Välkomna! Grundutbildning i de ekonomiadministrativa systemen, Kundreskontra

Transkript

1 Välkomna! Grundutbildning i de ekonomiadministrativa systemen, Kundreskontra Introduktion Kundregistret samt skapa/ändra försäljningsorder Fika Fakturering/kreditering/reversering Uppföljning av kundfordringar Lunch EKO Fakturering/rekvirering Avslut

2 Översikt kundreskontran Kund Faktura Inbetalning Fakturan skapas av en försäljningsorder: Logistik Skapa/ändra order EKO Skapa/ändra order Egen meny Skapa fakturan Kundreskontran Uppföljning samt kontroll/sökning av fakturor

3 Kundfakturans flöde Försäljning Registrera Försäljningsorder Fakturera Kunden betalar Matchning mot faktura Fakturan blir historisk i reskontran

4 Varför fakturera? Bättre underlag samt en fordran som kan följas upp och, i de fall det behövs, även krävas in via inkasso/kfm. Inbetalningen bokas på rätt konto och verksamhet direkt. Bättre kontroll över universitetets samtliga fordringar. Om det inte är möjligt att fakturera maila info om kommande inbetalning till 4040@gu.se

5 Kundtyp K80 Tillfällig svensk kund Får användas på belopp upp till kr. Över 888 kr krävs person- /organisationsnummer. Statliga kunder måste alltid läggas upp i kundregistret. Landskod - Tillfällig utländsk kund (STRÖ + Landskod) Får användas på belopp upp till kr. Vid fakturering till kund inom EU måste VAT-nr anges om moms inte ska påföras fakturan. Kund i kundregistret Registreras av ekonomienheten. Belopp över kr samt vid all e- fakturering.

6 Fördelar/nackdelar kundtyp K80 Tillfällig svensk/utländsk kund Registrering av kund i kundregistret görs ej, kan faktureras direkt. Svårare att följa upp. Tillfälliga kunder ligger på samma kundnummer. Utan person- eller organisationsnummer kan vi inte driva in fordran i de fall kunden inte betalar sin faktura. Kund i kundregistret Bättre uppföljning. Fordran kan lämnas vidare för indrivning i de fall kunden inte betalar sin faktura. Blankett behöver fyllas i och skickas till 4040@gu.se

7 Kundregistret - Söktips Använd alltid VERSALER Använd * för att söka på del av namn eller organisationsnummer. Undvik specialtecken, sökningen måste matcha exakt. Övning 1: Sök och titta i kundregistret

8 Skapa försäljningsorder Lathund: Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Försäljningsorder = Ett underlag för fakturering som kan ändras eller spärras utan att kunden ser det. För att det ska skapas en faktura måste försäljningsordern faktureras. Här skapar och ändrar du en försäljningsorder: AGRESSO Logistik Order/fakturering Försäljningsorder Registrering/underhåll av försäljningsorder

9 Skapa försäljningsorder forts. Endast den användare som har sparat försäljningsordern kan fakturera den. Efter att försäljningsordern är sparad men innan den fakturerats så går det att ändra i den eller att spärra den helt. Det går att skapa en testfaktura av försäljningsordern för att se hur fakturabilden kommer att se ut. Övning 2: Skapa försäljningsorder

10 Fråga/ändra försäljningsorder AGRESSO Logistik Order/Fakturering Försäljningsorder Registrering/underhåll av försäljningsorder Om du inte vet vilket ordernummer försäljningsordern har kan du söka fram det via ditt ansvarsnummer. AGRESSO Logistik Order/fakturering Fråga Fråga försäljningsorder Ej fakturerad försäljningsorder. Sök på ansvarsnummer och status N. När du hittat din försäljningsorder, skriv ned ordernumret eller dubbelklicka på ordern så följer den med till registreringsbilden. Övning 3: Fråga/ändra försäljningsorder

11 Fakturera försäljningsorder Lathund: Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik Fakturering av försäljningsorder görs under Egen menyn. Egen meny - Fakturering OBS! Om en e-faktura har blivit fel t.ex. att moms har fakturerats till statlig kund så kan den stoppas samma dag. Kontakta 4040@gu.se omgående. En felaktig e-faktura som fastnar hos mottagaren debiteras med 500 kr. Övning 4: Fakturera försäljningsorder

