Budget och prognos steg för steg

Transkript

1 1(66) Budget och prognos steg för steg Innehållsförteckning 1 Inledning Nyheter hösten Behörigheter logga in Registrera budget/prognos Generella funktioner registrera budget/prognos Registrera budget Steg 1 Registrera personalbudget Steg 2 Publicera personalbudget Steg 3 Registrera INT/KOSTN AKT Steg 4 Registrera INT/KOSTN VSH/FAK Steg 5 Registrera INV/AVSKR Steg 6 Fördela parallellförbrukning Steg 7 registrera balanserat kapital Steg 8 Registrera flerårsplan Avstämning budget Registrera prognos Steg 1 Registrera prognos INT/KOSTN AKT Steg 2 Registrera prognos INT/KOSTN VSH/FAK Steg 3 Registrera prognos INV/AVSKRIVNINGAR Steg 4 Fördela parallellförbrukning Steg 5 registrera prognos balanserat kapital Avstämning prognos Korrigera budget/prognos källa BUDK/PROGK Administrera lokal administration Lokal admin/start Lokal admin/ändra OH procent Lokal admin/ändra status INSTITUTION/AVDELNING

2 Status/beslut (BPR/BPA) Ek. (BPR) Ek.Lokal adm. (BPA) Centralt (BPC) 2(66) 1 Inledning Denna beskrivning är uppbyggd med en kort inledning till varje bild, en checklista i punktform och därefter i förekommande fall tips med mer utförligare beskrivningar och fältbeskrivning med definitioner. Tanken är att du vartefter kan arbeta med hjälp av respektive bilds checklista och ha tips och definitioner till hands vid behov. Budget/prognosmodulen bygger på att du registrerar per Enhet, VSH (verksamhetskod), FAK (fakultetskod) och kontogrupp KI02. Bilden för personal bygger på individ och AKT (aktivitet/projekt), det finns även möjlighet att registrera intäkter och övriga kostnader på AKT där så önskas. Utöver detta ska stödverksamheten registreras per funktion. Flöde för registrering av budget Översikt budget end to end Budget: Förutsättningar till godkänd budget/prognos Start Förutsättningar Aktuella perioder Gemensamma pris och värderegister T.ex. lönerev. IT-abg, C-OH, F-OH... Ladda personaldata Nollställa p-fördeln. & def.sätta Slut BSLEN pris och värderegister T.ex. lokalryggsäck Gemensamma pris och värderegister T.ex. I-OH Ändrad OH justering Ändrad OH Personal inkl IT & L-ryggs. Övriga Intäkter/kostnader/ OH Investeringar & avskrivningar Fördeln. parallelleförbrukn Balanserat kapital Flerårsplan Status Låst (BPR) Beslut Status Stängd (BPA) Prognos är en helårsprognos för innevarande år med undantag för registrering av investeringar och avskrivningar som sträcker sig över en treårsperiod.

3 3(66) Prognosen görs på en mer övergripande nivå än budget. I prognosen registreras inte lön, IT-abonnemang och lokalkostnader per individ, det sker heller ingen periodisering av prognosen per månad utan den hanteras som ett helårsvärde. I prognosen räknas OH enligt innevarande års aktuella OH-% satser (hämtas från Raindance) för kombinationen av VSH (verksamhetskod), FAK (fakultetskod) och BSLEN (bokslutsenhet). I prognosen arbetar du företrädesvis med budget som utgångspunkt och reviderar de poster som har förändrade förutsättningar jämfört med budgettillfället. Det finns även möjlighet att registrera prognosen per AKT/projekt där så önskas.

4 4(66) 1.1 Nyheter hösten 2018 Attestfilter ett regelverk är skapat och begränsar så att användaren endast kan registrera på aktiviteter/projekt som han/hon har behörighet till. Budgetering av personal har fått nytt utseende för att skapa bättre överblick och snabbare svarstider. o Du kan registrera ett aktivitetsnummer som du har behörighet till. o Du kan filtrera personalbilden per KST för att snabba upp svarstiden. o Flik 1 B00 Personaldata här registrerar du personaldata. Klicka på Spara för att spara förändringar. Klicka på Spara flera innan du lämnar bilden för att även beräkna och spara personalbudgeten i flik två. o Flik 2 B00 Personalbudget här visas de beräknade personalkostnaderna baserat på det som du uppdaterat med Spara flera i Personaldata. o Publicerafliken hamnar i ett eget steg Steg 2. Flera registreringsbilder har knappen Spara flera istället för Spara. o Knappen Spara flera sparar aktuell flik och alla efterföljande flikar i ett steg. Befintliga anläggningar från anläggningsregistret är sparade från start när budget-/prognosmodulen öppnar för registrering. BPT, är en ny roll som ger användaren tittbehörighet till det material som finns i budget- och prognosmodulen. Tittbehörigheten begränsas till de enheter man har behörighet till. Rollen är avsedd för t.ex. chefer som inte registrerar men behöver följa den detaljerade processen. Lokalryggsäck per enhet en ny avstämningsbild har skapats för att alla ska kunna gå in och se alla enheters registrerade pris för lokalryggsäck. OBS! Var och en kan ändra sitt pris fram till dess att budgeten är stängd. Summerad OH-procent en ny bild har skapats som visar samtliga enheters summerade OH-procent, Institutions-, Fakultets- och central OH, registrering av ny OH-procent sker i de tre efterföljande flikarna till den summerade bilden. Visualisera budget registrerad på samfinansierade och EUprojekt i steg 4 INT/KOSTN VSH/FAK. För att visa vad du har budgeterat (registrerat i Steg 1, 3 och 5) på de samfinansierade och EUprojekten behöver du först spara Steg 6 Fördeln parförbrukn. Du kan spara om Steg 6 flera gånger vilket du behöver göra när du ändrar något i stegen 1,3 och 5)

5 5(66)

6 6(66) 2 Behörigheter logga in För åtkomst till budgetmodulen krävs särskild behörighet som kan beställas via ekonomisystem@liu.se Det finns fyra olika roller kopplade till budget/prognos. Rollen i kombination med vilken/vilka enheter du har behörighet till, styr vad du kan se och göra i budgetmodulen. BPT: Budget tittbehörighet. Krävs för att kunna titta på detaljerna i pågående budget- /prognosprocess. För att kunna jämföra utfall med prognos och budget krävs ingen tittbehörighet, detta publiceras i ordinarie uppföljningsbilder under Beslutsstöd\Uppföljning i Raindance. BPR: Budget registrering. Krävs för att kunna registrera och uppdatera status. BPA: Budget administratör. Bokslutsenhetens lokala administratör uppdaterar prislistor, låser status etc. BPC: Budget central administratör. Öppnar/stänger versioner, uppdaterar gemensamma förutsättningar. Budgetmodulen hittar du under Beslutsstöd\Budget & Prognos\Registrering & Avstämning. I respektive flik hanteras Admin administration av perioder, pris och värderegister etc. Budget registrering och avstämning av budgetposter. Prognos registrering och avstämning av prognosposter.

7 7(66) 3 Registrera budget/prognos Under fliken Budget respektive Prognos börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild budget. I budget och prognosmodulen registreras värden i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Undantagen är i särskilda formulär för att beräkna en kostnad t.ex. bilden B00 Personalbudget som ligger i Steg 1 Personalbudget och bilderna i Steg 5 INV/AVSKR dessa bilder registreras dessutom i kronor. Titta i bildens sidhuvud om vad som gäller för aktuell bild. 3.1 Generella funktioner registrera budget/prognos Tooltip ger dig en kortfattad hjälp om vad ett fält innehåller, håll muspekaren över fältet för att tända en tooltip. Frågetecknet på den övre listen tar dig till Raindance generella manual. Nedan hittar du exempel på ikoner/knappar, många av dem återfinns och har samma funktion i flertalet registrerings- och avstämningsbilder. 1. Ladda bild. 2. Filter för att spara dina personliga urval för en bild. 3. Föregående bild backar ett steg, t.ex. från registreringsbild till Startbild - ikonen finns i första fliken om registrering ska ske i fler än en flik för ett Steg. 4. Exportera exportera till excel eller pdf. Du kan exportera till excel, uppdatera markerade värdefält och importera uppdaterade värden enligt samma princip som används för bokföringsorder. 5. Klipp in data från klippbordet. Med hjälp av denna knapp kan du importera data som du tidigare exporterat till excel.

