Tips och trix - projektdata

Transkript

1 (7) Tips och trix - projektdata

2 2(7) 1 Inledning Raindance projektportal ger dig möjlighet att hantera och följa upp dina projekt. I projektportalen sätts förutsättningarna upp för hur redovisning och uppföljning av projektet styrs, här finns även funktioner för att rekvirera och fakturera. I Raindance lyfter vi in mer fakta om projekten än vad vi hade i Agresso, vilket betyder att den tilläggsinformation som tidigare lades upp i LiU-dok från och med 2017 kommer att finnas direkt i Raindance. Kontrakten ska även i fortsättningen diarieföras och diarienumret blir den gemensamma nämnaren mellan LiU-dok och Raindance heter detta fält DIARIENR Ett projektnummer kan vara knutet till ett diarienummer, medan ett diarienummer kan vara knutet till flera projektnummer om man valt att dela det i flera projekt och kopplat ihop dem till en projektgrupp i Raindance. Till ett diarienummer kan det förekomma flera dokument, då man t.ex. lägger upp nya dokumentnummer vid eventuella tillägg/förlängningar. För mer information om diariet rekommenderar vi er att vända er till dokument och arkivenheten. Tips: Ta ut ett ärendenummer tidigt i processen, för att kunna skapa ett projektnummer i Raindance och nyttja funktionerna för projektkalkyl etc. inför en ansökan om bidrag.

3 3(7) 2 Frågebild projektdata I Raindance finns en bild som visar all fakta kopplad i systemet till ett projekt. Bilden går att exportera till excel om du föredrar att sortera, filtrera informationen med hjälp av excel. Om du t.ex. har angivit ett historiskt Agresso projektnummer vid migreringen kan du återfinna kopplingen i fältet HISTREFID. Gå in i fliken Projekt\Projektuppföljning\LiU Adm projekt och dubbelklicka på Li00 Projektdata.

4 4(7) Nu får du upp en bild med många fält och eftersom det finns väldigt mycket information bakom måste du göra ett urval i minst ett fält. Fältet är markerat med Välj, som du här hittar i fältet för kostnadsställe. Om du gör stora urval kan bilden ta någon minut att få upp, bilden bearbetas så länge kolumnerna i bilden ser ut att ligga överlappande. Ett stort urval är t.ex. om du skriver 12* då får du alla KST som börjar på 12, dvs en hel bokslutsenhet. När bilden visas på skärmen kan du välja att skrolla dig neråt eller till höger, alternativt göra ytterligare filtreringar. Vill du exportera bilden till excel klickar du på Excel-ikonen Om du är osäker på vad ett fält betyder, prova att dra med muspekaren över fältnamnet för att få fram s.k. Tooltip bakom varje fält finns en kort beskrivning antingen definition eller vad du kan göra med fältet.

5 5(7) Vänta ut bilden till dess att du får tydliga kolumner igen, nedan ser du hur kolumnerna fortfarande ligger överlappande. Klicka sedan på Ok Längst ner i bild får du en fråga om du vill öppna eller spara, välj öppna. Klicka sedan på Aktivera redigera, nu kan du spara ner excelfilen var du vill. Vill du göra om proceduren och exportera till excel igen måste du spara undan den första med annat namn eller stänga den för du kan inte ha två excel-dokument uppe med samma namn, dvs. det automagenererade namnet från Raindance.