12 Kreditering/Reversering Kreditera om en faktura redan har skickats till kund Reversera om en faktura är felaktig och ej är skickad till kund Felaktig e-faktura som nått kund elektroniskt måste alltid krediteras och får ej reverseras. Om fakturan har registrerats med en felaktig intäktskontering görs endast en omföring i huvudboken korrigering av fakturan behöver inte göras. Tänk på att kreditering/reversering av en kundfordran endast ska göras när fordran är felaktig. En obetald faktura avseende en korrekt fordran ska inte krediteras eller reverseras.

13 Kreditering Lathund: Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik En kredit kan göras på två olika sätt: 1. Underlag för kreditnota Fakturan registreras med ursprunglig kontering fast med omvänt tecken. Fakturanummer för debetfakturan anges per automatik. 2. Skapa kreditnota via registrera försäljningsorder Skapa en ny order men med omvänt tecken. Viktigt att ange vilken debetfaktura som krediten avser. Övning 5: Kreditera kundfaktura

14 Reversering Lathund: Reversering kundreskontra Om en felaktig pappersfaktura ännu inte har skickats till kund kan den reverseras. AGRESSO Ekonomi Kundreskontra Reversering Markera poster för reversering Reversera öppen post Beställ Reverseringsförslag GL34 = Reverseringsförslag GL35 = Reverseringsbekräftelse (ska skrivas ut och sparas)

15 Uppföljning av kundfordringar Lathund: Fråga på kundfakturor 1. Öppna och historiska poster per kund Sökning på alla fakturor för ett kundnummer. Om Typ av sökning (T) = C så är fakturan historisk (betald/reverserad). Tänk på att en kund kan ha flera kundnummer, de registreras i så fall med organisationsnummer + ett löpnummer (alternativt landskod + ett löpnummer). Tillfälliga kunder är svårare att spåra. För att se om fakturan har blivit betald markera raden och tryck på Betald.

16 Uppföljning av kundfordringar forts. 2. Öppna och historiska poster alla kunder Sökning på alla fakturor oberoende av kundnummer. Kan användas för att se totalt antal fakturor för ett ansvarsnummer. För att se om fakturan har blivit betald markera raden och tryck på Betald. 3. Åldersfördelat kundsaldo Egen meny Utdata Kund Tydlig översikt över ett ansvarsnummers öppna fakturor. Se b.la restbelopp, öres- och valutadifferenser samt påminnelsenivå. Övning 6: Uppföljning av kundfordringar

17 Kravhantering Påminnelser Skickas på fakturor som är förfallna sedan 7 dagar tillbaka. Beloppsgräns på svenska och utländska fakturor är 100 kr. När en påminnelse har skickats ut till kund syns det i åldersfördelat kundsaldo med Nivå 1 och senaste kravdatum. Inkasso Varannan vecka förs förfallna fordringar sedan fyra veckor och med ett restbelopp på minst 100 kr (svenska) eller åtta veckor och restbelopp 3000 kr (utländska) över till Prioritet Inkasso för indrivning. Person- eller organisationsnummer måste finnas registrerat på fakturan. Statliga kunder skickas inte till inkasso. När en faktura har skickats till PI för indrivning syns det i åldersfördelat kundsaldo med Nivå I och senaste kravdatum.

18 Kravhantering forts. Dröjsmålsräntefaktura Genereras på fakturor betalda minst 7 dagar efter förfallodatum. Debiteras enligt gällande räntelag (f.n referensränta + 8%). Minsta räntebelopp är 100 kr för svenska kunder och 200 kr för utländska. Kunder som sänts till PI räntefaktureras ej av GU. Dröjsmålsräntefakturor får fakturanummer 6XXXXX. Tänk på att alltid ange debetfakturans förfallodatum som verifikationsdatum vid kvittning av debet- och kreditfakturor för att undvika felaktig räntefakturering.