8 8(66) 6. Bläddra till nästa/föregående t.ex. enhet utan att backa till startbilden. 7. Lägg till kommentarer/ bifoga dokument. a. Kommentarer och bifogade dokument i sidhuvudet följer med enhetens alla registreringsbilder. b. Kommentarer och bifogade dokument på enskild rad syns på aktuell bild. 8. Klicka på knappen för att registrera. 9. Tar dig tillbaka till icke registrerbart läge utan att spara. 10. Räknar om och sparar registrerade värden. 11. Räknar om och sparar aktuell flik samt efterföljande flikar i aktuellt steg. 12. Klicka på knappen för att öppna funktionen att kunna kopiera värden från en kolumn till budget eller prognos. 13. Räknar om baserat på registrerade värden, utan att spara. 14. Klicka på raden där du vill infoga en rad (klicka ej på blå text då borrar du). Klicka på knappen för att skapa en ny registreringsrad. Ange antalet rader du vill infoga. Nu får du ett förifyllt förslag på koder från raden ovanför, skriv över med andra koder vid behov och komplettera de fält som ej är ifyllda. 15. Återvänder till huvudmenyn Registrering & Avstämning. 16. Status för t.ex. en rad eller en enhet: a. Grön öppen för registrering. b. Gul låst för registrering enhet och avdelning kan öppnas av lokal administratör. c. Röd stängd, kan endast öppnas av central administratör. 17. Kodguiden kan användas på samma sätt som i Raindance i övrigt, dvs. ställ dig i fältet och klicka sedan på kolumnens rubrik, alternativt ställ dig i ett radfält ovanför bilden och klicka på rubriken. 4-5 Exportera/importera till/från excel De fält som blir gulmarkerade när du exporterar filen till excel går att justera. Normalt får du ett felmeddelande (varning) när du klistrar tillbaka (Rödmarkerade celler är låsta och får ej ändras) som avser de fält som inte var gulmarkerade, all ändringsbar information sparas som den ska. Har du flyttat om kolumnerna i bilden t.ex. flyttat AnstID i personalbudgeten som första kolumn innan du sände ut bilden till excel måste du sortera kolumnerna likadant i Raindance när du importerar, annars sparas ingenting. Se detaljerad beskrivning i bilaga: Instruktion Budget bilaga klistra in från excel metoden fungerar på samma sätt oavsett registreringsbild.

9 9(66) 11 Fördelafunktionen För att använda fördelafunktionen klickar du på knappen Fördela. När du fördelar hämtar du alla värden från önskad kolumn och uppdaterar aktuell kolumn. Efter att du har fördelat värden kan du gå in och justera enskilda rader genom att skriva över värden. Har du redan fyllt i vissa värden och använder funktionen fördela skrivs alla värden över därför bör du göra fördela först. 1. Välj vilken kolumn som ska uppdateras. 2. Välj om värdet ska förändras med + eller och antal procent. 3. Välj från vilken kolumn som värdet ska hämtas ifrån. 4. Klicka på Utför.

10 10(66) 4 Registrera budget Du kan registrera på en aktivitet/projekt fram till och med datumet för sista dispositionsdag förutsatt att aktiviteten/projektet har status öppen. Därefter får du budgetera på en annan aktivitet. Alternativt om dispositionsdag ska förlängas kan du göra det i projektmodulen först och därefter registrera budget. I budget registreras värden i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Undantagen är i särskilda formulär för att beräkna en kostnad t.ex. PERSONAL och INV/AVSKR dessa bilder registreras i positiva tal och i kronor. Titta i bildens sidhuvud om vad som gäller för aktuell bild. Under fliken Budget börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild budget. Registrera budget i ordning från Steg 1. Behöver du gå tillbaka något steg behöver spara om alla de bilder du har backat tillbaka. I prognosen finns inte första steget Personal och sista steget Flerårsplan. 1. Välj Bslen ange endast två tecken utan efterföljande *. 2. Välj Enhet om du vill begränsa urvalet i bilden. 3. Budgetera i ordning från Steg Klicka på önskat steg t.ex. PERSONAL (den blå texten) för att komma till registreringsbilderna för personal. 5. När du är klar med alla steg för en enhet, klicka på för att ändra status till låst. Behöver du gå tillbaka något steg kan du göra detta men du behöver spara alla Steg som du har backat tillbaka i tur och ordning, för att de ska summeras framåt till nästa steg igen. Tips: Steg 1, 3 och 5 registreras på AKT, dvs. att samfinansierade och EU-projekt får då VSH-kod FP eller GP. Fördelningen av dessa projekt till rätt finansieringsform görs i Steg 6 Fördeln parförbrukn. Om du vill se det du har registrerat som samfinansierat i Steg 1 och 3 eller summerat på rätt VSH i avstämningsbilderna gå fram till Steg 6 och klicka på Spara flera. När du sedan

11 11(66) är klar med Steg 5 Inv/Avskrivningar går du till Steg 6 igen och klickar på Spara flera då får du även med dig fördelningen av investeringar som har budgeterats på samfinansierade projekt.

12 12(66) 4.1 Steg 1 Registrera personalbudget Klicka på Steg 1 Personal för önskad Enhet och du får upp en förteckning över alla som har fördelad arbetstid (enligt Primula) på de aktiviteter/projekt som styr till vald Enhet. Uppdatera båda flikarna innan du lämnar personalbudgeten. I detta formulär registrerar du prisuppgifter som lön, lokal etc. i positiva tal. I Steg 1 arbetar du igenom de två flikarna från vänster till höger Flik 1 B00 Personaldata Här registreras personaldata som ligger till grund för att beräkna budgeten för lön, LKP, IT-abonnemang och lokalkostnad (lokalryggsäck). Beräkningarna görs i fliken B00 Personalbudget i och med att man klickar på Spara flera i första fliken. 1. Klicka på Ändra för att uppdatera personaldata. 2. Granska befintliga resurser. 3. Lägg till nya resurser. 4. Sätt fördelning = 0 % för resurser som inte längre ska belasta enheten med kostnader. 5. Spara sparar ändringarna i fliken B00 Personaldata. 6. Spara flera - sparar både ändringarna i fliken B00 Personaldata och fliken B00 Personalbudget. Använd denna knapp innan du lämnar steg 1 personal. 7. Flik B00 Personalbudget hämtar upp personaldata och beräknar kostnaderna i och med att du klickar på Spara flera i första fliken. 8. Klicka på pilen för att återgå till Startbild budget.

13 13(66) Flik 2 B00 Personalbudget Allt ska vara sparat i och med att du klickade på Spara flera du kan kontrollera det genom att titta att alla rader har en grön prick i kolumn Diff Tips Steg 1 personalbudget. Ändra sorteringsordning Raindance sorterar utifrån första kolumnen, därefter kolumn nummer två osv. Om du t.ex. önskar sortera listan per anställd kan du enkelt flytta kolumnen först. Högerklicka på rubriken välj i menyn hur du vill flytta kolumnen. Kolumnerna AKT till och med Dok är möjliga att sortera om i önskad ordningsföljd. Tjänstgöringsgrad Tjänstgöringsgrad styr andelen av t.ex. en lön som ska fördelas till en aktivitet. Exempelvis en person med lön på kronor och en tjänstgöringsgrad på 50 % och fördelning 100 % till en aktivitet: *0,5*1,0= kronor i lön budgeteras på projektet. Även semesterlön, LKP, tillägg fördelas enligt samma metod. Avstämning en persons kostnadsfördelning Klicka på en person i kolumnen Anstid och du får upp en förteckning över alla aktiviteter oavsett enhet som personen är fördelad till, nu kan du snabbt se att hen är fullt konterad. Backa tillbaka till registreringsbilden med. Ta bort en resurs Istället för att ta bort en resurs med soptunnan kan du sätta fördelning till 0 % då har du all fakta kvar om individen utifall du behöver den i ett senare skede, samtidigt som alla beräkningar kommer att multipliceras med 0 % och därmed inte ge några kostnader. Har du tagit bort en person med soptunnan får du infoga en ny rad och registrera alla värden manuellt.

14 14(66) Registrera resurs med ledighet Ett exempel: En person med tjänstgöringsgrad 100 % som ska vara tjänstledig 40 %. Ändra i kolumn tjänstgöringsgrad från 100 % till 60 %. Placering (koden=enhet) Fyll alltid i detta fält, även för de resurser som från början hade blankt i fältet. Detta fält styr om personen kommer med i avstämning av samtliga resurser på en enhet/avdelning. Blank kod medför att resursen inte återfinns på någon avstämning utifrån placering. Inlån av resurser Du kan efter överenskommelse med utlånande enhet budgetera resurser som enheten ska låna in. De som är inlånade (enligt fördelning i Primula) vid tillfället då personalinformationen lästes in i Raindance finns redan i listan, nya inlån lägger du till genom att infoga en ny rad och registrera uppgifterna för aktuell resurs. Det är viktigt att registrera rätt kod för placering (enhet där personen är anställd) så att utlånande enhet får upp personens utlån i sin avstämningsbild. Inlån ska registreras senast den dag som finns angiven i budgetförutsättningarnas tidsplan. Detta är viktigt ta hänsyn till datumet för att den enhet där resursen är placerad efter detta datum ska kunna ta ut en komplett bild över sina utlån och färdigställa sin budget. IT abonnemang I Raindance finns flera prisnivåer för IT-abonnemang. Välj den kod som motsvarar kostnaden för den abonnemangsform som individen ska ha. I kodens benämning ser du priset i kronor så om du använder Tooltip kan du se vilken kostnad dessa koder motsvarar och välja utifrån pris års pristabell för IT-abonnemang och utdrag ur 2019 års beslut. Lokalkostnader/lokalryggsäck Priset för lokalkostnaden per person styrs av placering.

