedan till denna rad med länk A8. 6 Beräknat procentpåslag, budgetåret Institutionens budgeterade påläggsprocent för budgetåret för de tre verksamheterna. Procentsatsen är lika med Summa indirekta kostnader, budgetåret dividerat med Summa fördelningsbas och beräknas av systemet med ledning av de uppgifter som finns inlagda i UUplus. 7 Procentpåslag i budget och Raindance Innan budgetårets procentsats fastställs ska dock tidigare års procentpåslag och ackumulerade över- /underskott noggrant analyseras. Procentsatsen fastställs därefter i samråd med ekonomiavdelningen och vetenskapsområdena - för att bli stabil och motstå svängningar mellan åren. Detta fält är skrivbart. Under budgetarbetets gång kan det vara bra att ange en preliminär procentsiffra för att t ex se hur stora de indirekta kostnaderna kommer att bli för olika projektgrupper. Därför kan man här lägga in just en preliminär procentsats (t ex föregående års faktiska %-sats). Värdet i dessa tre fält är länkade till fliken Indirekta kostnader i kärnverksamheten i applikationen Budgetering. De slutgiltiga procentsatserna måste fyllas i för att budgeten ska bli färdig. 8 Budgetårets påslag per nivå De procentsatser som specificeras här summeras på raden Summa påslag budgetåret (som identisk med procentsatsen på raden Beräknat procentpåslag, budgetåret). Procentsatserna visar hur stor del av Beräknat procentpåslag, budgetåret som kommer från de tre olika nivåerna (universitetsgemensamt, fakultetsgemensamt och institutionsgemensamt). 9 Beräkning av utdeb indirekta kostn., inst.budget 53

54 Detta belopp berättar hur stor utdebiteringen av institutionens stödkostnader är. Samma belopp länkas sen till applikationen Budgetering, noden SV och fliken Övrigt. Om budgetvärden har förändrats i applikationen Budgetering måste systemlänkarna köras för att beräkningarna i denna flik ska bli korrekta. De förändrade beloppen länkas alltid till fliken under natten. 7.3 Institutionens indirekta kostnader Institutionens totala indirekta kostnader kan överblickas i applikationen Budgetering. Välj noden SV och välj stödfunktionen Övrigt. Öppna fliken SV indirekta kostnader. Denna flik är en ren rapport. Ingen inmatning ska ske. Gemensamma Bild 36 SV Indirekta kostnader Denna flik finns bara i denna budgeteringsnod, alltså inte i de andra fem stödfunktionerna. Kör systemlänk B6 för att uppdatera värdena i denna flik. 1 De tre översta raderna Universitets-, fakultets- och biblioteksgemensamma kostnader läses in i UUplus innan budgetarbetet börjar. Fördelningen mellan de tre verksamheterna är redan bestämd. 2 Beräkning av utdeb indirekta kostn, inst. Budget Beloppet här länkas hit med systemlänk B 6 från applikationen Administration institution och fliken Fördelnproc Indirekta kostnader. Beloppet kommer från den sista raden i den nämnda fliken. Beloppet berättar hur stora de utdebiterade stödkostnaderna blir med rådande budgetförutsättningar och vald procentsats (visas med negativt tecken för att eliminera utdebiterade indirekta kostnader i kärnverksamheten när hela institutionens budget summeras). 3 SUMMA Raden visar institutionens universitets-, omr/fak-gemensamma och biblioteksgemensamma kostnader(institutionens gemensamma kostnader nivå 1 och 2) minus den av institutionen utdebiterade interna kostnader (obs. kreditposten). Med andra ord så visar raden beloppen som ska täcka de budgeterade institutionsgemensamma kostnaderna. 54

55 Gemensamma 7.4 Projektgruppens del av institutionens indirekta kostnader De indirekta kostnaderna för varje projektgrupp kan överblickas i applikationen Budgetering. Välj aktuell nod (t ex projektgrupp) och öppna fliken Indirekta kostnader. Bild 37 Indirekta kostnader per projektgrupp Kör systemlänk B2 för att uppdatera procentsatserna i denna flik. 1 Budgeterat påslag Dessa procentsatser länkas hit från applikationen Administration institution, fliken Fördelnproc Indirekta kostnader. Procentsatsen är densamma som under rubriken Procentpåslag i budget och Raindance. Procentsatsen uppdateras varje natt men kan också uppdateras med systemlänk B2. 2 Beräknade indirekta kostnader Detta belopp är påslaget ovan multiplicerat med fördelningsbasen nedan. Beloppet visar hur stor den gemensamma kostnaden beräknas bli för den aktuella projektgruppen. 3 Fördelningsbas Här visas summa fördelningsbas för den aktuella projektgruppen. Summan specificeras sen för de olika kostnadsslag som utgör fördelningsbasen (personalkostnader, drift och stipendier) fördelat på de olika prestationerna. Beloppen länkas hit från de berörda flikarna för den aktuella projektgruppen. 4 Justering Detta är det enda skrivbara fältet på den här fliken. Systemet summerar alla kostnader i fördelningsbasen, men vissa kostnader ska inte inkluderas i fördelningsbasen: - plattformar enligt rektorsbeslut - vissa konferenser - internfakturerade direkta kostnader för den säljande institutionen Här kan man då justera bort dessa kostnader genom att skriva in beloppet som ett minustal i relevant kolumn. Observera att det inte går att lägga till kostnader här. Justeringarna länkas med länk A8 till raden Ev. justering på fliken Fördelnproc Indirekta kostnader i applikationen Administration institution. 55