6 6(7) 3 Projekttyper Projekttyperna kan vara en aktivitet eller ett projekt. Typerna för aktivitet avser löpande medan typerna för projekt ska hantera riktiga projekt med start och slutdatum, projekttyperna för riktiga projekt kan bl.a. hantera periodisering och grupperingar av projektnummer där flera delprojekt kan summeras till en gemensam grupp. Projekttyper Typ Exempel Beskrivning Aktivitet anslag Aktivitet stöd Aktivitet ofördelat Projekt stöd Projekt anslag Projekt uppdrag Projekt Bidrag Projekt samfinansiering Projekt EU Löpande Grundutbildning Löpande Stöd Löpande Ofördelad Tidsatt stöd Tidsatt anslagsfinansierad Tidsatt uppdragsfinansierad Tidsatt bidragsfinansierad Tidsatt samfinansierad Tidsatt EU-finansierad Samfinansiering är möjlig Stora delar av grundutbildningens, då dessa ofta är löpande år efter år. Behöver ej periodiseras eller följas i projekthierarkier. Löpande stöd, ska ej periodiseras. Projekttyp som tillåter kodning på VSH och fakultet ofördelad. Stöd som bedrivs i projektform har start och slutdatum, projektledare etc. Anslagsfinansierad som bedrivs i projektform har start och slutdatum, projektledare, uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. Uppdragsfinansierad med start och slutdatum projektledare, uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. Projekt med start och slutdatum projektledare, uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. Projekt som finansieras av såväl bidrag som anslag. Projekttypen stödjer automatisk parallellförbrukning. Uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig. EU-projekt. Projekt som finansieras av såväl bidrag som anslag. Projekttypen stödjer automatisk parallellförbrukning. Uppföljning mot projektkalkkyl är möjlig.

7 7(7) 4 Projektfält KOD Beskrivning Tecken AKTIVITETS NR Löpnummer för aktivitet ( ) 6 PROJEKT NR Löpnummer för projekt ( ) 6 Aktivitetsnamn Benämning på aktivitet/projekt 30 DIARIENR Fritext: Diarienummer registrerat i LiU-dok 30 DISPDATUM Sista dispositionsdag, styr även slutdatum för automatiskperiodisering ÅÅÅÅ-MM-DD EXTREFID Fritext: Finansiärens referensnummer, följer med på rekvisition/faktura 30 FAK Fakultet 1 Fakturatyp Fakturera/rekvirera finansiär FIN Finansiärskod 4 FÖRDFINANSANSL Andel som ska belasta anslag 3 FÖRDFINBIDR Andel som ska belasta bidrag 3 FÖRDFINUPPDR Andel som ska belasta uppdrag 3 FÖRDVSHFO Andel som ska belasta forskning 2 FÖRDVSHGU Andel som ska belasta grundutbildning 2 HISTREFID Fritext: Frivillig information om tidigare koppling 30 Hsök Huvudsökande Ja (J) eller nej (N) styr vem som ansvarar total ek. uppföljning 1 KOM Fritext: Kommentar 120 KONTO Intäktskonto för rekvisition/faktura 5 Kontrakt slut Information om kontraktsslut enligt finansiär ÅÅÅÅ-MM-DD Kontrakt start Information om kontraktsstart enligt finansiär ÅÅÅÅ-MM-DD KONTRBEL Externt finansierat belopp enligt kontrakt, avseende detta aktivtetsnummer KST Kostnadsställe för bokföring 5 KundID Kundnummer krävs för att rekvirera/fakturera 6 Kunds MOTP Kundens motpart, kan vara skilt från finansiär 4 Lev MOTP Den egna bokslutsenhetens interna motpartskod - används för intern fakturering 4 LiU-finansierat bel Belopp som LiU finansierar via anslagsmedel PMFOMR Forskningsområde enligt SCB:s struktur 3 PMFUNK Funktionsindelning av stöd 2 PRJBESKR Fritext: Beskrivning av aktivitet/projekt 120 PRJGR Projektgrupp, gruppering som i sin tur grupperar till huvudprojekt 5 Projektadministratör Administratör/ekonom/controller som administrerar projektet 7 Projektledare Projektledare för aktivitet/projekt 7 Projekttyp Aktiviteter och projekt är indelade i nio olika projekttyper baserat på informationsbehov PROPER Kod för periodiering eller ej periodisering 4 SLUT EK Datum då projektet ska stängas för all bokföring ÅÅÅÅ-MM-DD START EK Datum då projektet ska öppnas för bokföring ÅÅÅÅ-MM-DD VALBEL Kontraktsbelopp omräknat i kontraktets angivna valuta VALUTA Valutakod enligt kontrakt 3 VSH Verksamhetskod 2