15 15(66)

16 16(66) Fältbeskrivning Steg 1 personal Dolda kolumner är markerade med grå bakgrund i tabellen nedan, vid export till excel kan du välja att visa dolda kolumner. Kolumn Förklaring Akt Aktivitet/projekt Anstid LiU ID och namn BEFK Befattningskod Anstnr Anställningsnummer (1-9), samma person kan registreras med flera olika anställningsnummer IT-abg Placering Text Dok Grundomf % Tjänstg-grad % Månadslön Semdgr Prisgrupp för IT-abg L=large, M=medium, S=Small X=inget abonnemang Där personen har sin hemvist (är anställd) Korta anteckningar på enskild person syns endast i denna bild Bifogade dokument kopplat till enskild person Grundomfattning i % enligt Primula Tjänstgöringsgrad är den omfattning som en person arbetar. Detta styr kostnaderna Månadslön räknat i heltid Antal semesterdagar ligger till grund för beräkning av semesterlönekostnad Lönetillägg Lönetillägg Fördelning Del av tjänstgöringsgrad fördelad till aktuell aktivitet Omr t heltid fördeln Fördelad tid omräknad till andel av en heltid Rev 1 % Lönerevision i % i oktober året före aktuellt budgetår Korr Rev 1 % Fylls i om personen ska ha annan lönerevision än Rev 1 %. Om värdet är 0 i detta fält hämtas revision från fält Rev 1 %. Tips sätt revision till 0,01 % om du vill minimera lönerevision. Rev 1 (D) Om Korr rev 1 inte är 0 hämta värdet från Korr Rev 1 % annars hämta från Rev 1 % Rev 2 % Lönerevision i % i oktober aktuellt budgetår Korr Rev 2 % Fylls i om personen ska ha annan lönerevision än Rev 2 %. Se även Rev 1 %. Rev 2 (D) Frånvaro J/N Ålder Från Till Om Korr rev 2 inte är 0 hämta värdet från Korr Rev 2 % annars hämta från Rev 2 % Upplysning används inte i beräkningar. Om det finns någon form av långtidsfrånvaro registrerad i Primula den dag då personalinformation laddades till Raindance Upplysning används inte i beräkningar. Aktuell ålder då personalinformationen laddades till Raindance Från och med månad Till och med månad

17 17(66) Ant mån Budg fördelning Budg fördeln omr t heltid Rev1 Rev2 Årslön (dold) Semesterers Socavgifter Tot årslön inkl LKP Abg pris (dold) It-kostn Pris lokal Korr pris lokal Pris lok (dold) Lokalkostn Antal månader som kostnaden ska fördelas på Tjänstgöringsgrad * fördelning * antal månader Budg fördelning omräknat i antal heltider Lönerevision 1 i kronor (tjänstgöringsgrad*fördelning*månadslön*budget fördelning omräknat till heltid*revision 1) Lönerevision 2 i kronor (tjänstgöringsgrad*fördelning*månadslön uppräknad med revision 1 *3 månader * revision 2) Årslön exklusive LKP och sem. ersättning (tjänstgöringsgrad*fördelning*(månadslön+lönetillägg)*semesterdagar*snitt semesterersättning per dag)*antal månader) Semesterersättning (tjänstgöringsgrad*fördelning*(månadslön+tillägg)*semesterdagar*snitt sem.ers per dag fn 0,48 %) Sociala avgifter ((lönerevision 1+lönerevision 2+årslön+semesterersättning)*sociala avgifter fn. 51,25 %) Årslön inklusive ((lönerevision 1+lönerevision 2+årslön+semesterersättning+sociala avgifter) Pris IT-abg i kronor per år. Kolumnen kan tas fram vid export till excel Årskostnad IT-abonnemang (fördelning*abg pris*antal mån/12) Lokalkostnad per person och år Fylls i om personen ska ha annan lokalkostnad än övriga på aktuell enhet. Om värdet är 0 i detta fält hämtas lokalkostnaden från Pris lokal. Tips sätt korr pris lokal till 1 krona om enskild person ska belastas med ett minimum i lokalkostnad. Om Korr pris lokal inte är 0 hämta värdet från Korr pris lokal annars hämta från Pris lokal Årskostnad lokal (tjänstgöringsgrad*fördelning*pris lokal*antal månader/ Steg 2 Publicera personalbudget När all personal är fördelad på aktiviteter och personalkostnader, lokalkostnad samt IT-kostnad per person är sparade genom att du klickat på Spara flera i Steg 1, körs Steg 2 Pers Publicera. I Steg 2 klickar du på Spara för att kostnaderna ska föras över till resultaträkningen som sedan återspeglas i Steg 3 Int/kostn AKT. Publicera-steget tar en stund därför är tipset att först göra färdigt så mycket så möjligt i Steg 1 för att slippa köra Steg 2 så många gånger.

18 18(66) 4.3 Steg 3 Registrera INT/KOSTN AKT I Steg 3 ser du kostnaderna (i negativa tal) som du registrerade i personalbudgeten, dessa ligger på stängda rader och kan inte ändras, behöver du justera dessa poster går du tillbaka till Steg 1. Här kompletterar du med intäkter och övriga kostnader på aktivitets/projektnivå. Här registreras även all budget för stödverksamheten eftersom det krävs AKT för att få fördelning per funktion (PMFUNK). Registrera intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Budgetera på aktivitetsnivå innan du går vidare till Steg 4. INT/KOSTN VSH/FAK, budget på aktivitetsnivå summeras automatiskt till den aggregerade nivån i steg 4. I Steg 3 arbetar du med budgeten i första fliken och resterande flikar uppdateras i och med att du klickar på knappen Spara flera. Flik 1 - B00 Budget intäkter/kostnader AKT 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera budget i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. 3. Period lämnas med fördel blank vilket ger en rakt periodiserad budget, läs mer om detta under Tips Steg 3 nedan. 4. Infoga ny rad för att registrera på kombination aktivitet och kontogrupp som saknas. 5. Spara flera, resterande flikar uppdateras automatiskt.

19 19(66) Flik 2 - B00 Budget intäkter/kostnader per månad Här visas den periodiserade budgeten per månad. Flik 3 - B00 OH-beräkning budget AKT Här visas enhetens olika OH-%, budgeterad OH-bas och vad OH-kostnaden blev.

20 20(66) Flik 4 - B00 OH-beräkning publicera AKT Här visas den summerade OH som sparats till verifikatet Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT Koppling till KST, VSH, FAK och funktion När du budgeterar på aktivitets/projektnummernivå ger systemet automatiskt KST, VSH, FAK och i förekommande fall (stödverksamheten) funktion. Budgetera verksamhetsstödet på minst en aktivitet per PM funk som får representera budget för hela funktionen. Att budgetera på KI01 eller kontonivå Du kan budgetera på lägre nivå i kontohierarkin (KI01 och konto) genom att borra på KI02 (klicka på blå texten), öppna registreringsläget genom att klicka på knappen Ändra. Registrera och spara enligt samma princip som för KI02 nivån. Du kan även borra dig ner för vissa låsta kontogrupper och hitta ett unikt konto som inte är uppdaterat från t.ex. personalbilden. Observera att om du lägger budget på konto här får det ingen påverkan på personalbilden eller avstämningsbilderna för personal. Infoga en kontogrupp om det saknas tidigare värden för kombinationen Kontogrupper som saknar tidigare utfall/budget visas inte i bilden från början, vid behov kan du lägga till dem genom att: 1. Klicka på Ändra. 2. Markera en rad. 3. Klicka på Infoga för att infoga en ny rad. 4. Skriv in önskad kontogrupp i kolumnen KI02, ta hjälp av kodguiden genom att ställa dig i cellen och klicka på rubriken KI Registrera ett värde på den nya raden och klicka på Spara flera.

21 21(66) 6. När du har sparat raden kommer det även att fungera att borra ner till kontonivå och där kan du med samma princip lägga till en rad för konto om du behöver den detaljnivån. Det måste dock vara ett konto som hör hemma i aktuell kontogrupp. Lägg till ett nytt projekt Alla projekt måste vara öppna i projektmodulen för att kunna användas för budget och prognos. Du lägger till en ny rad för projektet på samma sätt som du gör för att lägga till en ny kontogrupp. Om du skapar ett nytt projekt i projektmodulen blir det registreringsbart i budgetmodulen dagen efter. Registrering av OH 1. Fakturan för Central-OH (OHC) och Fakultets-OH (OHF), registreras manuellt på kontonivå på den enhet/projekt där utfallet kommer att konteras. Detta kan göras innan övrig registrering påbörjas. 2. OH-kostnaden i kärnverksamheten beräknas automatiskt baserat på den OH-% som den lokala administratören lagt in i pristabellen för OH. 3. Motbokningen till den automatiskt beräknade kostnaden för OH registrerar du manuellt som intäkt på samma enhet som i punkt 1 ovan. Fördela intäkten per fakultet och gren. I avstämningsbilden B00 Avstämning OH budget ser du en summerad bild av kärnverksamhetens budgeterade OHkostnader fördelade per fakultet och gren. Exempel MAI, Forskning, Utbildningsvetenskap: Beslutad Central-OH och Fakultets-OH hittar du i budgetförutsättningarna.