56 Stipendier och transfereringar 8 Stipendier och transfereringar 8.1 Allmänt Stipendier räknas som en typ av transferering vilket betyder att den inte påverkar institutionens resultat. Totalbeloppet från denna flik länkas till fliken Övr kostnr o transf där det ingår i sammanställningen under rubriken Transfereringar. Transfereringar är en samlingsrubrik för utbetalningar som inte betraktas som kostnader i institutionens verksamhet. Transfereringar består av: Stipendier: Medel som finansieras av lärare, forskare eller studenter Övriga transfereringar: Medel som överförs till annan organisation. Exempelvis kan institutionen samordna (vara koordinator för) ett större projekt där flera andra lärosäten genomför viss del av forskningen. För att finansiera denna forskning så överförs medel från Uppsala universitet till annat lärosäte. 8.2 Stipendier inom kärnverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Välj en projektgrupp och öppna fliken Stipendier. Bild 38 Stipendier 1 Namn Här fyller man antingen i namnet på en enskild person eller på en grupp av personer. 2 Prestation Prestation väljs i drop-down listen. Detta fält är obligatoriskt. 3 Belopp Fyll i stipendiets belopp. Detta fält är obligatoriskt. 4 Antal Fyll i antal stipendier. Detta fält är obligatoriskt. 56

57 Totalbeloppet länkas till fliken Övr kostn och transf. Stipendier och transfereringar 8.3 Transfereringar inom kärnverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Budgeteringen ska göras för varje nod (t ex projektgrupp). Välj en projektgrupp och öppna fliken Övr kostn o transf. Bild 39 Transfereringar 1 Medel f statsbudg finans Beloppet här länkas hit från fliken Statsanslag och utgör totalsumman av beloppen i kolumnerna Till transf. 2 Övr medel f finans av bidrag Beloppet här länkas hit från fliken Bidrag och utgör totalsumman av beloppen i kolumnen Till transf. 3 Stipendier Beloppet här länkas från fliken Stipendier och utgör totalsumman av den flikens belopp 4 Övriga lämnade bidrag Detta är det enda skrivbara fältet under rubriken Transfereringar. Här fyller man i de medel som ska överföras till annan organisation (transfereras). Beloppet ska skrivas in med negativt tecken. 5 Summa transfereringar Här ska summan alltid bli noll. Tips & trix Kontrollera att summa transfereringar är noll genom att ta ut rapporten Sammanställning per prestation eller titta på fliken Sammanställning. Det kommer upp en varning om man har sparat belopp med positivt tecken på raden Övriga lämnade bidrag. 57

58 GU FO 9 Intäkter av anslag 9.1 Allmänt om anslag Arbetsgången börjar i applikationen Fördelning Statsanslag. Arbetet i denna applikation är en förberedelse för själva budgetarbetet. Arbetet går ut på att fördela det tilldelade anslaget på olika projekt. Observera att de medel som fördelas i denna applikation enbart avser de som är beslutade i verksamhetsplanen. Eventuella tilldelningar utanför VP behandlas i applikationen Budgetering. Så här fungerar processen i stora drag: Institutioner TekNat 1. MedFarm Konsistoriet Fak för Utbildnvetsk Hist/Fil fak Hum-Sam Samhällsvet fak Juridisk fak Språkvet. fak Teol fak 1. Konsistoriet fattar beslut om hur uppdraget och anslaget universitetet har fått i regleringsbrevet ska fördelas mellan de tre vetenskapsområdena. 2. Konsistoriet lägger in dessa belopp i applikationen Verksamhetsplanering (VP-modulen) och skickar dessa belopp vidare till vetenskapsområdena. 3. Verksamhetsområdena Tek-Nat och Med-farm fördelar vidare direkt till institutionerna. Verksamhetsområde Hum-Sam fördelar till fakulteterna som i sin tur fördelar uppdrag och anslag vidare till institutionerna. 4. Institutionerna fördelar anslagen till olika projekt (forskningsprojekt, program, linjer och kurser). 58

59 5. Vid årets slut görs en avstämning av hur många HST/HPR som har producerats. Då bestäms den slutliga intäkten för utbildningen och de institutioner som inte har nått sitt utbildningsuppdrag kan få återbetala en del av GU-anslaget. Den intäkt som ska budgeteras är därför att betrakta som preliminär och ska spegla det man verkligen tror sig kunna uppnå under budgetåret. GU FO All tilldelning av statsanslag görs i applikationen Verksamhetsplanering (VP-modulen). Normalt får en institution sitt anslag från den fakulteten/vetenskapsområde man tillhör men vissa institutioner får pengar från flera olika fakulteter och ibland också direkt från konsistoriet: Konsistoriet Fak för Utbildnvetsk Institution Hum-Sam Samhällsvet fak Institutionen kommer bara att se ett totalbelopp för de anslag som har fördelats på olika konton. och för att man ska kunna överblicka de anslag man har fått finns rapporten Statsanslag fr VPmodulen. Där kan man per organisationsenhet se hur mycket pengar som har tilldelats institutionen från de olika nivåerna, se avsnitt

60 GU 9.2 Budgetering av statsanslag utbildning Statsanslag GU Gå in i applikationen Fördelning Statsanslag. Öppna fliken Fördelning statsanslag GU. Denna flik innehåller information om institutionens totala statsanslag för finansiering av utbildning på grund- och avancerad nivå enligt fakultetens verksamhetsplan. Bild 40 GU-anslag 1 Första kolumnen I denna kolumn finns alla institutionens projekt. Informationen hämtas från Raindance. Om man vill lägga till eller redigera projekt måste det först läggas upp i Raindance enligt normal rutin. Överläsning till UUplus sker över natten. 2 Statsanslag/Omfördelat kapital Här visas tilldelat statsanslag i sin helhet i en klumpsumma per konto. I denna flik ska statsanslaget fördelas på institutionens projekt. Beloppet kan bara fördelas inom samma kolumn (d v s konto). Verksam hetsplanering Fördelning Statsanslag Fördeln statsanslag GU 3 Fördelat statsanslag/omfördelat kapital Denna rad berättar hur mycket av anslaget som har fördelats på raderna (d v s projekten) nedan. 4 Differens Denna rad berättar hur mycket som återstår att fördela alternativt hur mycket som har överfördelats. Fördelningen är slutförd när differensen visar 0 för respektive konto. 5 Grundutbildningsanslag Här summeras alla intäktskonton per projekt. Kolumnen är inte skrivbar. 60