19 Kolumnerna T (Typ av sökning) och VT (Ver.typ) T = B T = C VT = IN VT = IO VT = KF VT = EF VT = AR VT = OR VT = RF VT = PF VT = RE VT = OH Öppen faktura (obetald eller delvis betald) Historisk faktura (betald/reverserad/kvittad) Inbetalningar Elektroniska inbetalningar Kundfaktura EKO Faktura EKO Äkta rekvisition EKO Oäkta rekvisition Räntefaktura Proformafaktura Reversering Omföring i huvudbok

20 Söka inbetalningar Om en faktura ligger som obetald men kunden hävdar att betalningen är genomförd, begär kvitto från deras bank. Kvittot ska innehålla: Exakt datum när betalningen genomfördes. Exakt summa. Information om vilket bankkonto betalningen har gjorts till. Referens som angivits på betalningen. Kontrollera ekonomienhetens utredningskontot samt utan att begränsa sökningen med ansvarsnummer.

21 Tips, knep och råd Använd alltid VERSALER vid sökning på kund. Använd * vid sökning på del av namn eller kundnummer. Hittar du inte en inbetalning? Kontrollera samt När en påminnelse skickats till kund får den Nivå 1 samt det senaste kravdatumet i åldersfördelat kundsaldo. När en faktura har skickats vidare för indrivning till Prioritet Inkasso får den Nivå I samt det senaste kravdatumet i åldersfördelat kundsaldo. Med F7 eller F12 eller söker du. F9 aktiverar Fälthjälpen och med sparar du.

22 På Ekonomiwebben kan ni läsa mer om: Bortbokning av öres- eller valutadiff Fakturering i utländsk valuta Massfakturering Åldersfördelat kundsaldo Momskoder Vidarefakturering

23 EKO - Kontraktsdatabas Lathund: Lathund: Godkänn rekvisition eller faktura i EKO Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i AGRESSO Alla bidrags- samt uppdragskontrakt registreras i EKO (ej statsanslag). Kontrakt på över ett basbelopp ( kr, 2017) ska registreras, lägre belopp är frivilligt och beslutas om på institutionsnivå. På kontrakten skapas rekvisitioner en per inbetalning. Rekvisition Order i AGRESSO Faktura i AGRESSO

24 Ordernummerserier Uppdrag Fakturor 4000XXXXX Skapas för uppdragskontrakt. Bidrag Äkta rekvisitioner 50000XXXX Ska godkännas, överföras till AGRESSO, skrivas ut och skickas till kund, varpå kunden betalar ut medel till GU. På rekvisitionsunderlaget i EKO finns det en checkbox där du som administratör markerar om rekvisitionen är av typen äkta. Oäkta rekvisitioner 1000XXXXX Skapas för de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Forte, Formas samt Cancerfonden). Oäkta rekvisitioner 60000XXXX Skapas när bidragsgivaren betalar ut medel utan att vi skickar dem något underlag. Obs! Institutionen godkänner oäkta rekvisitioner först när betalningen har inkommit till GU. Vid osäkerhet angående äkta/oäkta, kontakta 4040@gu.se. Ni kan också få vägledning av det inskannade kontraktet som finns tillgängligt i EKO.

25 Oäkta rekvisitioner Order 1000XXXXX Från de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Forte, Formas samt Cancerfonden). Finansiären önskar ej få en rekvisition sänd till sig, utbetalning av bidragen görs i klump och fördelas av ekonomienheten enligt underlag från finansiären. Dessa orders är inte kopplade till AGRESSO kontrollera att medel har inbetalats till verksamheten och godkänn sedan rekvisitionen. Order 60000XXXX Osäkra inbetalningar avseende tidpunkt och belopp. Exempelvis EU-bidrag. Rekvisitionens datum och belopp fastställs efter information från ekonomienheten om att medel inkommit.

26 Status på rekvisition Preliminär ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions-/fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum. Godkänd rekvisitionsunderlaget avvaktar rekvisitions- /fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras. Överförd rekvisitionsunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande ordernummer. Fyra ordernummerserier fakturor, äkta och oäkta rekvisition samt en serie för driftstart. Låst status. Betald rekvisitionen/fakturan har betalats av finansiären samt bokförts i AGRESSO. Inbetalt belopp visas. Låst status. Makulerad Makulerad. Låst status.

27 Tack för idag! EKONOMIENHETEN