22 22(66) Automatiskt budgeterad OH på Utbildningsvetenskap Forskning (gula markeringar) Beloppet med beslutad Central-OH och Fakultets-OH är här registrerade manuellt per aktivitet och på konto (57920 & 57921) understruket i rött nedan. Kostnaden för institutions-oh faktureras inte utan motsvaras av den budget som registrerats som nettot av intäkter och kostnader på institutionens verksamhetsstöd, därav noll kronor på konto Motkonteringen till den automatiskt beräknade OH-kostnaden registreras manuellt per aktivitet på konto (57910, & 57912), se gula markeringar i bilden ovan. Periodisering av intäkter och kostnader Budgeten periodiseras automatiskt i 12-delar jämt över året (nyckel A12 behöver ej anges), rekommendationen är att budgetera med en rak periodisering. Behöver du göra en annan periodisering anges nyckeln i kolumnen Period. Motiv till att konsekvent ha en rakt fördelad budget: Att följa upp ett utfall mot budget som inte är rakt periodiserad kan bli komplext om det visar sig att utfallet inte fullt ut följer kurvan för budget. Det ställer höga krav på den som följer upp om hur budgeten på detaljnivå är periodiserad och varför.

23 23(66) Nedanstående periodiseringsnycklar fungerar i budget medan övriga periodiseringsnycklar är mer anpassade till t.ex. leverantörsfakta och bokföringsorder. I budget är innevarande månad januari och därmed blir en periodisering med nyckeln A12 en rakt periodiserad budget januari-december. Kod Benämning Förklaring A12 TOLV MÅN FROM INNEVA Tolv mån from innevarande måna BT1 BUDGET T1 JAN-APR Budget T1 rak fördelning BT2 BUDGET T2 MAJ-AUG Budget T2 rak fördelning BT3 BUDGET T3 SEP-DEC Budget T3 rak fördelning Korrigerad OH-% Om den lokala administratören ändrar OH-% satserna måste den lokale administratören spara om Steg 3 Int/kostn AKT och Steg 4 Int/kostn VSH/FAK för samtliga enheter på bokslutsenheten för att den nya OH kostnaden ska slå igenom i budgeten Fältbeskrivning Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i de fyra Flikarna för budgetering av intäkter och kostnader per aktivitet.

24 24(66) Flik 1 B00 Budget intäkter/kostnader AKT Kolumn Förklaring Akt Aktivitet/projekt KI02 Kontogrupp KI02 S Status Ant Korta anteckningar på enskild post syns endast i denna bild Dok Bifogade dokument kopplat till enskild post Ack utfall INV ÅR Ack. Utfall fg. period. Registrerar du i sept visas ack aug osv. Utfall FG ÅR Årsutfall föregående år. Budget INV ÅR Årsbudget innevarande år Prognos INV ÅR Årsprognos innevarande år Budget BUDÅR Registrera årsbudget (+intäkter och -kostnader) Period Periodiseringsnyckel (Blank=A12 rak periodisering 12 månader) Flik 2 B00 Budget intäkter/kostnader per månad Kolumn Förklaring Akt Aktivitet/projekt KI02 Kontogrupp KI02 S Status Ant Korta anteckningar på enskild person syns endast i denna bild Budget BUDÅR Budget helår aktuellt budgetår Jan-dec Budget per månad aktuellt budgetår Summa BUDÅR Budget helår aktuellt budgetår

25 25(66) Flik 3 B00 OH-beräkning budget AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Akt Aktivitet/projekt Fak Fakultet Finab OH-kod finansieringsform anslag och bidrag OH % C OH-% Central OH OH % F OH-% Fakultets OH OH % I OH-% Institutions OH Budget OH-bas BUDÅR Budgeterade kostnader/oh bas på aktivitetsnivå *) Budget OHC BUDÅR OH % C*Budget OH-bas budgetåret Budget OHF BUDÅR OH % F*Budget OH-bas budgetåret Budget OHI BUDÅR OH % I*Budget OH-bas budgetåret OHC v-reg Beräknad central OH att spara till värderegister (OBS spara) OHF v-reg Beräknad fakultets OH att spara till värderegister (OBS spara) OHI v-reg Beräknad institutions OH att spara till värderegister (OBS spara) *) OH bas är summan av KI02: I4121,I4122,I4124,I5121,I5122,I5123 Flik 4 B00 OH-beräkning publicera AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Akt Aktivitet/projekt Konto Konto där OH budget sparas OH från värdereg Hämtad beräknad OH från värderegister Budget BUDÅR OH budget (OBS spara) 4.4 Steg 4 Registrera INT/KOSTN VSH/FAK Budgeterade värden från PERSONAL och INT/KOSTN AKT summeras till denna bild. Här kompletterar du din intäkts och kostnadsbudget utan aktivitet/projektnummer, dvs. AKT kommer att bli blankt i budget. Här måste du specificera VSH och FAK. Du kompletterar budgeten genom att klicka på Ändra och

26 26(66) sedan skriver in önskat budgetvärde på aktuell rad. Om det redan står ett värde på önskad rad skriver du över med den totala budgeten, Raindance bokar automatiskt mellanskillnaden mellan det som är budgeterat på aktivitetsnivå och det belopp du registrerar här. I Steg 4 arbetar du med budgeten i första fliken och resterande flikar uppdateras i och med att du klickar på knappen Spara flera. Från och med hösten 2018 är första fliken kompletterad med en informationskolumn (Förd. Samfin. Budget 2019) som visar vad du i Steg 6 har fördelat från VSH-kod *P till *A respektive *B. Kolumnen Total 2019 summerar kolumnerna Budget Fördl.samfin. Budget 2019 för att ge dig en helhetsbild över budgeterat värde. Flik 1 B00 Budget intäkter/kostnader VSH/FAK 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera total budget i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal, läs mer om detta under Tips Steg 3 nedan. 3. Period lämnas med fördel blank vilket ger en rak periodiserad budget, läs mer om detta under Tips Steg 3 nedan. 4. Infoga ny rad för att registrera på kombination VSH/FAK/KI02 som saknas. 5. Spara flera. Flik 2-4 fungerar på samma sätt som för B00 Budget intäkter/kostnader AKT Tips Steg 4 budget intäkter/kostnader VSH/FAK Registrera total budget Ett exempel: Du har budgeterat 300 tkr i övriga personalkostnader på AKT-nivå i steg 2. Den totala budgeten för kombinationen VSH/FAK är 500 tkr.

27 27(66) 1. Klicka på Ändra markera -300 skriv -500 i stället samma fält. 2. Klicka på Spara flera. Om du klickar upp verifikationen genom att klicka på det sparade värdet -500, ser du att du nu har en verifikationsrad på AKT på 300 tkr och en rad med mellanskillnaden 200 tkr på AKT blankt, dvs. totalt 500 tkr i kostnader. Gå tillbaka genom att klicka på knappen Stäng. Koppling till KST När du budgeterar på Enhet, VSH och FAK sparas budgeten på enhetens kostnadsställe med högst nummer. Om du behöver styra till unikt KST eller funktion gör du det genom att istället budgetera i Steg 3 på aktivitet/projekt. Budgetera på KI01 eller kontonivå Du kan budgetera på lägre nivå i kontohierarkin (KI01 och konto) genom att borra på KI02 (klicka på blå texten), öppna registreringsläget genom att klicka på knappen Ändra. Registrera och spara enligt samma princip som för KI02 nivån. Du kan även borra dig ner för vissa låsta kontogrupper och registrera på ett unikt konto som inte är uppdaterat från t.ex. personalbilden observera att om du lägger budget på konto här får det ingen påverkan på personalbilden eller avstämningsbilderna för personal. Registrering av OH Se under rubrik Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT. Periodisering av intäkter och kostnader Se under rubrik Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT. Korrigerad OH-% Se under rubrik Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT. Visualisera budget registrerad på samfinansierade och EU-projekt För att visa vad du har budgeterat (registrerat i Steg 1, 3 och 5) på de samfinansierade och EU-projekten behöver du först spara Steg 6 Fördeln parförbrukn. Du kan spara om Steg 6 flera gånger vilket du behöver göra när du ändrar något i stegen 1,3 och 5)

28 28(66) Fältbeskrivning Steg 4 budget intäkter/kostnader VSH/FAK Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i de fyra flikarna för budgetering av intäkter och kostnader per VSH/FAK

29 29(66) Flik 1 B00 Budget intäkter/kostnader VSH/FAK Kolumn Förklaring Vsh Verksamhet Fak Fakultet KI02 Kontogrupp KI02 S Status (grön är registreringsbar) Not Korta anteckningar på enskild post syns endast i denna bild Dok Bifogade dokument kopplat till enskild post Ack utfall 20XX Ack. Utfall fg. Period. Registrerar du i sept visas ack aug osv. Utfall 20XX Årsutfall fg. År Årsbudget innevarande år, exkl. samfinansierade projekt Budget 20XX registrerade på projektnivå. Årsprognos innevarande år exkl. samfinansierade projekt Prognos 20XX registrerade på projektnivå. Budget 20XX Registrera årsbudget (+intäkter och -kostnader) Förd.samfin.Budget Info: Budgeterat på samfinansierade projekt, syns här efter 20XX fördelning i steg parallellfördelning. Total 20XX Registrerad budget + budget avseende samfinanseriade projekt. Period Periodiseringsnyckel (Blank=A12) Flik 2 B00 Budget intäkter/kostnader per månad VSH/FAK Kolumn Förklaring Vsh Verksamhet Fakt Fakultet Funktion Funktion KI02 Kontogrupp KI02 S Status Not Korta anteckningar på enskild post syns endast i denna bild Dok Bifogade dokument kopplat till enskild post Budget 2018 Budget helår aktuellt budgetår Jan-dec Budget per månad aktuellt budgetår Summa 2018 Budget helår aktuellt budgetår

