Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader (ersätter beslut dnr: 2010/378)

Transkript

1 Sid 1 (7) Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader (ersätter beslut dnr: 2010/378) Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Enligt regleringsbrevet för universitet och högskolor framgår bl.a. att När statliga myndigheter bidrar till forskningsprojekt, ska bidraget omfatta medel för de direkta och de indirekta kostnaderna i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Detta bör gälla även för bidrag från stiftelser och andra juridiska personer som tillkommit med statliga medel som grund och så långt som möjligt även icke-statliga finansiärer. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer. Det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis och antalet undantag ska vara begränsat. I samtliga fall ska beslutad rutin för medfinansiering följas och beslut ska vara väl motiverade. Fr.o.m omfattar samtliga beslut om interna universitetsgemensamma satsningar samtliga kostnader, d.v.s. även medel för gemensamma kostnader. Detta innebär att beviljade medel ska täcka kostnader för både satsningens kärnverksamhet och dess stödverksamhet på samtliga tre nivåer. Medfinansiering av gemensamma kostnader utgår därmed inte för dessa satsningar. Nedan följer regler och kriterier för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader. Kriterier Något av följande kriterier ska alltid vara uppfyllt för att prövning om medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska kunna göras. Dessutom ska projektet/verksamheten (förutom de undantag som specificeras i bilaga 1) omsluta minst 1 mnkr per år för att medfinansiering ska kunna prövas. I de fall medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader beviljas, ska fakultet respektive institution medfinansiera kostnader för fakultetspåslag respektive institutionspåslag. 1. Projektet eller verksamheten är viktigt ur ett forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. 2. Projektet eller verksamheten omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. 3. Genom att projektet eller verksamheten beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet.

2 Sid 2 (7) Huvudregel för medfinansiering Fattade beslut om medfinansiering i bilaga 1 gäller tills vidare om inte specifik tidsangivelse anges. Vid behov av prövning av nya beslut om medfinansiering av en finansiär som inte finns specificerad i bilaga 1 gäller nedanstående rutin. 1. Institution/enhet (prefekt/chef) gör en prövning om något av kriterierna på sida 1 är uppfyllt. Om inget av kriterierna är uppfyllt finns inga möjligheter att gå vidare med ansökan till universitetsgemensam nivå för att erhålla medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader 2. Om något av kriterierna är uppfyllt, kan prefekten göra en skriftlig ansökan om medfinansiering till fakulteten, med en tydlig motivering till varför ett eller flera av kriterierna anses vara uppfyllda, samt ytterligare motivering till behovet av medfinansiering. 3. Fakulteten ska göra en bedömning om ansökan ska lyftas vidare till universitetsgemensam nivå eller inte. Om fakultet lyfter ansökan vidare, ska fakulteten acceptera att medfinansiera de fakultetsgemensamma kostnaderna. Ansökan om medfinansiering skickas till. 4. upprättar beslutsförslag till budgetchef. 5. Budgetchef beslutar att avslå eller bevilja ansökan. Beslutet diarieförs, expedieras till berört fakultetskansli och är ett underlag till beräkning av fasta belopp avseende universitetsgemensamma kostnader inför nästkommande budgetår. Om inget av kriterierna är uppfyllda eller om budgetchef beslutar att avslå ansökan kan fakultet/motsvarande eller institution/enhet dock alltid själva välja att medfinansiera gemensamma kostnader.

