EKONOMIENHETEN. Välkomna till utbildningen Budget och prognos

Transkript

1 Välkomna till utbildningen Budget och prognos 1

2 Syftet med utbildning Vem vänder sig utbildningen till? Kursen vänder sig till dig som ska arbeta med budget och prognos. Vad syftar utbildingen till? Syftet med utbildningen är att dels förstå hur processerna kopplade till budget- och prognosarbetet fungerar och dels att lära sig hur budgetverktyget Perspektiv fungerar, hur det är strukturerat och uppbyggt samt de vanligaste funktionerna. 2

3 Vilka är vi? Lärare: Elisabet Hollner Frida Wiklander Kajsa Salenius Ekonomienheten Elever: 3

4 Agenda 1. Genomgång av processer för planering, budget, uppföljning och prognos Lunch (på egen hand) 2. Perspektiv systemgenomgång och övningar Dessutom gör vi avbrott för förmiddags- och eftermiddagsfika 4

5 Processerna löper parallellt och sekventiellt 5

6 Planering och budget Planera = sätta upp mål och förutse verksamheten -Vilken inriktning ska verksamheten ha? -Vilken omfattning? -Vilka resurser ska utnyttjas? Budget = sammanställning över de ekonomiska konsekvenserna av de beslut som fattats om den kommande verksamheten 6

7 Strategisk planering och verksamhetsuppdrag Universitetet har en strategisk planering som omfattar alla verksamhetsområden och verksamhetsnivåer. I den strategiska planen för universitetet fastläggs långsiktiga målinriktningar och ambitioner. Se Vision

8 Organisation av budgetarbetet Institutionernas budgetarbete sker i samverkan och parallellt med fakulteternas budgetarbete. Alla budgetar, på samtliga nivåer, bildar underlag för en budget för hela universitetet. Årligen fastställer universitetsstyrelsen budgeten för universitetet Universitetsstyrelsen har övergripande ansvar för den samlade verksamheten och behöver därför ha en överblick. Budgetarbetet ska samordnas på alla organisatoriska nivåer och lägst vid institution/motsv., för att ge ökad stabilitet och förbättrad kommunikation. 8

9 Budgetförutsättningar För att ge verksamheten förutsättningar för nästkommande år fastställer universitetsstyrelsen årligen budgetförutsättningar och resursfördelning till respektive fakultetsstyrelse. Uppdrag inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå Anslag till forskning och utbildning på forskarnivå Kostnadsdebitering av universitetsgemensamma verksamheter och universitetsbiblioteket Fördelning av lokalkostnader Debitering av bastjänster inom IT, campusservice, serviccenter och större undervisningslokaler. Total låneram för investeringar för kommande år 9

10 Fakultetens ansvar i budgetarbetet Fakultetsstyrelsen och dekan ska genomföra en god och effektiv verksamhet Fakultetsstyrelsen ska ha en tydlig och aktiv dialog med berörda institutioner så att en ev. användning av balanserat kapital följer planerad dispositionsrätt, samt att beräkning av externa medel är på en realistisk nivå. Varje fakultetsstyrelse ska bryta ner uppdrag, anslag och kostnader som budgetförutsättningar till institutionsnivån. Fakulteterna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av fakultetens ekonomiska resultat (prognos) löpande under året. Fakultetsstyrelsen sammanställer institutionernas budgetar och fastställer årligen en samlad budget för fakultetsområdet. 10

11 Institutionens ansvar i budgetarbetet Institution ska upprätta en budget som fastställs av prefekten efter hörande i institutionsrådet. Budgeten ska omfatta hela verksamheten för nästkommande budgetår, samtliga intäkter och kostnader för de olika verksamheterna ska budgeteras. Prefekten ansvarar för institutionens samlade verksamhet och fastställer institutionens verksamhetsplan och budget. Om institutionsledningen fattat beslut om ändringar i verksamhetens inriktning eller omfattning under året som också påverkar intäkter och kostnader, behöver institutionens budget revideras (prognos). Institutionerna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av institutionens ekonomiska resultat (prognos). 11

12 Budgetarbetet vad ska budgeteras? Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader ska budgeteras Kommande års verksamhet Analys av intäkter/inkomster, balanserat kapital och oförbrukade bidrag Syftet med analysen är att skapa en bild av vilket ekonomiskt utrymme som finns för det kommande året och vad som är bundet till senare år. 12

13 Balanserat kapital Delas upp i: Bundet kapital planerad, tidsbunden användning med ett dokumenterat underlag Fritt kapital En tumregel är att en institution eller motsvarande bör ha ett fritt kapital om 5 procent av omsättningen, som buffert för oförutsedda händelser. 13

14 Alla intäkter ska budgeteras Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader budgeteras Anslag Uppdrag och bidrag Periodisering av pågående projekt Försäljning och andra avgiftsintäkter Finansiella intäkter Interna intäkter 14