30 30(66) Flik 3 B00 OH-beräkning budget AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Akt Aktivitet/projekt Fak Fakultet Finab OH-kod finansieringsform anslag och bidrag Vsh Verksamhet OH % C OH-% Central OH OH % F OH-% Fakultets OH OH % I OH-% Institutions OH Budget OH-bas 2018 Budgeterade kostnader/oh bas på aktivitetsnivå *) Budget OHC 2018 OH % C*Budget OH-bas 2018 Budget OHF 2018 OH % F*Budget OH-bas 2018 Budget OHI 2018 OH % I*Budget OH-bas 2018 OHC v-reg Beräknad central OH att spara till värderegister (OBS spara) OHF v-reg Beräknad fakultets OH att spara till värderegister (OBS spara) OHI v-reg Beräknad institutions OH att spara till värderegister (OBS spara) *) OH bas är summan av KI02: I4121,I4122,I4124,I5121,I5122,I5123 Flik 4 B00 OH-beräkning publicera AKT Kolumn Förklaring Enhet Enhet S Status Kst Kostnadsställe Fak Fakultet Vsh Verksamhet Konto Konto där OH budget sparas OH från värdereg Hämtad beräknad OH från värderegister Budget 2018 OH budget (OBS spara)

31 31(66) 4.5 Steg 5 Registrera INV/AVSKR I Steg 5 arbetar du i formulär som beräknar avskrivningar utifrån investeringar, avskrivningskostnaden för budgetåret sparas till budgeten när du publicerar budget. I formulären registrerar du anskaffningsvärden i kronor och i positiva tal. I Steg 5 arbetar du igenom de fyra flikarna från vänster till höger. Alla de anläggningar och investeringar som finns registrerade i Steg 5 ligger till grund för att bedöma bokslutsenhetens framtida tilldelning av investeringsbudget, därför är det viktigt att du gör en bedömning och även fyller i investeringar för samtliga år. Det är finansieringsformen lån, anskaffningsvärde, anskaffningstidpunkt och avskrivningstiden som är avgörande. Flik 1 B00 Avskrivning från AR är sparad från start Flik 1 sparas av BPC innan aktuell budget öppnas för registrering, du behöver inte göra något åt denna flik utan det är endast information om vilka anläggningar som redan ligger i anläggningsregistret och dess framtida avskrivningar som automatiskt kommer att belasta budget. Fliken är uppdaterad per augusti året före aktuellt budgetår (dvs. i samband med att budgetmodulen öppnas för budgetering). 1. Gå vidare till B00 Pågående investeringar sim avskr, respektive B00 Nya investeringar sim avskr, för att komplettera med anläggningar som ska aktiveras/investeras efter augusti året före aktuellt budgetår.

32 32(66) Flik 2 B00 Pågående investeringar sim avskr Här finns aktuella pågående anläggningar från anläggningsregistret. Om enheten inte har några pågående anläggningar är sidan blank, då går du vidare till flik 3. Samtliga registrerbara fält i B00 Pågående investeringar sim avskr är obligatoriska. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera vilket år anläggningen ska tas i bruk Akt år. 3. Välj vilken månad anläggningen ska tas i bruk Akt mån. 4. Välj avskrivningstid i antal år Avskr.tid. 5. Registrera totalt (tidigare+nya anskaffningar) anskaffningsvärde i kronor. 6. Spara. 7. Gå vidare till B00 Nya investeringar sim avskr.

33 33(66) Flik 3 B00 Nya investeringar sim avskr Här registrerar du nya planerade investeringar och dess avskrivningar. Du måste registrera alla investeringar från och med september året före budgetåret, budgetåret och samtliga år som finns i bilden. 1. Klicka på Ändra. 2. Klicka på Infoga rad. 3. Registrera nedanstående obligatoriska fält - klicka i fältet och sedan på rubriken för att få fram kodguiden: a. Aktivitet om du inte är säker på att AKT tillhör den enhet du registrerar på, använd kodguiden så får du endast upp enhetens aktiviteter. b. Arfin bidrag eller lån. c. Anläggningstyp. d. Benämning fritext. e. Akt år aktivering år. f. Akt mån aktivering månad. g. Avskr tid antal år för avskrivning. h. Tot ansk.värde anläggningens hela anskaffningsvärde. 4. Klicka på Spara flera, denna flik och efterföljande flik dvs. B00 Publicera avskrivningar sparas automatiskt. 5. B00 Publicera avskrivningar, visar vad som går vidare till budgetverifikatet.

34 34(66) Tips Steg 5 budget INV/AVSKR Koppling till KST, VSH, FAK och funktion I och med att investeringsbudget görs på aktivitets/projektnummernivå ger systemet automatiskt KST, VSH, FAK och i förekommande fall (stödverksamheten) funktion. Flera anläggningar på samma aktivitet/projekt För att registrera två likadana anläggningar på samma aktivitet/projekt registrerar du dem på två rader och använder olika radnummer i fältet som heter rad.

35 35(66) Fältbeskrivning Steg 5 budget INV/AVSKR Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn i de fyra flikarna för budgetering av investeringar och avskrivningar. Flik 1 B00 Avskrivningar från AR Kolumn Akt Vsh Fak Konto Sim BUDÅR månad Tot sim Tot bud Diff sim-bud Sim BUDÅR+1 Sim BUDÅR+2 Förklaring Aktivitet/projekt Verksamhet Fakultet Konto för avskrivning Simulerad avskrivning per månad Totalt årets simulerade avskrivningar Totalt årets budgeterade avskrivningar flyttas hit i.o.m. spara Avvikelse mellan simulerad och sparad avskrivning Simulerad avskrivning året efter budgetåret Simulerad avskrivning två år efter budgetåret

36 36(66) Flik 2 B00 Pågående investeringar sim avskr Kolumn Förklaring Anläggn.nr Anläggningsnummer enligt anläggningsregistret Benämning Benämning enligt anläggningsregistret Konto Balanskonto pågående anläggningar Kst Kostnadsställe Anltyp Anläggningstyp enl. anläggningsregistret Akt Aktivitet/projekt Vsh Verksamhet Fak Fakultet Arfin bidrag (B) eller lån (L) Akt år Aktivering år Akt mån Aktivering månad Avskr.tid Antal år för avskrivning Anskv Hittills upparbetade anskaffningsvärden Tot ansk.värde Planerat totalt anskaffningsvärde inkliusive Anskv Avskrivn INV ÅR Sep Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Okt Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Nov Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Dec Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivn INV ÅR Totalt beräknad avskrivning innevarande år Restvärde INV ÅR Totalt beräknat restvärde innevarande år Avskrivn BUDÅR mån Avskrivning återstående månader aktuellt budgetår Avskrivn BUDÅR Totalt beräknad avskrivning aktuellt budgetår Restvärde BUDÅR Totalt beräknat restvärde aktuellt budgetår Avskrivn BUDÅR+1 Totalt beräknad avskrivning år 1 efter budgetåret Restvärde BUDÅR+1 Totalt beräknat restvärde år 1 efter budgetåret Avskrivn BUDÅR+2 Totalt beräknad avskrivning år 2 efter budgetåret Restvärde BUDÅR+2 Totalt beräknat restvärde år 2 efter budgetåret

37 37(66) Flik 3 B00 Nya investeringar sim avskr Kolumn Akt Arfin Anltyp Radnr Benämning Akt år Akt mån Avskr.tid Tot ansk.värde Avskrivn INV ÅR Sep Avskrivn INV ÅR Okt Avskrivn INV ÅR Nov Avskrivn INV ÅR Dec Avskrivn INV ÅR Restvärde INV ÅR Avskrivn BUDÅR mån Avskrivn BUDÅR Restvärde BUDÅR Avskrivn BUDÅR+1 Restvärde BUDÅR+1 Avskrivn BUDÅR+2 Restvärde BUDÅR+2 Förklaring Aktivitet/projekt bidrag (B) eller lån (L) Anläggningstyp enl. anläggningsregistret "fiktivt" anläggningsnummer för att skilja likadana investeringar Fritext Aktivering år Aktivering månad Antal år för avskrivning Planerat totalt anskaffningsvärde inkliusive Anskv Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivning återstående månader innevarande år Avskrivning återstående månader innevarande år Totalt beräknad avskrivning innevarande år Totalt beräknat restvärde innevarande år Avskrivning återstående månader aktuellt budgetår Totalt beräknad avskrivning aktuellt budgetår Totalt beräknat restvärde aktuellt budgetår Totalt beräknad avskrivning år 1 efter budgetåret Totalt beräknat restvärde år 1 efter budgetåret Totalt beräknad avskrivning år 2 efter budgetåret Totalt beräknat restvärde år 2 efter budgetåret Flik 4 B00 Publicera avskrivningar Kolumn Akt Konto Månad Sim Månad Bud HELÅR Sim HELÅR Bud Förklaring Aktivitet/projekt Konto Simulerat värde per månad Sparat värde per månad Simulerat värde per år Sparat värde per år