3 Sid 3 (7) Bilaga 1: Specificering av medfinansiering för år 2019 I denna bilaga specificeras medfinansiering för år Efter varje finansiär eller verksamhet som listas nedan finns inom parantes angivet vilken motivering som ligger till grund för att medfinansiering beviljas, samtliga kriterier finns angivna på sida 1. Nedan följer förtydliganden gällande beloppsgränsen på 1,0 mnkr. Beloppsgränsen beräknas utifrån ett genomsnitt av det totala kontraktsbeloppet och den totala kontraktsperioden. Om bidraget avser ett projekt med huvudprojekt och ett antal underprojekt (alla delprojekt finns inom Umu) är det totalbeloppet för hela projektet (huvudprojekt och underprojekt tillsammans) som gäller. Uppgår det totala bidragsbeloppet till minst 1 mnkr per år så ska både huvud- och underprojekt medfinansieras. Om bidraget avser ett projekt med huvudprojekt och ett antal underprojekt där hela bidraget kommer till Umu men Umu transfererar bidragsmedel till andra partners utanför Umu, gäller att projektets totalbelopp ska överstiga 1 mnkr per år, d.v.s. inte enbart den del som stannar vid Umu. Hel medfinansiering av gemensamma kostnader Idrottshögskolan anslagsfinansierad verksamhet (motivering 3). Enligt beslut medfinansieras Idrottshögskolans anslagsfinansierade verksamhet inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt inom forskning och utbildning på forskarnivå avseende universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma kostnader. Innovationskontoret (motivering 3). Umeå universitet erhåller särskilda medel för att bedriva verksamhet vid innovationskontoret. Innovationskontorets verksamhet undantas gemensamma kostnader på samtliga tre nivåer. Följande externa finansiärer omfattas av medfinansiering. Beloppsgränsen på 1 mnkr per år gäller samtliga om inget annat nämns. Bidrag som beviljas som en del av kampanjen partnerskap med Umeå universitetet (motivering 1). Kampanjen partnerskap med Umeå universitet är en del av universitetets vision att säkerställa att forskning och innovation skall vara ett fungerande sammanhållet system. Baltics donationsstiftelse (motivering 1 och 2). Baltics donationsstiftelse är en donation som avser universitetets utveckling där universitetets ledning prioriterar satsningar som överensstämmer med universitetets visioner för forskningens utveckling. Kempestiftelserna (motivering 1 och 2). Kempestiftelserna är viktiga för universitets konkurrenskraft. Beloppsgränsen 1 mnkr gäller inte bidrag från Kempestiftelserna (rektorsbeslut , dnr 2012/1357), utan samtliga projekt finansierade av Kempestiftelserna omfattas av medfinansiering, oavsett projektets omslutning.

4 Sid 4 (7) Wallenbergstiftelserna (motivering 1). Wallenbergstiftelserna är viktiga för universitetets konkurrenskraft. Stiftelsen behandlar endast ansökningar som prioriterats av universitetets rektor vilket säkerställer att anslag överensstämmer med universitetets vision för forskningens utveckling. Även projekt där Wallenbergstiftelserna är ursprungsfinansiär omfattas av medfinansiering fr.o.m (rektorsbeslut , dnr FS ). Vid beräkning av omslutning i förhållande till beloppsgränsen ses de projekt inom Umu som ingår i programmet Wallenberg Autonomous Systems Program (WASP) som underprojekt inom samma program. Finansiären godkänner viss nivå av gemensamma kostnader och institutionsgemensamma kostnader ska därför debiteras forskningsprojektet utifrån finansiärens beslut. National Institute of Health (NIH) (motivering 1). NIH är en av världens mest kvalitetsdrivande forskningsfinansiärer. Anslag från NIH indikerar spetsområden som Umeå universitet bör utveckla. Riksbankens jubileumsfond (motivering 1). Finansiären godkänner viss nivå av gemensamma kostnader och institutionsgemensamma kostnader ska därför debiteras forskningsprojektet utifrån finansiärens beslut. Göran Gustafssons Pris (motivering 1). Göran Gustafssonpriserna är de största nationella och de mest prestigefyllda priserna inom naturvetenskaplig forskning. Kungliga vetenskapsakademin (KVA), forskartjänster (motivering 1). Forskartjänsterna från Kungliga vetenskapsakademin är inrättade i syfte att skapa bästa möjliga förutsättningar för mycket framstående forskare att verka i Sverige. Medel från andra Europeiska forskningsfinansiärer (motivering 1). Statliga forskningsfinansiärer i andra Europeiska länder beviljar endast i undantagsfall overhead för projekt som utförs i andra länder. Västerbottens läns landsting (medel från VLL till kliniska institutioner vid medicinsk fakultet) (motivering 2). Beloppsgränsen 1 mnkr gäller ej projekt där VLL är motpart. Anställningsstöd (medel från Arbetsförmedlingen eller Arbetsmarknadsverket) (motivering 3). Beloppsgränsen 1 mnkr gäller ej projekt som avser anställningsstöd. Moderna beredskapsarbeten (motivering 3) i enlighet med beslut (dnr: FS 2017/1304). Umeå universitet har fått i uppdrag från regeringen att anordna Moderna beredskapsarbeten. Beloppsgränsen 1 mnkr gäller ej projekt som avser moderna beredskapsarbeten.

