Lathund Webbstöd för Jobb- och utbildningsexperter

Transkript

1 Reviderad: (11) Ansvarig: Andreas Sundberg, Systemförvaltare andreas.sundberg@nacka.se Lathund Webbstöd för Jobb- och utbildningsexperter Webbstödet GWA-Webb är tänkt som en administrativ förenkling för Jobb- och utbildningsexperter samt för Nacka kommun vad gäller Arbetsmarknadsinsatser genom Jobbpeng. Genom webbstödet kommer Jobb- och utbildningsexperter att rapportera eventuell frånvaro på 14 dagar eller mer, genomförandeplan, månadsrapport, slutrapport samt eventuell bonusrapport med bifogat bonusunderlag. Denna rapportering granskas återremitteras eller godkänns av Arbets- och företagsenhetens Karriärvägledare och detta ligger sedan till grund för all form av ersättning för aktiviteter beslutade och framåt. Se bilaga. Register Inloggning Sid 2 Orientering i systemet samt påminnelsefunktionen Sid 3 Rapportering Sid 4 Eventuell frånvarorapportering Sid 9 POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (11) Inloggning 1. Gå till webbplatsen: 2. Under rubriken Vänligen välj inloggningsmetod nedan väljer du AnvID/lösenord och engångskod 3. Skriv ditt användarid och lösenord. Tex AFE-ANDREAS samt lösenord. 4. Efter att du tryckt på knappen (Tryck endast en gång) så kan det ta några sekunder (ibland upp till 5-10 sekunder) innan du kommer till en sida där du ska ange din engångskod/otp-lösenord. Titta i din e-postlåda och ange det tillfälliga lösenordet på raden för OTP-lösenord. Se till att e-postmeddelandet med tillfälligt lösenord inte hamnat i din skräppost. 5. Nu kommer du till en sida med rubriken PORTAL.NACKA.SE, här klickar du på ikonen GwArbMarkW 6. Efter detta kommer du till en ny sida med rubriken GW Arbetsmarknad Web. Klicka på Logga in. 7. Nu är du inloggad på ett säkert sätt.

3 3 (11) Orientering i systemet samt påminnelsefunktionen 1. På startsidan i systemet har du en bild från Nacka i mitten och uppe i vänstra hörnet information om din användare i systemet. Användarnamn, roll utförarhandläggare, behörighet vilket är nivå 3 för Jobb- och utbildningsexperter samt Behörighet till vilket anger vilken jobb- och utbildningsexperts deltagare du har tillgång till i systemet. Under användarinformationen ser du fyra flikar; Startsida, Formulär, Registrera Närvaro/Frånvaro samt Rapporter. 2. Fliken Startsida tar dig till startsidan med bilden från Nacka; och om du har någon rapport som blivit underkänd eller annan påminnelse så finns det en knapp under Nackabilden: Påminnelser. Se bild. Har du inga påminnelser just nu så syns inte knappen. Håll koll på denna knapp då den är ditt sätt att enklast få veta om en rapport blivit underkänd och behöver åtgärdas. 3. Tryck på knappen och välj sedan den blå fliken utförare - rapporter. Klicka på den underkända rapporten och du kommer till sidan där du kan åtgärda problemet.

4 4 (11) Skapa genomförandeplan med aktiviteter Följande information gäller endast ärenden startade från och med På äldre ärenden gå direkt till sidan 6. Från och med kommer Arbets- och företagsenheten att ställa andra krav på rapportering av Genomförandeplan, Månadsrapport och Slutrapport. Syftet är att höja kvaliteten på rapporter och möjligheten till resultat och kvalitetsuppföljning. Äldre ärenden från innan rapporteras precis som innan med de gamla rapportmallarna. 1. Sök upp den nya deltagaren som du ska rapportera för. Klicka på fliken aktiviteter. 2. Klicka på raden med den aktuella aktiviteten och sedan på knappen Ändra genomförandeplan. 3. På den efterföljande sidan väljer du vilka aktiviteter ni kommer att arbeta med. De aktiviteter som inte är aktuella för just den deltagaren klickar ni ur, det vill säga ni gör ett aktivt val att inte arbeta med en viss aktivitet så väljer ni bort den genom att ta bort bocken på den. 4. Du sätter ett start- och slutdatum för aktiviteten och skriver en beskrivning av vad planeringen är. Bläddra/scrolla ned för att se resterande aktiviteterna. Tryck sedan spara. 5. Nu är du tillbaka på aktivitetssidan och kan där se att ni nu har en aktuell genomförandeplanering med den aktuella kunden.