61 6 Övriga anslag I denna kolumn summeras fördelningen av kontona 3088 och GU Raderna De belopp som budgeteras på de olika projekten kommer också att utgöra underlag för bokföring av anslag under det kommande året. Beloppet exporteras till Raindance som sen kommer att bokföra 1/12 varje månad. Observera att den radtext som syns vid bokföringen i Raindance är den cellkommentar som görs i anslutning till beloppet (se 1.8.4). Det är de första 30 tecknen i kommentaren som kommer upp som radtext i Raindance. Det är av yttersta vikt att hela anslaget har fördelats. Dels för att budgeten ska bli rättvisande och dels för att det är budgeten som är underlag för bokföringen av anslag. Kontrollera därför noggrant att Differens-raden är lika med 0. Om man stänger med differens kommer en varningsruta upp som information. Det går att klicka förbi denna och stänga med differens, men varningen kommer att komma varje gång man sparar ända till dess differensen är åtgärdad. Om det tilldelade anslaget enligt VP:n behöver justeras i någon riktning ska det göras i applikationen Budgetering, se Ändringar av fördelningen under löpande budgetår mailas till anslag@uadm.uu.se. Tips & trix 1. Bättre vy Eftersom det kan vara många konton som saknar värden kan det ge en bättre överblick om man här nollundertrycker tomma kolumner genom att välja denna snabbknapp på menyn. (Se 1.8.3). 2. Avstämning mot VP Ta ut rapport Statsanslag från VP-modulen och stäm av så att beloppen är desamma. Här ser man även kommentarer till registreringar i VP-modulen 3. Varning Differensen ska vara noll vid avslutad fördelning. Om man sparar med differens kommer en varning upp. Det går dock att spara ändå men rekommendationen är att fördela ut allt utan differens 4. Justeringar Justeringar av statsanslag görs i fliken Statsanslag i Budgetering. I fliken Fördelning statsanslag stöd finns det möjlighet att fördela statsanslag inom prestationerna 410 Univ förvaltn o gem funktioner (Stödfunk i UUplus budget) och 510 Universitetsövergripande (UU-övergr i UUplus budget). I likhet med övriga flikar ska tilldelat statsanslag fördelas på projekt. Fliken är tillgänglig för organisationsenheter inom följande delar av universitetet. 61

62 Universitetsbiblioteket Universitetsförvaltningen Intendenturområden FO 9.3 Budgetering av statsanslag till forskning Statsanslag FO Gå in i applikationen Fördelning statsanslag. Öppna fliken Fördelning statsanslag FO. Denna flik innehåller information om institutionens totala statsanslag till forskningen enligt fakultetens beslut om verksamhetsplan. Bild 41 FO-anslag 1 Första kolumnen I denna kolumn finns alla institutionens projekt som hör till prestationen FO/FU. Informationen hämtas från Raindance. Om man vill lägga till eller redigera projekt måste det först göras i Raindance. 2 Fördelat statsanslag/omfördelat kapital Denna rad berättar hur mycket av statsanslaget som har fördelats på raderna (d v s projekten) nedan. 3 Statsanslag/Omfördelat kapital Här syns FO-anslaget i sin helhet i en klumpsumma per konto. Uppgiften i fliken går ut på att fördela detta totalbelopp på institutionens projekt. Beloppet kan bara fördelas inom samma kolumn (d v s konto). Observera speciellt projektet medfinansiering. Här ska den del av FO-anslaget som ska användas till medfinansiering fyllas i i sin helhet för att sen i fliken Statsanslag medfinansiering fördelas ut (se nedan). 4 Differens Denna rad berättar hur mycket som återstår att fördela alternativt hur mycket som har överfördelats. Fördelningen är slutförd när differensen visar 0 för respektive konto. 5 Övriga anslag Denna kolumn summerar kontokolumnen

63 Arbetet i fliken är färdigt när Differens-raden är lika med 0. FO Tips & trix Se Tips & trix för GU Medfinansiering Medfinansiering är ett begrepp som har att göra med forskningsfinansiering. I det fall en bidragsgivare inte bidrar fullt ut till de indirekta kostnaderna och lokaltjänstkostnaderna finns det vissa möjligheter att använda en del av forskningsanslaget för just medfinansiering. När institutionen budgeterar så är det förstås ett viktigt beslut att avgöra dels hur stor del av anslaget som ska vara tillgängligt för medfinansiering dels vilka projekt som ska få del av den. Medfinansieringen budgeteras i applikationen Fördelning statsanslag. I fliken Fördelning Statsanslag FO avgörs hur stor del av anslaget som ska användas till medfinansiering (se 8.3), på fliken Medfinansiering fördelas sen beloppet på olika forskningsprojekt: De belopp som har fyllts i på raden Medfinansiering i fliken Fördeln Statsanslag FO. Bild 42 Medfinansiering 1 dyker upp som ingående värden på fliken Statsanslag medfinansiering 63

