Lathund Upplägg begreppsvärden I Egen meny

Transkript

1 Upplägg/ändring av begreppsvärden AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll Denna meny används för att lägga upp nya samt ändra i begreppsvärden för verksamhet, fritt fält, projektledare, huvudprojekt och EFH koppla relation verksamhet - användare. 1

2 Sök på begreppsvärde För att söka upplagda värden gå in under Gemensamt -> Begrepp och relationer -> Begreppsvärden. Från denna meny skall inga ändringar göras. a) b) Ange önskat begrepp (a), tex ANSVAR, VERKS, PLEDAR eller HPROJ och tryck TAB. Den översta raden, markerad med?, används för urval. I exemplet ovan * för att se samtliga verksamheter som börjar med Sök genom att klicka på alt F7. För att se ytterligare uppgifter kopplade till verksamheten, klicka på Relation (b) i Verktygsraden, raden för önskad verksamhet skall vara markerad. För att komma tillbaka till översikten stäng fönstret eller klicka på fliken Begreppsvärden. 2

3 Fritt fält, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Fritt fält, ny/ändring För att lägga upp ett nytt fritt fält, klicka på symbolen för ny rad Ange aktuellt nummer i Begr.värde-kolumnen på den första tomma raden, ange beskrivningstext för det fria fältet och tryck på Spara eller F12. Begr.värde: 8 positioner långt, där de fyra första ska vara lika med ansvar och följande fyra positioner är löpnummer. Beskrivning Valfri beskrivningstext för det fria fältet. S, Status N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring 3

4 Verksamhet, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Verksamhet, ny/ändring Om det är en ny projektledare som verksamhetsupplägget gäller så lägg först upp projektledarkoden via menyval Projektledare, ny/ändring, se nedan. För att lägga upp en ny verksamhet, klicka på symbolen för ny rad. Vid ny verksamhet fyll i Begr.värde samt beskrivning. Var noga med att följa den fastlagda strukturen för begreppsvärdets uppbyggnad, se ktionellindelning/. Från- och tillperiod sätts med automatik med aktuell period som Från per och som Till per. Ska ej ändras. Ange verksamhetens namn i Beskrivningskolumnen, tryck på Spara eller F12. S, Status N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring (sätts endast av ekonomienheten!) 4

5 Sök fram verksamheten igen och markera aktuell rad. Klicka på Relation i verktygsmenyn. Fyll i värden för de relationer som är relevanta för verksamheten. PSTART PSLUT PLEDAR HPROJ VERKGRP FPROC BIDUPP PAL REGSLUT ANV GEMVERKS BUDKOD VERKS2 SAMVERKS Informationsfält när projektet startade (ååååmmdd). Projektslut, används vid avslut av resultaträkning (ååååmmdd). Projektledarnummer (pos 3-7 i verksamhetskoden). Aktuellt endast för bidrags- och uppdragsverksamheter som är 9 pos långa. Vid ny kod, lägg först upp i tabellen för begreppsvärden PLEDAR (se nedan). Används för att knyta flera verksamheter till ett huvudprojekt. Begreppsvärden skall finnas i tabellen för HPROJ. Koppling till rätt verksamhetsgrupp. Detta värde sätts med automatik utifrån de två första positionerna i verksamheten. Ska ej ändras. Andel statlig finansiering, används vid avslut av resultaträkning. Ska alltid användas. Anger om verksamheten är anslag, bidrag eller uppdrag. Detta värde sätts med automatik utifrån de två första positionerna i verksamheten. Ska ej ändras. Används ej Används ej Visar ev koppling mot användare för attest av EFH-fakturor. Anger om verksamheten är gemensam och ej ska styras till enskild person för EFH-attest. Om X är verksamheten gemensam, om blank är enskild attest möjlig. För att markera att verksamheten endast används för budget, förs ej över till datalagret. Ska ej ändras. För gruppering/summering av verksamheter på 2 positioner. Ska ej ändras. Anger vilken verksamhet som den maskinella samfinansieringen på verksamheten tas ifrån. Samfinansiering kan dras från anslagsverksamheter i verksamhetsgrupp för projekt inom bidragsutbildning (V14-15), resp från verksamhetsgrupp för projekt inom bidragsforskning (V24-25). Samfinansiering kan också ske från samlingsverksamheter inom verksamhetsgrupperna för bidrag inom samma verksamhetsgren (dvs forskningsverksamheter kan endast samfinansiera forskningsverksamheter och vice versa). Om fältet är tomt och maskinell samfinansiering är inlagd så sker samfinansieringen från verksamhet 10 resp 20 5

6 UMEDFINOHK UMEDFINLOK MEDFINBIDR SAMFINKOST PRIMULA VISMA FINANS FINGRP Procentsats som används för maskinell bokning av samfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas oh-kostnader. Procentsats som används för maskinell bokning av samfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas lokalkostnader. Får ej användas på nyupplagda projekt. Procentsats som används för maskinell bokning av samfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas bidragsintäkter. Procentsats som används för maskinell bokning av samfinansiering på pågående bidragsprojekt. Bas kostnader i kkl Anger om värdet exporteras till lönesystemet Primula, N tas ej med. Anger om värdet exporteras till inköpssystemet (J/N). Ska ej ändras/fyllas i. Anger huvudfinansiär på verksamheten. Anges centralt, ska ej ändras/fyllas i. Anger finansiärsgrupp som huvudfinansiären på verksamheten tillhör. När relationsvärdena är ifyllda tryck på Spara eller F12. 6

7 Projektledare, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Projektledare, ny/ändring Ta för vana att först söka på PLEDAR *Namn* i Beskrivningen, för att kontrollera om koden redan finns upplagd. Vid nyupplägg av verksamheter med 9 positioner skapas via ett jobb (två gånger om dagen) en pledar-kod med beskrivningen Namn ej upplagt. Detta görs med automatik av Agresso för att denna kod måste vara ifylld på verksamheter som är 9 positioner långa. För att lägga upp en ny projektledare, klicka på symbolen för ny rad. Ange värde (positionerna 3-7 i bidrags- och uppdragsverksamheter som är 9 pos långa) samt beskrivning (namn på projektledaren). Ange alltid efternamnet, förnamn på projektledaren. Tryck på Spara eller F12. S, Status N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring 7

8 Koden för projektledaren är nu upplagd, ange den nyupplagda projektledaren och tryck på Sök alt F7. klicka på Relation för att lägga till projektledarens x-användarid. I fältet för Rel.värde anges aktuellt x-användarid för projektledaren. Tryck på Spara via eller F12. 8

9 Huvudprojekt, ny/ändring AGRESSO Egen meny -> Registerunderhåll -> Huvudprojekt, ny/ändring För att lägga upp ett nytt huvudprojekt, klicka på symbolen för ny rad. Ange värde samt beskrivning. Värdet ska alltid börja på 7 och vara 9 positioner långt. Pos 2-6 ska vara huvudprojektledarens projektledarkod, resterande positioner är löpnummer. Status (S), N=Normal P=Parkerad (stängd för onlinebokföring, inläsning av tex lönefil tillåten) C=Stängd för all bokföring Spara eller F12. För detta begrepp finns inga relationer. Koder för huvudprojekt är nu upplagd och kan användas som relation på verksamheten. 9