Ekonomidagen 2014 SEKTION EKONOMI

Transkript

1 Ekonomidagen 2014 SEKTION EKONOMI

2 Program 8.30 Registrering 8.45 Lite smått och gott från sektion Ekonomi 9.45 Kaffe - Inledning Lise Bröndum - Direktupphandling och upphandlingsskadeavgift Jeanette Jacobsson - Nytt om tulldeklarationer, medlemsavgifter mm Kerstin Larsson - Nya Ekonomiwebben Ann-Charlotte Olsson - Aktuellt inför bokslutet Cecilia Sjöström Ny Ekonomi Agneta Sjöfors, Elisabeth Pupp, Helena Jönsson Lunch på Akademiska föreningen

3 Direktupphandling och upphandlingsskadeavgift INKÖP OCH UPPHANDLING, JEANETTE JAKOBSSON, UPPHANDLINGSCHEF

4 Höjd gräns för direktupphandling SEK, krav på att dokumentera. Se instruktioner på vår hemsida. Upphandlingsskadeavgift Nya avtal sen sist Agenda Inköp och upphandling Inköpsföreskrifterna kommer snart på engelska Utbildningar, leverantörsfeedback och inköpsnytt

5 Direktupphandling Görs om: Avtal saknas Inköpsvärde < 505 tkr (ex. moms) Inget krav på annonsering men sök rimlig konkurrens! Krav på dokumentation se KKVs hemsida Checklista: þ Begär offerter þ Pröva offerterna þ Fatta skriftligt beslut motivera ditt val þ Bekräfta skriftligen (offertsvar/beställning/avtal) þ Arkivera och diarieför

6 Exempel på otillåten direktupphandling: Upphandlande myndigheter eller enheter som inte anser sig ha upphandlingsskyldighet Felaktigt påstående att kontraktet inte omfattas av upphandlingsskyldighet Uppdelning av inköp Väsentliga förändringar av ett upphandlat kontrakt Avrop från ett ramavtal som myndigheten eller enheten inte ursprungligen varit part i Felaktigt påstående om tjänstekoncession Felaktigt påstående att byggentreprenadkontrakt endast kan tilldelas viss leverantör Felaktigt åberopande av tilldelning av kontrakt p g a ensamrätt Felaktigt åberopande av tekniska/konstnärliga skäl Felaktigt åberopande av synnerlig brådska/synnerliga skäl

7 Upphandlingsskadeavgift Utdöms av KKV Min SEK max 10 MSEK eller 10% av kontraktssumman tillfaller staten När kan det t ex bli aktuellt Vid en otillåten direktupphandling. Karolinska Institutet; hyra av scanners och kopiatorer - upphandlingsskadeavgift SEK Chalmers Tekniska Högskola; arbetskläder upphandlingsskadeavgift SEK Luleå Tekniska Universitet; medietjänster SEK Malmö Stad: Maskinhyra (i dagarna SEK) för upprepat dåligt beteende avseende direktupphandling (snöröjning 2012).

8 Nya avtal ett axplock CGI med systemet Raindance: nytt ekonomisystem Reachem: Kongress och konferens, Via Egencia: Tjänsteresor (befintlig leverantör) UltraPuts: Fönsterputs Visma Proceedo: E-handelssytem (befintlig leverantör) Ny webshop: Appleprodukter i vårt avtal med Ricoh. Ny webshop: HP produkter i vårt avtal med Dustin.

9 Utbildningar anmäl dig i dig i Kompetensportalen Att göra inköp vad gäller? Grundkurs för inköpare Fördjupningskurs för inköpare Förenklad upphandling Specialanpassade kurser KONTAKTA GÄRNA OSS OCH GE OSS FEEDBACK PÅ LU s LEVERANTÖRER: INKOP@EKEN.LU.SE i Lupin, maila avtalsansvarig. Prenumerera på INKÖPSNYTT:

10 Nytt om tulldeklarationer, medlemsavgifter mm KERSTIN LARSSON

11 Kontanthantering Nordea tar inte längre emot kontanter över disk Kortbetalning, kontakta Kontanter, kontakta Håkan Jönsson, LU Bygg

12 Kapitalläckage Svea VAT Adviser AB utbetalningar som gjorts från universitetet under 2009, 2010, 2011 och Dubbelbetalning Betalning i fel valuta Felkonterade belopp Felhanterade kreditfakturor Felaktigt hanterad moms Felaktigt hanterad momskompensation Felaktigt hanterade tullfakturor Felaktiga tullsatser

13 Kapitalläckage Felbetalningar Felhanterad momsersättning Totalt Resultat Momskompensation kr Felbetalningar kr

14 Kapitalläckage Fördelning momskompensation per år , , , , , , ,00 0,00 Återsökt momskompensation kto

15 Kapitalläckage Lunds universitet har väl fungerande system och bra rutiner när det gäller hantering av fakturor. De flesta avvikelser som identifierades under projektets gång hade fångats upp av egna eller leverantörens kontroller och redan åtgärdats. Fem betalningar av ca fakturor har visat sig vara felaktiga och har nu återbetalats. Den egna korrigeringen som årligen görs av Lunds universitet avseende momskompensation är bra och fångar upp en del. Universitetet rekommenderas att fortsätta med dessa kontroller. Enhetlig hantering av direktutbetalningar. Säkerställ att fakturor följer faktureringsdirektivet. Tätare kontroller av momskompensation. Fakturaflödesrutiner. Utbildning gällande momsregler.