64 Bild 43 Medfinansiering 2 FO Öppna fliken Statsanslag medfinansiering. Bild 44 Medfinansiering 3 1 Kolumn 1 I denna kolumn finns alla institutionens projekt som hör till prestationen. Informationen hämtas från Raindance. Om man vill lägga till eller redigera projekt måste det först ske i Raindance. 2 Statsanslag/Omfördelat kapital Beloppen på denna rad länkas hit från flikarna Fördelning statsanslag GU och Fördelning statsanslag FO. Uppgiften i fliken går ut på att fördela dessa två totalbelopp på de bidragsprojekt som ska medfinansieras med statsanslag. Beloppet kan bara fördelas inom samma kolumn (d v s konto). Det rekommenderas att man upprättar en projektbudget för bidragsprojekten före detta steg. 3 Fördelat statsanslag/omfördelat kapital Beloppet här berättar hur mycket av totalbeloppet som har fördelats ut på bidragsprojekten nedan. 4 Differens Beloppet berättar hur mycket som ej har fördelats alternativt överfördelats. Arbetet i fliken är färdigt när Differens-raden är lika med Justering av FO-anslag När fördelningen av FO-anslaget är slutförd är nästa steg att gå in i applikationen Budgetering och öppna fliken Statsanslag. (Se 9.3.5). Tips & trix 1. Bättre vy Eftersom det kan vara många konton som saknar värden kan det ge en bättre överblick om man här nollundertrycker tomma kolumner genom att välja denna snabbknapp på menyn. (Se 1.8.3) Avstämning mot VP Ta ut rapport Statsanslag från VP-modulen och stäm av så att beloppen är desamma. Här

65 GU FO Omfördelat kapital GU och FO Nästa steg är att fördela eventuellt omfördelat kapital. Utöver statsanslag enligt fakultetens VP kan institutionen även få del av omfördelat kapital. Det handlar då om överskott från tidigare år som har sparats på fakulteten. Om institutionen får del av omfördelat kapital syns det i fliken Omfördelat kapital. Obs! Fliken gäller både för GU och FO. Bild 45 Omfördelat kapital 1 Kolumn 1 Här listas institutionens samtliga projekt. Informationen hämtas från Raindance. Denna kolumn är inte skrivbar. 2 Statsanslag/Omfördelat kapital Beloppet här visar om och i så fall hur mycket omfördelat kapital som institutionen har fått sig tilldelat enligt verksamhetsplanen. Beloppet har lagts in av fakulteten i applikationen Verksamhetsplanering. Beloppet ska fördelas ut på projekten i vänsterkolumnen. 3 Fördelat statsanslag/omfördelat kapital Beloppet här berättar hur mycket av totalbeloppet som har fördelats. 4 Differens Beloppet berättar hur mycket som ej har fördelats alternativt överfördelats. Arbetet i fliken är färdigt när Differens-raden är lika med 0. Tips & trix 1. Bättre vy Eftersom det kan vara många konton som saknar värden kan det ge en bättre överblick om man här nollundertrycker tomma kolumner genom att välja denna snabbknapp på menyn (Se 1.8.3). 2. Avstämning mot VP Ta ut rapport Statsanslag från VP-modulen och stäm av så att beloppen är desamma. Här ser man även kommentarer till registreringar i VP-modulen 65

66 GU FO Justering av GU- och FO-anslag När fördelningen av anslag och omfördelat kapital är färdig är nästa steg att gå in i applikationen Budgetering och öppna fliken Statsanslag. Allmänt Informationen från applikationen Fördelning Statsanslag länkas till fliken Statsanslag i Budgetering vid de nattliga körningarna. Informationen kan inte länkas med systemlänk. Det innebär att man alltid måste vänta till nästa dag för att se eventuella förändringar i fliken Statsanslag. Fördelning Statsanslag A2 Budge tering Statsanslag Budge tering Fördelningen på projekt har redan gjorts i applikationen Statsanslag och finns redan fördelade i fliken Statsanslag i applikationen Budgetering. I denna flik ska man göra eventuella justeringar till det tilldelade beloppet. Det kan vara så att inga justeringar behöver göras och då är budgeteringen av statsanslag till GU färdig. Det kan bli aktuellt med justeringar om man har fått ytterligare anslag genom särskilt beslut (d v s beslut utanför verksamhetsplanen). Det kan också vara så att man bedömer att man inte kommer att klara av utbildningsuppdraget och därför riskerar att få återbetala delar av anslaget. Det kan också vara fråga om att delar av anslaget ska transfereras. Fliken är gemensam för GU och FO. Bild 46 Statsanslag 1 Kolumn 1 Här listas institutionens samtliga intäktskonton. Informationen om konton hämtas från Raindance. Denna kolumn är inte skrivbar. 66

67 2 Anslag VP Grundutb och Fo/Fu Beloppen i dessa kolumner länkas hit från den fördelning som har gjorts i applikationen Fördelning Statsanslag. Det innebär att fördelningen måste göras klar där innan man kan gå vidare i denna flik. GU FO 3 Anslag VP Bidr-fo (medfinansiering) I denna kolumn får det endast finnas anslag för medfinansiering. Beloppen i dessa kolumner länkas hit från den fördelning som har gjorts i Fördelning Statsanslag. Det innebär att fördelningen måste göras klar där innan man kan gå vidare i denna flik. 4 Justering Fyll i de eventuella justeringar som ska göras för projektgruppen. En ökning kan bero på att institutionen har tilldelats pengar utanför VP. En ökning ska fyllas i med positivt tecken. En minskning kan t ex bero på att man inte räknar med att klara av uppdraget. Minskningar ska uttryckas med negativt tecken (minus). Eftersom arbetet med att fördela statsanslagen i applikationen VP-modul kommer att avslutas efter att budgeteringen har öppnat, kan man fram till dess att statsanslagen är klara i VP-modulen registrera värden i klump i dessa kolumner. 5 Till transf Fyll i belopp för eventuella transfereringar som ska fördelas vidare från projektgruppen. Observera att transfereringar ska fyllas i med positiva belopp. Tips & trix För att få en mer överskådlig vy kan man dra in dimensionen prestation från kolumnen till kontexten. Det innebär att man budgeterar en prestation i taget. Bild 47 Statsanslag ny dimension 67

