Instruktion med tidplan för Malmö högskolas årsredovisning

Transkript

1 Instruktion med tidplan för Malmö högskolas årsredovisning Nedan följer instruktioner och information om områdenas arbetsuppgifter i samband med Malmö högskolas årsbokslut för Tidplan samt beloppsgräns för periodiseringar 2. Balansräkningen 3. Resultaträkningen 4. Instruktion om värdering av projekt samt underlag för dessa 5. Framtagande av resultat/verksamhetsgren Bo Sundberg 1

2 Datum för bokslutsarbete Dnr Mahr /681 Brytdatum/tidplan Brytdatum för ankomstregistrering av leverantörsfakturor för räkenskapsåret 2010 är måndag , i enlighet med ESVs direktiv. Denna dag gäller också för annan myndighet att ta emot faktura från Mah. Observera att det är ankomstdatum och ej fakturadatum som gäller beträffande brytdatum, och för Mah s del gäller att den fil som vi erhåller från S4F ska bokföras på år De fakturor som finns i denna fil måste sedan vara sakgranskade för att därefter gå till attest , och ska samtliga fakturor som avser år 2010 vara definitivsatta i Raindance. Faktura mellan myndigheter som av den avsändande myndigheten tas upp i årsredovisningen som fordran hos annan myndighet skall vara motparten tillhanda senast brytdagen. Det är alltså av största vikt att alla tänker på att dels få in samtliga leverantörsfakturor och dels fakturera alla fordringar i god tid före brytdagen. Kundfakturor som avser 2010 får inte skickas efter årsskiftet. Raindance kommer sedan att hållas öppet för områdena t o m för bokslutsbokningar. Sista dag för GF att göra bokningar på områdena är (obs att även interna omföringar måste vara GF tillhanda senast ). Avskrivningar kommer att köras Allt underlag avseende bokningar på 18xx- och 53xx-konton måste därför vara Cecilia Olsson tillhanda senast Periodiseringsfilen hämtas ur Raindance och skickas till områdena samma dag ska alla områden vara helt klara med sina delar av årsbokslutsarbetet, vilket innebär att områdena också har ett preliminärt årsutfall detta datum. Sammanställning datum December 2010 On 29 Sista filöverföring till Plusgirot för leverantörsbetalningar 2010 To 30 Sista dag att skicka kundfakturor som avser 2010 Januari 2011 Lö 08 Preliminär LADOK-körning (1) Må 10 Brytdag, dvs den dag då den löpande bokföringen av fakturor för år 2010 skall avslutas. Intäktsränta från RGK för kvartal utfördelad på områdena On 12 Sista filen från S4F med inskannade fakturor som bokförs på år 2010 Lö 15 Preliminär LADOK-körning (2) Må 17 Sista dag för sakgranskning av fakturor avseende

3 Må 17 Dnr Mahr /681 HERMES-rapportering: decemberutfall och preliminärt anslagsutfall för 2010 Ti 18 Sista dag för attest av sakgranskade fakturor avseende 2010 Sista dag för GF att göra bokningar på områdena On 19 To 20 Fr 21 Lö 22 Må 24 Ti 25 On 26 To 27 To 26- Fr 28 Fr 28 Lokalkostnader utfördelade HERMES-rapportering: avstämning av S-koder, realekonomisk fördelning, motpartsrapportering Omföringar från CPS Samtliga fakturor som preliminärregistrerats fram till och med brytdagen skall vara definitivregistrerade i Raindance Raindance stänger för områdena kl 17.00, samtliga manuella periodiseringar och fördelningar enligt utskickade bokslutsanvisningar skall vara klara Sista dag för insändande av underlag avseende inventarier/ anläggningar Definitiv LADOK-körning, i detta läge skall GU-utfallet fastställas Avskrivningar körs (fm) Utfördelning av OH-kostnader Slutlig anslagsavräkning i ekonomisystemet Underlag till resultat- och balanskonton skall vara GF tillhanda. Undantag för periodiseringsunderlag, som skickas in 27 januari Raindance öppnar för bokföring på 2011 Reskontrorna ska vara avstämda på områdena Justering/korrigering av OH-kostnader Underlag till BR gås igenom och kontrolleras vid GF Kontroll på områdena innan periodiseringfilen tas ut Periodiseringsfil hämtas ur Raindance och skickas ut till områdena (fm) Periodiseringsfiler i retur till GF Samtliga periodiseringsfiler inlästa senast kl Pärmar med underlag för periodiseringar GF tillhanda Periodiseringsunderlag granskas och kontrolleras vid GF. Bemanning skall finnas på områdena för eventuella rättelser och kompletteringar. Avstämning av myndighetskapital 2970/2990/8999 per v-kod, samt avstämning av finansiärer (dessa avstämningar görs övergripande av GF) Områdena helt klara med sina delar av årsbokslutet. Preliminärt årsutfall klart för områdena. Uppföljning på områdesnivå kan påbörjas. 27 jan- Bokslutsarbete på ekonomiavdelningen. Följande skall göras: 04 feb Kontroll och fastställande av resultaträkning Kontroll och fastställande av balansräkning Genomgång av områdenas periodiseringsunderlag Noter till resultat- och balansräkning 3

