Projektmodulen Administratörsdag Kristoffer Nilsson, Reden, UF

Transkript

1 Projektmodulen Administratörsdag Kristoffer Nilsson, Reden, UF

2 2 Agenda Vad är projektmodulen Fält i projektmodulen Aktivitets- och projekttyper Periodisering Projektgrupp och huvudprojekt Påminnelser Utdata Kommer i eftermiddag!

3 Vad är projektmodulen (PM) Kan liknas vid en reskontra/register Hanterar alla aktiviteter och projekt 9 projektgrupperingar, varav 3 aktivitetstyper och 6 projekttyper (tidsbegränsade) Hanterar projektkalkyler Hantera rekvisition och fakturering Hantera påminnelser Hantera upparbetad tid Skapar möjlighet till bättre uppföljning

4 Roller och behörigheter Projekt enkel (PRE) Kan starta projekt för att göra projektkalkyl Registrera viss information i projektmodulen Göra projektkalkyl Projekt avancerad (PRA) Öppna och stänga projekt Registrera all information i projektmodulen Göra projektkalkyl Följa upp projekt Ansvarar för att projektet har rätt strukturkopplingar Följa upp projekt Skapa påminnelser Rekvirera/Fakturera Skapa påminnelser

5 5 Hantera projekt PRE Gör ett urval från radfältet för att komma till läge skapa projekt

6 Hantera projekt PRA 6 Menyval: Administrera/Projekt/Projekt

7 Projekttyper och fält i projektmodulen

8 8 Aktivitets-/projekttyper Aktivitet Projekt Aktivitet anslag Aktivitet stöd Aktivitet ofördelat Projekt anslag Projekt bidrag Projekt samfinansierat Projekt EU Projekt uppdrag Projekt stöd Förutom finansiering avgör framför allt behov av uppföljning val mellan aktivitet och projekt. Konteras i samma koddel.

9 Information kopplat till projektgrupper Uppföljning Påminnelser Kontraktsdata Kontraktsbelopp Disp.dag Osv. Ansvarig Proj.ledare Proj.adm Aktivitet Projekt Proj.grupp & Huvudprojekt Fakturering Automatisk projektperiodisering Bokförs i fältet Aktivitet i huvudboken

10 10 Söka fram registrerade uppgifter Alt. 1 Alt. 2

11 Mer info om projekttyper och projektfält: 11

12 12 Ändra registrerade uppgifter Behörighet PRA behövs till vissa fält. Historik finns inte sparad. Vid ändring av fält som har direkt koppling till bokföring behöver särskild hänsyn tas. Dessa fält är: Status, Start EK, Slut EK, KST, VSH och Fakultet Det finns även ett antal fält som har en indirekt koppling till bokföring. Även vid ändring av dessa är det bra att känna till konsekvenserna: Dispdag, Kontraktsbelopp, Proper, Fördelning GU/FO, Fördelning Anslag/Bidrag Övriga fält kan ändras utan några egentliga konsekvenser.

13 13 Stänga aktivitet/projekt (bara PRA) Välj Administrera\Projekt\Projekt ange ID-nr Dubbelklicka på projektet ändra status till Stängd Det är fältet Status som styr om projektet är öppet för bokföring oavsett vad som är angivet i de två andra statusfälten.

14 14 Stänga aktivitet/projekt 1. Kontrollera att det inte finns några anställda på aktiviteten/projektet 2. Kontrollera att det inte finns några anläggningar bokförda på aktiviteten/projektet (varken med eller utan restvärde). 3. Eventuella ingående och utgående balanser behöver hanteras. 4. Att det inte finns några utestående kundfakturor eller rekvisitioner på aktiviteten/projektet som inte är betalda. 5. Om aktiviteten/projektet är märkt med APER,HPER eller MPER ändra till EPER. 6. Kom ihåg att om utfall finns för innevarande månad kommer aktiviteten/projektet öppnas för att bokföra OH-pålägg, p-fördelning och eventuellt intern försäkringskassa.

15 Periodisering av projekt

16 16 Periodisering av projekt Normalt periodiseras hela resultatet i projektet (ej anslagsdel): Om överskott --> Oförbrukat bidrag Om underskott --> Upplupna bidragsintäkter Motkonto periodiseringskonto i kontoklass 3 Undantag: Om dispdatum passerats Om underskott större än bidragsbelopp Aldrig anslags-, stöd- eller ofördelad- verksamhet

17 17 Periodisering av projekt Styrs av koden PROPER kombinerat med dispdatum EPER MPER APER automatisk HPER - automatisk Periodisering sker fram till en månad före dispdatum (är dispdatum så kommer projektet inte att periodiseras vid årsskiftet) Kontraktsbelopp kan begränsa periodiseringsbelopp

18 18 Automatisk periodisering APER och HPER Samfinansierade och EU-projekt fördelas mellan anslag och bidrag innan periodisering Anslag periodiseras aldrig oavsett PROPER Om HPER läses hela projektgruppen/huvudprojektet av för gemensam periodisering. Dvs det går att ha HPER även om projektet bara är kopplat till projektgrupp och inte huvudprojekt.

19 Projektgrupper och huvudprojekt

20 20 Projektgrupper och huvudprojekt Projektgrupper och huvudprojekt kan användas på alla aktivitets- och projektgrupper (relativt nytt) Projektgrupper och huvudprojekt skapas av men koppling till och omkopplingar kan göras av bokslutsenheten. Man behöver bara koppla till en av nivåerna, dvs huvudprojekt är inte obligatoriskt.

21 21 AVD AVD AVD AVD AVD ENHET ENHET ENHET ENHET ENHET ENHET ENHET K S T K S T K S T K S T K S T K S T K S T K S T K S T K S T K S T Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Akt Projektgrupp Bokslutsenhet Bokslutsenhet Projektgrupp Huvudprojekt

22 Påminnelser

23