38 38(66) 4.6 Steg 6 Fördela parallellförbrukning När all budgetering är klar på aktivitetsnivå ska samfinansierade och EU-projekt parallell-fördelas, dvs. budget från följande bilder: PERSONAL INT/KOSTN AKT INV/AVSKR Projekten fördelas ut till verksamhetskod VSH *A (anslag) respektive *B (bidrag) enligt projektregistrets fördelning. Budgeten kommer även tills vidare ligga kvar på VSH *P som nollställs i samband med definitivbearbetning av stängd budget. Klicka på knappen Spara flera i fliken B00 Budget parallellförbrukning intäkter *P då fördelas och sparas båda flikarna. Raindance hämtar fördelningen enligt projektregistret. Dvs. kod med VSH *P, delas upp på *A respektive *B och sparas på sista kontot i respektive kontogrupp (KI02). 1. B00 Budget parallellförbrukn intäkter *P bokar den budgeterade intäkten på rätt verksamhetskod baserat på vilken kontogrupp budgeten ligger på, t.ex. Intäkter anslag => VSH *A, Intäkter bidrag => *B osv. 2. B00 Budget parallellförbrukn kostnader *P bokar den budgeterade kostnaden fördelad per anslag och bidrag enligt projektets fördelning i projektmodulen. Budget registrerad på VSH *P nollställs av central administratör först i samband med att budgetverifikatet definitivsätts, fram till dess kan du söka ut din budget genom att filtrera avstämningsbilderna med #*P (allt skilt från verksamhet parallellförbrukning).

39 39(66) 4.7 Steg 7 registrera balanserat kapital Budgeterat balanserat kapital beräknas automatiskt och förs över till budget när du klickar på Spara. 1. Klicka på Spara Tips Steg 7 Budget balanserat kapital Överskott eller underskott Värdena i bilden visas i tkr med omvänt tecken jämfört med bokföringstecken, därmed betyder positiva värden följande. Ett positivt IB från tertial 2 prognosen betyder att du har ett överskott. Ett positivt resultat i budget betyder att du budgeterar ett överskott. Ett positivt budgeterat UB betyder att du har ett överskott i utgående balans. Negativa värden i ovanstående poster betyder att du har underskott. Formeln för beräknat utgående balanserat kapital: Utgående balanserat kapital från tertial 2 prognosen + budgeterat resultat = utgående balanserat kapital. Utgående balanserat kapital uppdateras när du klickar på Spara.

40 40(66) Fältbeskrivning Steg 7 Budget balanserat kapital Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn för budgetering av balanserat kapital. B00 Budget bal.kap Kolumn Förklaring Vsh Verksamhet Fak Fakultet Prognos 2017 Resultat från prognos tertial 2 året före budgetåret IB 2017 Utfall ingående balanserat kapital året före budgetåret UB beräkn 2017 IB.bal.kap+Prognos tertial 2 resultat=ub bal.kap IB 2018 IB balanserat kapital för budgetåret = UB beräkn Budgeterat resultat 2018 Budgeterat resultat hämtat från registrerad budget, steg eventuellt BUDKORR Budget 2018 UB Budgeterat UB bal.kap=ib 2018+budgeterat resultat

41 41(66) 4.8 Steg 8 Registrera flerårsplan Utöver budget ska verksamheten upprätta en flerårsplan för ytterligare två år. Planen registreras i tkr, intäkter registreras i positiva tal och kostnader i negativa tal. Alla värden även personalkostnader, OH-kostnader och avskrivningar, registreras direkt i en resultaträkning på KI02 fördelad per verksamhet och fakultet. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera värden för Plan Klicka på Spara. 4. Registrera värden för Plan Klicka på Spara Tips steg 8 Flerårsplan Använd knappen Fördela Om planen ska till större delen se likadan ut som budget, börja med att använda knappen Fördela, då kan du kopiera en hel kolumn t.ex. budget 2018 och klistra in i kolumn plan När du använder fördela skrivs alla värden över i kolumnen kopiera till därför bör du börja med detta och sedan justera enskilda poster. 1. Klicka på Ändra. 2. Klicka på Fördela.

42 42(66) 3. Välj vilken kolumn som ska uppdateras. 4. Välj från vilken kolumn värdet ska hämtas. 5. Klicka på Utför. 6. Klicka på Spara. 7. Justera de poster du behöver justera ytterligare i plan Klicka på Spara. 9. Gör om proceduren för Plan Glöm inte att klicka på Spara mellan de olika stegen Fältbeskrivning Steg 8 plan flera år Nedan hittar du en kort förklaring till respektive kolumn bilden för flerårsplan. B00 Flerårsplan Kolumn Vsh Fak KI02 Ack utfall 2017 Utfall 2016 Budget 2017 Prognos 2017 Budget 2018 Plan 2019 Plan Avstämning budget Förklaring Verksamhet Fakultet Kontogrupp KI02 Ack. Utfall fg. Period. Registrerar du i sept visas ack aug osv. Årsutfall fg. År Årsbudget innevarande år Årsprognos innevarande år Registrerad årsbudget (+intäkter och -kostnader) Registrera plan helår 2019 (+intäkter och -kostnader) Registrera plan 2020 (+intäkter och -kostnader) Avstämningsbilderna i budgetmodulen uppdateras löpande när någon publicerar/sparar budget. Budgeten blir synlig i ordinarie uppföljningsbilder där utfall jämförs mot budget (Beslutsstöd\Uppföljning\Frågor & Analys) när budgeten är definitiv-satt. De avstämningsbilder som finns i fliken Budget, visas endast i budgetmodulen, medan de bilder som finns i fliken 7 Budget o progn är tänkta att kunna speglas som rena budgetbilder (ingen jämförelse med utfall) i Beslutsstöd\Uppföljning när budgeten är klar och definitiv-satt. Bilden 7000 Budget och flerårsplan att signera skrivs ut för bokslutsenheten i pdf-format signeras, skannas och sänds till ekonomiredovisning@liu.se tillsammans med budgetkommentarerna. Bilden hittar du i fliken 7 Budget o progn i mappen 700 Budget.

43 43(66) B00 Avstämning OH budget Bilden visar bokslutsenhetens budgeterade lön och drift (OH-bas), OH-kostnad och beräknar utifrån detta hur stor OH-kostnaden är i procent av lön och drift. Den beräknade procenten ska överensstämma med de procentsatser den lokala administratören lagt in i pristabellen. Om det inte stämmer tyder det på att allt inte är sparat i alla steg. När OH-procentsatserna stämmer överens ger bilden dig ett underlag för att manuellt kunna registrera OH-intäkten, se beskrivning under Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader AKT. B00 Avstämning budget Bilden visar budgeterad resultaträkning på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva tal och kostnader i negativa tal. Avstämningsbilden kan visas i två olika värdemallar 1. B00 Avstämning budget visar ack utfall innevarande år och årsvärden för föregående år, budget och prognos där sådan finns. 2. B00 Budget månader i tkr visar endast budget men fördelad per månad. Bilden är borrbar och radfälten kan lyftas ner i tabellen efter behov. B00 Avstämning flerårsplan Bilden visar planerat resultat år två och år tre, jämfört med budget, prognos och tidigare utfall på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva tal och kostnader i negativa tal. Bilden bygger på att flerårsplanen är sparad i ett värderegister vilket betyder att vi inte har samma möjligheter att enkelt aggregera, filtrera eller borra. B00 Avstämning avskrivn och restvärde Bilderna visar avskrivningar och restvärden på befintliga, aktiverade pågående och nya anläggningar. För att sammanställa en total bild exporterar du alla tre flikarna till excel och klistrar in dem i mallen Instruktion budget avst Inv_avskr. Markera hela bladet blad för blad och klistra in i respektive flik, det är viktigt att kolumnerna hamnar i rätt ordning för att första fliken automatiskt ska summera korrekt. Första fliken Rapport används för att sammanställa bokslutsenhetens investeringsbudget, här finns mall för att fylla i specifikationen av större investeringar. B00 Avstämning budget balanserat kapital Bilden visar budgeterat balanserat kapital i tkr som är en konsekvens av: 1. Utfall årets ingående balanserade kapital + årets T2 prognos resultat = årets utgående balanserade kapital 2. Årets utgående balanserade kapital = budgetårets ingående balanserade kapital 3. Budgetårets ingående balanserade kapital + budgeterat resultat = budgetårets utgående balanserade kapital

44 44(66) Bilden visas i omvända tecken jämfört med bokföringen vilket betyder att: Ett positivt balanserat kapital att det finns ett överskott. Ett positivt resultat innebär överskott. B00 Avstämning personal utifrån placering egen personal Bilden visar hur samtliga som är anställda som har sin placering på vald Placering (enhetskod) är budgeterade. Här ser du även hur dina anställda är planerade att lånas ut helt eller delvis. Ange din enhetskod i fältet Placering för att söka ut dina anställda. Bilden är behörighetsstyrd så att du endast kan se Placering = egen enhet. Fältbeskrivningar hittar du under Steg 1 registrera personalbudget.