4 Anslagsredovisning Resultat per verksamhetskod Redovisning av myndighetskapital Finansiärsredovisning Sammanställning av väsentliga uppgifter Avsnittet om verksamhetsgrenar och ekonomi skrivs Årsbokslutspärm med underlag upprättas Må 31 HERMES-rapporteringar: Ny preliminär inrapportering av årsutfallet Fullständig realekonomisk fördelning av anslagsutfallet för hela året Motpartsuppgifterna kompletterade, kvarstående skiljaktigheter kommenterade (gäller ej periodavgränsningsposter och belopp som bokförts på periodiseringskonton i balansräkningen) Februari 2011 On 02 To 03- Fr 04 Må 07 Ti 08 To 10 Ti 15 To 17 Fr 18 Må 21 On 23 To 25 RR och BR skall vara fastställda, underlag och klassificeringar skall vara klara. Skall stämma med det som levereras via Hermes Genomgång av inlevererat underlag tillsammans med områdesekonomer, ev kompletteringar av underlaget Årsredovisningsdokument, dvs resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning, noter, väsentliga uppgifter samt redovisning av myndighetskapital skall vara klara. Dessutom skall avsnittet om verksamhetsgrenar och ekonomi, som ingår i resultatredovisningen, vara färdigskrivet Korrekturläsning av årsredovisningsdokument Årsredovisningen skall vara sammanställd och korrekturläst. Skickas till styrelsen HERMES-rapportering: Sista dag för rapportering av slutligt anslagsutfall Sista dag för inrapportering av uppgifter om Avgiftsbelagd verksamhet. Särskild info rapporterad (antal anställda, sjukfrånvaro etc) Kvartalsavstämning Styrelsesammanträde. Samtliga styrelseledamöter skall skriva under årsredovisningen på det ex som arkiveras här Internrevisionsenkäten (IRE) besvarad i Hermes Årsredovisningen skall vara klar och utskickad enligt sändlista Årsredovisningen skall skickas elektroniskt. Den skall bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning samt noter. Årsredovisningen skall även innehålla sammanställning över väsentliga uppgifter Slutlig realekonomisk fördelning av anslagsutfallet för år 2010 i Hermes Sista datum att göra ev korrigeringar i Hermes Inrapportering i Hermes av TDB avseende december 4