68 Bidrag 10 Intäkter av bidrag 10.1 Budgetering av bidragsintäkter Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Välj en projektgrupp och öppna fliken Bidrag. Prestationer Två lager: Befintliga projekt Övriga projekt Bild 48 Bidragsintäkter Budgetering av bidragsfinansierade projekt består av två delar; budgetering av befintliga projekt och budgetering av nya projekt: Befintliga projekt Arbetet i detta lager går ut på att avgöra hur stor del av befintliga projekt som ska genomföras under budgetåret. Eftersom alla befintliga projekt har registrerats dels i KDB, dels i Raindance hämtas information om befintliga projekt från dessa system: KDB Raindance Budgetering Bidrag Kolumnerna 1-6 innehåller ren information som kan vara till hjälp vid budgeterandet men har ingen vidare koppling till budgeten, det är bara kolumnerna 7-8 som innehåller budgetsiffror. 1 Projektnr och Benämning 68

69 Bidrag I denna kolumn visas samtliga institutionens befintliga bidragsprojekt som finns i KDB med kontraktsbelopp och/eller som har utfall i Raindance. Informationen läses in från dessa system. Kolumnen är inte skrivbar. 2 IB Bal kap I denna kolumn framgår det om det finns ett balanserat resultat på projektet. 3 Kontraktsbelopp Om projektet är inlagt i KDB visas beloppet här. Observera att beloppet kan avse delar av kontraktsbeloppet eftersom KDB inte innehåller kontrakt som ingicks innan KDB infördes. Kontrakt som är i utländsk valuta omräknas till den växelkurs som gällde vid inläsning till UUplus. Det medför att kontraktsbeloppen kan skilja sig åt mellan UUplus och KDB. Kolumnen är inte skrivbar. 4 Bokf intäkter tid år Här visas de intäkter som har bokförts fr o m Oavskr anl tillg Här visas det restvärde som eventuellt finns på anläggningstillgångar i projektet. 6 Kvar att disp. av kontraktet I denna kolumn beräknar systemet hur mycket medel som finns kvar att förbruka, d v s hur stor intäkt som återstår att realisera, enligt formeln: Kontraktsbelopp Bokförda intäkter tid år Oavskr anl tillg Observera att beloppet är beroende av vilken information som finns inlagd i KDB. Se punkt 3 ovan. 7 Årets budg intäkter Här fyller man helt enkelt i det belopp som motsvarar planerad intäkt. Detta belopp är i de flesta fall lika med summan av de kostnader som har budgeterats för projektet. Observera att i de fall projektet ska få medfinansiering med FO-anslag så ska intäkten här bara avse den del som finansieras med bidrag. 8 Till transf Om det är fråga om bidrag som ska transfereras så fyller man i det beloppet här. Transfereringar fylls i med positivt tecken. 9 Summa I denna kolumn summeras beloppen Årets budg intäkter och Till transf 10 Kvar vid årets slut Systemet beräknar, med ledning av inmatade värden i de tidigare kolumnerna, hur mycket som planeras finnas kvar att förbruka vid budgetårets slut enligt formeln: Kvar att disp av kontraktet - Summa 11 Slutdatum Här visas eventuellt slutdatum som är inlagt i KDB Övriga projekt (nya projekt) Detta lager ser precis ut som det för befintliga projekt med den skillnaden att alla kolumner är tomma. Här ska man fylla i alla uppgifter man behöver om de projekt som planeras att generera intäkter eller finansiering av transfereringar under budgetåret. Se beskrivning av kolumnerna under Observera att man måste vara uppmärksam både på vilken projektgrupp och vilken prestation man arbetar med. 69

70 Bidrag Tips & trix 1. Intäktsbegrepp Tänk på att intäkten definieras som värdet på genomförda projekt och värderas genom att se hur stora kostnader som planeras läggas ned i projektet. För att kunna budgetera intäkterna behöver man alltså först ha gjort kostnadsbudgetar för alla projekt. Det är alltså inte summa erhållna bidrag som ska budgeteras. Exempel Bidrag på 3 mkr kommer att erhållas från Vetenskapsrådet. Kalkyl för 2013 Personalkostnad 600 Lokaler 100 Intäkten blir i Drift 200 exemplet 1450 för Avskrivningar Gemensamma kostnader 500 Total kostnad Använd gärna nollundertryckning för att få en mer överskådlig vy. 3. Dra dimension projekt som första objekt på rad för att få både befintliga och övriga projekt på samma sida. Bild 49 Bidragsintäkter ny dimension Observera att alla projekt i projektgruppen i första hand ska budgeteras var för sig men att det finns möjlighet att budgetera bidragsprojekten som en klumpsumma. 70

71 Summering av budgeterade bidragsintäkter Arbetet med budgetering av bidragsintäkter kan överblickas i fliken Sum avgifter och bidrag Avgifter Bild 50 Sum avgifter och bidrag I exemplet ser man summeringsnoden 666KV, dvs hela kärnverksamheten. 11 Budgetering av avgiftsintäkter 11.1 Allmänt om avgifter Avgiftsintäkter är samlingsrubriken för: Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Beställd utbildning 4 avgifter (t ex publikationer, böcker, informationsmaterial, konferenser, kurser) Med 4 avgifter avses mindre avgifter som universitetet får ta ut med stöd av 4 i Avgiftsförordningen. Dessa avgifter skall vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med mindre omfattning avses ett belopp som är maximalt fem procent av verksamhetens totala kostnader. Museiverksamhet, entréer Uthyrning av lokaler Avgiftsfinansierade utomeuropeiska studenter Internfakturering till andra institutioner 11.2 Avgiftsintäkter Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Välj en projektgrupp och öppna fliken Avgifter. 71