5 Sid 5 (7) Medel enbart utlysta till rese- och konferensbidrag för eget deltagande (motivering 3). Beloppsgränsen 1 mnkr gäller ej projekt som avser rese- och konferensbidrag för eget deltagande. Se ytterligare information i dokument Specifikation gällande medfinansiering för rese- och konferensbidrag. Specifikationen uppdateras årligen och återfinns på sidan för medfinansiering på Aurora. Medfinansiering av specifikt projekt eller satsning I vissa fall fattas beslut om medfinansiering av ett visst projekt eller satsning som bedöms uppfylla ett eller flera av kriterierna på sida 1 och inte en specifik finansiär. De beslut som finns aktuella under år 2019 listas nedan. SciLifeLab Swedish NMR Centre (SNC) (motivering 1 och 2) för perioden (dnr: FS ). Comparative Research Center Sweden (CORS) (motivering 1) för perioden ) (dnr: FS ). Finansiären godkänner viss nivå av gemensamma kostnader och institutionsgemensamma kostnader ska därför debiteras forskningsprojektet utifrån finansiärens beslut. Bio4Energy (motivering 1) för perioden (dnr: FS 2017/2218). Delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader EU-bidrag (motivering 1). Även projekt där EU är ursprungsfinansiär omfattas av medfinansiering, däremot inte medel där annan finansiär utgör samfinansierande part. Den overhead som EU godkänner varierar mellan projektformerna och betalas ut som s.k. flatrate, d.v.s. det är fasta procentsatser som inte följer de verkliga overheadkostnaderna på universitetet. Den overhead som EU godkänner räcker alltså inte alltid till för att täcka den verkliga totala overheadkostnaden på institutions-/enhetsnivå. Denna modell för delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader bygger på att respektive organisatorisk nivå finansierar sin andel av de gemensamma kostnader som inte täcks av EU. Modellen bygger också på att samfinansierande part bidrar till både proportionell andel av direkta löne- och driftskostnader, samt till proportionell andel av gemensamma kostnader på samtliga nivåer. Observera att 1 mnkr-gränsen gäller även EU-bidrag med kontraktsdatum fr.o.m