5 Periodiseringar Kostnader/intäkter överstigande kr skall periodiseras i bokslutet Avstämning av balansräkningen Samtliga områden ska stämma av följande konton och skicka in undertecknade avstämningsunderlag för dessa till GF Konto nr. 101x 11xx 12xx 13xx Benämning Handkassa, kassaintyg ska undertecknas och skickas in till GF, blankett bifogas (bilaga 1) Kundfordringar (stäms av mot reskontran) Kortfristiga fordringar, underlag ska upprättas och skickas in till GF Vad gäller kto 1211 och 1212, reseförskott resp löneförskott, skall underlag för dessa bestå av sammanställning i Excelformat med angivande av Område, Vernr, Datum, Namn, Belopp samt ev kommentar. Dessa konton ska också så långt det är möjligt vara noll per Periodiseringskontona Upplupna bidragsintäkter, ska stämmas av och dokumenteras enligt särskild ordning som framgår av bilaga 2 Vad gäller patientreskontran på OD får det underlag som skickas in till GF av sekretesskäl inte innehålla namn, personnummer eller annat som kan identifiera patienten) Leverantörsskulder (stäms av mot reskontran) 2115/ Konto 2115 Motkonto för ankomstregistrering har ersatts av konto vad gäller svenska leverantörsfakturor (2115 gäller dock fortfarande för utländska) Båda dessa konton ska vara nollställda, d v s samtliga fakturor som ankomstregistrerats skall också vara slutkonterade och definitivbokade i Raindance Skuld personreskontran (stäms av mot personreskontran) 239x Kortfristiga skulder (underlag ska finnas för Konto 2399 (utredningskonto) ska i princip vara noll per Om det ändå skulle finnas belopp kvar skall dessa specificeras och specifikationen skickas till Bo Sundberg 5

6 25xx Dnr Mahr /681 Periodiseringskonton Oförbrukade bidrag, ska stämmas av och dokumenteras enligt särskild ordning som framgår av bilaga 2 Kto 2520/2540, semesterlöneskuld samt upplupna sociala avgifter på denna bokförs och stäms av för samtliga områden av GF. Dock måste de områden som själv bokar upplupna löner i fo rm av övertid etc på kto 2510/2530 upprätta specifikation över detta och skicka in till Bo Sundberg. OBS! Viktigt att skilja på statliga resp icke statliga fordringar/skulder på berörda konton. Resultaträkningen Anslagsintäkter stäms av så att rätt belopp är inbokat totalt och per v-kod. Intäkter av avgifter och andra ersättningar. Projektvärdering/resultatavräkning skall göras (görs med hjälp av projektvärderingsrapporten). Intäkter av bidrag. Se till att intäkts- respektive balansföra bidragsintäkter i förhållande till de kostnader som uppstått på externfinansierade projekt (görs med hjälp av projektvärderingsrapporten). Förbrukningsinventarier och förbrukningsmateriel (kontogrupperna 53 och 54) skall stämmas av så att där inte finns poster som skall aktiveras. Köpta tjänster ska gås igenom. Kontrollera så att det inte finns konsultkostnader som skall aktiveras. Bokning på redovisad kapitalförändring sker på Aktivitets/Objektnivå i samband med värdering av projekt, som görs med hjälp av projektvärderingsrapporten. Boka upp ev upplupna kostnader. Kontrollera att kostnader och intäkter är matchade, d v s bokförda på rätt v-kod. Värdering av projekt Samtliga Aktivitets/Objektnummer ska värderas i samband med bokslutet. De värderas på olika sätt beroende på om de är finansierade med statsanslag eller externa medel. Om det finns Aktivitets/Objektnummer som inte fått korrekt tilldelning av intäkter, skall man först göra omföringar så att samtliga får de medel de ska ha. Detsamma gäller om ett projekt har blivit felaktigt belastat med kostnader. Projektvärdering/resultatavräkning sker med hjälp av den projektvärderingsrapport som finns i Raindance. Innan periodiseringsfilen skickas i retur till GF ska den vara avstämd så att man på ett och samma Aktivitets/Objektnummer bokar upp både oförbrukat bidrag 6

7 (förutbetalda intäkter) och upplupen intäkt endasti de fall detta verkligen är korrekt. När värdering av alla Aktivitets/Objektnummer är genomförd ska man göra en kontroll genom att ta ut en resultaträkning per kostnadsställe och projekt för att Kontrollera att saldot är noll på alla externa projekt. Resultat per verksamhetsgren Områdena skall ta fram resultat per verksamhetsgren. Detta görs genom att man med hjälp av rapporter i Raindance tar ut resultat/verksamhet och stämmer av detta mot det totala resultatet för området. Bo Sundberg 7