72 Bild 51 Avgiftsintäkter Befintliga projekt Arbetet i detta lager går ut på att avgöra hur stora intäkterna kommer att bli under budgetåret i redan kända och registrerade uppdragsprojekt. De projekt som finns inlagda antingen i KDB eller om det finns utfall i Raindance kommer att visas här. Observera att alla projekt i projektgruppen i första hand ska budgeteras var för sig men att det finns möjlighet att budgetera avgiftsprojekten som en klumpsumma Övriga projekt Detta lager ser precis ut som det för befintliga projekt med den skillnaden att alla kolumner är tomma. Här kan man fylla i uppgifter om de uppdragsprojekt som planeras att generera intäkter eller finansiering av transfereringar under budgetåret. Det finns möjlighet att budgetera alla projekt summerat som en klumpsumma. Här budgeteras också intäkter från försäljning av varor och tjänster enligt 4 Avgiftsförordningen samt intern försäljning. Kolumnerna fylls i i den mån det är relevant. Intäktskolumnen måste dock alltid fyllas i Summering av budgeterade avgiftsintäkter Arbetet med budgetering av avgiftsintäkter kan överblickas i fliken Sum avgifter och bidrag. Fliken är gemensam för budgeterade bidrags- och avgiftsintäkter. Se beskrivning av fliken under Avgifter Gemensamma och finansiella 12 Budgetering av gemensamma och finansiella intäkter 12.1 Gemensamma intäkt I den mån det är aktuellt med gemensamma intäkter ska dessa budgeteras per prestation fördelat på raderna nedan. Här budgeteras även vidarefördelning av gemensamma intäkter. Vidarefördelningen budgeteras på särskilda rader med negativt tecken. När det gäller internhandel finns det en del verksamheter som har undantagits från huvudregeln som säger att den säljande institutionen enbart ska fakturera för direkta kostnader. Det gäller teknikplattformar och liknande verksamheter som alltså ska inkludera både direkta och indirekta kostnader i priset som man fakturerar internt. Den del av fakturans intäkt som motsvarar de indirekta kostnaderna ska särbudgeteras på indikerad rad 72

73 nedan. Bild 52 a Gemensamma intäkter kärnverksamheten Jämförelsetal från tidigare år är tillgängliga och kan vara vägledande. Gemensamma och finansiella 12.2 Finansiella intäkter Allmänt De finansiella intäkterna utgörs av den internränta som ekonomiavdelningen krediterar institutionen. För aktuell räntesats se budgetförutsättningar från ekonomiavdelningen. Man får bland annat ränta på överskott (balanserat kapital). De finansiella intäkterna budgeteras genom att utgå ifrån förra årets ränteintäkter och justera för planerad förändring av balanserat kapital, investering i anläggningstillgångar och räntesats. Budgetering av finansiella intäkter inom kärnverksamheten Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Budgeteringen ska göras före varje nod (t ex projektgrupp) och för varje prestation. Välj en projektgrupp och öppna fliken Gem o finansiella intäkter. 73

74 Bild 52 b Gemensamma och finansiella intäkter stödverksamheten Här budgeterar man projektgruppens del av institutionens finansiella intäkter. Tidigare års utfall kan vara vägledande men det är viktigt att ta hänsyn till den faktiskt planerade räntegrundande situationen. Intäkten fördelas i kronor på prestationerna. Upprepa arbetsgången för samtliga projektgrupper. Balansräkning Tips & trix Här kan det vara till hjälp att se föregående års utfall. Dra in den dimension i kontexten som heter belopp så att de två föregående årens utfall visar sig i kolumner. 13 Balansräkning Utöver budgetering av intäkter och kostnader ska budgeten också kompletteras med uppgifter om hur det balanserade kapitalet förväntas påverkas under budgetåret. 74

75 Bild 53 Balansräkning 13.1 IB balanserat kapital 2014 Här beräknas IB balanserat kapital år 2014 på femte raden i fliken med hjälp av den information som finns på de fyra första raderna. 1 IB år 2013, Omfördelat kapital år 2013, Kapitalförändring år Beloppen här har lästs in från Raindance. 2 Justering kapitalförändring år 2013 Denna rad är skrivbar. Här finns det möjlighet att justera kapitalförändringen (dvs resultatet). För att få en rättvisande ingående balans till 2014 är det viktigt att lägga in ett prognosticerat resultat på denna rad. Justering kan även göras t ex göras när verksamheter tillkommit eller fallit bort från projektgruppen (noden). Justeringen kan vara både positiv och negativ beroende på om det är fråga om ett över- eller underskott. Här justeras även kapitalförändringen om flera projektgrupper budgeteras i klump på en av projektgrupperna. 3 Beräknad IB år 2014 IB år 2014 beräknas enligt formeln Ib år Omfördelat kapital år Kapitalförändring år Justering kapitalförändring år Omfördelat kapital (fr applikationen Statsanslag) Omfördelat kapital (enligt beslut i Verksamhetsplanen) länkas hit från applikationen Fördelning statsanslag. 5 Omfördelat kapital justering Denna rad är skrivbar. Här kan det omfördelade kapitalet justeras. Till exempel kan det omfördelade kapitalet justeras om flera projektgrupper budgeteras i klump på en av projektgrupperna. 6 Omfördelat kapital totalt Omfördelat kapital totalt under budgetåret beräknas utifrån formeln Omfördelat kapital (fr applikationen statsanslag) + Omfördelat kapital justering Sammanställning 14 Sammanställning Arbetsgången börjar i applikationen Budgetering. Välj en projektgrupp eller hela KV/SV och öppna fliken Sammanställning. 75

76 Bild 54 Sammanställning Rapporter 15 Rapporter och utskrifter 76

77 15.1 Rapporter På startsidan i UUplus finns en lista med budgetrapporter att användas för avstämning och presentation av budgeten. Bild 55 Rapportmeny Anställningar, Uppdragstillägg, Utbildningsbidrag, Stipendier Rapporten visar hur varje person är budgeterad i fliken Löner i applikationen Budgetering. Rapporten kan användas för att får en övergripande bild av hur mycket de anställda beräknas arbeta och hur kostnaden är fördelad på olika budgeteringsnoder och prestationer. Rapporten kan användas för att stämma av lönekostnader mellan Resursregistret i applikationen Administration Institution och fliken Löner i applikationen Budgetering. Välj aktuell organisationsenhet via rullisten; Markera önskade budgeteringsnoder. Rapporter Bild 56: Anställningar, Uppdragstillägg, Utbildningsbidrag, Stipendier Budgeterade avgifter och bidrag Rapporten visar hur varje projekt är budgeterat i flikarna Avgifter och Bidrag. 77