5 5 (11) 6. Nu går du till fliken Utförare - Rapporter, väljer Genomförandeplan och klickar Skapa Rapport. En förhandsvisning av Genomförandeplanen visas. Nu har du möjlighet att skriva ut ett gransknings-exemplar av rapporten utan att skicka den till Karriärvägledaren, till exempel om du vill visa den för kunden innan du skickar in den och skriver ut den slutgiltiga. 1. Om du vill ta ut ett gransknings-exemplar trycker du endast spara, inte spara/skicka. 2. Nu kan du markera genomförandeplanen i listan och trycka skriv ut. 3. Den kommer nu ut utan försättsblad och utan möjlighet att skriva under. 4. När du är redo att spara och skriva ut en slutgiltig version av genomförandeplanen så öppnar den igen och trycker spara/skicka. 5. Nu går rapporten iväg digitalt till Karriärvägledaren (Gå nu till Steg 8 nedan) 6. Rapporten får här ett försättsblad (som ligger längst bak och innehåller adressuppgifterna) samt en sida för underskrift av kund och Jobbexpert. 7. Om du är nöjd med genomförandeplanen och inte vill skriva ut ett granskningsexemplar så trycker du Spara/Skicka för att skicka in den till Arbets- och företagsenhetens karriärvägledare. Vill du göra ändringar i den så gör om steg Skriv sedan ut Genomförandeplanen på arkivbeständigt papper och låt kund/deltagare skriva under den innan du postar den till Arbets- och företagsenhetens karriärvägledare. Det är först när Arbets- och företagsenhetens karriärvägledare tagit emot den inskickade och påskrivna Genomförandeplanen som de kan godkänna den. Rapportering av Månadsrapport och Slutrapport. Förutom att skriva sammanfattning av aktiviteterna, vad som hänt sedan sist och ange om dialog och samtycke från kund skett så behöver du här ange en månadsstatus för varje aktivitet. Alla aktiviteter är listade, men det är endast de aktiviteter du angivit i Genomförandeplanen som går att ange status på: De olika status-nivåerna är: Delmålet kommer att uppnås enligt plan. Risk för försening. Detta kan bero på Delmålet kommer inte att uppnås enligt plan. Det justerade datumet skrivs i nästa kolumn Delmålet är passerat och samtliga aktiviteter relaterade till delmålet slutförda.

6 6 (11) Anger du gul eller röd status så tänds Åtgärdsfältet för den delaktiviteten och du behöver ange vad för åtgärd du bedömer behövs. Vid röd status tänds även Justerat fältet, och där behöver du ange ett justerat slutdatum för när du tror att målet med aktiviteten kan uppnås. Det justerade datumet måste vara senare än det planerade slutdatumet för delaktiviteten men får inte vara senare än insatsens slutdatum. Om aktivitetens slutdatum är detsamma som insatsens slutdatum kan du inte justera datumet. Detta då du inte kan förlänga insatsen efter dess slutdatum. I detta fall sätter du status gul, Risk för försening och motiverar i åtgärdstexten. Om du under pågående insats behöver lägga till fler aktiviteter behöver du skicka in en underskriven förnyad Genomförandeplan både via GWA-Web och per post. Notera att du i rapporter måste se till att rätt månad och rätt aktivitet är vald. Se bild på sidan 8. Rapportering av Genomförandeplan, Månadsrapport, slutrapport osv. 1. Tryck på fliken Formulär och sedan personer och du kommer till till en sida där du kan söka på antingen en enskild av just era deltagare eller alla hos just er som Jobb- och utbildningsexpert. Klicka i Visa alla följt av Sök för att se alla deltagare som är inskrivna hos er eller välj att söka på personnummer eller namn i rutan Sök person. Skriver du första bokstäverna i antingen förnamn eller efternamn eller första siffrorna i personnumret så visar den alla deltagare ni har som börjar på de bokstäverna/siffrorna. Du kan även söka på kund-id som du kan få av Karriärvägledaren. Kund-id är ett avidentifierat löpnummer på den specifika kunden och det är detta som du ser längst till vänster på ditt faktureringsunderlag som en specifikation av vilken kund det gäller. 2. Till höger syns nu en lista med de valda personerna/personen. Klicka nu på personnumret och du kommer till personbilden. Här kan du se mer information om deltagaren så som eventuell försörjningsstödshandläggare samt handläggare på Arbetsförmedlingen i de fall Karriärvägledaren känner till uppgifterna samt om deltagaren har A-kassa vilket kan påverka vilka typer av insatser ni kan ge deltagaren. Dessa uppgifter är helt beroende på om Karriärvägledaren har kännedom om detta och bör inte tas som fakta.