6 Sid 6 (7) Följande nivåer gäller för delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader: Godkänd OH från EU Andel av universitetsgemensamma kostnader som medfinansieras Kodning i kontraktsreskontran Kommentar 60 % 0 % D00 Kommer att fasas ut och tas bort då dessa nivåer ej finns med i H % 5 % D05 20 % 20 % D20 Här ingår även projekt där EU godkänner 20 % på direkta lönekostnader. 10 %* 60 % D60 Här ingår även projekt där EU godkänner 15 % på direkta lönekostnader. 7 % 70 % D70 Kommer att fasas ut och tas bort då dessa nivåer ej finns med i H2020. Tabell 1. Ersättningsnivåer för delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader * Gällande Marie Curie projekt tillämpas 10 % som godkänd overheadnivå från EU. Räkneexempel För att förtydliga den delvisa medfinansieringen av de universitetsgemensamma kostnaderna, följer här ett räkneexempel som visar hur mycket medfinansiering en institution erhåller år 2018 för ett projekt där EU godkänner 25 % OH och där universitetet centralt följaktligen ersätter 5 % av de universitetsgemensamma kostnaderna (avser ej projekt finansierade av EU-medel från programmet Horisont 2020): Exempel: Ett projekt där EU godkänner 25 % OH Intäkt, kr Kostnad, kr Summa direkta löne- och driftskostnader EU godkänner 25 % OH-påslag Genomsnittligt OH-påslag UmU, 32,2 % (2018 års nivå) Medfinansiering universitetsgemensamma kostnader Medfinansiering (14,53 % år 2018) av gällande andel (5 %) av summa direkta löne- och driftskostnader ( x 5 % x 14,53 %) Kompletterande medfinansiering från fakultets- och institutionsnivå *) Total intäkt/kostnad Tabell 2. Räkneexempel medfinansiering EU-projekt, genomsnittligt OH-påslag och medfinansieringsnivå avser nivåer år *) Nivån för institutionens eventuellt kompletterande medfinansiering beror på den verkliga nivån för gemensamma kostnader som uppstår på respektive institution.

7 Sid 7 (7) EU-medel från programmet Horisont 2020 I syfte att anpassa ersättningsnivåerna till projekt finansierade av EU-medel från programmet Horisont 2020, beslutades (dnr: FS ) om ytterligare en ersättningsnivå, se tabell nedan. Detta till följd av att EU godkänner 25 % för indirekta kostnader och att detta ska täcka både administration och lokaler, lokalkostnader är således inte är en godkänd kostnad. Den nya ersättningsnivån gäller projekt med kostnader fr.o.m Godkänd OH från EU Andel av universitetsgemensamma kostnader som medfinansieras EU-kod 25 % 40 % EU69 EU79 D40 Kodning i kontraktreskontran Tabell 3. Kompletterande ersättningsnivå för projekt finansierade via EUs ramprogram Horisont För Marie Sklodowska Curie Actions (MSCA)-projekt inom Horisont 2020 beviljas endast 9-19 % ersättning för både management och indirekta kostnader och likt andra EU-projekt ges ingen ersättning för lokaler. För att stimulera möjligheten att söka EU-medel beslutade rektor (dnr: FS ) om att införa en ny ersättningsnivå för MSCAprojekt. Den nya ersättningsnivån gäller projekt med kostnader fr.o.m och är fastställd utifrån genomsnittliga procentsatser för lokalkostnader respektive gemensamma kostnader för forskning år Medfinansieringsnivån överstiger 100 % p.g.a. att lokalkostnader enligt EU inte är en godkänd kostnad och att ersättningsnivån från EU gällande indirekta kostnader i MSCA-projekt är låg. Godkänd OH från EU Andel av indirekta kostnader som medfinansieras EU kod 8-9 % 104 % EU71 DC4 Kodning i kontraktreskontran Tabell 4. Ny ersättningsnivå för projekt finansierade via EU s ramprogram Horisont 2020, MSCAprojekt. I de fall en institution/enhet inte har lokalkostnader som debiteras projektet, ska ordinarie ersättningsnivåer tillämpas enligt tabell 1. För mer information om medfinansiering av EU-medel från programmet Horisont 2020 och exempel/mall för beräkning av medfinansiering se dokumentation på webbsidan för medfinansiering. På webbsidan finns även kompletterande information till rektorsbeslutet Demografiska databasen (motivering 2). Mot bakgrund av att verksamheten i bl.a. Haparanda, Jörn och Karesuando är av stor regionalpolitisk betydelse beviljas medfinansiering med hälften av ordinarie uttag avseende universitetsgemensamma kostnader.