78 Projekt med utfall i någon av kolumnerna Kontraktsbelopp, Budgeterade intäkter, Till Transfereringar kommer med i rapporten. Rapporten kan användas för att får en övergripande bild av hur mycket budgeterade intäkter det är från avgifter och bidrag på respektive budgeteringsnod, fördelat på prestationer. Välj önskade prestationer via rullisten Välj aktuell orgenhet via rullisten Välj antingen Befintliga eller Nya projekt eller Alla projekt i rullisten. Avgifter/Bidrag: välj antingen Avgifter eller Bidrag eller Alla i rullisten. Markera önskade budgeteringsnoder. Bild 57 Rapporten Budgeterade avgifter och bidrag 78

79 Rapporter Fördelade indirekta kostnader per funktion inom SV Rapporten visar hur stödverksamhetens indirekta kostnader är fördelade på olika funktioner och per verksamhetsgren. Rapporten kan användas för att får en övergripande bild av hur mycket budgeterade kostnader det är på respektive funktion inom stödverksamheten fördelat på de olika verksamhetsgrenarna. Välj aktuell orgenhet via rullisten. Observera att denna rapport visar hela stödverksamhetens kostnader oavsett vilken nod man väljer. Bild 58 Rapporten Fördelade indirekta kostnader per funktion inom SV 79

80 Rapporter Konteringsrapport Rapporten visar hur alla anställda är konterade i fliken Löner i applikationen Budgetering. Rapporten kan användas som mall för att registrera de anställda i Primula. Välj aktuell orgenhet via rullisten Markera önskade budgeteringsnoder. Det går bara att söka ut Alla budgeteringsnoder eller en nod i taget. Bild 59 Rubriker i rapporten Konteringsrapport Lokaltjänstkostnader Rapporten visar hur lokaltjänstkostnaderna är budgeterade på alla budgeteringsnoder och prestationer. Välj aktuell organisationsenhet via rullisten. Markera önskade budgeteringsnoder 80

81 Rapporter Bild 60 Lokaltjänstkostnader Ofullständigt budgeterade anställda Rapporten visar anställda vars lönekostnad inte är fördelad till 100 %. Rapporten används till att identifiera anställa som inte är fördelade på prestation till 100 %. Om det finns personer som ej är fullständigt budgeterade kan man söka ut rapporten Anställningar mm för att se den totala bilden av den anställde. Finns det inga ofullständigt budgeterade anställa kommer det upp en kommunikationstext som talar om detta. Välj aktuell organisationsenhet via rullisten Markera önskade budgeteringsnoder. Bild 61 Ofullständigt budgeterade anställda 81

82 Rapporter Sammanställning per bugdeteringsnod Rapporten visar en resultaträkning för valda budgeteringsnoder och valda prestationer. Rapporten kan användas för att visa hur organisationens budget ser ut per budgeteringsnod samt totalt. Man kan även få jämförelsetal mellan olika år. Rapporten har samma uppställning som sammanställningssidan i Budgetering. Välj aktuell organisationsenhet via rullist och markera önskade budgeteringsnoder Markera önskade prestationer. Markera för vilka år rapporten ska visa utfall. Belopp motsvaras av budgetåret. Bild 62 Sammanställning per budgeteringsnod 82

83 Rapporter Sammanställning per prestation Rapporten visar en resultaträkning för valda prestationer och för vald budgeteringsnod/summeringsnod. Rapporten kan användas för att visa hur organisationens budget ser ut per prestation samt totalt. Man kan även få jämförelsetal mellan olika år. Rapporten har samma uppställning som sammanställningssidan i Budgetering. Välj aktuell organisationsenhet via rullist och markera önskade budgeteringsnoder. Markera önskade prestationer. Markera för vilka år rapporten ska visa utfall. Belopp motsvaras av budgetåret. Bild 63 Sammanställning per prestation 83

84 Rapporter Statsanslag fr VP-modulen Rapporten visar i en matris varifrån organisationsenhetens statsanslag kommer ifrån. Rapporten kan användas för att stämma av varifrån statsanslagen kommer. Det går även att klicka på ett belopp och då få upp en kommentar där det står men som har registrerat anslaget och vad det avser. Rapporten innehåller klick-bara länkar där man kan se de eventuella kommentarer som har gjorts av konsistoriet/området/fakulteten. Dessa kommentarer finns i rapporten Statsanslag från VP modulen kommentarer. Den rapporten kan också öppnas fristående. Tips: Om man klickar på beloppet på raden Totalt får man upp alla kommentarer som just den fakulteten har gjort. Tips: Om man klickar på totalbeloppet i Summakolumnen får man upp alla kommentarer som den valda organisationsenheten har blivit tilldelad. Bild 64 Statsanslag fr VP-modulen 15.2 Allmänt om utsökning av rapporter Man klickar på ett rapportnamn i rapportlistan för att komma till utsökningen. Informationen till alla rapporter förutom Statsanslag fr VP-modulen kommer från applikationen Budgetering och visar budgeterat resultat. Rapporten Statsanslag fr VP-modulen innehåller information registrerat i VP-modulen och är en rapport för att visa vad om är överfört till applikationen Statsanslag. Rapporterna uppdateras automatiskt varje halvtimme. För att informationen ska spegla den senaste versionen i applikationen Budgetering måste informationen ha sparats i Budgetering. 84

