Lathund Registrera kontrakt i EKO

Transkript

1 I den här lathunden visas hur man går tillväga för att registrera ett kontrakt i EKO, för ytterligare beskrivning av handläggninsordning för bidrag och uppdrag, se Ekonomihandboken kapitel 7. Välj Kontrakt i toppmenyn och Reg Standard i den vänstra menyn för att komma till registreringsbilden. Om enbart ankomstregistrering ska göras av en användare kan registreringstyp Reg Ankomst vara aktuell. Används Reg Ankomst måste kontraktet sedan kompletteras med ytterligare uppgifter för att hamna i standardflödet. I registreringsbilden ställer sig alltid markören i första fältet. Tabba ur och fyll i ankomstdatum enligt Anhållan om förvaltning och beslutsunderlag

2 Registreringstyp Standard, om det står Ankomst i detta fält, byt till Standard och tryck Spara så kommer alla ytterligare fält som behövs för att bilden ska vara färdigregistrerad. Koppla Ansökan/Offert dnr Här kan du söka fram diarienumret om det finns en ansökan/offert registrerad. (Kommer att användas i produktion från mars 2012) Ankomstdatum ange det datum som handlingen kommit till universitetet. Handlingens datum ange det datum som står på avtalet/kontraktet. Finansiärens beteckning här anges det som kan identifiera handlingen mot finansiären/motparten. Det bästa är deras diarienummer eller liknande som finns på avtalet/beslutet och som kan användas vid kommunikation med finansiären/motparten. Valuta välj den aktuella valutan i listan. Kontraktsbelopp, SEK ange det beviljade beloppet i SEK. Kontraktsbelopp, UTL om ni har valt en annan valuta än SEK, ange det beviljade beloppet i den utländska valutan här. Manuell beräkning måste ske av det utländska beloppet med hjälp av den valutakurs som visas till höger om vald valutakurs. Handläggare välj handläggare i listan. Med handläggare avses den som på delegation från fakultetsnämnden är behörig att signera anhållan om förvaltning

3 Nämndområde Anges ej, generas med automatik av systemet, respektive handläggare är kopplad till en fakultet. Denna koppling styr vilken diarienummerserie som kontraktet hamnar i. Status Skall vara Preliminär som default, ändras till Normal när kontraktet är färdigregistrerat. När kontraktet avslutats ska kontraktets status sättas om till Historia. Finansiär Finansiären är den som ursprungligen beviljar medlen. Sök fram rätt finansiär med sökfunktionen. Använd * före och/eller efter om du inte vet exakt stavning eller namn. Klicka på länken. Nu visas finansiärens kod i registreringsfältet. Söker du på en finansiär som har flera kundnummer, exempelvis Karolinska Institutet som har 30 stycken, så måste ni vara noga med att välja rätt finansiär för att fakturorna/rekvisitionerna skall hamna rätt

4 Motpart Motparten är den som betalar ut medlen till GU. Det kan vara någon annan än finansiären. Det är viktigt att motparten blir rätt annars får vi fel vid motpartsavstämning i slutet av året. Ni söker som ovan vid finansiär. Ni kan även skriva direkt i fältet med * och klicka på Sök så får ni resultatet. Klicka på rätt motpart. Projektledare Ansvarig projektledare för projektet. Använd sökfönster enligt ovan

5 Ansvar Det ansvar som har huvudansvaret för projektet. Skriv direkt i fältet eller använd sökfönster enligt ovan. Projekttitel Skriv in projektets titel. Kontraktstyp Här handlar det både om vilken typ av kontrakt det rör sig om, Bidrag eller Uppdrag samt vilken motparten är, dvs den som betalar medlen till GU, och inte finansiären. Den som registrerar kontraktet måste kontrollera att dessa uppgifter är rätt så att rätt verksamhet har lagts upp i ekonomisystemet i rätt verksamhetsgrupp. Det är också viktigt att säkerställa vilken typ av organisation som motparten är. Är det en statlig myndighet som motpart och ett uppdrag så ska alltid kontraktstypen vara Uppdrag momsfri eftersom moms inte debiteras mellan statliga myndigheter. Baskonto Varje Kontraktstyp är kopplad till ett antal konton. Välj rätt konto enligt lista. Ett antal konton är låsta i ekonomisystemet till vissa motparter så att det inte ska kunna bli fel i motpartsredovisningen. Verksamhetsgren Välj aktuell verksamhetsgren i rullistan. Rekvisition/ fakturering Välj i rullistan hur och var medlen ska rekvireras/faktureras