16 Kapitalläckage Vart har återvunnet kapital blivit av? 10 % till Svea Vat Adviser AB för utfört arbete 90 % har bokförts tillbaka till den kodsträng som angivets på fakturan eller, om kodsträngen inte längre är aktuell, till respektive institutions utredningskonto. Belopp under 1000 SEK har inte bokförts tillbaka. Denna bokföring gjordes mellan 22 och 30 april, information gavs i Pengaktuellt

17 Skatteverket tar över importmoms från Tullverket Fr o m 1 januari 2015 ska momsregistrerade företag som importerar varor redovisa och betala moms på import direkt till Skatteverket, istället för som idag till Tullverket. Importmoms betalas i dag för varor från land utanför EU till Tullverket eller till ombud införselmoms Slippa ligga ute med pengar i onödan Redovisas i momsdeklarationen Importdeklaration som tidigare till Tullverket ändring av bl a koder Tullpliktiga varor tullavgift tullfrihet ingen ändring Mer information:

18 Medlemsavgifter Skatteverket: Om en arbetsgivare betalar den anställdes medlemsavgift i en intresseförening (till exempel en yrkes- eller branschförening) är det en skattepliktig förmån för den anställde. Det gäller även om medlemskapet är helt kopplat till den anställdes tjänst. Serviceavgiften om den hålls åtskild från medlemsavgiften, eller på annat sätt faktureras särskilt, behandlas den skattemässigt inte som en medlemsavgift, och är en skattefri förmån för den anställde.

19 Medlemsavgifter Om universitetet i undantagsfall betalar medlemsavgifter ska de hanteras så här: 1. Betalas privat/ersättning för utlägg och förmånsbeskattning via Primula Res 2. Medlemsavgifter tillsammans med/ingår i konferensavgifter ska förmånsbeskattas i Primula Res. (rutin ej klar)

20 Nya Ekonomiwebben ANN-CHARLOTTE OLSSON

21 ekonomiwebben.lu.se

22 Direktinloggning synligare på startsidan

23 Nyheter och kalendarium med RSS

24 A-Ö i sidfoten

25 Ny struktur

26 Det mesta du behöver finns under För mitt arbete

27 Projektkalkylerna och brev om kundadresser finns i en Box

28 Sök bland sidor och dokument, t ex Pengaktuellt lokalt på Ekonomiwebben

29 Aktuellt inför bokslutet 2014 CECILIA SJÖSTRÖM

30 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 15 dec Sista dag att ställa ut kundfakturor till andra statliga myndigheter och att rekvirera bidrag från andra statliga myndigheter Sista dag att ställa ut internfakturor avseende Underlag för vidareförmedling/återbetalning av bidrag sektionen Ekonomi tillhanda.

31 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 22 dec Svenska och utländska betalningar ska vara granskade och attesterade i Lupin senast kl ifall betalning ska ske senast den 31 december.

32 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 5 jan Brytdag för statliga myndigheter Alla fakturor som har skickats till myndigheten senast brytdag som avser 2014 är vi skyldiga att bokföra under (Görs i Lupin senast 13 jan kl 18.00) Ej hanterade fakturor i de senaste boksluten Helår milj (exkl moms) 4038 st Helår milj (exkl moms) 3748 st Delår milj (exkl moms) 4218 st

33 Tips för att få alla fakturor hanterade Kan vi hjälpa er på något sätt? Problem? Hur gör ni?

34 Alla fakturor i Lupin granskade och attesterade senast 13 januari kl Gör så här: Välj Fakturahantering från huvudmenyn. Tryck sedan på knappen Avancerad sök. Ändra Sökval till Alla fakturor, ändra Status till Alla avvaktande fakturor. Fyll i ditt kostnadsställe och tryck Sök. För de användare på institutionen/motsv som har tillgång till mer än ett kostnadsställe måste sökning även göras per användare. Utgå från Avancerad sök, ändra Sökval till Avvaktar användare, välj den person vars fakturor ska kontrolleras och tryck Sök. OBS! Fältet för kostnadsställe ska vara tomt.

35 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 13 jan Sista dag att granska och attestera fakturor i Lupin senast kl Sista dag för godkännande av internfakturor Sista dag för utställande av externa icke statliga kundfakturor Sista dag för utbokning av inbetalningar från institutionernas utredningskonto (ska vara 0) Sista dag att komplettera anläggningstillgångar inköpta under december (14 jan kl 12 för anläggningstillgångar som attesterats 13 jan)

36 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 15 jan Sista dag för bokföringar och korrigeringar i huvudboken Spara och godkänna nya samfinansieringsbehov i Lupos

37 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 16 jan Automatiskt samfinansiering från Lupos bokförs senast kl 10 Manuell bokföring av samfinansiering senast kl Eftermiddag driftstopp och fördelning av verksamhet 91 Upplupna löner tidigast klara eventuellt först 19 jan

38 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen jan Lupos inkomstperiodiseringar för institutionerna avslutande arbete 22 jan Lupos uppföljning av inkomstperiodiseringarna av fakulteterna

39 Årsbokslut 2014 nedslag i tidplanen 23 jan Bokföring av inkomstperiodiseringarna jan Avslutande central bokföring med anledning av den inomstatliga koncernavstämningen Tänk på vid inbetalningar!!! Koncernkod = inbetalare Finansiär = finansieringskälla

40