Utbildning budget Block 2 BPA Administrera höst Budget Eva Wessén

Transkript

1 Utbildning budget Block 2 BPA Administrera 2018-höst Budget Eva Wessén

2 Agenda Block 1 Introduktion Generella funktioner Registrera/spara/lagring Avstämning/uppföljning Block 2 Introduktion Preparera OH-% Steg 7-stängd Avstämning

3 Syfte och mål Syftet: Teori och praktik i budgetmodulen Målet med introduktionen är att du ska kunna: Block 1 Förstå arbetsflödet för budget/prognos Registrera och spara budget/prognos Block 2 Hantera administrera-funktionerna Vara ett stöd för andra på din bokslutsenhet

4 Roller BPT: Budget titta Titta på alla bilder i pågående process - egen enhet BPR: Budget registrering Krävs för att kunna registrera och uppdatera status BPA: Budget administratör Bokslutsenhetens lokala administratör uppdaterar prislistor, låser status etc. BPC: Budget central administratör Öppnar/stänger versioner, uppdaterar gemensamma förutsättningar

5 Behörigheter Styrs med ett attestregister baserat på enhet Att notera: Höga krav på sekretess beträffande personalinformation => begränsad tillgång till budgetmodulen

6 Status/beslut (BPR/BPA) Ek. (BPR) Ek.Lokal adm. (BPA) Centralt (BPC) Översikt budget end to end Budget: Förutsättningar till godkänd budget/prognos Start Förutsättningar Aktuella perioder Gemensamma pris och värderegister T.ex. lönerev. IT-abg, C-OH, F-OH... Ladda personaldata Nollställa p-fördeln. & def.sätta Slut BSLEN pris och värderegister T.ex. lokalryggsäck Gemensamma pris och värderegister T.ex. I-OH Ändrad OH justering Ändrad OH Personal inkl IT & L-ryggs. Övriga Intäkter/kostnader/ OH Investeringar & avskrivningar Fördeln. parallelleförbrukn Balanserat kapital Flerårsplan Status Låst (BPR) Beslut Status Stängd (BPA)

7 Budget Valbart: Intäkter och kostnader per AKT Krav: Intäkter och kostnader per VSH FAK OH-beräkningar default årets OH-%, justeras av BPA Investeringar innevarande år + 3 år UB balanserat kapital beräknas automatiskt

8 Preparera

9 Administrera Styra upp bokslutsenhetens budgetprocess 1. Start: före registrering 2. Ändra OH procent: Utifrån behov 3. Ändra status: Låsa och stänga

10 B00 Reg lönerevision styr prislappen i B00 Personaldata Rev 1: Hela året Rev 2: Från oktober

11 B00 Reg pris fasta lokaler per enhet styr prislappen i B00 Personaldata Avstämningsbild visar aktuellt pris per enhet

12 OH-% BPA

13 Checklista OH Innevarande års OH-ligger default korrigera i B00 OH-procent före start om du vet. 2. Registrera i Steg 3 beslutad central- och fakultets-oh på aktiviteterna där internfakturan hamnar. 3. Kontrollera att allt är parallell-fördelat korrekt. 4. Stäm av kärnverksamhetens beräknade OH. Räcker den till att täcka internfakturan och kostnaden för institutionens stöd? OBS! Ta även hänsyn till tidigare års över- eller underskott. a) Om ja, gå vidare till punkt 5. b) Om nej, korrigera %-satsen B00 OH-procent och spara om Steg 3, Steg 4 och Steg 6. Kontrollera igen om beräknad OH täcker kostnaden för OH. c) Stäm av parallellfördelning igen. 5. Registrera motbokningen av kärnverksamhetens beräknade OH för central-, fakultets- och institutions-oh.

14 B00 OH-procent styr beräknad OH kostnad i steg 3 INT/KOSTN AKT och steg 4 INT/KOSTN VSH/FAK B00 OH-procent: Summering av Reg. Flikarna

15 B00 Reg korr proc OHC Central OH Kolumn Korr proc styr budgeterad OH-kostnad Finab FP/GP = FAB/GAB

16 B00 Reg korr proc OHF Fakultets OH Tips! Använd delsummor

17 Registrera beslutad central- & fakultets-oh Exempel MAI, Forskning, Utbildningsvetenskap: Beslutad Central-OH och Fakultets-OH hittar du i budgetförutsättningarna Tips Steg 3 Budget intäkter/kostna der AKT

18 Fördela Samfinansierade- & EU-projekt Budget avseende projekttyp samfinansierade- och EU projekt styr till verksamhetskod FP eller GP (parallellförbrukning). Budget på VSH parallellförbrukning ska fördelas till anslag respektive bidrag. Intäkt fördelas utifrån kontogrupp. Kostnad fördelas utifrån projektregistret. Att göra: Öppna Steg 6 Fördeln parförbrukn => klicka på Spara flera och båda flikarna sparas.