8 Bil 1 KASSAINTYG Undertecknad intygar härmed att handkassan för kostnadsställe... per innehöll följande belopp och valutor Valuta Belopp Kurs SEK TOTALT SEK Belopp enligt ovan står också i överensstämmelse med bokfört belopp... Ort och datum.. Underskrift med namnförtydligande 8

9 Underlag/dokumentation för periodiserade projekt vid Malmö högskola avseende konto samt Bil 2 För projekt som periodiseras i årsbokslut skall dokumentation upprättas. För samtliga projekt som periodiseras i bokslutet ska underlag finnas i PerVju (inskannade avtal, kontrakt, gåvobrev e d samt övriga nödvändiga uppgifter) Denna dokumentation ska bestå av kopia av gällande avtal, kontrakt eller liknande, som ska vara försett med Mah s diarienummer. Dokumentationen ska bara innehålla relevanta uppgifter, d v s all överflödig information i form av mailkorrespondens och liknande ska rensas bort. Endast igångvarande projekt med giltiga avtal/kontrakt (d v s de projekt som inte har passerat slutdatum eller har beviljats förlängning) får periodiseras. I annat fall ska projektet resultatavräknas. Vissa undantag kan dock få förekomma i det fall man beviljats förlängning av ett projekt men ännu inte hunnit erhålla skriftlig bekräftelse. I sådant fall ska projektledaren lämna en skriftlig redogörelse för förhållandena och denna redogörelse ska även undertecknas av områdesprefekten. I annat fall kommer projektet ovillkorligen att räknas av. Detsamma gäller för projekt som ännu inte passerat slutdatum enligt avtal, men som har upparbetade kostnader överstigande totalt belopp för projektet. I sådana fall måste avtal/ kontrakt och eller underlag om medfinansiering från Malmö högskola om fortsatt finansiering finnas för att projektet ska få periodiseras. För de externa projekt som påbörjats under 2010 och som kräver medfinansiering från Mah ska det finnas skriftligt beslut om detta, som ska bifogas periodiseringsunderlaget för projektet. Till varje periodiseringsunderlag ska finnas ett försättsblad som ska fyllas i elektroniskt (hämtas ur programmet PärVju). Av detta försättsblad ska framgå följande; Kontonummer Kostnadsställe Aktivitetsnummer Objektnummer Projektets namn/benämning Projektledare Finansiär Tidsperiod för projektet, d v s start- och slutdatum Totalt finansieringsbelopp för projektet Restbelopp/upparbetat belopp, d v s belopp som periodiseras Underskrift med namnförtydligande Alla underlag ska sättas i pärm med ett nummerindelat register för varje konto. Till varje registerflik (konto) ska också bifogas en sammanställning/konto. På denna ska för varje projekt anges kontonummer, projektnummer samt periodiserat belopp. Denna sammanställning ska sedan summeras till ett totalbelopp per konto, och här måste man vara noggrann så att man får rätt tecken till respektive konto (minustecken för oförbrukade bidrag på 259x-konton och plustecken för upplupna bidragsintäkter på 139x-konton) Till varje avtal/kontrakt ska även fogas ett kontoutdrag ur Raindance, som visar aktuell ekonomisk ställning för projektet. Kontoutdraget ska vara enhetligt för samtliga områden och utgöras av analyslista utvisande kostnadsställe, Aktivitetsnummer samt aktuellt periodiseringskonto (sökväg MAH011 i Raindance exkl analysrader). 9

10 Detta ska placeras efter försättsbladet på varje underlag. Dnr Mahr /681 Pärmarna lämnas sedan till Ekonomiavdelningen vid GF som gör sammanställning för hela högskolan. OBS! att detta material inte lämnas tillbaka till områdena, eftersom det utgör en del av årsbokslutet och ska arkiveras tillsammans med detta. Underlag enligt ovan ska lämnas till Ekonomiavdelningen vid GF i samband med varje årsbokslut. 10