15 Alla kostnader ska budgeteras Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader budgeteras Personalkostnader Övriga driftskostnader Lokal- och infrastrukturkostnader Finansiella kostnader Interna kostnader Kostnader för investeringar avskrivningar Transfereringar 15

16 Frågor? 16

17 Budgetera kärn-/stödverksamhet En institution ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kärnverksamheten utgörs av utbildning och forskning, båda innehåller samverkan med det omgivande samhället ( tredje uppgiften ). Kravet på särredovisning av stödverksamhets kostnader påverkar även budgetarbetet. Stödverksamheten ska delas upp i stöd till utbildning och stöd till forskning. Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad både mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. 17

18 Budgetera stödverksamhet Kostnader för stödverksamhet uppstår på tre nivåer: Universitetsgemensam Fakultetsgemensam Institutionsgemensam 18

19 Budgetera stödverksamhet Stöd till forskning eller till utbildning? Uppdelningen i stöd till utbildning och stöd till forskning ska göras efter hur kärnverksamheten använder stödverksamheten eller om den används gemensamt ska uppdelningen ske efter en fördelningsbas som baseras på de totala kostnaderna vid det senaste avslutade räkenskapsåret. Stödverksamhetens budget ska även vara indelad i olika kostnadsslag (lönekostnader, driftkostnader, lokalkostnader och avskrivningar.) 19

20 Stödverksamhetens funktioner Stödverksamheten delas in i sex funktioner: Ledning utbildnings- respektive forskningsadministration ekonomi- och personaladministration infrastruktur och service bibliotek nivåspecifikt (övrigt) En beskrivning av innehållet i respektive funktion finns i tabellen Indelning av stödverksamhetens funktioner Läs mer: 20

21 Budgetering av stödverksamhet direkt eller indirekt kostnad? Ibland kan administrativa kostnader behöva hanteras annorlunda: Administration kan vara en planerad del av ett bidragsfinansierat forskningsprojekt. I så fall finns särskild finansiering för det i projektet. En administrativ resurs är avsedd enbart för t ex ett specifikt utbildningsprogram. Läs mer: 21

22 Fördelning av gemensamma kostnader Fördelning av alla typer av gemensamma kostnader sker med hjälp av påläggsmetoden. Institutionen ska beräkna pålägg för indirekta kostnader utifrån fastställda respektive budgeterade värden. Från överliggande nivåer fördelas kostnaderna för stödverksamheten med fasta belopp. Institutionens kostnader för den egna stödverksamheten utgörs av budgeterade värden. 22

23 Universitetsgemensamma kostnader Kostnaderna för den universitetsgemensamma stödverksamheten och universitetsbiblioteket utgörs av den budget som fastställs av universitetsstyrelsen. Den totala kostnaden, uppdelad på forskning och utbildning, fördelas mellan fakulteterna. Fördelningen sker efter varje fakultets kostnadsandel inom utbildning respektive forskning. Fördelningsnyckeln består av de totala kostnaderna vid det senaste avslutade räkenskapsåret för varje fakultetsområde. Fördelas vidare till institutionerna med fasta belopp och med samma uppdelning mellan utbildning och forskning som från universitetsnivån. Fördelningsnyckeln är den samma som för fördelning mellan fakultetsområden. Notera dock att hänsyn ska tas till lokala förutsättningar! 23

24 Biblioteksgemensamma kostnader Från och med 2014 delas biblioteksverksamheten upp i: Service till studenter som omfattar 50 procent av verksamheten Service till forskare som utgör 38 procent av verksamheten Allmän del (samhällsuppdraget) som omfattar 12 procent av verksamheten Fördelningen av kostnaderna för studentservicen baseras på en antalet helårsstudenter efter avräkning per fakultet senast avslutade verksamhetsår. Kostnaderna för forskningsstödet fördelas utifrån lönekostnader inom forskningen per fakultet. Den allmänna delen fördelas till fakulteter och institutioner på samma sätt som kostnaden för de universitetsgemensamma verksamheterna och uppdelat mellan forskning och utbildning. 24

25 Fakultetsgemensamma kostnader Budgeten för fakultetsgemensamma kostnader med uppdelning mellan utbildning och forskning ska fördelas med fasta belopp till tillhörande institutioner. Samma fördelningsnyckel som för de universitetsgemensamma kostnaderna. Hur fördelning av kostnaderna till institutionsnivån har gått till ska framgå av fakultetens budget. Kostnader för kärnverksamhet på fakultetsnivån ska inte fördelas vidare. Kostnaden för stödverksamheten vid LUN läggs till de fakultetsgemensamma kostnaderna för berörda institutioner. 25

26 Institutionens gemensamma kostnader Institutionens totala kostnader för stödverksamhet utgörs av den egna stödverksamhetens kostnader och de fördelade fasta beloppen för universitets- och fakultetsgemensam stödverksamhet. Institutionens totala kostnader för stödverksamhet finansieras genom pålägg på direkta löne- och driftkostnader inom utbildning och forskning. Stödverksamheten ska alltid budgeteras med ett nollresultat. 26