6 Betalningsplan Välj den betalningsplan som angetts i anhållan om förvaltning. Kontrollera alltid uppgiften med avtalet. Betalningsplanen tillsammans med start- och slutdatum på kontraktet genererar sedan det antal rekvisitioner/fakturor som kommer att skapas för kontraktet. Fritext Här kan ni skriva kommentarer till kontraktet. Texten kommer inte med på någon rekvisition eller faktura. Kontraktslänk Väljs om kontraktet ska kopplas ihop med något annat kontrakt. Kan vara samma projekt/verksamhet men med en annan finansiär. Vår referens Kontaktpersonen för projektet på GU med telefonnummer. Er referens Motpartens kontaktperson Klicka på Spara, om ni vill stanna kvar i bilden och fortsätta senare, eller klicka på Nästa för att fortsätta registreringen

7 Nu kommer ni till nästa sida i registreringen. Längst upp så ser ni att kontraktet har fått ett diarienummer B41-z 5/11. I detta steg anges hur medlen skall fördelas, dvs på vilket ansvar och verksamhetsnummer. Projektledare, Ansvar och Belopp, SEK ärvs från första bilden. Om kontraktet ska delas på flera ansvar och/eller verksamheter så sker det i denna bild

8 I exemplet nedan ska kr fördelas på ett projekt och kr på ett annat. Verksamhetnummer Skriv in aktuellt verksamhetsnummer i fältet eller använd sökfönstret. Kontrollera att det är rätt verksamhetnummer för den kombination av bidrag/uppdrag och utbildning/forskning som ni valt i första bilden, jämför med verksamhetsstrukturen i Ekonomihandboken, kapitel 4 Redovisning. Belopp Hela kontraktsbeloppet står som default. Skall beloppet fördelas på fler verksamheter så ange det belopp som ska fördelas till denna verksamhet. Fritext Egna kommentarer till denna verksamhetsfördelning Ansvarigt projekt Denna ruta ska vara ifylld på den verksamhetsfördelning som har huvudansvaret för projektet

9 Ange Start- och Slut datum för projektet och sista Dispositionsdatum. Fylls inget dispositionsdatum i så fyller systemet automatiskt på med samma datum som i fältet för Slutdatum när sidan sparas. Klicka Nästa. Här skall medlen fördelas över åren enligt kontraktet. När ni fyllt i det första fältet och tabbat ur syns det på raden Att periodfördela hur mycket som är kvar att periodfördela

10 När ni är klar klicka på Nästa. I denna bild ska ni fördela medel till den andra verksamheten. Det kan innebära annan projektledare, ansvar, belopp och tidsperiod. Kontrollera alltid med avtal och övriga underlag

11 Klicka på Nästa Fyll i periodfördelningen och klicka Nästa. I nästa bild fylls ämneskategori i för kontraktet, fält finns på Anhållan om förvaltning för att ange vilken ämneskategori som kontraktet tillhör. Välj aktuell ämneskategori via sökfönstret och klicka på Lägg till. Det är först när du klickat på Lägg till som ämneskategorin sparas

12 Om flera ämneskategorier väljs måste en ämneskategori vara huvudkategori, den som först väljs blir automatiskt huvudkategori. Genom att klicka i rutan framför aktuell ämneskategori kan du byta huvudkategori. Klicka på Nästa för att komma till registrering av Händelser Här kan ni välja olika händelser som ska utföras och som ni då får påminnelse om i Att göra listan. Fyll i datum och eventuell beskrivning. Klicka Nästa

13 I denna bild bifogar ni kontraktet och anhållan om förvaltning samt eventuella övriga dokument som är viktiga i relation till kontraktet. Klicka på Lägg till. Ange alltid i beskrivningsfältet vilken typ av dokument det gäller. Det första dokumentet skall alltid vara anhållan om förvaltning tillsammans med avtalet/kontraktet med motparten i PDF-format. Klicka på Bläddra och sök fram dokumentet. Klicka på Lägg till för att dokumentet ska sparas till kontraktet. Nu kan ni lägga till fler dokument eller klicka Nästa. I sista bilden Visa bilden visas all information som registrerats för kontraktet. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och tryck på OK. Kontraktets status sätts nu om till Normal och kontraktet är färdigt

14 Kontollera allt och ändra om det behövs via Ändra knapparna annars klicka på OK. Nu är kontraktet registrerat. Klickar ni på Visa rekvisitioner så visas de rekvisitioner/fakturor som skapats enligt de förutsättningar som ni har angett. För att verifiera att rekvisitioner/fakturor skapats enligt uppgifter i registreringen, klicka gärna på knappen Rekv/fakt under rubriken Visa rekvisitioner

15 För att godkänna en rekvisition/faktura se Lathund Godkänn rekvisition/faktura i EKO