Webb-Budget. 1. Inloggning Kontroll av tidigare införda summor 3

Transkript

1 Webb-Budget Innehållsförteckning 1. Inloggning 2 2. Kontroll av tidigare införda summor 3 3. Val av budgeteringssätt Gör budget per ansvarsområde Inmatning enligt kostnadsslag Uppdatera uppgifter Allmänt Ny rad Löneuppgifter Övrigt Budgetering på projektnivå Budgetens uppdatering i WebbRapport Utloggning. 7 1

2 1. Inloggning Använd Internet Explorer. Logga in via adressen Skriv in ditt Hanken användar-id och ditt vanliga lösenord, tryck OK. Ett nytt, nästan likadant, fönster öppnar sig. Byt ut texten munin.shh.fi i den övre rutan till hanken, d.v.s. texten ändras från munin.shh.fi\ditt användarid till hanken\ditt användarid, tryck OK. Webb-Budget öppnas, tryck Starta programmet. 2

3 2. Kontroll av tidigare införda summor I rutan på mitten av sidan ser du de ansvarsområden du har rättigheter till i Webb-Budget. Om du vill kontrollera summor som är införda i systemet och de som kommer från bokföringen, välj först vilken rapport du vill se, antingen Resultatrapport Sammandrag Saldorapport Markera ett eller flera ansvarsområden, välj Visa rapport. Rapporterna visas med samma uppställning som i WebbRapport. Kolumnerna som är i användning: Kolumn 2, Utfall 2012 Utfall för år 2012 totalt Kolumn 3, Budget 2013 Registrerad budget 2013 Kolumn 4, Utfall 2013 Utfall för år 2013 Kolumn 5, Budget 2014 Registrerad budget 2014 Kolumn 6, % utf Årets budget jfm år 2013 totalt (%) Det går att välja vilka kolumner som skall synas på rapporten genom att trycka på Kolumner och sedan markera de kolumner som du inte vill att skall synas. Sortering. Man kan sortera summorna i rapporten per konto, ansvarsområde eller projekt beroende på vad som valts som sorteringsgrund. Visa. Det går att välja att visa rapport per eller 1000, i Word-format eller Excel-format. 3

4 3. Val av budgeteringsätt Markera Gör budget eller Inmatning enligt kostnadsslag Gör budget per ansvarområde Välj Gör budget om du vill budgetera ett ansvarsområde i gången. Markera ansvarsområdet du skall budgetera, tryck Visa Rapport. Budgeteringsfönstret öppnas. Budgeten fylls i per kontorad (de konton som varit i användning år 2013 finns färdigt) Fyll i siffror i spalten Budget Kom ihåg att Spara när du matat in nya uppgifter! 4

5 3.2. Inmatning enligt kostnadsslag Välj Inmatning enligt kostnadsslag om du vill budgetera ett kostnadsslag i gången för flera ansvarsområden. Ett nytt fönster öppnar sig, välj från första rutan vilket kostnadslag du vill budgetera, välj från den fjärde rutan för vilka ansvarområden, genom att hålla Ctrl- knappen intryckt kan du välja flera ansvarsområden. Tryck Fortsätt. Budgeteringssidan öppnar sig och du kan föra in summor per ansvarsområde. Kom ihåg att alltid trycka Spara när du matat in nya uppgifter! 5

6 4. Uppdatera uppgifter 4.1. Allmänt Fyll i budgeten i spalten Budget De konton som använts år 2013 finns färdigt i uppställningen. Kom ihåg att Spara när du matat in nya uppgifter! 4.2. Ny rad Om du önskar tillägga ett konto som inte använts år 2013 välj då Ny rad Tryck därefter på ett kontonummer, då öppnas ett fönster med hela kontoplanen, genom att markera ett konto och trycka på Ny rad så tilläggs kontot till listan. På samma sätt väljer du att ta bort en rad, tryck Ta bort rad, välj kontot från kontoplanen, nytt fönster öppnas, välj Ta bort. 6

7 4.3. Löneuppgifter Då man för in löneuppgifter uppdaterar systemet automatiskt lönebikostnaderna, d.v.s. konto 4050, 4052, 4053 och Systemet för in alla pensionskostnader på konto 4050, fördelning per StPL (före 1980 födda) och ArPL görs inte. Om man önskar specificera lönernas semesterpremier och -ersättningar, kan man räkna med att semesterpremierna är ca 6,5 % av månadslönerna och semesterersättningarna är ca 10 % av arvoden och timundervisning för egen personal. 5. Övrigt 5.1. Budgetering på projektnivå Budgeterna på alla Tekes, FA och internationella projekt skall registreras i Webb-Budget. Även budgeterna för andra externa projekt över skall registreras. Projektchefen eller projektcontroller registrerar projektbudgeterna i Webb-Budget. Budgeterna på interna projekt behöver inte registreras på projektnivå, det räcker med en budget per ansvarsområde. Om man dock väljer att registrera budgeterna för de interna projekten då är det under året möjligt att i WebbRapport jämföra utfall med budget. Meddela Ekonomiavdelningen, helena.nyman@hanken.fi, om ni på något ansvarsområde önskar budgetera på projektnivå. Om man under ett ansvarsområde vill tillägga ett projektnummer för vilket en budget inte tidigare registrerats, väljer man budgeteringssätt Inmatning enligt kostnadsslag (se stycket 3.2). Välj sedan åtminstone ett kontonummer, projektnumret och ansvarsområdet, tryck på rutan Fortsätt. Flera kontonummer för projektet kan registreras på samma sätt eller man kan välja göra det under budgeteringssätt Gör budget/tillägg ny rad Budgetens uppdatering i WebbRapport Summorna som förs in i Webb-Budget kan genast ses i resultatrapporten i Webb-Budget. Däremot syns inte samma summor genast i rapporteringsprogrammet WebbRapport. I WebbRapport syns budgetsiffrorna först efter att den centralt godkända budgeten registrerats i bokföringsprogrammet Utloggning Logga ut från Webb-Budget genom att trycka på x i den röda rutan uppe till höger på sidan. 7