85 Rapporter I utsökningarna kan man markera allt eller avmarkera allt genom att klicka på texten under urvalsrutorna. Man kan även markera enskilda parametrar genom att: klicka på ett värde > hålla ctrl-knappen nedtryckt > markera fler parametrar Bild 65 Urval vid utskrift I Man kan markera en följd av parametrar exempelvis stödverksamheten genom att: markera den första parametern > hålla shift-knappen nedtryckt > markera den sista parametern i följden Bild 66 Urval vid utskrift II Valda parametrar visas sedan under rapportrubriken i den visade rapporten: För att rapporten ska köras tryck på knappen Slutför (i något läge Repromt). Rapporterna visas i ett nytt fönster. 85

86 Rapporter Verktygsfält När man har sökt ut en rapport finns ett verktygsfält uppe till höger: Bild 67 Verktygsfält Här följer en genomgång av de nyttigaste möjligheterna. Behåll denna version Under ikonen Behåll denna version finns möjlighet att; skicka rapporten som e-post, spara rapport och spara som rapportvisning om man klickar på den lilla pilen till höger. Om man klickar på E-postrapport kommer följande bild: Bild 68 E-postrapport I Här anger man till vem man önskar skicka rapporten samt skriver ett meddelande. Så här se det ut när rapporten kommer till e-posten och man kan öppna rapporterna i e- posten: 86

87 Rapporter Bild 69 E-postrapport II Man kan välja att spara rapporten som en rapportvisning, då har man möjlighet att använda den senare: Bild 70 E-postrapport III Här kan du döpa rapporten och välja plats för att spara den. Vill du att den ska sparas i Mina mappar markerar man Välj Mina mappar. 87

88 Rapporter För att använda rapporten igen går man till UUplus startsida och klickar på Mina mappar. Här kommer en lista upp över sparade rapporter. Bild 71 Sparade rapporter Om man klickar på rapporten kommer den upp som HTML-visning. Man har även möjlighet att köra rapporten på nytt eller spara i annat format som tidigare. 1 Klickar man på ikonen nedan får man möjlighet att köra rapporten igen med ett nytt urval. 2 För över till PDF eller Excel För att arbeta vidare med rapporterna eller att skriva ut rapporterna för man över dem till Excel eller PDF. Man gör detta genom att klicka på den lilla pilen till höger om (ikon för HTML-format). Bild 72 Till PDF/Excel För att visa i PDF-format klickar man på Visa i PDF-format. Då kommer ett nytt fönster upp med rapporten samt olika verktygsfält. Här går det bra att skriva ut rapporten eller spara den, verktygsfält till vänster vid rapportvisning. Bild 73 Till PDF/Excel 88

89 Rapporter Det går även att välja en ny rapportvy genom att välja ett annat format vid ikonen (ikon för PDF-format). Verktygsfält till höger, samma verktygsfält som efter att rapporten har sökts ut. Bild 74 Till PDF/Excel För att visa i Excel-format klickar man på Visa i Excel-alternativ > Visa i Excel 2007-format. Då kommer rapporten som en Excelrapport i webmiljö. För att rapporten ska arkiveras där man önskar måste man spara ner på sin dator. I denna rapport finns alla Excels möjligheter att sortera, filtrera, beräkna och skriva ut. Problem att få budgetrapporter till Excel Om man har Office 2010 i kombination med Internet Explorer 9 har man troligtvis problem med att exportera budgetrapporter till Excel. När man har sökt ut en budgetrapport och därefter väljer att exportera till Excel kommer inte rapporten upp. Detta beror på att ett dolt popup-fönster blockerar. För att avhjälpa felet, gör enligt följande: Gå in i UUplus. Om inte Menyraden är synlig, ta fram den genom att högerklicka under adressfältet samt välja Menyrad. Välj Verktyg > Blockering av popup-fönster > Inställningar för blockering av popup-fönster. 89

90 Utskrift Följande popup-ruta visas. Skriv in uuplus.user.uu.se och klicka på knappen Lägg till. Nu ska det gå att föra över till Excel Utskrifter från flikarna Utskrift av information från flikarna i UUplus kan göras på två sätt. Dels kan nedanstående instruktioner följas för utskrift direkt från fliken eller så kan funktionen Snabbexport användas för att föra över visad information till Excel för formatering och utskrift. Välj Arkiv Skriv ut Bild 75 Utskrift av flikar I Urval av vad som ska skrivas ut görs i tre flikar. Använd funktionerna Shift + klicka och Ctrl + klicka för att markera urval. Klicka på fliken 2 e.list Organisation. Välj budgeteringsnod. 90

91 Utskrift Bild 76 Utskrift av flikar II Välj vad som ska skrivas ut. Belopp (budget-, prognos- eller simuleringsbelopp). Bild 77 Utskrift av flikar III Klicka på fliken 5 Version och välj version som ska skrivas ut. I fallet nedan visas endast Budget Klicka därefter på knappen Nästa. 91

92 Utskrift En sammanställning över gjorda urval visas därefter. Är urvalet korrekt så klicka på knappen Slutför. Om inte, tryck på Föregående och ändra urvalet. Bild 78 Utskrift av flikar IV Nästa steg är att skriva ut om inte det finns anledning att anpassa utskriften. 92

93 Utskrift Bild 79 Utskrift av flikar V 15.4 Anpassning av utskriften Nedanstående dialogruta visas. Klicka på Skriv ut. Klicka på knappen Inställningar och gör nödvändiga anpassningar av utskriften. Bild 80 Anpassning av utskrift I Välj liggande när aktuell flik innehåller många kolumner. 93

94 Utskrift Bild 81 Anpassning av utskrift II Klicka på Skriv ut Bild 82 Anpassning av utskrift III Klicka på knappen Ja. 94

95 Utskrift Förhandsgranskning visas. Klicka på Utskriftsformat och gör nödvändiga anpassningar. Bild 83 Anpassning av utskrift IV Välj att skala ned utskriften så att den t.ex. anpassas till en sidas bredd och klicka på OK. 95

96 Utskrift. Bild 84 Anpassning av utskrift V Förhandsgranskningen visas igen. När du är nöjd med utskriften klickar du på Skriv ut. Bild 85 Färdig utskrift 96