19 Exempel parallellförbrukning Kostnad projekt KPLAB FP 200 tkr fördelas FA 24 tkr FB 176 tkr I steg 1 ligger prognosen kvar med 200 tkr FP => vänds av BPC innan stängning

20 Fördela parallellförbrukning Vänds bort av BPC vid definitivsättning

21 Stäm av parallellfördelning 1. Öppna bild B00 Avstämning budget, jmf resultatet i punkt a och b nedan dessa ska vara lika. a) Filtrera på BSLEN, VSH #*P och Källa BUDFÖR b) Filtrera på BSLEN, VSH *P och Källa *. 2. Om resultaten inte är lika ta reda på vilken enhet som avviker. Lägg t.ex. ner Enhet i avstämningsbilden och kör om punkt a och b. 3. Kör om Steg 6 Fördeln parförbrukn för de enheter som inte stämde. 4. Gör en ny avstämning. Stäm av innan korrigering av OH

22 Kärnverksamhetens beräknade OH 1. Öppna bild B00 Avstämning OH budget. 2. Jämför Central och Fakultet: Budget OH kostn Central/Fak 2019 per fakultet och gren, med beslutet. 3. Jämför Institutionens budgeterade kostnad för verksamhetsstöd med Budget OH kostn Inst Avvikelser bör täckas av tidigare års över/underskott. 5. Vid behov korrigera OH-% satserna under Admin, B00 OH-procent. a) Spara om Steg 3, 4 och Registrera kärnverksamhetens beräknade OH för central-, fakultetsoch institutions-oh, på aktiviteterna för motbokning av OH-kostnad.

23 Motbokning beräknad OH 1. Öppna Steg 3 Int/Kostn AKT för den enhet där motbokning av OH-kostnader registreras. 2. Registrera kärnverksamhetens beräknade OH från bilden B00 Avstämning OH budget, för central-, fakultets- och institutions-oh, på aktiviteterna för intäkt/motbokning av OH-kostnad. 3. Nu har du hela avvikelsen mellan beräknad OH och beslutad fakturerad OH, institutionens VS-kostnad och OH-intäkten samlad på en enhet.

24 Steg 7 till stängd BPA

25 Steg 7: Balanserat kapital Öppna och klicka på spara Upprepa för samtliga enheter. Positivt IB/UB = överskott Positivt resultat = överskott Tips! Uppdateras av BPA när alla enheter är klara

26 Steg 8: Flerårsplan Plan för de två kommande åren efter budgetåret 1:a året hämtat från f.g. års plan för aktuellt år

27 Korrigering Budget Källa Korrigering på topp Sparas med egen källa BUDK Ingen automatisk beräkning av OH endast reg. Värden

28 Administrera Ändra status Öppna B00 Status budget Enh och B00 Status budget AVD Ändra status ändra status på samtliga enheter - atteststämpeln Lås och stäng alla enheter under en avdelning innan du låser och stänger en avdelning. Öppna en låst avdelning eller enhet genom att klicka på den gula symbolen och välj i dialogrutan om du vill stänga eller öppna. Öppna stängd ta hjälp av BPC.

29 Status BPR - Lås status i Starbild när enhet är klar BPR/attest BUDGET Lås/stäng status i Status Enh BPR/attest BUDATT Lås/stäng status Avd

30 Avstämning

31 Checklista Admin: Lönerevision Pris fasta lokaler Preliminär OH-% Steg 1-5 sparade för alla enheter Efter steg 1 stäm av lokalkostnad fasta lokaler Stäm av och uppdatera parallellförbrukning Stäm av och registrera OH-fakturan och intäkten för OH Spara eget kapital Uppdatera flerårsplan Stäm av prognosen i avstämningsbilderna. Lås och stäng alla enheter Sänd in signerad bild 7000 Avstämning budget att signera

32 Avstämning Avstämningsbilderna uppdateras direkt Flik 7 Budget o prognos översikt Flik Budget\Avstämning avstämning av reg. värden

33 Avstämning personal B00 Avstämning personal utifrån budgeterad enhet B00 Avstämning personal utifrån placering B00 Kontroll fördelning personal

34 Budgeterat stöd per funktion

35 Summering BPA

36 Summering block 2 Block 2 Introduktion Preparera OH-% Steg 7-stängd Avstämning

37 Syfte och mål Syftet: Teori och praktik i prognosmodulen Målet med introduktionen är att du ska kunna: Block 2 Hantera administrera-funktionerna Vara ett stöd för andra på din bokslutsenhet

38 Extra bilder Generella funktioner Budget & prognos

39 Generella funktioner knappar (1 av 3)

40 Generella funktioner knappar (2 av 3)

41 Generella funktioner knappar (3 av 3)

42 Lagring verifikat Verifikat bokförs på lägsta koddel Eftersom inte unik kod valts lagras prognos/budget på sista koden i ett intervall

43 Budgetmodul/EK Lagring Värderegister i budgetmodulen Verifikat definitivsätts Verifikat med status def. är sökbart i utdata Publicera => överför information till verifikat Underlag och personaldata på personnivå finns bara i budgetmodulen

44 Eva Wessén