27 Finansiering av stödverksamhetens kostnader Sker genom pålägg på direkta löne- och driftkostnader Redovisas som indirekta kostnader inom kärnverksamheten Påläggen beräknas en gång om året 30

28 Påläggsmetod för indirekta kostnader Institutionen fördelar de indirekta kostnaderna för stödverksamheten på sina respektive kostnadsbärare genom en s k påläggsmetod. Budgeterade institutionsgemensamma kostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön och drift inom utbildningen X 100 Budgeterade institutionsgemensamma kostnader som hör till forskning Budgeterad direkt lön och drift inom forskningen X

29 Budgetering av kostnader för lokaler och IT Lokalkostnaderna ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet samt mellan utbildning och forskning utifrån hur de används. Där det inte är möjligt används en schablonmetod exempelvis personalkostnader eller fördelad yta. Även IT-kostnader ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Nyckeltal för fördelning är exempelvis antal användarkonton. 32

30 Påläggsmetoden används även för vissa direkta kostnader Institutionen fördelar de direkta kostnaderna för lokaler och IT på sina respektive kostnadsbärare genom en s k påläggsmetod. Budgeterade lokalkostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön inom utbildningen X 100 Budgeterade IT kostnader som hör till utbildning Budgeterad direkt lön inom utbildningen X

31 Frågor? 34

32 Processerna löper parallellt och sekventiellt 35

33 Uppföljning av redovisning och budget Den ekonomiska uppföljningen ger en överblick över vad som hänt i verksamheten och kan användas som en del av beslutsunderlaget för den fortsatta planeringen av verksamheten. Uppföljning av utfall jämfört med budget är ett verktyg för den ekonomiska styrningen och framtida planeringen. Uppföljning av att redovisningen är aktuell och korrekt är en förutsättning för budgetuppföljningen. 36

34 Uppföljning och prognos Varför vill vi följa upp budgeten? För att verksamhetsansvariga (på alla nivåer) så tidigt som möjligt ska upptäcka eventuella avvikelser mot det som planerats inom enheten. För att avgöra om åtgärder behöver vidtas, överväga olika handlingsalternativ eller att budgeten behöver revideras. Analysen ska framför allt behandla den verksamhetsmässiga innebörden bakom siffrorna. Jämförelsen av beloppen mellan budget och utfall är bara ett av flera mått på hur det har gått för verksamheten. 37

35 Uppföljning och prognos Vid uppföljning av budget jämförs planeringen i form av budget med faktiskt utfall. Uppföljningen av utfall jämfört med budget sker i regel månadsvis. En revidering av budgeten görs vid tertialavsluten (30/4 och 31/8) och revideringen kallas prognos. För att underlätta uppföljningen och möjliggöra avvikelseanalysen är det viktigt att vid budgeteringstillfället ha tänkt igenom vad som ska följas upp. I annat fall är det svårt att se var det finns avvikelser och vad de beror på. 38

36 Exempel på vad som ska göras hur kan man tänka Läs mer: 39

37 Uppföljning och prognos Läs mer: Läs mer: 40

38 Exempel på vad som ska göras hur kan man tänka fixa bilden nu. Läs mer: 41

39 Uppföljning och prognos Lär mer: 42

40 Uppföljning under året Under året görs en rad uppföljningar avseende verksamhet jämte ekonomi. Samlad årsuppföljning Intern styrning och kontroll Uppföljning av verksamhetsplaner Hållbarhetsredovisning Systematiskt arbetsmiljöarbete Årsredovisning Under året tas även följande fram: Delårsrapport Intern uppföljningsrapport per tertial Intern uppföljningsrapport årsvis Läs mer: 43

41 Kalkylmallar Det finns sammanlagt fyra kalkylmallar i syfte att ge stöd för att beräkna kostnader i samband med: Bidragsansökan Offert vid uppdragsverksamhet Försäljning internt (intern handel) Försäljning mellan GU och Chalmers. Kalkylstödet säkerställer en hög kvalitet på beräkningarna såsom att aktuell LOP används och att framtida lönekostnadsökningar är enhetligt prognostiserade. I varje mall finns en flik med en handledning hur de ska användas. Läs mer: 44

42 Prissättning uppdrag Konkurrens Nedsättning av gemensamma kostnader uppdragsverksamhet/konkurrens/ kalkylerauppdragsverksamhet/indirektakostnader/

43 Frågor? om inte är det dags för lunch. 46

44 Budget- och prognosverktyget Perspektiv Vad är syftet med eftermiddagens genomgång? - att lära sig hur systemet är uppbyggt/strukturerat - att lära sig att navigera i och känna igen verktyget - att lära sig de mest vanliga funktionerna 47

45 Frågor 48

46 Utvärdering av utbildningsdagen Fyll i utvärderingsenkäten och lämna till någon av lärarna innan ni går Var ärliga och skriv det ni tycker och känner Ge gärna såväl positiv som negativ kritik Er återkoppling är viktig för att vi ska kunna tillhandahålla så bra utbildningar som möjligt! Tack för idag! 49