7 7 (11) 3. Nedanför detta kan du se tre flikar; Aktiviteter, Närvaro/frånvaro samt utförarerapporter. Fliken för aktiviteter visar egenskaperna hos just den Jobbpeng som deltagaren blivit beviljad och den period ni kommer att få ersättning för att jobba med deltagaren. OBSERVERA - Kontrollera att perioden (Akt.from till Plan slutdat) stämmer överens med det som står i uppdraget du fått. Detta är perioden då du kan förvänta dig ersättning för insatsen. Stämmer det inte så bör du snarast kontakta ansvarig Karriärvägledare. 4. Klicka på raden med Aktiviteten/Jobbpengen under fliken för Aktiviteter och du kommer till ett fönster där du kan se ytterligare information om deltagaren samt ange vem hos just denna Jobb- och utbildningsexpert som är handledare för deltagaren. Tryck på rullisten vid Utförares handl och ange dig själv eller vem det nu är som kommer ansvara för deltagaren. Tryck Spara. 5. Tryck nu på fliken Utförare-rapporter. Här ser du en lista med alla rapporter ni skickat in genom detta system. I början på en ny kund är det av naturliga skäl tomt. Klicka i rullisten och välj en rapporttyp; den första du skriver är Genomförandeplan som ska vara inne senast 14 dagar efter aktivitetens startdatum. Tryck Skapa rapport. Du kommer nu till en sida där du skriver rapporten. Om du har eller har haft fler än en aktivitet på den kunden/deltagaren så ser du en rullist uppe till vänster där du väljer vilken aktivitet du nu rapporterar för. Det är viktigt att du noggrant väljer rätt aktivitet då du här kopplar rapporten till rätt aktivitet. Se bild på sidan 6. Sedan kan du välja att Spara, Spara-skicka eller avbryt. Spara använder du om du vill påbörja en rapport i systemet för att pausa och sedan återuppta arbetet med rapporten. Det är först när du trycker Spara-skicka som rapporten faktiskt tas emot av Arbets- och företagsenhetens karriärvägledare. Det är alltså viktigt att du själv håller koll på att du faktiskt skickat rapporterna. Observera: Om du använder en webbläsare som tillåter dig att välja att inte få upp bekräftelsefönster efter att du sparat så ska du inte välja ja. Då kommer du inte kunna spara efter det. Vi rekommenderar Internet Explorer eller Safari som webbläsare. Om du skriver en lång rapport så finns risken att systemet tolkar dig som inaktiv och då loggas du ut av säkerhetsskäl. Långa rapporter skrivs förslagsvis först i word för att sedan kopieras över till rapporten i systemet.