45 45(66) B00 Avstämning personal utifrån budgeterad enhet Bilden visar vilka som är budgeterade och kommer att belasta enheten med personalkostnad. Här ser du även de resurser som är planerade att vara helt eller delvis inlånade. Ange enhetskod i fältet Enhet för att söka ut resurserna som belastar enheten med kostnader. Bilden är behörighetsstyrd så att du endast kan se Enhet = resurser som belastat din enhet med kostnader. Fältbeskrivningar hittar du under Steg 1 registrera personalbudget. B00 Avstämning pris fasta lokaler per enhet Bilden visar aktuellt budgeterat pris för respektive enhets lokalryggsäck. Priset uppdateras av bokslutsenhetens lokala administratör och kan korrigeras så länge budgetmodulen är öppen för registrering, en korrigering av priset återspeglas direkt i bilden. B00 Kontroll fördelning personal Bilden visar utifrån placering (enhet) hur stor andel av varje individs tid som är fördelad på aktiviteter/projekt i budgeten. Bilden är borrbar på LiU ID och visar detaljerna fördelningen. En person som har en fördelning som inte är lika med 100 % bör kontrolleras. T.ex. en person som är fördelad till 200 % kan vara dubbelbudgeterad och då är det fel, men det kan även bero på att personen är budgeterad till 100 % på ett projekt januari-mars och sedan 100 % på ett annat projekt april-december och det är korrekt Avstämning investeringar Bilden visar budgeterade anskaffningsvärde och avskrivningar per år. Bilden innehåller även en flik som visar budgeterade framtida avskrivningar för befintliga anläggningar.

46 46(66) 5 Registrera prognos I prognosmodulen registreras värden i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. Undantaget är Steg 3 där investeringarna registreras i kronor och positiva tal. Prognos är ett helårsvärde för innevarande år och ingen periodisering görs mellan månaderna. Prognosen görs två gånger per år ÅÅÅÅ-04 och ÅÅÅÅ-08, dvs. baserat på april respektive augusti ackumulerat utfall. Under fliken Prognos börjar du i mappen Registrera där du öppnar Startbild prognos. Registrera prognosen i ordning från Steg 1 till Steg 4. Behöver du gå tillbaka något steg behöver du räkna om och spara om de bilder du har backat tillbaka. 1. Välj BSLEN ange endast två tecken utan efterföljande *. 2. Välj Enhet om du vill begränsa urvalet i bilden. 3. Prognostisera i ordning från steg Klicka på önskat steg t.ex. INT/KOSTN AKT (den blå texten) för att komma till registreringsbilden. 5. När du är klar med alla steg för en enhet, klicka på för att ändra status till låst. I registreringsbilderna finns två kolumner med rubrik Prognos, se bild nedan. Kolumnen till vänster som heter Prognos är prognosen från tertial 1 och kolumnen till höger Prognos är aktuell prognos. Vid tertial 1 kommer dessa kolumner sammanfalla och avse samma prognos.

47 47(66) 5.1 Steg 1 Registrera prognos INT/KOSTN AKT Registrera i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. I Steg 1 arbetar du igenom de tre flikarna från vänster till höger. Flik 1 - P00 Prognos intäkter/kostnader AKT 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera prognos i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. 3. Infoga ny rad för att registrera på kombination aktivitet och kontogrupp som saknas. 4. Klicka på Spara flera och resterande flikar sparas automatiskt. För tips se rubrik Tips Steg 2 budget intäkter/kostnader AKT och för fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 2 budget intäkter/kostnader AKT.

48 48(66) 5.2 Steg 2 Registrera prognos INT/KOSTN VSH/FAK Registrera i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. I Steg 2 arbetar du igenom de tre flikarna från vänster till höger. Flik 1 - P00 Prognos intäkter/kostnader VSH/FAK 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera total prognos i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal, läs mer om detta under registrera budget, Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK. 3. Infoga ny rad för att registrera på kombination VSH/FAK KI02 som saknas 4. Klicka på Spara flera och efterföljande flikar sparas automatiskt. För tips se rubrik Tips Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK och för fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 3 budget intäkter/kostnader VSH/FAK.

49 49(66) 5.3 Steg 3 Registrera prognos INV/AVSKRIVNINGAR I Steg 3 arbetar du i formulär som automatiskt beräkningar investeringar och kostnader som sparas till prognosen först när du publicerar. I formuläret registrerar du anskaffningsvärden i kronor och i positiva tal. I Steg 3 arbetar du igenom de fyra flikarna från vänster till höger. Alla de anläggningar och investeringar som finns registrerade i Steg 3 ligger till grund för att bedöma bokslutsenhetens framtida tilldelning av investeringsbudget, därför är det viktigt att du gör en bedömning och även fyller i investeringar för samtliga år. Det är finansieringsformen lån, anskaffningsvärde, anskaffningstidpunkt och avskrivningstiden som är avgörande. Flik 1 P00 Avskrivning från AR är redan sparad Flik 1 sparas av BPC innan aktuell prognos öppnas för registrering, du behöver inte göra något åt denna flik utan det är endast information om vilka anläggningar som redan ligger i anläggningsregistret och dess framtida avskrivningar som automatiskt kommer att belasta prognosen. Fliken uppdateras per april för P1 och per augusti för P2. 1. Gå vidare till P00 Pågående investeringar sim avskr, respektive P00 Nya investeringar sim avskr, för att komplettera med anläggningar som ska aktiviteras/investeras efter april i P1 eller augusti i P2.

50 50(66) Flik 2 P00 Pågående investeringar sim avskr Här finns aktuella pågående anläggningar från anläggningsregistret. Om enheten saknar pågående anläggningar är sidan blank, då går du vidare till flik 3. Samtliga registrerbara fält i P00 Pågående investeringar sim avskr är obligatoriska. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera vilket år anläggningen ska tas i bruk Akt. 3. Välj vilken månad anläggningen ska tas i bruk Akt mån. 4. Välj avskrivningstid i antal år Avskr.tid. 5. Registrera total (tidigare+nya anskaffningar) anskaffningsvärde i kronor. 6. Spara. 7. Gå vidare till P00 Nya investeringar sim avskr.

51 51(66) Flik 3 P00 Nya investeringar sim avskr Här registrerar du nya planerade investeringar och dess avskrivningar. 1. Klicka på Ändra. 2. Klicka på Infoga rad. 3. Registrera nedanstående obligatoriska fält - klicka i fältet och sedan på rubriken för att få fram kodguiden: a. Aktivitet om du inte är säker på att AKT tillhör den enhet du registrerar på, använd kodguiden så får du endast upp enhetens aktiviteter. b. Arfin bidrag eller lån. c. Anläggningstyp. d. Benämning fritext. e. Akt år aktivering år. f. Akt mån aktivering månad. g. Avskr tid antal år för avskrivning. h. Tot ansk.värde anläggningens hela anskaffningsvärde. 4. Klicka på Spara flera och Publicera avskrivningar sparas automatiskt. 5. P00 Publicera avskrivningar, visar vad som går vidare till prognosverifikatet. Du behöver inte gå över till sista fliken eftersom du redan har sparat den och med punkt 4 Spara flera. För tips se rubrik Tips Steg 5 budget INV/AVSKR och för fältbeskrivningar se rubrik Fältbeskrivning Steg 5 budget INV/AVSKR.

52 52(66) 5.4 Steg 4 Fördela parallellförbrukning Se beskrivning för budget Steg 6 INV/AVSKR. 5.5 Steg 5 registrera prognos balanserat kapital Prognos balanserat kapital beräknas automatiskt och förs över till prognos när du klickar på Spara. Utgående balanserat kapital beräknas på följande sätt: Årets ingående balanserade kapital (utfall) + prognostiserat resultat = årets utgående balanserade kapital. För tips se rubrik Tips Steg 7 Budget balanserat kapital och för fältbeskrivning se rubrik Fältbeskrivning Steg 7 Budget balanserat kapital.

53 53(66) 5.6 Avstämning prognos Bilden 6501 Tertialuppföljning att signera skrivs ut för bokslutsenheten i pdfformat signeras, skannas och sänds till ekonomiredovisning@liu.se tillsammans med tertial-kommentarerna. Bilden hittar du i Beslutsstöd\Frågor & Analys\6 Periodisk uppföljning\650 Uppföljning tertial. Bilden uppdateras med prognosen i och med att den centrala administratören har definitiv-satt prognosen. Avstämningsbilderna i prognosmodulen uppdateras löpande när någon publicerar/sparar prognosen. Nedan finns tillgängliga avstämningsbilder beskrivna. P00 Avstämning prognos Bilden visar prognosens resultaträkning på KI02 nivå i tkr. Intäkter visas i positiva tal och kostnader i negativa tal. Bilden är borrbar och radfälten kan lyftas ner i tabellen efter behov. P00 Avstämning avskrivn och restvärde Bilderna visar avskrivningar och restvärden på befintliga, aktiverade pågående och nya anläggningar. För att sammanställa en total bild exporterar du alla tre flikarna till excel och klistrar in dem i mallen Instruktion prognos avst Inv_avskr. Markera hela bladet blad för blad och klistra in i respektive flik, det är viktigt att kolumnerna hamnar i rätt ordning för att första fliken automatiskt ska summera korrekt. Första fliken Rapport används för att sammanställa bokslutsenhetens investeringsprognos, här finns en mall för att fylla i specifikationen av större investeringar. P00 Avstämning prognos Bal. kap Bilden visar prognostiserat balanserat kapital i tkr som är en konsekvens av: Utfall årets ingående balanserade kapital + årets prognos resultat = årets utgående balanserade kapital Bilden visas i omvända tecken jämfört med bokföringen vilket betyder att: Ett positivt balanserat kapital att det finns ett överskott. Ett positivt resultat innebär överskott.