8 8 (11) 6. Ska du skapa en månadsrapport så gör du på samma sätt. Föregående månad är förvald i rullisten högst upp men du kan rapportera för vilken månad du vill. Det är dock under dag 1-10 i en månad som du förväntas rapportera gällande föregående månad. Det är först då du vet vad ni har gjort under föregående månad. Slutrapport och eventuell bonusrapport med bifogat bonusunderlag enligt avtalet fylls i likadant. Även här viktigt att i de fall du har eller har haft fler än en aktivitet på denna kund/deltagare noggrant välja rätt aktivitet i rullisten för att koppla rapporten till rätt aktivitet. Se bild på sidan 6. Notera att om du rapporterar för tex maj månad den sista maj så kommer april månad att vara förvald då det alltid är föregående månad som är automatiskt förvald. Då behöver du själv välja rätt månad i rullisten. 7. I listan med rapporter kan du nu se att rapporten är antingen Registrerad vilket innebär att den tagits emot av Arbets- och företagsenheten, Granskad återremitterad vilket innebär att den blev underkänd (då får du även ett meddelande om orsaken till underkännandet) samt Granskad godkänd vilket innebär att Karriärvägledaren har godkänt rapporten. Du kan när som helst klicka på rapporten i listan och se vad det står i den och du kan göra ändringar fram till den dagen då Karriärvägledaren har godkänt rapporten. 8. Om du markerar en rapport och trycker Skriv ut så kan du välja att att konvertera den till PDF så att du kan skriva ut den på papper eller lagra den på egen hand också. Notera dock att du vid all egen dokumentation och lagring utanför systemet måste säkerställa tillräcklig säkerhet för personuppgifterna i enlighet med Personuppgiftsbiträdesavtalet. 9. När Genomförandeplan och månadsrapport är inkommen och godkänd så kommer denna deltagares aktivitet räknas in i den månadens debiteringsberäkning vilket producerar ett specificerat fakturaunderlag för er att fakturera Arbets- och företagsenheten för. Ni får alltså ett underlag för alla aktiviteter inledda och senare vilket ni skickar en samlad faktura för. Eventuella aktiviteter från innan 2015 fakturerar ni på det gamla sättet.

9 9 (11) 10. Kom ihåg att om du har eller har haft mer än en aktivitet med en kund/deltagare så måste alla rapporter du skriver i systemet kopplas till rätt aktivitet. Detta är viktigt då rapporten annars riskerar att hamna på fel aktivitet med konsekvensen att systemet vid debiteringsberäkningen betraktar er rapport som ej inkommen. Väljer man noggrant rätt aktivitet (detta val finns alltså bara när du har eller har haft mer än en aktivitet på en kund/deltagare) så hamnar rapporten alltid på rätt aktivitet.

10 10 (11) Eventuell frånvarorapportering 1. Vid frånvaro i 14 sammanhängande dagar eller mer ska du göra en frånvarorapportering i systemet. Detta för att dessa dagar enligt avtal ska dras av från ersättningen för den månaden. Du behöver själv hålla koll på antalet sammanhängande frånvarodagar och när dessa uppnår 14 eller mer så ska du frånvarorapportera. 2. Frånvarorapportering gör du genom att klicka på den övre gröna fliken som heter Registrera närvaro/frånvaro. Välj sedan Närv/Från Period (Utf). 3. Här väljer du vilka veckor frånvaron varade, i grupp väljer du er grupp, du väljer deltagare i listan och trycker OK. 4. Klicka nu på de dagar som deltagaren var frånvarande, ändra inte i från och till -fälten utan lämna de som de är (dvs 00:01 23:59). Vi räknar alltså endast dagar, inte enskilda timmar. Välj frånvaroorsak och tryck Spara denna lista. När du har fyllt i den första dagen så kan du klicka i den dagen i rutan till vänster och sedan klicka i nästkommande dagar enligt nedan. Tryck sedan Kopiera. Detta kopierar första dagens frånvaro till alla andra markerade dagar. Se före- respektive efterbilderna nedan. Före kopiering:

11 11 (11) Efter kopiering: 5. Ströfrånvaro rapporteras precis som tidigare direkt till Karriärvägledaren via antingen månadsrapport eller e-post/telefon då det är viktigt att i god tid ta tag i ströfrånvaro då det är ett stort hinder för er och deltagarens möjligheter att nå målet. Socialsekreterare kan vilja ha en egen närvarorapportering. I detta fall ber kunden/deltagaren dig om en sådan.