54 54(66) 6 Korrigera budget/prognos källa BUDK/PROGK För att kunna korrigera på topp när alla enheter är låsta krävs behörighet BPA Lokal administratör 1. Korrigera resultatet. 2. Öppna alla enheter (från gul till grön status) för att kunna: a. Räkna om OH per AKT. b. Räkna om OH per VSH/FAK. c. Räkna om balanserat kapital. 3. Lås och stäng alla enheter. Korrigering på topp görs på en helt egen källakod och en ny budget/prognos verifikation vilket betyder att det som registreras här läggs till som ett tillägg till redan gjord budget/prognos. I bilden finns inga hjälpmedel för beräkningar som t.ex. IT-abonnemang, OH-kostnader utan allt registreras direkt i tkr, intäkter i positiva tal och kostnader i negativa tal. 1. Klicka på Ändra. 2. Registrera i kolumnen Budget ÅÅÅÅ BUDK/Prognos ÅÅÅÅ-MM PROGK. 3. Klicka på Spara. 4. Gå tillbaka till budget/prognos och öppna aktuella enheter. Uppdatera OH i steg INT/KOSTN AKT. 5. Gå in i steg Registrera INT/KOSTN AKT på första aktuella enhet. 6. Gå till flik B00 OH-beräkning budget AKT/ P00 OH-beräkning budget AKT. 7. Klicka på Spara och gå till flik B00 OH-beräkning publicera AKT/P00 OHberäkning publicera AKT.

55 55(66) 8. Klicka på Spara. 9. Gå tillbaka till flik B00 Budget intäkter/kostnader AKT/P00 Prognos intäkter/kostnader AKT. 10. Bläddra fram nästa enhet genom att klicka på pil upp, repetera från punkt 6 till dess att du uppdaterat samtliga enheter. Uppdatera OH i steg INT/KOSTN VSH/FAK. 11. Gå in i steg Registrera INT/KOSTN VSH/FAK på första aktuella enhet 12. Upprepa samma moment som punkt 6-10 i bilderna INT/KOSTN AKT. Uppdatera balanserat kapital. 13. Gå in i steg balanserat kapital på första aktuella enhet. 14. Klicka på Spara och bläddra till nästa enhet, klicka på Spara osv. Lås och stäng alla enheter. Observera att för budget behöver du sätta BUDK-verifikatet till definitivt, för PROGK görs den uppdateringen av central administration.

56 56(66) 7 Administrera lokal administration 7.1 Lokal admin/start Innan budgetarbetet påbörjas behöver den lokala administratören uppdatera tabellerna i mappen Lokal admin/start 1. B00 Reg lönerevision per enhet styr enhetens generella lönepåslag i procent per anställd, dvs olika enheter kan ha olika lönepåslag. Vid budgetering i personalbilden, kan lönepåslaget justeras för enskilda individer till ett värde skilt från 0,00 %, dvs. det minsta lönepåslaget är +/-0,01 %. 2. B00 Reg pris fasta lokaler per enhet styr enhetens lokalkostnad per person för fasta lokaler som t.ex. kontorsrum, dvs. olika enheter kan ha olika prislappar. Vid budgetering i personalbilden, kan lokalkostnaden för enskilda individer justeras.

57 57(66) Registrera lönerevision 1. Öppna B00 Reg lönerevision per enhet. 2. Välj Enhet eller ta flera enheter på en gång genom att använda *. 3. Klicka på knappen Ändra längst ner på sidan. 4. Fyll i procent med 2 decimaler. a. Lönerevision Rev 1 revision i oktober året före budgetåret, denna får genomslagskraft från januari dvs. hela budgetåret. b. Lönerevision Rev 2 revision i oktober aktuellt budgetår, denna får genomslagskraft i oktober, dvs. endast de tre sista månaderna i budgeten. 5. Klicka på Spara Registrera pris fasta lokaler per enhet 1. Öppna B00 Reg pris fasta lokaler per enhet. 2. Kontrollera att datumet är lika med budgetåret ÅÅÅÅ Välj Enhet eller ta flera enheter på en gång genom att använda *. 4. Klicka på knappen Ändra längst ner på sidan. 5. Fyll i årskostnaden för fasta lokaler per person i kronor. 6. Klicka på Spara.

58 58(66) 7.2 Lokal admin/ändra OH procent När budgeteringen av verksamhetsstöd och kärnverksamhet är klar ska du stämma av att OH-nycklarna ger en korrekt utfördelning av OH-kostnaderna för såväl, central-, fakultets- och institutions-oh. Bilden för justering av OH ligger i mappen Lokal admin/ändra OH procent. Bilden innehåller fyra flikar, där första fliken är en total sammanställning av Institutions-, Fakultets och Central-OH. OH-procentsatserna för respektive nivå uppdateras i respektive flik. 1. B00 Reg korr proc OHC styr procenten för central-oh. Här ser du befintlig OH-procent, beslutad central OH-kostnad, budgeterade kostnader och beräknad OH-procent. Här kan du också korrigera till den OH-procent som ska gälla för central-oh. 2. B00 Reg korr proc OHF styr procenten för fakultets OH. Här ser du befintlig OH-procent, beslutad fakultets OH-kostnad, budgeterade kostnader och beräknad OH-procent. Här kan du också korrigera till den OH-procent som ska gälla för fakultets-oh. 3. B00 Reg korr proc OHI styr procenten för institutions-oh. Här ser du befintlig OH-procent, institutionens budgeterade fördelningsbas kärnv (exkl. stöd), budgeterat resultat för institutionens stödverksamhet.

59 59(66) Registrera korrigering central OH-procent 1. Öppna B00 Reg korr proc OHC. 2. Kontrollera att du har rätt nettokostnad fördelade för central OH. a. Om du önskar att FAB respektive GAB ska fördelas även på uppdrag (FU respektive (GU) kontakta systemadministratör. 3. Jämför aktuell OH innevarande år (Procent) med beräknad OH (Proc) och bedöm om du behöver korrigera OH-procenten jämfört med aktuell OH (Procent). 4. Om OH procenten ska vara något annat än aktuell OH (Procent), klicka på knappen Ändra. 5. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för central OH, med en decimal i kolumnen Korr proc. 6. Klicka på Spara. 7. Om du har registrerat annan OH i Korr proc måste du gå tillbaka till registreringsbilderna för att räkna om nya budgeterade OH-kostnader. Se vidare under rubrik Räkna om budgeterade OH-kostnader.

60 60(66) Registrera korrigering fakultets OH-procent 1. Öppna B00 Reg korr proc OHF. 2. Kontrollera att du har rätt nettokostnad fördelade för fakulteternas OH. a. Om du önskar att FAB respektive GAB ska fördelas även på uppdrag (FU respektive (GU) kontakta systemadministratör. 3. Jämför aktuell OH innevarande år (Procent) med beräknad OH (Proc) och bedöm om du behöver korrigera OH-procenten jämfört med aktuell OH (Procent). 4. Om OH procenten ska vara något annat än aktuell OH (Procent), klicka på knappen Ändra. 5. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för fakulteternas OH, med en decimal i kolumnen Korr proc. 6. Klicka på Spara. 7. Om du har registrerat annan OH i Korr proc måste du gå tillbaka till registreringsbilderna för att räkna om nya budgeterade OH-kostnader. Se vidare under rubrik Räkna om budgeterade OH-kostnader.

61 61(66) Registrera korrigering institutions OH-procent 1. Öppna B00 Reg korr proc OHI. 2. Klicka på Ändra. 3. Fördela om nettokostnaden för stödet från stöd och ut per fakultet och Finab. Summan av fördelningen ska bli noll, se exempel i ovanstående bild. 4. Klicka på Spara. 5. Jämför aktuell OH innevarande år (Procent) med beräknad OH (Proc) och bedöm om du behöver korrigera OH-procenten jämfört med aktuell OH (Procent). 6. Om OH procenten ska vara något annat än aktuell OH (Procent), klicka på knappen Ändra. 7. Fyll i institutionens beslutade OH-procent för institutionens OH, med en decimal i kolumnen Korr proc. 8. Klicka på Spara. 9. Om du har registrerat annan OH i Korr proc måste du gå tillbaka till registreringsbilderna för att räkna om nya budgeterade OH-kostnader. Se vidare under rubrik Räkna om budgeterade OH-kostnader.